Inzicht in de fases van projectmanagement
Van planning to afronding, en alles daartussenin
Onderwerpen zoeken
Een project kan worden opgedeeld in vijf fases van projectmanagement: het begin, de planning, de uitvoering, de controle en de afsluiting. Deze vijf fases zijn de leidraad voor jou en je team, zodat de planning van al jullie projecten een fluitje van een cent wordt.
Laten we Sofia als voorbeeld nemen. Ze is de leidinggevende van het HR-team binnen een bedrijf. Het team staat voor de lastige klus om het onboardingproces voor nieuwe werknemers in een nieuw jasje te steken.
Voor Sofia heeft een project twee fases: je begint eraan, en dan maak je het af. En zij is niet de enige die deze fout maakt.
Projecten bestaan namelijk uit veel meer fases. Je kunt het vergelijken met een cake bakken. Je kunt van een verzameling willekeurige ingrediënten niet zomaar een heerlijke geglazuurde cake maken. Er komt veel meer bij kijken: een ritje naar de supermarkt, ingrediënten klaarleggen, experimenteren met smaken en alle stappen daartussenin.
De fases van projectmanagement staan voor de verschillende stappen die je neemt om je project af te ronden. Als je die stappen eenmaal doorhebt, kun je strakke projectplanningen samenstellen, realistischere tijdlijnen maken en projecten op strategische en geordende wijze afronden.
Laten we kijken hoe de levenscyclus en de fases van een project eruitzien. We nemen Sofia en haar team weer als voorbeeld.
De 5 stappen van de levenscyclus van projectmanagement
Vijf fases lijkt misschien wat veel, vooral als je gewend bent dat projecten alleen bestaan uit een begin en een einde. Elke fase is erop gericht om de beste resultaten voor je project te leveren.
De fases hebben net als het alfabet een vaste volgorde. De voordelen van de levenscyclus van projectmanagement komen alleen naar voren als je de fases in de juiste volgorde doorloopt.
Fase 1: het begin van het project
Sofia en haar team staan te popelen om het onboardingproces voor hun werknemers in een mooi nieuw jasje te steken. Veel mensen beginnen meteen met een planning en tijdlijn. Maar daar wachten we nog even mee.
Planning is niet de eerste stap in de levenscyclus van een project. We zitten nu nog in de beginfase.
In deze fase is het project niet echt goedgekeurd; het project is nog niet officieel bezig. Het team van Sofia houdt zich nog niet bezig met de details en kijkt vooral naar het groter geheel. De vraag luidt: heeft dit project toegevoegde waarde? Om daarachter te komen, moet het team deze vragen beantwoorden:
- Wat is de business case voor het project?
- Wat is het voordeel als dit project wordt afgerond? (Bijvoorbeeld: welk groter bedrijfsdoel wordt hiermee behaald?)
- Wat zijn de belangrijkste te leveren producten?
- Wanneer is het project geslaagd?
Nadat Sofia en haar team de hersens hebben gekraakt over deze vragen, is dit de conclusie:
- Business case: het bedrijf waar Sofia werkt, heeft te maken met personeelsverloop. De meerderheid van de werknemers vertrekt binnen de eerste 12 maanden van hun dienstverband.
- Voordeel: met een nieuw onboardingproces profiteren nieuwe werknemers tijdens hun eerste maanden van meer overzicht, duidelijkere communicatie en meer betrokkenheid. Zo blijven ze hopelijk langer bij het bedrijf.
- Te leveren producten: het HR-team heeft een gedocumenteerde procedure nodig die kan worden geraadpleegd en bijgewerkt. Ook moet er een online dashboard voor nieuwe werknemers komen, dat ze gedurende de eerste maanden kunnen gebruiken.
- Statistieken voor succes: een toename van 15% in het personeelsbehoud tegen het einde van het vierde kwartaal en positieve feedbackscores van minstens 85% van de nieuwe werknemers.
Al deze elementen worden in een projectoverzicht gezet. Het team van Sofia kan dit raadplegen om meteen een duidelijk beeld te krijgen van het project.
Zodra het team al deze factoren heeft doorgenomen, is het tijd om deze vraag te beantwoorden: is het project haalbaar en de moeite waard om door te zetten?
Zo ja, dan krijgt het team (indien nodig) goedkeuring voor het project en begint de volgende fase. En zo niet? Geen reden tot paniek. Het team gaat terug naar de tekentafel en kijkt of eventuele problemen kunnen worden opgelost, bijvoorbeeld door een project poster-sjabloon te gebruiken.
Fase 2: projectplanning
Nu Sofia het project op breed vlak heeft gedefinieerd, kan ze wat dieper ingaan op de details. In deze fase gaat ze met haar team aan de slag om een plan te maken.
Zelfs als je niet kunt wachten om je handen uit de mouwen te steken, is het belangrijk dat je niets overslaat tijdens de planningsfase. Als je een effectieve planning hebt, vermijd je een hoop belangrijke redenen waardoor projecten mislukken. Een paar van die redenen zijn een onnauwkeurige visie en doelen, slechte communicatie en onjuiste tijdsinschattingen.
Voor planning is ook veel tijd en energie nodig. Zorg er dus voor dat je hier aan het begin van je project genoeg tijd voor vrijmaakt.
De vragen die Sofia en haar team in deze fase gaan beantwoorden, zijn onder andere:
- Wat is het doel van dit project?
- Wat zijn de kritieke prestatie-indicatoren (KPI's)?
- Wat is de scope?
- Wat is het budget?
- Wat zijn de risico's?
- Welke teamleden zijn erbij betrokken?
- Welke taken zijn erbij betrokken?
- Welke mijlpalen moeten worden behaald?
Om een doel voor het project te definiëren, is het handig om het SMART-principe te gebruiken. SMART staat voor specific (specifiek), measurable (meetbaar), achievable (haalbaar), relevant (relevant) en time-bound (tijdgebonden).
Met dat acroniem in het achterhoofd definiëren Sofia en haar team het volgende doel voor hun onboardingproject voor werknemers:
Een nieuw onboardingproces voor werknemers maken dat nieuwe medewerkers opleidt en zorgt voor betrokkenheid, waarmee het personeelsbehoud met 15% toeneemt. Dit nieuwe programma moet op 25 januari 2021 worden geïntroduceerd.
Nu weten Sofia en haar team precies waar ze hun pijlen op moeten richten. Maar dat doel kan alleen worden bereikt als er flink voor wordt gewerkt. Het team moet uitzoeken welke taken er allemaal gedaan moeten worden.
Een work breakdown structure (WBS), oftewel een taakverdeling, kan hierbij helpen. Met een WBS wordt het hele project in taken verdeeld die overzichtelijk in kaart worden gebracht. Zo ziet iedereen meteen alle actie-items van het project. Dit zijn de taken die Sofia en haar team hebben vastgesteld:
- Huidige werknemers vragen om feedback over het huidige onboardingproces
- Managers vragen wat ze willen toevoegen aan het proces
- Een algemene stroom maken van een nieuw onboardingproces/90-daags plan
- Instructievideo's opnemen die moeten worden toegevoegd aan het medewerkersdashboard voor nog meer overzicht
- Een digitaal dashboard voor werknemers bouwen
- Een portal maken waar nieuwe werknemers om hulp kunnen vragen
- Ontwerpprocedures en checklisten voor het onboardingproces opstellen
- Video's en documentatie uploaden naar het dashboard
Als het team eenmaal weet wat er nodig is voor het project, wordt het een stuk makkelijker om uit te zoeken hoeveel tijd het gaat kosten, welke benodigdheden er nodig zijn en waar het team moet beginnen.
Zo weet het team ook wie een belangrijke rol speelt in het project. In dit geval zijn dat het HR-team, het team voor webontwikkeling, graphic designers en het contentteam. Ook wordt zo duidelijk wat de afhankelijkheden van de taken en resources zijn. Deze afhankelijkheden zijn aspecten van het project die verband houden met een ander project.
Dit is een voorbeeld van de afhankelijkheid van een taak: materialen kunnen niet naar het werknemersdashboard worden geüpload voordat er een dashboard is. De ene taak moet worden afgerond voordat je aan de volgende kunt beginnen. Of misschien kan het team voor webontwikkeling niet bijspringen bij dit project, omdat ze eerst nog bezig zijn met het herontwerp van de bedrijfswebsite. Soms is een vereiste resource niet meteen beschikbaar, omdat die afhankelijk is van iets anders.
Het team van Sofia kan nu rekening houden met die afhankelijkheden en de taken in de juiste volgorde zetten. Tot slot worden er op afzonderlijke to-dolijstjes aan elke stap deadlines toegewezen.
Als dat allemaal is gebeurd, is het zover: het projectplan is klaar. Zorg ervoor dat het ergens wordt gedocumenteerd en opgeslagen, zodat het hele team het kan bekijken. Confluence is een handige tool hiervoor.
Fase 3: uitvoering van het project
In deze fase wordt er pas echt veel werk verzet.
Dit is het moment waarop het team van Sofia de koe bij de horens vat en aan de slag gaat met de projecttaken. Er worden onder andere procedures vastgesteld, video's opgenomen en enquêtes afgenomen.
Terwijl ze de to-do's blijven uitvoeren, zullen ze ook bezig zijn met de volgende fase...
Fase 4: het project controleren
Laten we teruggaan naar ons voorbeeld van een cake bakken. Lees je het recept één keer vluchtig door en kun je dan meteen de allerbeste cake van je leven bakken? Waarschijnlijk niet.
Je leest het recept nog eens door terwijl je de eieren klutst en het beslag maakt, zodat je zeker weet dat je alles goed doet. Je kijkt elke vijf minuten in de oven om er zeker van te zijn dat de bovenkant niet verbrandt. Je houdt je heerlijke baksel altijd goed in de gaten.
Voor projecten geldt precies hetzelfde. En daar draait de controlefase om. Deze fase loopt samen met de uitvoerfase. Sofia controleert regelmatig of alles volgens plan verloopt en checkt of het team:
- De deadlines van taken haalt
- Scope-creep vermijdt
- Zich aan het budget houdt
- Op het doel gericht blijft (het is soms lastig om het overzicht te houden wanneer je bezig bent met een project, omdat je door de bomen het bos niet meer ziet)
Controle is veel makkelijker wanneer je projectmanagementsoftware gebruikt. Je hebt dan een beter overzicht van het heel project en alle relevante gesprekken en informatie zijn op één plek te vinden.
Ook zijn regelmatige vergaderingen handig om ervoor te zorgen dat het team precies weet wat er gaande is. Met dit sjabloon voor notulen van wekelijkse vergaderingen kun je makkelijk alle discussieonderwerpen, beslissingen en actie-items bijhouden.
Misschien merkt Sofia gaandeweg dat niet alles volgens plan verloopt. Ze kan dan de koers van het team corrigeren of het oorspronkelijke projectplan aanpassen.
Fase 5: afsluiting van het project
Het team heeft het voor elkaar gekregen: er is een nieuw en verbeterd onboardingproces voor werknemers. Dat moet gevierd worden met een teamuitje, zodat iedereen het project achter zich kan laten.
Maar voordat het project in de archiefkast verdwijnt, moet deze afsluitende fase worden afgerond om alle losse eindjes aan elkaar te knopen. Deze fase bestaat uit:
- Een postmortem of nabespreking houden om te bespreken wat er goed ging en wat de volgende keer beter kan.
- Indien nodig een afsluitend projectrapport opstellen en presenteren aan belanghebbenden.
- Alle projectdocumentatie op een veilige plek opslaan. Zo kan deze later altijd nog worden teruggevonden. Tip: met Confluence kun je alles op één handige plek bewaren.
Na al dat harde werk is het wel zo netjes om alles goed af te ronden. Hoewel de daadwerkelijke projecttaken achter je liggen, is een goede afsluiting ook erg belangrijk. Zo maak je de weg vrij voor andere projecten.