Opslag en tracking van documenten met Confluence

Je cross-functionele team behandelt veel projectdocumenten binnen hun workflow. Van contracten tot voorstellen tot creatieve instructies en strategieën, je team heeft dagelijks toegang tot allerlei belangrijke en vertrouwelijke informatie. Je moet bepalen wie deze documenten kan opslaan, bekijken en bewerken. En met Confluence kun je precies dat doen.

Als je paginabeperkingen en -rechten gebruikt, kun je bepalen wie toegang krijgt tot je Confluence-spaces, -pagina's en alle ingesloten bestanden of bijgevoegde documenten. Paginabeperkingen zijn echter anders dan rechten.

• Paginabeperkingen: Confluence-pagina's kunnen standaard worden bekeken en bewerkt. Maar als dat nodig is, kun je het bekijken of bewerken (of beide) beperken. Beheerders kunnen beperkingen wijzigen op individueel paginaniveau of op bovenliggend niveau, waarbij de onderliggende pagina's die beperkingen overnemen.

• Rechten: rechten vinden plaats op algemeen of space-niveau. Confluence-beheerders wijzen algemene rechten voor de hele site toe. Ze hebben betrekking op zaken als of een teamgenoot een space kan aanmaken of kan inloggen. Spacerechten bepalen de toegangsinstellingen voor verschillende groepen en individuele gebruikers. Ze hebben betrekking op zaken als rechten om inhoud binnen een space te bekijken, toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen.

Zie Confluence-spaces als een huis. Je kunt iedereen een sleutel voor je voordeur geven (rechten), maar dat betekent niet noodzakelijk dat ze toegang hebben tot alle kamers in je huis (paginabeperkingen).

Als je Confluence als je trackingsysteem voor documenten gebruikt, kan het zijn dat je veel pagina's beperkt voor verschillende gebruikers. Misschien moet je documenten bewaren en beveiligen om te voldoen aan de HIPAA of om documenten zoals budgetten of beoordelingen van werknemers te beschermen. Als je merkt dat je verschillende beperkingen instelt voor verschillende paginagebruikers in je documentbeheersysteem, kun je overwegen om speciaal voor deze gevoelige bestanden een nieuwe space aan te maken. Als je eenmaal een nieuwe beperkte space hebt aangemaakt, kun je alleen rechten geven aan belanghebbenden die er toegang toe nodig hebben, in plaats van individuele gebruikers te beperken.

Met de weergaven van paginageschiedenis en paginavergelijkingen in Confluence haal je het beste uit het bijhouden van documenten, samen met een audittraject van paginawijzigingen. Het systeem stuurt ook vervolgmeldingen naar iedereen die de pagina bekijkt.

Met de paginageschiedenis van Confluence kun je wijzigingen en herzieningen tussen verschillende paginaversies bijhouden en vergelijken en kun je, indien nodig, eerdere versies van de pagina herstellen. Dit niveau van versiebeheer geeft je niet alleen de mogelijkheid om wijzigingen gemakkelijk te bekijken en aan te brengen, maar biedt ook een zekere mate van transparantie voor iedereen die toegang heeft tot de pagina.

Wanneer je een specifieke versie van een Confluence-pagina bekijkt, zijn de volgende functies beschikbaar:

• Huidige versie: bekijk de nieuwste versie van de pagina.
• Vergelijking met de huidige versie: vergelijk de verschillen tussen de nieuwste versie van de pagina en de pagina die je bekijkt.
• Deze versie herstellen: zet de inhoud van een vorige versie van de pagina terug.
• Paginageschiedenis bekijken: bekijk de lijst met herzieningen en versies van pagina's.

• Vorige en volgende: kijk naar de vorige of volgende versies van pagina's.

Hoewel het niet mogelijk is om individuele wijzigingen te zien die zijn aangebracht door personen die zijn toegestaan op een specifieke pagina, kun je wel de namen zien van de mensen die hebben bijgedragen aan een bepaalde versie van een pagina.

Volgens McKinsey besteden (verspillen) werknemers 20% van hun dag aan het zoeken naar en verzamelen van informatie. Dit is tijd die ze zouden kunnen besteden aan iets dat productiever is.

Een van de belangrijkste functies van Confluence is een ingebouwde zoekfunctie, mogelijk gemaakt door Atlassian Intelligence (AI). AI-zoekopdrachten in Confluence doen meer dan gebruikers relevante documentatie laten vinden. Het leert van je organisatie. Unieke projectnamen of acroniemen worden onderdeel van de doorzoekbare database. En dat alles kan zo toegankelijk of ontoegankelijk worden gehouden als je wilt dankzij uitgebreide rechten.

Wanneer gebruikers in Confluence zoeken, zoekt het platform naar inhoud in alle workspaces (inclusief persoonlijke spaces), space-omschrijvingen, persoonlijke profielen, mail en pagina's. De zoek- en trackingrfuncties scannen ook de inhoud van sommige bijgevoegde bestanden, zoals PDF's, Microsoft Word-documenten, PowerPoint-presentaties en Excel-spreadsheets. De resultaten die gebruikers zien, zijn gebaseerd op hun individuele Confluence-rechten, zodat ze alleen de inhoud zien die ze mogen zien.

Gebruikers kunnen hun zoekopdracht verfijnen met interactieve filters. Ze kunnen zoeken binnen en met behulp van de volgende parameters:

• Binnen een space: de space waarin het teamlid zich momenteel bevindt, wordt standaard bovenaan weergegeven, maar gebruikers kunnen inhoud vinden in een andere space of in een andere lijst met spaces.
• Door een specifieke persoon: met de filter 'bijdrager' kunnen gebruikers inhoud vinden die door individuele personen is gewijzigd, aangemaakt, bijgewerkt of op is gereageerd. Wanneer gebruikers een gebruikersnaam beginnen te typen, toont Confluence mogelijke resultaten in realtime.
• Per inhoudstype: met de filter 'type' worden alleen resultaten weergegeven die specifieke inhoudstypen zijn, zoals pagina's, opmerkingen, gebruikersprofielen of blogposts.
• Binnen een bepaald tijdsbestek: in de filter 'datum' wordt alleen inhoud weergegeven die voor het laatst binnen een bepaalde periode is gewijzigd, aangemaakt, bijgewerkt of op is gereageerd.
• Met een specifiek label: de filter 'label' zal alleen inhoud weergeven die een bepaald label heeft. Om deze functie voor het bijhouden van bestanden te gebruiken, kunnen teamleden beginnen met het typen van de labelnaam en een keuze maken uit een lijst van mogelijke resultaten.

• Binnen een spacecategorie: spacebeheerders kunnen spaces indelen in categorieën voor locaties, onderwerpen en afdelingen van teamgenoten. Gebruikers kunnen zoeken naar mogelijke categorieën in de spacemap of beginnen met het typen van een categorienaam om documenten te vinden binnen een groep gerelateerde spaces.

Je kunt ook de geavanceerde zoekopties van Confluence gebruiken om meer filters toe te voegen, zoals datumbereik, maker, titel of verouderde pagina. Als je op zoek bent naar een gebruiksvriendelijke softwareoplossing voor het bijhouden van documenten, dan is de zoekfunctie van Confluence een geweldige plek om te beginnen.

Je bedrijf heeft te maken met veel bewegende onderdelen — individuen, groepen, projecten en bestanden — en je hebt een teamworkspace nodig die gelijke tred kan houden. Met Confluence krijg je meer dan een kennis- en samenwerkingsplatform: je krijgt ook een holistische tool voor het bijhouden en opslaan van documenten.

Probeer Confluence vandaag nog en ontdek hoe je keuze in een documentbeheersysteem je kan helpen de kwetsbare gegevens van je organisatie te beschermen, de kostbare tijd van je team te besparen en de bedrijfsresultaten te verbeteren.