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Comment de belles pages stimulent la collaboration des équipes sur un projet

Mettez un terme aux « trop long, pas le temps de le lire », et améliorez l'engagement et la rétention

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On dit que la beauté n'est que superficielle, mais quand il est question de collaboration sur un projet, l'apparence compte.

Vous continuez d'envoyer à votre équipe de longs e-mails ou des documents contenant beaucoup de texte à lire avant une réunion ? Il y a de fortes chances que ses membres les analysent rapidement ou, pire encore, qu'ils les ignorent tout simplement. Lorsque vous démarrez la réunion, la communication constructive est à l'arrêt pendant que vous expliquez à chacun ce qu'il devrait déjà savoir.

Il est communément admis que les gens se souviennent d'une grande partie de ce qu'ils voient et très peu de ce qu'ils lisent. Des blocs de texte denses et trop longs signent donc la fin de l'engagement et de la rétention. Vous ne pouvez pas partager efficacement des informations et des connaissances si personne ne lit votre travail.

C'est pourquoi le texte seul ne suffit pas, que ce soit dans un e-mail, un document ou même un SMS. Vous pouvez passer un appel à la place, mais parfois vous avez tout simplement besoin d'une « version papier », notamment pour la collaboration asynchrone. Lorsque vous devez mettre vos pensées par écrit, la bonne présentation permet de faire respirer tout ce texte avec des images, des couleurs et des blancs. Embellir vos pages stimule l'engagement et la compréhension, ce qui dynamise les équipes et favorise l'innovation. En faisant quelques efforts grâce à une plateforme de collaboration, vous pouvez y arriver et créer de belles pages que votre équipe lira réellement.

Embellir vos pages stimule l'engagement et la compréhension, ce qui dynamise les équipes et favorise l'innovation.

Il existe de nombreuses plateformes de collaboration qui vous permettent de créer de belles pages, mais Confluence combine les capacités de traitement de texte et de programmation pour aller encore plus loin. Pour commencer, saisissez la commande « / » pour choisir parmi une multitude de macros afin de mettre en forme votre page, ou bien utilisez le menu du haut pour parcourir les différentes améliorations de pages. Les derniers ajouts incluent des visualisations de tableaux, des panneaux personnalisés et bien plus encore. Vous pouvez même vous rendre sur le Marketplace. Vous y trouverez des intégrations qui vous permettent d'utiliser des modèles Mural, des illustrations Figma et d'autres améliorations. Résultat ? Une page aussi jolie qu'une diapositive ou qu'un site web sans trop d'efforts.

Voici quelques-unes de nos options préférées pour créer de magnifiques pages Confluence qui stimulent l'engagement et font avancer la collaboration sur un projet.

Faites de la place

Le typographe suisse Jan Tschichold appelait les blancs « les poumons d'un bon design ». En art, l'espace négatif se combine avec le sujet lui-même pour créer une composition équilibrée. Les blancs peuvent sembler insignifiants, mais ils sont essentiels !

Considérez les blancs sur votre page comme l'espace dont vos mots ont besoin pour respirer. Vous pouvez ainsi faire passer votre message sans submerger votre équipe de texte. Toutes les informations sont présentes ; il suffit de les mettre en forme pour qu'elles soient moins encombrées.

L'utilisation d'en-têtes, de retours à la ligne et de règles de ligne constitue la méthode la plus simple pour ajouter de l'espace négatif à vos pages, mais vous pouvez également vous fier aux modèles Confluence prédéfinis, qui sont formatés de manière à ce que les pages restent claires. Vous pouvez également créer votre propre mise en page à partir d'une page vierge à l'aide de la commande « / » pour structurer les sections.

Ajoutez ensuite des colonnes et des tableaux pour que tout soit organisé en laissant suffisamment d'espace autour de vos mots. Et les tableaux ne sont pas réservés aux données. Utilisez-les pour suivre l'état du projet (utilisez la macro /status !), mentionnez les membres de l'équipe ou ajoutez un ticket Jira intégré.

Capture d'écran d'une page confluence « Faites la connaissance de l'équipe »

Il est facile d'embellir les pages dans Confluence grâce à des éléments simples comme les blancs, les colonnes, les images, les émoticônes et les Smart Links. Découvrez comment.

Désencombrez votre page

Même entouré de blancs, le texte peut toujours être écrasant, par exemple lorsqu'il contient des liens désordonnés ou de longs paragraphes descriptifs. Heureusement, Confluence propose des fonctionnalités intelligentes pour vous aider à désencombrer tout en conservant toutes les informations dont vous avez besoin pour faire passer votre message.

La macro /expand vous permet de masquer les longs paragraphes jusqu'à ce qu'un utilisateur clique pour afficher du texte extensible. Vous pouvez maintenant ajouter toutes les informations que vous souhaitez sans encombrer la page. (Notez que le texte ne sera pas réduit en mode Édition, mais vous pouvez obtenir une vue claire des choses avec un aperçu avant de publier.)

Les Smart Links automatiques, quant à eux, remplacent les longs et affreux liens HTML par un titre et une icône pour les vidéos YouTube, les documents Google, les autres pages Confluence, ou à peu près tout ce que vous pouvez imaginer. Et si vous voulez que cette vidéo soit directement sur la page, vous pouvez choisir d'afficher l'élément intégré au lieu d'afficher simplement le lien.

Pimentez votre texte

Même si nous aimons les blancs, une page tout en noir et blanc semble bien terne quand vous avez du technicolor à votre disposition. Un éventail de couleurs et de tailles de police ajoute non seulement de l'intérêt visuel, mais aide également à faire respirer le texte et à attirer l'attention sur les informations importantes.

À l'aide du menu d'édition de la barre supérieure, sélectionnez l'un des différents types d'en-tête pour choisir la taille de la police, et créez des titres et des sous-titres qui permettent d'organiser le contenu. Par ailleurs, une multitude de couleurs de texte vous permet de vous exprimer en toute beauté.

Un panneau avec une couleur d'arrière-plan est votre meilleur choix pour mettre en évidence le texte qui compte le plus. Choisissez l'un des cinq types de panneaux standard, chacun avec sa propre couleur et son icône, pour indiquer des informations importantes, des notes, des erreurs, des réussites ou des avertissements. Les nouveaux panneaux personnalisables vous permettent de mélanger les couleurs d'arrière-plan et les icônes, de supprimer complètement l'icône et d'imbriquer différents panneaux.

Capture d'écran de la page confluence de l'initiative « Éviter les réunions »

Autres conseils pour de jolies pages : une zone d'information bleue, une grande image, une émoticône et l'utilisation d'une grande police pour les en-têtes rendent la page agréable à lire et plus facile à appréhender.

Utilisez des images

Une image vaut vraiment 1 000 mots, alors intégrez-en une à votre page pour susciter l'engagement. Importez ou glissez-déposez une image dans votre en-tête pour donner le ton à votre page, ou ajoutez-en une dans le corps de votre texte pour montrer plutôt que raconter.

L'inclusion d'images vous permet également de transformer des données qui peuvent sembler intimidantes en graphiques et en infographies. La nouvelle macro de visualisation de tableaux vous permet de transformer rapidement un tableau de chiffres en informations utiles grâce à des graphiques à secteurs, à barres et linéaires personnalisables.

Comme il est possible d'ajouter plusieurs graphiques sur une seule page, vous pouvez utiliser Confluence pour partager des vues globales mais exploitables de vos données. Tirez parti de Confluence pour visualiser les données d'enquête, partager des rapports financiers ou créer des pages de type tableau de bord pour surveiller, suivre et générer des rapports sur le travail. Essayez une disposition à deux colonnes pour partager du texte et des images côte à côte.

Exprimez de l'émotion

Parfois, il est difficile d'exprimer ce que vous voulez dire simplement avec des mots comme un « facepalm » exaspéré ou un énorme roulement des yeux. C'est pourquoi Confluence vous permet d'insérer une gamme complète d'émoticônes dans vos pages. Utilisez-les comme un moyen d'exprimer ce que vous ressentez vraiment et de communiquer d'un clin d'œil (littéral) afin que la collaboration sur un projet soit aussi naturelle qu'un SMS entre amis (et beaucoup plus productive).

Vous pouvez même ajouter un GIF pour transmettre une sensation en un instant et augmenter le côté amusant. Il est facile et rapide pour votre équipe d'exprimer son approbation ou de partager un fou rire, ce qui rend la collaboration sur un projet beaucoup moins laborieuse. Après tout, toutes les communications d'entreprise n'ont pas besoin d'être formelles et limitées, et lorsque votre équipe a le sentiment d'être soudée, même en mode asynchrone, l'engagement monte en flèche.

L'intelligence n'a jamais été aussi sexy

Confluence propose de nombreuses options pour embellir votre page, mais n'oublions pas que l'objectif est d'améliorer la collaboration sur un projet. Une bonne mise en page, pleine de couleurs, d'images et d'émotions, vous aide non seulement à vous exprimer, mais elle capte également l'attention de vos coéquipiers afin qu'ils puissent retenir plus d'informations et innover.

Qui a dit que votre travail ne pouvait pas être beau et intelligent ?

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