Comment utiliser Confluence comme une équipe Atlassian

« Testez toutes les façons de représenter votre contenu de manière plus visuelle. » — Danielle Dannenberg, Chief of Staff

Les aides visuelles sont utilisées depuis longtemps pour communiquer des informations plus efficacement que les mots ou le texte seuls. Il a été démontré que l'incorporation de contenu visuel permet notamment une meilleure mémorisation, un allongement de la durée d'attention, une remobilisation du cerveau et une meilleure compréhension. Donc, si vous souhaitez maximiser l'impact de vos pages Confluence, ne sous-estimez pas la valeur des contenus visuels.

Malheureusement, certaines personnes ne se rendent pas compte du potentiel inexploité de leurs pages Confluence, au détriment d'elles-mêmes et de leurs équipes. En utilisant les nombreuses fonctionnalités de mise en forme disponibles dans Confluence, vous pouvez non seulement rendre vos pages plus esthétiques, mais aussi plus efficaces pour communiquer des informations. En vous familiarisant avec les fonctionnalités de base de mise en forme, vous pouvez changer la donne et créer des pages Confluence qui ont du punch.

« La connaissance n'est rien si on ne peut pas la trouver. » — Kristen Forde, Program Manager Recruiting

Sans Confluence, il peut être difficile de déterminer la meilleure façon de tenir les parties prenantes informées. Nous avons tous été confrontés à des questions comme « Qui a besoin de cette mise à jour et comment dois-je la partager ? » et ses corollaires « Qui devrait être invité à cette réunion ? » et « Qui doit être mis en copie de cet e-mail ? ». Beaucoup d'entre nous choisissent de pécher par excès de prudence et de dépasser les limites : une véritable perte de temps pour ceux qui reçoivent des informations entrantes apparemment sans fin.

Heureusement, Confluence peut vous aider à briser le cycle du partage excessif et à empêcher que des personnes soient prises en otage par le champ CC d'un e-mail ou par une autre mise à jour de statut. Grâce aux notifications, les parties prenantes se tiennent informées des mises à jour des pages Confluence. Elles peuvent ainsi suivre l'évolution d'un projet et n'ont plus besoin de participer à des réunions pour partager les mises à jour d'état, les informations de base sur le projet et les commentaires. Mieux encore, chaque collaborateur a la possibilité de suivre ou non les pages, ce qui lui permet de ne recevoir que les notifications qui le concernent.

« Approfondissez vos connaissances sur son fonctionnement et ses modalités. » — BJ Schone, Talent & Org Development Lead

Dans la méthode Atlassian, Confluence est le bureau virtuel. C'est là que les équipes Atlassian passent la plupart de leurs heures de travail à planifier, réfléchir, concevoir et collaborer.

Lorsqu'un outil est si central dans votre travail, il est rentable d'investir du temps dans la découverte de toutes ses capacités. Cette démarche demande certes un effort supplémentaire au départ, mais elle sera largement rentabilisée à l'avenir par le gain de temps et d'énergie.

1. Retrouvez toutes vos tâches dans un seul aperçu. Pour cela, cliquez sur votre photo de profil en haut à droite et sélectionnez Tasks (Tâches).
2. Organisez vos pages grâce à des arborescences de pages. Elles vous permettent de trouver plus facilement ce que vous recherchez, et il est possible de structurer les pages de votre arborescence par glisser-déposer.
3. Dupliquez une page et tous ses enfants. Vous pouvez copier une arborescence complète de pages au lieu de les dupliquer une par une. Sélectionnez Copy (Copier) dans le menu More actions (Plus d'actions), puis cochez la case pour inclure les pages enfant.
4. Limitez l'accès aux pages. La transparence est une bonne chose, mais parfois vous devez travailler sur une page en petit groupe. Utilisez l'icône Restrictions en haut à droite de votre page pour limiter l'accès aux principales parties prenantes.
5. Ajoutez des liens avec des images. Il s'agit d'une fonctionnalité simple mais essentielle pour de nombreuses personnes, notamment les designers qui souhaitent créer des liens vers des fichiers source ou des documents de référence sur Figma ou Dropbox.
6. Faites un copier-coller à partir de programmes créatifs. Autre astuce utile pour les designers : vous pouvez copier des images, des vidéos et d'autres contenus directement depuis des programmes de création tels que Photoshop dans Confluence, ce qui vous évite de devoir enregistrer, puis importer vos fichiers.

Les équipes Atlassian connaissent les nombreuses fonctionnalités cachées de Confluence qui vont bien au-delà du simple traitement de texte. Elles utilisent Confluence pour centraliser la collaboration, et ont une compréhension approfondie de ses capacités et de ses avantages inégalés. Et si l'approfondissement est naturel pour les personnes qui ont conçu l'outil, vous devriez adopter une approche similaire pour toute application centrale à votre vie professionnelle.

Vous êtes prêt à libérer tout le potentiel de votre équipe grâce à Confluence ? Commencez à collaborer selon la méthode Atlassian sans plus attendre.

Merci à BJ Schone, Blane Barker, Corey Scott, Danielle Dannenberg, Emily Castro, Jehan Gonsalkorale, Kristen Forde et Miles Kaye pour leurs commentaires.