Comment créer des plans de projet simples et efficaces

Au fur et à mesure que vous esquissez le plan, il peut être utile de vous poser les questions suivantes :

• Quelle est votre destination ? Comment saurez-vous quand le projet sera terminé ?
• Quelles personnes suivent ce plan ?
• Quelles étapes importantes franchiront-elles en cours de route, et quelle est la distance approximative entre ces étapes ?
• Quels obstacles pourraient-elles rencontrer ? D'autres routes sont-elles possibles ?

Découvrez-en plus sur les politiques organisationnelles, les personnalités difficiles et les points de discussion susceptibles d'avoir une incidence sur le processus de gestion de projet. Larry W. Smith, PMP, chef de projet au Software Technology Support Center, souligne l'importance d'une analyse des parties prenantes. D'après lui, toutes les personnes impliquées souhaitent la réussite du projet, mais oublier de répondre aux besoins d'une seule partie prenante influente pourrait ruiner le travail de tout le monde.

Larry Smith recommande de prendre le temps de :

• clarifier qui sont les parties prenantes du projet
• comprendre leurs attentes et leur niveau d'influence
• décider de la façon dont vous allez intégrer les commentaires des pairs et des parties prenantes au fur et à mesure du projet
• faire correspondre tous les besoins et les attentes à la planification des risques et aux activités de réponse aux risques
• planifier consciencieusement toutes les stratégies de communication du projet

L'aspect communication ne peut pas être exagéré. Bernie Ferguson, chef de projet chez Atlassian, commence à communiquer avec les parties prenantes dès les premières étapes d'un projet. Il explique : « Nous utilisons l'affiche de projet pour garantir une compréhension partagée entre les membres de l'équipe et les parties prenantes. Que sommes-nous en train de faire ? Quelle est la valeur pour les clients et l'entreprise ? Pourquoi pensons-nous que c'est la bonne solution ? Nous recueillons des commentaires sur les réponses à toutes ces questions avant tout ajout à la feuille de route de l'équipe. »

L'une des erreurs les plus courantes des chefs de projet lors de la planification est de se montrer trop optimistes. Plutôt que partir du principe que tout ira pour le mieux, prenez un peu de temps pour examiner les problèmes qui pourraient survenir et l'incidence qu'ils pourraient avoir sur le calendrier de gestion de votre projet. Assurez-vous d'exercer une diligence raisonnable de base. Organisez un atelier de « pre-mortem » ou une série de réunions individuelles avec les principaux intervenants et parties prenantes.

Vous pouvez ébaucher un calendrier en demandant aux autres chefs de projet combien de temps a été nécessaire pour planifier des projets similaires. Vous pouvez rencontrer des équipes avec lesquelles vous savez que vous allez travailler pour comprendre combien de temps vont prendre certaines tâches. Si vous avez un outil de gestion de projet, recherchez les anciens calendriers de projet dans les archives.

Ensuite, communiquez, communiquez, communiquez. Partagez tous les détails avec les parties concernées. Parce que, comme vous, elles aiment être informées quand elles sont impliquées. Les graphiques de Gantt simplifiés sont un moyen commun et efficace de visualiser la chronologie pour qu'elle soit facile à comprendre pour tout le monde.

En tant que chef de projet, c'est à vous de fournir le plan du projet (et, en fin de compte, le projet). Mais vous n'avez pas à vous enfermer dans un bureau à cloisons pour écrire le code. Au fur et à mesure que vous développez le plan du projet, il est absolument essentiel que toutes les parties prenantes clés soient impliquées. Restez en contact quasi permanent. Vous verrez que ce sont d'excellentes ressources.

En écoutant ce que votre équipe a à dire et en réfléchissant ensemble aux idées, vous pouvez arriver rapidement à des conclusions intelligentes. Ce type de collaboration permet d'établir un meilleur plan et d'obtenir l'adhésion générale au projet.

Chez Atlassian, nous utilisons des modèles pour réduire les coûts généraux associés au processus de planification et déclencher les types de discussions essentiels aux bonnes pratiques de planification des projets. Les modèles de plan de projet sont un excellent moyen d'amener les gens à réfléchir à des aspects de la gestion de projet qu'ils ne prenaient peut-être pas en compte auparavant.

Après tout, disposer d'un bon argumentaire éclair pour votre projet est positif, mais créer un plan robuste est une tout autre affaire. L'utilisation d'un modèle vous incite à réfléchir profondément à ce que vous allez faire et à vous assurer que vous n'avez rien oublié. Et osons le dire : passer en revue les dépendances et les risques n'est pas amusant, donc à moins d'y être forcé, il est facile de faire abstraction de ces éléments dans votre plan.

Conseil : notre modèle de plan de projet est gratuit et disponible pour tous. Nous ne vous demanderons même pas votre e-mail. Cliquez ici pour obtenir le PDF.

Créez un énoncé du problème qui décrit, en termes concrets, le problème exact que vous essayez de résoudre. Ensuite, développez une hypothèse sur ce qui devrait se produire selon vous durant la suite de votre projet. Ensuite, esquissez une explication de l'arrière-plan du projet et de toutes les données ou informations qui le supportent. Déterminez également les mesures que vous utiliserez pour mesurer la réussite, ce qui permettra probablement d'éclairer plusieurs aspects de votre plan.

Réfléchissez avec votre équipe à ce qui est nécessaire, souhaitable ou tout simplement inutile. En vous mettant d'accord sur le périmètre du projet à un stade précoce (y compris en déterminant ce qui n'entre pas dans le périmètre), vous réduisez les risques de mauvaise communication entre les parties prenantes. Vous savez combien de temps demander aux autres personnes qui participent au projet. En outre, vous serez en mesure de reconnaître facilement les changements dans le périmètre.

La dérive des objectifs est un fait. La clé consiste à équilibrer le périmètre, le calendrier et les ressources afin qu'aucun d'entre eux n'échappe à votre contrôle.

Tous les plans de projet comprennent des faits sur le budget, le planning et le périmètre. Mais un bon plan répond également aux questions essentielles concernant votre projet, notamment :

• Ressources : quels types de compétences sont nécessaires et qui est disponible ? Quel est votre budget ?
• Décisions : qui formulera des recommandations et qui prendra la décision finale ?
• Communications : qui va recevoir des messages sur le projet, quand et dans quel format ?
• Risque : à quoi les membres de l'équipe doivent-ils prendre garde, et quel est le processus de consignation et de suivi des risques ?
• Revues : comment allez-vous recueillir des commentaires avant la livraison du projet ?
• Approbations : qui d'autre doit approuver ? Qui est le décideur final ?
• Calendrier : votre horaire de travail est-il adapté au calendrier de projet ? Comment avez-vous choisi votre échéance ?

Votre plan n'a pas besoin d'entrer dans des détails sur chacune de ces questions, mais il devrait fournir suffisamment d'informations pour vous permettre de mettre en œuvre le projet en douceur, sans trop de surprises.

Conseil : utilisez la méthode DACI pour prendre rapidement des décisions judicieuses concernant votre projet.

En tant que chef de projet, vous pouvez choisir une approche Agile ou en cascade pour la gestion de projet. Une approche Agile fournit des résultats rapides avec de petites tâches itératives et un processus qui évalue en permanence les exigences, les plans et les résultats. Dans cette méthode, le temps et les ressources sont considérés comme fixes. Si quelque chose doit être abandonné, le périmètre du projet est réduit aux éléments incontournables, au moins pour cette itération. D'autres itérations peuvent être ajoutées plus tard pour le compléter avec les éléments souhaitables.

Une approche en cascade est un processus linéaire plus traditionnel, séquentiel (comme une cascade) qui déplace le projet étape par étape, équipe par équipe. Ici, le périmètre est considéré comme fixe, tandis que le planning et les ressources sont flexibles.

Une fois que vous avez répondu à toutes les questions, organisé toutes les discussions et rempli un entrepôt de post-its, il est temps de rédiger votre plan de projet. Que ce soit dans les mots que vous choisissez ou dans la mise en forme et le design, restez simple.

Voici quelques détails utiles qui devraient faire partie de n'importe quel plan, quel que soit son format :

• Nom de projet
• Date de livraison
• Budget
• Objectifs du plan
• Étapes importantes mises en valeur et impact mesurable attendu
• Dates de début et de fin attendues pour chaque tâche
• Légendes mettant en évidence les propriétaires de tâches individuelles
• Détails des tâches et notes, pour clarifier le travail à accomplir
• Légendes des risques et des tâches (ou des équipes) qui dépendent les unes des autres pour éviter les retards

Lorsque le plan de votre projet est terminé, arrive toujours un moment de triomphe où vous dansez partout dans les bureaux en tapant dans les mains de tous ceux que vous croisez. Mais avant cela, prenez un moment. Demandez à quelqu'un qui n'a pas été impliqué dans la rédaction de le passer en revue.

Conseil : lors de l'estimation de la taille de chaque tâche, résistez à la tentation d'entrer trop profondément dans les détails. Gardez à l'esprit qu'il ne s'agit que d'estimations, pas de serments solennels.

Votre plan de projet est terminé et relu. Il est temps de le communiquer aux personnes qui travailleront avec vous sur le projet ainsi qu'aux parties prenantes qui doivent être informées. Alors, préparez-vous pour les choses sérieuses, en commençant par un lancement de projet vraiment efficace. N'oubliez pas, vous serez confrontés à des changements et à des défis, soyez simplement prêt à les gérer.

Quoi qu'il arrive, ne perdez pas votre plan de vue. En vous concentrant sur le périmètre prévu et les étapes convenues, vous assurerez la livraison de votre projet.