Teambijeenkomsten waar niemand bang voor zal zijn
Tips om vergaderingen de moeite waard te maken
Onderwerpen zoeken
De klachten over vergaderingen kennen we allemaal. Ze zijn niet productief. Ze nemen kostbare tijd in beslag. Ze zijn vervelend en ze leiden ons af van de dingen waar we eigenlijk aan zouden moeten werken.
Toch bleek uit een enquête dat professionals 21% van hun werktijd besteden aan vergaderingen. Kan het nog erger? Diezelfde ondervraagden vinden dat minstens een kwart van die vergadertijd totaal verspilde tijd is. Het is niet gek dat de meesten van ons diep zuchten als er weer een vergadering op onze al volle agenda's staat.
Het zit zo: teamvergaderingen zijn een noodzakelijk onderdeel van de werkwereld. Als je ze goed inplant en leidt, kun je je team stimuleren om ideeën te bedenken, problemen op te lossen en doelen te bereiken.
Dat roept de vraag op: hoe leid je een effectieve vergadering zodat er echt wonderen kunnen worden verricht? Hoe kun je ervoor zorgen dat deze bijeenkomst een productief gebruik is van de tijd van je team, en niet weer vervelende verspilling van werktijd?
In deze handleiding staat alles wat je moet weten om het maximale uit je teamvergaderingen te halen (en als je twijfelt, kan het nooit kwaad om wat gebak mee te nemen).
Wanneer een teamvergadering nodig is en wanneer niet
We hebben allemaal wel eens een vergadering verlaten en gedacht: 'Nou, dat had in een e-mail kunnen staan!'
Een manier om klachten over je eigen vergaderingen te vermijden, is door ervoor te zorgen dat je alleen iets op de agenda zet als het nodig, en niet omdat je het gevoel hebt dat het weer tijd wordt voor een gesprek.
Hoe weet je waar je binnen dat spectrum valt? Gebruik de onderstaande signalen om je eigen situatie te diagnosticeren en om te bepalen of een teamvergadering echt nodig is.
Plan die vergadering in als . . .
1. Je hebt een duidelijk doel.
Elke vergadering heeft een duidelijke missie of doelstelling nodig, anders heeft het echt geen zin om samen te komen. Wat hoop je te bereiken? Wil je een probleem oplossen? Een tijdlijn plannen? Een uitdaging bespreken? Brainstormen over een idee? Zorg ervoor dat je een duidelijk leermoment kunt aanwijzen voordat je een vergadering op de kalender zet. Lukt dat? Plan de vergadering dan in.
2. Je hebt een agenda gemaakt.
Als je eenmaal je missie hebt bepaald, moet deze voor iedereen duidelijk zijn. Laat de rest van het team weten wat je gaat bespreken en wat je probeert te bereiken. Een probleem waar organisatoren van vergaderingen vaak last van hebben, is dat ze in de verkeerde volgorde werken. Ze plannen een vergadering in en gaan vervolgens pas bedenken waar ze over willen vergaderen. In plaats daarvan is het slimmer om eerst je agenda te plannen en dan pas de vergadering in te plannen. Heb je je agenda voorbereid? Plan dan je vergadering in.
3. Je weet precies wie je moet uitnodigen.
Er is niets erger dan gedwongen te worden een vergadering bij te wonen die helemaal niet relevant is voor jou. Dit is nog een reden waarom een vooraf opgestelde agenda nuttig is. Als je weet wat je wilt bespreken, krijg je een goed beeld van wie je moet uitnodigen. Dus als je precies weet wie je wilt uitnodigen, dan heb je waarschijnlijk ook een goed overzicht van alle andere details. Het is gerechtvaardigd om tijd in te plannen.
Sla die vergadering over als . . .
1. Je deelt gewoon informatie.
Hoef je alleen een projectupdate te geven of iedereen laten weten dat je het menu voor teamuitjes hebt veranderd van pizza naar taco's? Heb je een korte update of op feiten gebaseerde informatie die waarschijnlijk niet tot een lopende discussie zal leiden? Daar zijn e-mails of een chatberichten voor bedoeld. Het is veel sneller dan iedereen bij elkaar te krijgen en bovendien kunnen mensen het terugvinden als ze het vergeten zijn. Er zijn een paar uitzonderingen op deze regel: denk aan algemene vergaderingen van het bedrijf en directievergaderingen.
2. Je houdt de vergadering puur om hem te houden
Dit klinkt misschien pijnlijk voor de hand liggend als je het leest, maar het gebeurt vaker dan je denkt, vooral bij regelmatig geplande of terugkerende vergaderingen. Deze vast ingeplande vergaderingen veranderen vaak in verheerlijkte theekransjes of statusupdates, in plaats van productieve gesprekken. Dus als er een regelmatige vergadering in de agenda van je team staat, zorg er dan voor dat je die regelmatig opnieuw evalueert om er zeker van te zijn dat het echt de moeite waard is.
3. Je hebt je niet voorbereid.
Zijn je ondersteunende materiaal, zoals een creatieve samenvatting, een slidedeck of wat je ook nodig hebt om je punt duidelijk te maken, helemaal klaar voor gebruik? Is je agenda al uitgestippeld en klaar om gedeeld te worden? Zo niet, dan is het te vroeg om die vergadering in te plannen. Natuurlijk, je hebt misschien nog wat vrije tijd om dit te regelen nadat je een vergadering hebt ingepland. Maar dat allemaal voor elkaar krijgen duurt vaak langer dan je zou denken. Het zou vervelend zijn als de vergadering begint terwijl je nog steeds de helft mist van wat je nodig hebt.
Zo organiseer je een effectieve teamvergadering
Oké, dus je hebt een doel, een agenda en je lijst met mensen die zijn uitgenodigd en je bent ervan overtuigd dat je vergadering noodzakelijk is. Hoe kun je er nu voor zorgen dat alles soepel verloopt? Gebruik deze strategieën.
1. Pas de vergadering aan jouw agenda aan.
We vallen niet graag in herhaling en inmiddels weet je hoe belangrijk het hebben van een agenda is voor een geslaagde teamvergadering. Maar naar verluidt heeft 63% van de vergaderingen geen vooraf geplande agenda.
Zorg ervoor dat jij niet onder die statistiek valt. Een agenda is verrassend eenvoudig samen te stellen (en zeker de moeite waard). In de meest eenvoudige vorm is het een korte beschrijving waarin het volgende wordt opgesomd:
- Datum en tijdstip van de vergadering
- Het doel van de vergadering
- Afdelingen of mensen die aanwezig zijn
- Onderwerpen die besproken moeten worden
- Wie leidt de discussie over welk onderwerp
- Hoeveel tijd wordt er aan elk onderwerp besteed
En dat is echt alles wat je nodig hebt. Als je dat precies op papier zet en deelt voorafgaand aan je gesprek, krijg je de broodnodige structuur (om nog maar te zwijgen over tijdmanagement) voor je vergadering.
2. Deel ondersteunende documenten van tevoren.
Je wilt geen kostbare vergadertijd verspillen, maar toch gebeurt het vaak, vooral als je de eerste 10 minuten nodig hebt om iedereen op de hoogte te brengen van waar je het over gaat hebben.
Sla dat over door de agenda en andere ondersteunende documenten (zoals creatieve overzichten, tijdlijnen, slidedecks, grafieken, rapporten, enz.) minstens één volledige werkdag voor je geplande vergadering met alle deelnemers te delen.
Zo heeft iedereen tijd om de kern van de vergadering te bekijken en te verwerken en kan iedereen aansluiten met de beste vragen en suggesties.
3. Beperk het aantal zijsprongen.
Wat kan jouw vergadering doen ontsporen? Willekeurige onderwerpen en zijsprongen die niets te maken hebben met het doel van de vergadering. is het echt nodig om te discussiëren over hoe je de achternaam van die klant uitspreekt?
Voorkom eindeloze discussies binnen je team. In plaats van het gesprek aan te gaan, kun je het team vertellen dat je het probleem noteert, zodat je er op een ander tijdstip op terug kunt komen.
Soms wordt dit de 'parkeermethode' genoemd, omdat je dat onderwerp even aan de kant zet terwijl je verdergaat met agenda.
4. Stel deze regel in: schermen zijn niet toegestaan.
Wil je productieve vergadering houden? Dan moet iedereen gefocust en betrokken zijn. Dat is onmogelijk als alle deelnemers naar hun eigen scherm zitten te kijken en e-mails beantwoorden of door Instagram scrollen.
Tenzij de deelnemers hun apparaten nodig hebben voor het gesprek of voor activiteiten die je hebt gepland, vraag ze dan om deze op hun bureau te laten liggen. Je zou zelfs kunnen overwegen om buiten de vergaderruimte een verzamelbak neer te zetten om mensen aan je nieuwe regel te herinneren. Op die manier kunnen jullie allemaal gefocust blijven op wat het belangrijkst is: het gesprek.
5. Let op de tijd.
Om te beginnen is het heel belangrijk dat de vergadering op tijd begint en eindigt. Dit getuigt niet alleen van respect voor ieders planning, het betekent ook dat je het meeste uit de minuten haalt die je hebt. Bekijk het zo: als je vijf minuten te laat begint voor een vergadering van een half uur, heb je al 17% van jullie tijd samen gemist. Oei!
Maar buiten de begin- en eindtijd is het gemakkelijk om de tijd uit het oog te verliezen wanneer het gesprek echt op gang komt. Het helpt zeker om vaste tijdvakken in je agenda te hebben staan, maar je moet daadwerkelijk op de tijd letten en je aan dat plan houden.
Denk je dat dat niet lukt terwijl je de discussie leidt? Wijs aan het begin van de vergadering een tijdwaarnemer toe die je een vriendelijke reminder kan geven als het einde van het toegewezen tijdvak nadert.
6. Vat samen en deel.
De agenda is belangrijk, maar dat geldt ook voor de samenvatting van de vergadering. Vat na het gesprek de belangrijkste punten samen in een document of e-mail en stuur dit naar alle deelnemers van de vergadering (en naar alle anderen die op de hoogte moeten worden gebracht). De samenvatting van de vergadering moet het volgende bevatten:
- Korte aantekeningen over de behandelde onderwerpen
- Actie-items en aan wie ze zijn toegewezen (met deadlines!)
- Alle 'geparkeerde' items waar je later weer op terugkomt
Door dit allemaal op papier te zetten, is het voor iedereen duidelijk wat de volgende stappen zijn en wat jullie allemaal hebben besproken en afgesproken hebben om te doen. De samenvatting geeft je ook een verslag waar je tijdens de volgende vergadering naar kunt teruggaan om er zeker van te zijn dat niets wordt vergeten.
