Samenwerkingsgerichte vergaderingen omarmen en zinloze telefoontjes vermijden
Tijd is schaars als je agenda eruitziet als een spelletje Tetris. Maar je hoopt in ieder geval dat alle tijd die je in vergaderingen doorbrengt, goed wordt besteed. Helaas blijkt uit ons onderzoek dat 50% van de bijeenkomsten als tijdverspilling wordt beschouwd.
Het is niet zo dat alle vergaderingen slecht zijn, maar de meeste hebben geen duidelijk goel. Daarom zijn coöperatieve bijeenkomsten productiever; deze vereisen voorbereiding. Coöperatieve vergaderingen zijn interactieve discussies waarbij meerdere mensen betrokken zijn die in realtime aan een gemeenschappelijk doel werken. Door het gesprek te beginnen voordat het team samenkomt, kunnen deelnemers aan de vergadering deelnemen met duidelijkere ideeën en doelstellingen. Deze voorbereiding zorgt ervoor dat de vergadering zinvoller is.
Zo kan je team samenwerkingstools en -strategieën gebruiken om zinloze vergaderingen te voorkomen en effectiever samen te werken.
Maak van korte coöperatieve vergaderingen de standaard
Tijdens vergaderingen neemt de aandachtsspanne af na 15-20 minuten. Stop voordat het gapen begint en maak vergaderingen van 15-30 minuten de standaard.
Voordat je begint met oefeningen om sneller te kunnen praten: stop, werk samen en luister. Je kunt kortere en productievere vergaderingen houden door met je team samen te werken voordat je aan een gesprek begint. Met samenwerkingstools zoals Confluence-pagina's, kun je de belangrijkste punten van de vergadering asynchroon bespreken. Vooruit werken geeft mensen de kans om in hun eigen tempo ideeën uit te wisselen, opmerkingen te plaatsen bij elkaars bijdragen en agendapunten te bewerken in plaats van dit allemaal proberen te doen tijdens een live gesprek. Als het dan tijd is om elkaar te ontmoeten, zijn ieders gedachten overzichtelijker, wat betekent dat er minder zijsprongen zijn en de vergaderingen korter zijn.
Efficiëntere gesprekken zijn niet alleen bevorderlijk voor de productiviteit; ze zijn ook beter voor je bedrijfsresultaat. Volgens de calculator voor vergaderkosten van HBR kost een vergadering van één uur met vijf mensen die elk $ 60.000 verdienen het bedrijf $ 210. Uit ons onderzoek blijkt dat mensen gemiddeld 31 uur per maand besteden aan onproductieve vergaderingen. Met een salaris van $ 60.000 is dat $ 1302 per maand per persoon. En dat alles voor zinloze gesprekken.
Asynchroon brainstormen om je voor te bereiden op coöperatieve bijeenkomsten
Vergaderingen die worden georganiseerd om te brainstormen over het 'volgende grote idee' zijn niet effectief, omdat mensen worden belemmerd door de angst voor afwijzing als ze een 'dom' idee voordragen. Bovendien leidt brainstormen in realtime vaak tot zijsprongen, dus je bereikt eigenlijk niet veel. Dankzij de asynchrone samenwerking die plaatsvindt vóór coöperatieve bijeenkomsten kunnen deelnemers hun gedachten van tevoren ontwikkelen en ordenen, zodat ze zich vertrouwd voelen voelen om ze in realtime te delen.
HBR meldt dat meer dan 65% van de vergaderingen wordt gehouden om 'informatie te delen', 'input van de groep te krijgen' of 'groepsdiscussies te houden', wat een mooie manier is om te zeggen dat de meeste bijeenkomsten een e-mail hadden kunnen zijn. Hoewel het klopt dat groepsgesprekken zelden een goed gebruik van ieders tijd zijn, is een e-mail echter ook niet de beste oplossing.
Simpel gezegd, e-mail is niet zo op te schalen dat teams het kunnen gebruiken om effectief te kunnen brainstormen. Discussies veranderen al snel in een doolhof van bijlagen en antwoorden, waardoor deelnemers moeten proberen de meest actuele en relevante informatie te ontcijferen, zoals wat er moet gebeuren (en door wie). In plaats van het startpunt te worden voor een productieve coöperatieve bijeenkomst, verdeelt de agenda je team en laat je vergadering ontsporen nog voordat deze is begonnen.
Een tool voor teamsamenwerking kan het brainstormproces van je team verbeteren door asynchroon brainstormen mogelijk te maken. Zo krijgen mensen de tijd om te brainstormen en creatiever na te denken.
Dit proces van een langdurige brainstormperiode met onderbroken communicatie wordt ook wel communiceren in intervallen genoemd. Het gaat om 'snelle communicatie, met langere periodes van stilte tussendoor'. Bedenk eens hoe veel helderder je gedachten zijn als je lang de tijd hebt om te werken, na te denken en na te denken over uitdagingen in plaats van te proberen problemen aan te pakken zodra die zich voordoen, als een eindeloos spelletje 'whack-a-mole' ('mollen meppen'). Klinkt het eerste niet productiever en minder stressvol?
Zorg ervoor dat je team voldoende tijd heeft om te brainstormen, zo'n twee dagen of langer. Vooral als je in verschillende tijdzones werkt. Dan kun je brainstormnotities gebruiken als startpunt voor de agenda van je vergadering.
Maak duidelijke agenda's en deel deze met de deelnemers
73 procent van de mensen doet ander werk tijdens vergaderingen. Duidelijke agenda's zorgen er niet alleen voor dat vergaderingen volgens schema verlopen, ze stimuleren ook een grotere betrokkenheid door de deelnemers te laten weten wat het doel van de bijeenkomst is en wat hun rol daarin is. Maar agenda's zijn alleen effectief als iedereen er toegang toe heeft. Voor coöperatieve bijeenkomsten zijn samenwerkingstools nodig. Gebruik de modus voor coöperatieve bewerking van Confluence om van de agenda een live document te maken waar mensen voor, tijdens en na de vergadering kunnen samenwerken.
Elke agenda moet het volgende omvatten:
- Het doel van de bijeenkomst
- Een beknopt onderwerp voor de vergadering
- De duur van de vergadering
- Relevante achtergrondinformatie en bronnen voor context
Als je moeite hebt om al die vakjes aan te vinken, ben je nog niet klaar voor een productieve vergadering. Ga terug naar je coöperatieve document om met je team te praten over waarom deze vergadering moet plaatsvinden en wat je hoopt te bereiken. Misschien kun je dat rechtstreeks in het document verwerken en een vergadering helemaal overbodig maken. Zo niet, dan hebben jij en je teamleden de kans om je collectieve gedachten te ordenen. Hoe dan ook, je bespaart veel tijd en frustratie door strategischer na te denken voordat je in realtime bij elkaar komt.
Maak tijd vrij om actie-items te plannen
Zelfs de meest productieve samenwerkingsbijeenkomsten lopen op een fiasco uit als er geen verantwoording of opvolging is voor de beslissingen die zijn genomen en en taken die tijdens de vergadering zijn gemaakt.
Reserveer altijd de laatste vijf minuten van een vergadering om een actieplan op te stellen. Vergeet niet dat je agenda een actief document is, dus raadpleeg je vergadernotulen om erachter te komen wat de volgende stappen zijn. Gebruik het gedeelte Actie-items van het sjabloon voor vergadernotulen om verantwoordelijkheden rechtstreeks op dezelfde pagina aan deelnemers toe te wijzen.
Het is niet nodig om e-mails, notities en documenten te doorzoeken om erachter te komen wie aan wat moet werken en wanneer. Alles staat op een centrale plek en is voor iedereen toegankelijk.
Maak een einde aan zinloze vergaderingen
Amerikaanse bedrijven geven elk jaar $ 37 miljard uit aan onnodige vergaderingen. Stop met geld verspillen aan onproductieve gesprekken en denk bewuster na over hoe en waarom je samenkomt met je team. Werk vroeg en vaak samen, zodat je agenda er niet meer uitziet als een verloren spelletje Tetris. Hoewel je vergaderingen waarschijnlijk niet helemaal kunt omzeilen, kun je vergaderingen wel effectiever en doelgerichter maken en meer tijd vrijmaken door minder te vergaderen.
Met Confluence kun je eenvoudig elk aspect van een coöperatieve vergadering beheren, van brainstormen tot taken voltooien. Ga aan de slag met ons free-abonnement!
