Comment favoriser les réunions collaboratives et éviter les appels inutiles

Lors des réunions, l'attention diminue au bout de 15 à 20 minutes. Arrêtez le festival des bâillements avant qu'il ne commence en faisant des réunions de 15 à 30 minutes la norme.

Avant d'exercer vos talents d'orateur hors norme, arrêtez-vous un moment, collaborez et écoutez. Des réunions plus courtes et plus productives sont possibles si vous travaillez avec votre équipe avant de lancer l'appel. Les outils de collaboration tels que les pages Confluence vous permettent de discuter des points principaux de la réunion de manière asynchrone. En préparant un appel en amont, les participants ont la possibilité de partager leurs idées, de commenter les contributions des autres et de modifier les points de l'ordre du jour à leur propre rythme, au lieu d'essayer de s'en dépêtrer lors d'un appel en direct. Ainsi, quand vient le moment de la réunion, tout le monde a les idées plus claires, ce qui signifie moins de détours et des réunions plus courtes.

Des appels plus efficaces permettent non seulement de gagner en productivité, mais aussi d'améliorer vos résultats financiers. D'après le calculateur des coûts des réunions de la HBR, une seule réunion d'une heure avec cinq personnes qui gagnent chacune 60 000 dollars coûte 210 dollars à l'entreprise. Notre étude montre que les réunions improductives représentent en moyenne 31 heures par mois par personne, soit l'équivalent de 1 302 dollars par mois pour un salaire annuel de 60 000 dollars, et ce, pour des appels inutiles.

Les réunions organisées pour trouver la « prochaine grande idée » sont inefficaces, car elles sont entravées par la peur du rejet si son idée est considérée comme « idiote ». De plus, le brainstorming en temps réel passe souvent par des détours et, en réalité, vous n'arrivez à pas grand-chose. La collaboration asynchrone qui a lieu avant les réunions collaboratives permet aux participants de développer et d'organiser leurs réflexions à l'avance afin qu'ils se sentent plus habilités à partager en temps réel.

Selon la HBR, plus de 65 % des réunions sont « organisées pour partager des informations, apporter une contribution ou discuter en groupe », ce qui est une façon élégante de dire que la plupart des réunions auraient pu être remplacées par un simple e-mail. Mais, s'il est vrai que les réunions de discussion en groupe sont rarement une bonne utilisation du temps de chacun, l'e-mail n'est pas non plus la meilleure solution.

Pour faire simple, l'e-mail n'est pas adapté pour faciliter un brainstorming d'équipe efficace. Les fils de discussion se transforment rapidement en un dédale de pièces jointes et de réponses, que les participants tentent de déchiffrer pour trouver les informations les plus récentes et les plus pertinentes, par exemple les tâches à accomplir (et les personnes qui doivent s'en charger). Au lieu de devenir un tremplin pour une réunion collaborative productive, l'ordre du jour divise votre équipe et compromet votre réunion avant même qu'elle ne commence.

Un outil de collaboration d'équipe peut améliorer le processus de brainstorming de votre équipe en facilitant le brainstorming asynchrone. Les participants ont ainsi le temps de se poser avec le dossier de brainstorming et de réfléchir de manière plus créative.

Ce processus permettant une période de brainstorming prolongée avec une communication intermittente est parfois appelé communication en rafale. Il implique « des communications ultra-rapides, avec des périodes de silence plus longues entre-temps ». Voyez à quel point vous avez l'esprit plus clair lorsque vous disposez de longues périodes pour travailler, réfléchir et envisager des défis, plutôt que d'essayer de résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent, comme un jeu de la taupe sans fin. La première solution ne vous semble-t-elle pas plus productive et moins stressante ?

Assurez-vous que votre équipe dispose de suffisamment de temps pour réfléchir, deux jours ou plus, en particulier si vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires. Vous pouvez alors utiliser des notes de brainstorming comme point de départ pour l'ordre du jour de votre réunion.

73 % des participants effectuent d'autres tâches pendant les réunions. Des ordres du jour précis permettent non seulement de maintenir les réunions sur la bonne voie, mais ils favorisent également un plus grand engagement en permettant aux participants de connaître l'objectif de la réunion et leur rôle dans celle-ci. Cependant, les ordres du jour ne sont vraiment utiles que si tout le monde y a accès : des réunions collaboratives nécessitent des outils collaboratifs. Utilisez le mode d'édition collaborative de Confluence pour transformer l'ordre du jour en un document évolutif sur lequel tout le monde peut travailler avant, pendant et après la réunion.

Chaque ordre du jour doit inclure les informations suivantes :

• Le but de la réunion
• Un thème de réunion concis
• La durée de la réunion
• Les informations générales et les ressources pertinentes pour le contexte

Si vous avez du mal à cocher toutes ces cases, vous n'êtes pas prêt à organiser une réunion productive. Revenez à votre document de collaboration pour discuter avec votre équipe des raisons pour lesquelles cette réunion doit avoir lieu et de ce que vous espérez accomplir. Vous pourriez même réussir à régler le problème directement dans le document et éviter de devoir organiser une réunion. Dans le cas contraire, les membres de votre équipe et vous aurez l'occasion d'organiser vos réflexions collectives. Quoi qu'il en soit, vous gagnerez beaucoup de temps et éviterez bien des frustrations en réfléchissant de manière plus stratégique avant de vous rencontrer en temps réel.

Même les réunions collaboratives les plus productives tournent court lorsqu'il n'y a pas de responsabilisation ou de suivi des décisions et des tâches créées pendant la réunion.

Réservez toujours les cinq dernières minutes des réunions pour créer un plan d'action. N'oubliez pas que votre ordre du jour est un document évolutif : consultez vos notes de réunion pour déterminer les prochaines étapes. Utilisez la section Éléments d'action du modèle de notes de réunion pour assigner des responsabilités aux participants directement sur la même page.

Nul besoin de fouiller dans les e-mails, les notes et les documents pour savoir qui est censé travailler sur quoi et à quel moment. Tout est disponible dans un emplacement central et accessible à tous.

Les entreprises américaines dépensent 37 milliards de dollars chaque année en réunions inutiles. Arrêtez de gaspiller de l'argent dans des appels improductifs, et commencez à réfléchir de manière plus ciblée sur les modalités et les raisons de vos réunions avec votre équipe. Collaborez en amont et régulièrement, et votre calendrier ne ressemblera plus à une mauvaise partie de Tetris. Bien que vous ne puissiez probablement pas éliminer complètement les réunions, vous pouvez les rendre plus efficaces et mieux ciblées, et libérer ainsi plus de temps en vous réunissant moins souvent.

Grâce à Confluence, vous pouvez facilement gérer tous les aspects d'une réunion collaborative, du brainstorming à la réalisation des tâches. Lancez-vous avec notre offre Free !