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如何制定简单、强大的项目计划

好的项目计划不仅仅是列出何时该做什么

蓝图

什么是项目计划?项目计划是项目规划流程的成果,项目经理在此流程中决定和分配完成项目所需的任务和资源,并确定这些任务和资源的优先顺序。项目计划将列出团队成员、需要哪些工具和材料以及必须采取哪些步骤才能取得成功。

大多数人听到“项目计划”时,他们会想出某种时间表——一份列出何时该做什么的清单,但这只是其中一小部分。

优秀的项目经理会制定一项计划,涵盖从您要解决的问题到项目范围、交付成果、风险和依赖关系等所有方面,然后规划出成功完成项目的路径。

没有项目计划,团队成员就无法从总体上了解如何以及何时完成所有工作。他们迷失在问题和需求的森林中,常常不知道从哪里开始。或者更糟糕的是:他们在没有充分了解他们的工作如何(或何时)适合的情况下,就开始了自己想象中的贡献。

逐步制定项目计划

为制定计划,要经历一个循序渐进的过程,而制定计划本身就是一个循序渐进的过程。但这是制定强大、成功计划的关键。

开始制定计划前,请考虑您所知道的关于您的团队、组织、资源和您正在努力做的事情的一切。规划一开始,就与团队达成共识,这一点很重要。

第 1 步:将计划视为项目地图

绘制路线图时,问问自己下面问题会有所帮助:

  • 目的地是什么?如何确定项目何时结束?
  • 关注这张路线图的人有谁?
  • 其中将有哪些里程碑,里程碑之间的大致距离是多少?
  • 可能会遇到什么障碍?有替代路线吗?

第 2 步:了解您的利益相关者

阅读可能影响项目管理流程的组织政治、难以相处的性格和可能的争论点等混乱事实。软件技术支持中心项目经理、PMP Larry W. Smith 强调了进行利益相关者分析的重要性。Smith 认为,所有参与项目的人都希望项目取得成功,但是忘记满足一个有影响力的利益相关者的需求可能会毁掉一切。

Smith 建议花点时间:

  • 明确谁是项目利益相关者
  • 了解他们的期望和影响力水平
  • 决定在项目进行过程中如何整合来自同行和利益相关者的反馈
  • 将所有需求和期望与风险规划和风险响应活动联系起来
  • 认真规划所有项目沟通策略

沟通部分怎么强调都不为过。Bernie Ferguson 是 Atlassian 的项目负责人,从项目最初阶段开始,他就会与利益相关者进行沟通。他说:“我们使用项目海报技术在团队成员和利益相关者之间建立共识。我们在做什么?对客户和企业有什么价值?为什么我们认为这是正确的解决方案?在团队的路线图出现任何问题之前,我们会获得有关所有这些问题的答案反馈。”

第 3 步:摆脱有色眼镜并绘制时间线

项目经理在规划时最常犯的错误之一是过于乐观。与其假设最好的情况,不如花点时间考虑可能出现的问题以及它们如何影响您的项目管理时间线。确保进行基本的尽职调查。举办“事前分析”研讨会,或与关键参与者和利益相关者进行一系列一对一的会议。

您可以询问其他项目经理规划类似项目需要多长时间,从而草拟出时间线。您可以与要合作的团队会面,以了解某些任务需要多长时间。如果您有项目管理工具,请查看存档中是否有旧的项目时间表。

然后就是不停地沟通,让所有相关方知道细节。原因嘛:如果是您,您不想知道吗?简化的甘特图是一种常用且有效的可视化时间线方法,每个人都很容易理解。

时间线

第 4 步:招几个队友

作为项目经理,您要负责交付项目计划(以及最终的项目)。这不只是说走进隔间开始写计划,制定项目计划时,让所有关键利益相关者参与进来是绝对至关重要的。保持近乎实时的联系,您会发现他们是极好的资源。

通过倾听团队说的话,一起仔细研究想法,您可以及时得出明智的结论。这种合作可以制定更好的计划,并争取对整个项目的支持。

在 Atlassian,我们使用模板来减少与规划流程相关的开销,并引发对项目规划最佳实践至关重要的各种讨论。项目计划模板是让员工思考他们以前可能没有考虑过的项目管理方面的绝佳方式。

毕竟,为您的项目提供一个好的电梯推销是一回事,但是制定一个稳健的计划却大为不同。使用模板会提示您深入思考您将要做什么,并确保您没有忘记任何事情。面对现实吧:思考依赖关系和风险并不好玩,因此,除非有某种强制功能,否则很容易掩盖计划中的这些部分。

提示:我们的项目计划模板是免费的,任何人都可以使用。我们甚至不会要求您提供电子邮件。点击此处获取 PDF 文件

项目计划模板

第 5 步:仔细考虑目标和范围

创建一个问题陈述,具体说明您想要解决的确切问题。然后提出一个假设,说明您认为您的项目应该发生什么。接下来,概述项目背景以及支持该项目的任何数据或见解。并确定您将用来衡量成功的指标——这些指标可能会为您的计划提供几个方面。

问问自己和团队成员您必须拥有什么,哪些是值得拥有或根本不需要的。通过在早期阶段就项目范围(包括范围之外的内容)达成一致,可以减少利益相关者之间沟通不畅的可能。您知道要向其他支持该项目的人索要多少时间,而且您将能够轻松识别范围的变化。

范围蔓延是真实存在的,关键是要平衡好范围、时间线和资源,保证它们都不会失控。

第 6 步:预测(和防止)意外

所有项目计划都包括有关预算、时间表和范围的事实。但是,一个好的计划也可以回答有关您的项目的基本问题,包括:

  • 资源:它需要什么类型的技能以及谁有空?预算是多少?
  • 决定:谁将提出建议,谁将最终做出决定?
  • 沟通:谁将收到有关该项目的消息、何时以及以什么格式收到?
  • 风险:团队成员应该注意什么,记录和跟踪风险的流程是什么?
  • 评论:项目发布之前,您打算如何收集反馈?
  • 批准:还有谁需要签署此协议?谁是最终的决策者?
  • 时机:您的工作日程是否符合项目时间线?您是怎么选择截止时间的?

您的计划不必详细说明每个问题,但它应该提供足够的信息,使您能够顺利实施项目,而不会出现很多意外。

提示:使用 DACI 方法及时针对您的项目做出明智的决策。

第 7 步:选择您最喜欢的项目管理风格

作为项目经理,您可以选择瀑布式或敏捷方法进行项目管理。敏捷方法通过小规模的迭代任务和持续评估需求、计划和结果的流程快速交付成果。在这种方法中,时间和资源被认为是固定的。如果需要提供某些内容,项目的范围就会缩小到必备部分——至少对于那次迭代来说是如此,以后可以添加进一步的迭代,以使其更完善。

瀑布法是一种更传统、顺序(类似瀑布)的线性流程,它逐阶段、逐个团队地推动项目发展。在这里,范围被认为是固定的,而时间和资源则各不相同。

第 8 步:编写并审查您的计划

一旦您回答了所有问题、展开了所有讨论,还写了无数张便利贴,就可以写出您的项目计划了。无论是您选择的字词还是格式和设计,都要保持简单。

以下是一些有用的细节,无论格式如何,任何计划都应该包含这些细节:

  • 项目名称
  • 交付日期
  • 预算
  • 计划的目标
  • 重点里程碑和预期的可衡量影响
  • 每项任务的预计开始和完成时间
  • 标注突出显示单个任务的负责人
  • 任务细节和注释,以明确应该发生什么
  • 标注相互依赖的风险和任务(或团队),以帮助避免延误

项目计划完成后,总会有庆祝的时候,您会在办公室里手舞足蹈,与看到的每个人击掌。但是在这样做之前,请先花点时间,让没有参与制定计划的人仔细看看。

提示:估算每项任务的大小时,要抵制扩展的诱惑。请记住,这些都是有根据的猜测,而不是凭空臆测。

第 9 步:分享您的计划…然后做好准备😉

您的项目计划已完成并已经过校对,是时候将它传达给与您合作开展该项目的人以及需要了解情况的利益相关者了。然后准备好享受真正的乐趣,从一个真正推动事情向前发展的项目启动会议开始。请记住,变化和挑战常有,您只需做好管理它们的准备。

无论发生什么情况,都要参考您的计划。通过专注于预期的范围和约定的步骤,您的项目将能够顺利交付。

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