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How to create simple, robust project plans

Great project plans are more than a list of what to do and when

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When most people hear “project plan,” they typically imagine a schedule—a laundry list of what to do and when. But that’s only a tiny part of it. A good project manager develops a plan that covers not only the problem they are trying to solve but also its scope, deliverables, risks, and project dependencies—charting a path to project success.

When there’s no project plan, team members can find themselves lost in a maze of complexities. They might not know where to begin, or even worse, they might dive into their tasks without clearly understanding how and when their work fits into the bigger picture.

Qu'est-ce que la planification de projet ?

Project planning is the process of defining the objectives, scope, and activities required to complete a project. It’s a fundamental aspect of project management that involves setting clear goals, identifying resources, estimating costs, and developing a roadmap for project success.

Project planning lays the foundation for effective execution, monitoring, and control. This process enables project managers and teams to align their efforts and resources, reducing uncertainty and increasing the chances of delivering a project on time and within budget.

What is a project plan?

A project plan is the tangible outcome of the project planning process. It is a comprehensive document that outlines the project’s key elements, including its goals and objectives, scope, schedule, resource requirements, risks, and dependencies.

A project plan serves as a roadmap for all stakeholders, providing a clear understanding of the project’s purpose, milestones, and expected outcomes. It names team members, specifies necessary project planning tools, and details the steps required to succeed.

A well-structured project plan not only guides project execution but also serves as a communication tool to keep everyone informed and aligned throughout a project’s lifecycle.

Benefits of project planning

  1. Clarity and alignment: Project planning provides a shared understanding of project objectives and scope, ensuring all team members and stakeholders are on the same page. This clarity reduces misunderstandings and conflicting expectations.
  2. Resource allocation: It helps in identifying and allocating the required resources, whether they are human, financial, or material. This optimizes resource utilization and prevents overallocation.
  3. Risk management: Project planning allows for the identification and assessment of potential risks. By planning for risks, the project team can proactively address and mitigate them.
  4. Time management: A well-structured project plan includes a timeline with milestones and task dependencies, making it easier to manage project schedules and meet deadlines.
  5. Cost control: By estimating project costs during a project’s planning phase, organizations can track and control expenses more effectively.
  6. Improved communication: The project plan serves as a communication tool that keeps all stakeholders informed, ensuring that everyone is aware of project progress, changes, and issues.
  7. Quality assurance: Planning can include quality standards and processes to ensure that the project delivers high-quality results.
  8. Increased accountability: Project plans designate task owners, making it clear who is responsible for specific activities, promoting accountability.
  9. Efficient decision-making: Planning helps define decision-making processes, making it easier to address issues and make critical decisions as they arise during the project.

Project planning process (with steps)

Using a step-by-step approach to creating a project plan might seem like putting a hat on a hat, but it’s critical to building a solid and successful strategy. Before diving into the planning process, take some time to reflect on your team, organization, available resources, and project goals. It’s essential to foster a shared understanding with your team right from the beginning of the project planning phase.

Step 1: Think of your project plan as a map

Au fur et à mesure que vous esquissez le plan, il peut être utile de vous poser les questions suivantes :

  • Quelle est votre destination ?
  • Comment saurez-vous quand le projet sera terminé ?
  • Quelles personnes suivent ce plan ?
  • What milestones will they pass along the way?
  • Quels obstacles pourraient-elles rencontrer ?
  • Are there any alternate routes available?

Étape 2 : Apprenez à connaître vos parties prenantes

Get a read on organizational politics, difficult personalities, and possible debate points that may arise during the project management process. Larry W. Smith, PMP, Project Manager at the Software Technology Support Center, stresses the importance of stakeholder analysis. According to Smith, everyone wants the project to succeed, but forgetting to meet the needs of just one influential stakeholder could derail even the best-laid plans.

Larry Smith recommande de prendre le temps de :

  • clarifier qui sont les parties prenantes du projet
  • comprendre leurs attentes et leur niveau d'influence
  • décider de la façon dont vous allez intégrer les commentaires des pairs et des parties prenantes au fur et à mesure du projet
  • faire correspondre tous les besoins et les attentes à la planification des risques et aux activités de réponse aux risques
  • planifier consciencieusement toutes les stratégies de communication du projet

You can't overstate the importance of clear communication. That’s why Bernie Ferguson, Atlassian’s resident project leadership expert, starts communicating with stakeholders in the earliest stages of a project:

“We use the Project Poster technique to build a shared understanding amongst team members and stakeholders. What are we doing? What’s the value to customers and to the business? Why do we think this is the right solution? We get feedback on the answers to all these questions before anything hits the team’s roadmap.” —Bernie Ferguson, Atlassian

Étape 3 : Arrêtez de voir les choses en rose et établissez un calendrier

Project managers often make the mistake of being overly optimistic. Rather than focusing on the best possible outcome, PMs should consider problems that might arise and how they impact the project management timeline.

Performing essential due diligence, holding a “pre-mortem” workshop, or conducting one-on-one meetings with key stakeholders is a great way to identify potential roadblocks.

Consider sketching out a timeline by asking other project managers how long similar projects took to plan. Meet with teams you’ll work with to understand how long specific project tasks will take. Use project management tools and search project archives for old project schedules.


Emphasize the importance of communication by reiterating its significance. Keep all relevant parties informed about the project’s details because, after all, wouldn’t you want to be in the know? Simplified Gantt charts are an effective way of visualizing a project’s timeline so it’s easy for everyone to understand.

Step 4: Recruit friends and colleagues

As the project manager, it’s up to you to deliver the project plan (and, ultimately, the project). But this isn’t about you going off into a cubicle and writing the thing. As you develop the project plan, you must keep all key stakeholders involved. Stay in near-constant contact. You’ll find they’re excellent resources.

By gathering your team’s thoughts and brainstorming ideas together, you can arrive at meaningful conclusions quickly. Team collaboration fosters a sense of communal support and, therefore, yields better project plans.

At Atlassian, we use templates to reduce the overhead associated with the planning process and trigger discussions essential to project-planning best practices. Project plan templates are an excellent way to get people to think about aspects of project management that they may have yet to consider.

Having a good elevator pitch for your project is one thing, but creating a robust and effective plan is an entirely different undertaking. Let’s face it: Mapping out project risks and dependencies isn’t much fun. Atlassian’s powerful templates and helpful prompts allow project managers to think methodically about project plan creation, leading to fewer oversights and enhanced productivity.

CochecheckmarkConseil : notre modèle de plan de projet est gratuit et disponible pour tous. Nous ne vous demanderons même pas votre e-mail. Cliquez ici pour obtenir le PDF.

Modèle de plan de projet

Étape 5 : Réfléchissez aux objectifs et au périmètre du projet

Créez un énoncé du problème qui décrit, en termes concrets, le problème exact que vous essayez de résoudre. Développez une hypothèse indiquant ce qui, selon vous, devrait se produire une fois votre problème résolu. Ensuite, donnez un bref aperçu du contexte du projet et de toutes les données ou informations pertinentes à l'appui. Enfin, établissez les métriques clés que vous utiliserez pour évaluer la réussite du projet. Ces métriques de réussite sont susceptibles d'influencer différents aspects de votre plan et d'en déterminer l'orientation et l'objectif.

Demandez aux membres de votre équipe ce dont ils ont besoin, plutôt que ce qui est souhaitable ou inutile. Le fait de bien comprendre le périmètre du projet dès le début du processus de planification, y compris ce qui est explicitement exclu, limite le risque de malentendu avec les parties prenantes. Cela permet également de déterminer l'allocation de temps appropriée pour les contributeurs du projet. Cette clarté permet d'identifier et de gérer plus facilement les changements dans le périmètre du projet à mesure qu'ils se présentent.

Étape 6 : Anticipez les surprises

Presque tous les plans de projet incluent des informations sur les budgets, les calendriers et le périmètre des projets. Mais un bon plan répond également aux questions essentielles concernant votre projet, notamment :

  • Ressources : quels types de compétences le projet exige-t-il ? Qui est disponible ? Quel est notre budget ?
  • Décisions : qui fera les recommandations ? Qui approuvera ou désapprouvera les demandes ?
  • Communications : qui sera chargé de communiquer l'avancement et les obstacles ?
  • Risque : à quoi les membres de l'équipe doivent-ils faire attention ? Quel est le processus de consignation et de suivi des menaces ?
  • Revues : comment allez-vous recueillir des commentaires avant la livraison du projet ?
  • Approbations : qui d'autre doit approuver ? Qui est le décideur final ?
  • Calendrier : les horaires de travail des membres de l'équipe sont-ils adaptés au calendrier de projet ? Comment l'échéance a-t-elle été fixée ?

Votre plan n'a pas besoin d'entrer dans des détails sur chacune de ces questions, mais il devrait fournir suffisamment d'informations pour vous permettre de mettre en œuvre le projet en douceur, sans trop de surprises.

CocheCheckmarkConseil : utilisez la méthode DACI pour prendre rapidement des décisions judicieuses concernant votre projet.

Étape 7 : Choisissez une approche de gestion de projet

La plupart des chefs de projet choisissent entre une approche en cascade ou une approche Agile de la gestion de projet. Une approche Agile fournit des résultats rapidement grâce à un processus itératif qui évalue en permanence les plans, les exigences et les résultats des projets. Dans cette méthode, nous considérons que le temps et les ressources sont fixes.

L'approche en cascade est un processus linéaire et séquentiel qui fait avancer un projet étape par étape, équipe par équipe. Ici, nous considérons que le périmètre est fixe tout en restant flexible en termes de calendrier et de ressources.

Étape 8 : Rédigez et vérifiez votre plan

Une fois que vous avez répondu à toutes les questions, organisé toutes les discussions et rempli un entrepôt de post-its, il est temps de rédiger votre plan de projet. Que ce soit dans les mots que vous choisissez ou dans la mise en forme et le design, restez simple.

Voici quelques détails utiles qui devraient faire partie de n'importe quel plan :

  • Nom de projet
  • Date de livraison
  • Budget
  • Objectifs du plan
  • Étapes importantes mises en valeur et impact mesurable attendu
  • Dates de début et de fin attendues pour chaque tâche
  • Légendes mettant en évidence les propriétaires de tâches individuelles
  • Détails des tâches et notes, pour clarifier le travail à accomplir
  • Légendes des risques et des tâches (ou des équipes) qui dépendent les unes des autres pour éviter les retards

Une fois votre plan de projet terminé, prenez un moment pour demander à quelqu'un qui n'a pas encore participé au processus de rédaction de le revoir. Le fait de disposer d'une deuxième paire d'yeux peut aider à détecter les erreurs humaines naturelles.

CochecheckmarkConseil : lors de l'estimation de la taille de chaque tâche, résistez à la tentation d'entrer trop profondément dans les détails. Gardez à l'esprit qu'il ne s'agit que d'estimations.

Étape 9 : Partagez votre plan pour que le monde entier le voie !

Une fois votre plan de projet finalisé et revu en profondeur, il est temps de le partager avec les personnes activement impliquées et les parties prenantes qui ont besoin de rester informées. Prépare-vous pour un lancement de projet passionnant qui amorcera le processus. Il est essentiel de savoir que les changements et les défis font partie intégrante de n'importe quel projet. Il est donc crucial d'être prêt à les gérer.

Tout au long du cycle de vie du projet, ne perdez jamais votre plan de vue. Restez concentré sur les principaux éléments du projet, sur le périmètre prévu et sur les étapes convenues. Cette approche vous permet de rester sur la bonne voie et augmente vos chances de mener à bien votre projet, même en cas d'évolutions inattendues.

Exemple de plan de projet

Voici un exemple simplifié de plan de projet pour une campagne marketing :

Nom du projet : Campagne de lancement de produit pour le printemps

  • Objectifs du projet :
    • Améliorer la visibilité de la marque de 20 %
    • Générer 1 000 prospects en trois mois
    • Augmenter le chiffre d'affaires de 15 % au printemps
  • Périmètre :
    • Créer une série de supports marketing en ligne et hors ligne
    • Lancer une nouvelle gamme de produits
    • Lancer des campagnes publicitaires digitales
  • Calendrier de projet :
    • Phase 1 (1er et 2e mois) : stratégie de campagne et création de contenu
    • Phase 2 (3e mois) : lancement et déploiement marketing
  • Ressources :
    • Équipe marketing (4 membres)
    • Budget de 50 000 dollars pour la publicité et les supports
  • Risques :
    • Conditions météorologiques imprévisibles influant sur les événements en extérieur
    • Concurrence sur le marché entraînant une guerre des prix
  • Dépendances :
    • Fin du développement produit (avant le lancement de la campagne)
    • Disponibilité des supports marketing (avant la publicité)
  • Assurance qualité :
    • Revues et sessions de feedback régulières pour garantir un contenu de haute qualité
  • Propriétaires des tâches :
    • Stratégie de campagne : Sarah
    • Création de contenu : John
    • Lancement de produit : Emily
    • Campagnes publicitaires : Mark

Cet exemple de plan couvre les objectifs, le périmètre, le calendrier, les ressources, les risques, les dépendances et les mesures de qualité du projet, ce qui en fait une référence précieuse pour les parties prenantes et les membres de l'équipe de projet tout au long de la campagne.

Élaborer des plans de projet efficaces

Dans le domaine de la gestion de projet, un plan de projet complet et bien structuré est la boussole qui guide les équipes et les parties prenantes vers la réussite d'un projet. La planification de projet n'est pas simplement une checklist, mais un processus complexe qui définit les objectifs du projet, alloue les ressources, évalue les risques et fournit une feuille de route pour réussir.

En adoptant une approche pas-à-pas réfléchie, les chefs de projet peuvent favoriser la clarté, la collaboration et l'adaptabilité tout au long du cycle de vie du projet, augmentant ainsi les chances de livrer les projets dans les délais et dans les limites du budget.

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