4 façons d'améliorer la communication entre équipes et parties prenantes

1. Créez des stratégies et des campagnes cohérentes

Aucune équipe ne travaille en vase clos. De nouvelles idées sont constamment ajoutées aux stratégies de communication, aux campagnes et aux workflows. Et si vous travaillez au sein d'un environnement dynamique et Agile, il est à parier que de nouvelles idées sont régulièrement ajoutées à vos stratégies et campagnes. Entre les e-mails, les messages directs et les appels vidéo, la communication peut se compliquer et les idées peuvent devenir décousues et difficiles à mettre en œuvre. C'est là que les modèles Confluence entrent en jeu.

Le temps où des documents uniques étaient créés et envoyés par e-mail à chaque modification ou ajout est désormais révolu. Grâce aux modèles Confluence, votre équipe et vous pouvez élaborer des documents de projet, des stratégies marketing ou des mises à jour d'entreprise en un seul et même endroit. Les modèles simplifient également la communication avec les parties prenantes, car votre documentation peut être rapidement mise à jour et facilement accessible pour une lecture plus approfondie. Ainsi, vos décideurs peuvent facilement trouver et intégrer les informations importantes.

Les modèles permettent à votre équipe de gérer facilement divers projets, des plans marketing aux exigences produit. Quels que soient les besoins de votre entreprise, Confluence propose un modèle qui peut vous aider à maintenir cohérence et clarté, en particulier lors de la communication des mises à jour des projets aux parties prenantes. Les sujets des modèles Confluence incluent ce qui suit :

• Stratégie commerciale
• Design
• Documents et rapports
• Ressources humaines
• Marketing et ventes
• Personnel
• Gestion de produit
• Productivité
• Planification de projet
• Développement de logiciels/Informatique
• Start-up
• Travail d'équipe

Utilisez des modèles comme point de départ pour vos projets et campagnes, et assurez la cohérence dès le départ.

2. Partagez des informations et des commentaires en temps réel

Si votre équipe travaille sur des documents dispersés sur plusieurs plateformes, certaines communications risquent de passer inaperçues. Il arrive que des silos d'informations se forment lorsque les équipes sont réparties entre plusieurs services ou projets. Les connaissances et les données peuvent être confinées au sein d'un groupe en particulier, empêchant d'autres personnes de l'entreprise d'y accéder. Qu'il s'agisse d'initiatives, de livrables ou de communication entre les équipes et les parties prenantes, il vous faut un outil d'espace de travail capable de répondre à tous vos besoins en matière de partage des connaissances.

Confluence facilite la collaboration entre les différentes parties prenantes au sein d'espaces. Les équipes créent des pages dans un espace ouvert et organisé, qui permet de les retrouver facilement. Ces pages contiennent des informations utiles sur l'entreprise ou les projets, et les utilisateurs peuvent ajouter des informations et des commentaires instantanément en sélectionnant du texte et en ajoutant un commentaire contextuel. Ils peuvent également commenter l'intégralité d'un contenu en bas de la page ou de la publication concernée.

Lorsque des membres de l'équipe ou des parties prenantes répondent à des commentaires ou y ajoutent des mentions « J'aime », leur auteur en est averti. Les membres de l'équipe reçoivent également des notifications en cas de modification apportée au contenu existant ou d'ajout de nouveau contenu. Cette fonction s'avère particulièrement utile dans le cadre de travaux asynchrones, car tout le monde sait exactement pourquoi ces modifications ont été apportées.

Confluence dépasse le cadre des dossiers personnels pour proposer des espaces de travail axés sur les équipes et les projets. Les membres de l'équipe et les parties prenantes peuvent ainsi accéder facilement à une documentation consultable et profiter d'une structure organisationnelle évolutive. Lorsque des personnes quittent ou intègrent une équipe, leurs documents et projets sont conservés et restent à la disposition de ceux qui en ont besoin.

3. Prenez des décisions éclairées

Selon Qatalog et l'Ellis Idea Lab de l'université de Cornell, 43 % des employés déclarent passer trop de temps à basculer entre les applications et les outils en ligne sur leur lieu de travail. Dans un environnement où le temps est précieux, ces utilisateurs finaux ne peuvent pas se permettre d'en perdre en changeant de contexte. Le fait de fournir du contexte aux parties prenantes leur permet de mieux comprendre la situation dans son ensemble plus rapidement. Confluence propose une variété de contenus pour étoffer vos communications et aider les parties prenantes à prendre des décisions en toute confiance.

• Analyses : l'intégration de rapports d'analyse issus de Google, d'Adobe ou d'autres sources aux pages de l'espace de travail de votre équipe permet aux parties prenantes d'identifier facilement les opportunités de croissance, les informations utiles et les tendances dans les données client.
• Tableaux : les tableaux vous aident, ainsi que votre équipe, à transmettre quantité d'informations en un coup d'œil. Vous devez cependant veiller à ce que vos cellules soient mises en forme pour compréhension optimale.
• Images : l'intégration d'images et de fichiers multimédias pertinents dans les pages Confluence vous permet de fournir rapidement plus de contexte aux utilisateurs disposant de droits en lecture.
• Liens intelligents vers d'autres outils (Jira, Figma, etc.) : vous travaillez dans un seul outil (Atlassian ou une autre plateforme tierce prise en charge) et souhaitez que votre travail se reflète dans Confluence ? Les liens intelligents peuvent vous y aider. Il vous suffit de copier la page, le tableau de projet, le calendrier ou tout autre lien, et de le coller dans Confluence à l'endroit de votre choix. Le lien permettra aux parties prenantes de prévisualiser la page, de la modifier ou de l'intégrer directement.

Le contexte fourni aux parties prenantes va au-delà des tableaux, des graphiques, des images et des liens. Il est aussi important d'illustrer les domaines qui peuvent requérir davantage de support organisationnel. Incluez les éléments suivants lors de la création de mises à jour de projets :

• Informations du projet : nom, chef de projet et date du rapport.
• Résumé du projet : lieu, chronologie, objectif et budget.
• Calendrier du projet : étapes importantes et informations relatives à chaque tâches, y compris les réalisations déjà effectuées.
• Parties impliquées : membres de l'équipe, parties prenantes clés et clients.
• Risques : problèmes potentiels, goulots d'étranglement et changements requis.
• État du budget : montant dépensé et montant restant.
• Ressources importantes : pièces jointes et liens vers les documents utiles.
• Prochaines étapes : éléments d'action.

Pour créer une culture d'entreprise axée sur la transparence, il convient de fournir un contexte détaillé à votre équipe et aux parties prenantes.

4. Présentez les mises à jour des projets et les résultats des campagnes

L'un des meilleurs moyens d'illustrer les mises à jour et les résultats des projets et des campagnes consiste à les partager dans une présentation. Et avec Confluence, il est facile de passer en mode Présentateur. Cette disposition est idéale pour mettre en valeur le contenu d'une page ou d'un billet de blog tout en réduisant les distractions et en évitant de créer des diapositives ou des présentations supplémentaires. Lorsque les utilisateurs sélectionnent ce mode, le contenu s'affiche clairement en plein écran, sans barres latérales, commentaires contextuels ou menus optionnels.

En mode Présentateur, vous pouvez également modifier l'apparence de la présentation en choisissant un thème clair ou sombre pour le curseur. Celui-ci prend alors la forme d'un grand cercle, permettant au public de le suivre plus facilement. Vous pouvez également appliquer le thème sombre pour réduire la fatigue oculaire le soir, économiser de la batterie, ou simplement parce qu'il a votre préférence !

Les utilisateurs ont également la possibilité d'utiliser le modèle de mode Présentateur. Ce modèle guidera les utilisateurs tout au long de la création d'une page adaptée aux présentations.

Alignez les équipes et les parties prenantes grâce à Confluence

Lorsque la transparence est au cœur de vos pratiques métier, il est beaucoup plus facile de coordonner vos groupes de parties prenantes. Confluence favorise la communication ouverte grâce à des outils et des modèles conçus pour les équipes.

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