Het besluitvormingsproces beheren: een uitgebreide handleiding voor succesvolle teams

Het belang van effectieve besluitvorming

Van projecten tot planning: het nemen van effectieve beslissingen vergt oefening en legt de basis voor je succes. Kleine, snelle beslissingen kunnen zorgen voor enige flexibiliteit, maar beslissingen met een grote impact zijn moeilijker terug te draaien. Als je opties, risico's en kansen succesvol wilt kunnen afwegen, moet je dus flexibel zijn en blijven verfijnen.

Welke technieken je ook kiest en hoe je je leiderschapsstijl ook uitdraagt, het is belangrijk om steun te krijgen van je hele team en ervoor te zorgen dat je duidelijke processen opzet die je in de toekomst efficiënt kunt herhalen.

Technieken, stijlen en benaderingen voorn besluitvorming

Weten wat je besluitvormingsstijl is, belet je niet van het nemen van weloverwogen beslissingen. Hoewel we allemaal een zekere mate van persoonlijke en professionele intuïtie hebben om te vertrouwen, wordt effectieve besluitvorming ondersteund door analyses, onderzoek en feiten. Uit een onderzoek van PwC onder senior executives bleek dat organisaties die met gegevens werken drie keer meer kans hebben op verbeteringen in de besluitvorming dan organisaties die minder afhankelijk zijn van gegevens.

Er zijn talloze besluitvormingsmodellen die leiden tot weloverwogen keuzes. Het vinden van de juiste techniek is afhankelijk van de samenstelling van je team en je leiderschapsstijl. Veel teams geven de voorkeur aan een SWOT-analyse, waarin de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van de beslissing worden beschreven om de voordelen en risico's nauwkeurig in te schatten.

Technieken, stijlen en benaderingen voorn besluitvorming

Weten wat je besluitvormingsstijl is, belet je niet van het nemen van weloverwogen beslissingen. Hoewel we allemaal een zekere mate van persoonlijke en professionele intuïtie hebben om te vertrouwen, wordt effectieve besluitvorming ondersteund door analyses, onderzoek en feiten. Uit een onderzoek van PwC onder senior executives bleek dat organisaties die met gegevens werken drie keer meer kans hebben op verbeteringen in de besluitvorming dan organisaties die minder afhankelijk zijn van gegevens.

Er zijn talloze besluitvormingsmodellen die leiden tot weloverwogen keuzes. Het vinden van de juiste techniek is afhankelijk van de samenstelling van je team en je leiderschapsstijl. Veel teams geven de voorkeur aan een SWOT-analyse, waarin de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van de beslissing worden beschreven om de voordelen en risico's nauwkeurig in te schatten.

1. End-to-end agile project management: Jira Software

Jira Software facilitates breaking complex projects into manageable sprints, so businesses can deliver continuous value to their customers through iterative development and project management. Whether tracking sprint tasks, customer issues, or bugs, Jira gives project managers the tools to map dependencies, identify roadblocks, and remain always current on status.

Jira Software natively integrates with Jira Work Management, allowing project managers to merge tasks from other areas, such as marketing, for a holistic view of the project. This allows teams to work the way they are accustomed to while standardizing project management across the company.

Combining Jira Software and Confluence creates a seamless end-to-end project management solution, enabling real-time collaboration, documentation, and efficient sharing of supporting information. Everything related to the project, such as roadmaps, specifications, user stories, customer input, and more remains accessible and discoverable during and after the project.   

Together, Jira Software, Confluence, and Jira Work Management provide a complete solution with a variety of Jira and project management templates to help teams get started immediately.

While Jira Software is often used by software development teams, it’s also used across a variety of disciplines, including marketing, finance, legal, and more.

2. Cross-team visibility: Jira Work Management

Coordinating projects across multiple teams, like development and marketing, often highlights each discipline's unique work approach. Good project managers don't impose rigid structures but instead work within each team's processes.

Jira Work Management synchronizes tasks across the company to encompass all teams involved with a collaborative approach. Such work management solutions allow project managers to identify dependencies between business areas, manage resource allocation, and track tasks related to the project in one visual workflow. This engages and motivates the broader team for faster and more accurate results.

3. Knowledge management: Confluence

Every project generates supporting information that team members need to meet the goals. User stories, requirements, product specifications, and external details like integration information should all be easily accessible and linked to the project.

Confluence provides a central repository that brings knowledge management into the product development lifecycle.

4. Real-time communication: Slack

Slack offers instant access to team members all over the world for quick and efficient interactions. During customer meetings, it empowers team members to gather updates, ask questions, and find information without interrupting the flow of the meeting.

Slack also supports channels, which are groups of teams working on similar tasks or with similar skills, to enhance communication and maintain focus. Many remote teams find that Slack keeps them connected, fostering a sense of collaboration similar to working in the same office.

Slack integrates with Jira Software, allowing teams to set notifications on issues and tasks, tag team members, and capture discussions.

5. Project collaboration: Confluence

Confluence supports easy collaboration in one central repository for the project’s supporting information. During discovery, this includes customer feedback, roadmaps, and requirements. Once in progress, the product specification is critical for keeping the team focused. After the fact, during the project retrospective, the team can capture wins and identify opportunities for improvement.

With Confluence, team members can collaborate in real-time by creating and editing pages, adding images, code, and tables, and tagging others. Project managers can also link Jira tasks to Confluence documents, ensuring a single source of truth.

6. Task management automation: Jira Software

Real-time visual status updates make Jira Software an effective tool for task management, and with Jira automation, teams can focus on important things instead of busy work.

Its built-in templates allow teams to easily identify repetitive tasks and automate them. Anyone on the agile team can sync tasks across projects and products because it doesn't require coding. Jira automation also integrates with commonly used tools such as Slack, Bitbucket, and GitHub.

7. Online whiteboard and visual planning: Confluence

Confluence whiteboards give teams a collaborative space for brainstorming, visualizing, and turning ideas into actions in real-time or asynchronously. Features such as stamps, votes, timers, and more make it easy to share ideas and make collaborative decisions, even for remote teams. Teams can also connect decisions to Jira issues and other project areas without leaving the whiteboard.

8. Prioritization and roadmapping: Jira Product Discovery

Before teams can develop solutions, they must first define the product strategy and roadmap. Jira Product Discovery is a centralized tool for capturing and prioritizing ideas, aligning stakeholders, and building the roadmap.

With collaborative idea generation, teams can prioritize ideas based on impact versus effort, which supports Scrum activities such as backlog refinement and sprint planning. Jira Product Discovery includes templates for end-to-end product development, including strategy and roadmaps, requirements, and task tracking—all of which are customizable.

9. Async video messaging: Loom

Asynchronous communication allows team members to stay focused on the work until a natural break is available to receive updates and new information. Project managers are careful to update the team when it makes the most sense for each member. 

Loom lets project managers turn non-urgent information into videos that team members can fit into their own schedules. With today’s geographically dispersed teams, it allows everyone to remain informed, no matter what time zone they work in.

Stappen die je moet nemen in het besluitvormingsproces

De eerste stap die je moet zetten om een beslissing te nemen, is het probleem identificeren dat je team moet oplossen. Maak een Confluence-pagina waar je het probleem kunt visualiseren en waar je kunt zien wie verantwoordelijk is om het op te lossen. Als het probleem duidelijk is omschreven, zorgt dat ervoor dat iedereen begrijpt welke beslissing moet worden genomen en waarom. Wat is de impact van het probleem? Wat zijn de doelen op basis waarvan je kunt bevestigen dat je oplossing een succes is?

Geef dan een overzicht van de issue. Verzamel informatie en gegevens die bepalen wat de oorzaak van het probleem is of waardoor een oplossing wordt voorkomen. Dit kan marktonderzoek, bedrijfsgegevens, persoonlijke inzichten en populair nieuws omvatten. Stel een tabel samen waarin de risico's en voordelen van mogelijke oplossingen worden beschreven om je team van tevoren voor te bereiden.

Moedig je team aan om dat overzicht te bekijken en in een vroeg stadium feedback te geven, zodat ze eventuele ontbrekende zaken of obstakels kunnen identificeren voordat je het probleem uitwerkt. Ze kunnen misschien ook bijdragen aan je onderzoek en meer inzichten geven waar je niet aan hebt gedacht.

Evalueer de opties van je team en gebruik een raamwerk om een beslissing te nemen. Misschien heb je een groepsinspanning nodig of een verdere evaluatie, en dat is waar je raamwerk een rol speelt. Misschien vind je dat het oorspronkelijke raamwerk dat je hebt voorgesteld, zoals een SWOT-analyse, niet grondig genoeg is voor de oplossing die je nodig hebt. Moedig je team aan om het juiste kader voor te stellen dat zal helpen om de beslissing transparant te maken en dat ook zal helpen om hun werklast duidelijk te maken.

Als je eenmaal de beslissing hebt genomen, gebruik dan tools voor projectbeheer zoals Trello of Jira Work Management om de beslissing te implementeren, te testen en te controleren. Blijf gaandeweg je voortgang documenteren in Confluence, zodat je die in de toekomst kunt raadplegen om je prestaties na te bootsen of te herhalen.

Populaire frameworks voor besluitvorming

DACI: gebruik dit framework om samen met een team tot groepsbeslissingen te komen, waarbij rollen binnen het proces worden geïdentificeerd, waaronder Aanjager, Goedkeurder, Bijdragers en Geïnformeerde personen. Gebruik gegevens en achtergrondkennis om de beslissing te ondersteunen.

Probleemframing: werk samen met je team aan probleemstellingen die een beknopte oplossing voor het probleem schetsen, op een toegankelijke en collaboratieve manier. Hierdoor kun je je beter concentreren op het begrijpen en definiëren van het probleem terwijl je je team op één lijnt brengt over de aanpak. Daarna kun je een selecte groep belanghebbenden samenstellen om tot de juiste beslissing te komen.

Compromissen: soms betekent het nemen van de juiste beslissing het sluiten van compromissen. Wat is de afweging voor het voordeel van de juiste beslissing? Werk samen met je team om beperkingen, blockers en prioriteiten te identificeren voordat je met het project begint, zodat je voorbereid bent op beslissingen voordat de obstakels zich voordoen.

OKR's: neem je beslissingen met een doel voor ogen. OKR's zijn ontworpen voor continue groei en kunnen fungeren als een 'Poolster' die je op koers houdt als je individuele beslissingen neemt tijdens een project.

Besluitvorming in Confluence

Welk model je ook kiest, je team kan samenwerken om je framework voor besluitvorming binnen Confluence op te bouwen en te documenteren. We hebben sjablonen voor DACI, SWOT-analyse, een sjabloon voor ontwerpbeslissingen, een stemtabel en meer

Besluitvorming in Confluence

Welk model je ook kiest, je team kan samenwerken om je framework voor besluitvorming binnen Confluence op te bouwen en te documenteren. We hebben sjablonen voor DACI, SWOT-analyse, een sjabloon voor ontwerpbeslissingen, een stemtabel en meer