Domina el proceso de toma de decisiones: una guía completa para un equipo con éxito
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¿Qué tienen en común los equipos con más éxito con los que has trabajado? Es probable que hayan trabajado bien juntos bajo una visión y una idea de equipo compartidas. Y es probable que tomaran buenas decisiones, en apariencia sin esfuerzo. Una toma de decisiones eficaz es fundamental para el éxito del equipo y del proyecto. Pero requiere preparación, confianza y las herramientas adecuadas.
En Atlassian, utilizamos Confluence como herramienta de gestión de conocimientos para respaldar nuestros procesos de toma de decisiones, desde la lluvia de ideas hasta la documentación de la decisión final.
La importancia de una toma de decisiones eficaz
Desde los proyectos hasta la planificación, una toma de decisiones eficaz requiere práctica y sienta las bases del éxito. Si bien las decisiones breves y rápidas ofrecen cierta flexibilidad, las decisiones de mayor impacto no son tan fáciles de revertir. Por ello, la valoración oportuna de las opciones, los riesgos y las oportunidades sería como un músculo que hay que ejercitar y desarrollar.
Independientemente de las técnicas que elijas y de cómo ejerzas tu estilo de liderazgo, también es importante conseguir el compromiso de todo el equipo y asegurarse de haber establecido procesos claros que puedas replicar de forma eficaz en el futuro.
Técnicas, estilos y enfoques de toma de decisiones
Conocer tu estilo en la toma de decisiones no te impedirá tomar decisiones informadas. Si bien todos confiamos hasta cierto punto en nuestra intuición personal y profesional, la toma de decisiones eficaz se basa en el análisis, la investigación y los hechos. Una encuesta de PwC a altos ejecutivos reveló que las organizaciones basadas en datos tienen tres veces más de probabilidades de ver mejoras en la toma de decisiones que las que confían menos en los datos.
Hay innumerables modelos de toma de decisiones que impulsan las elecciones informadas, y encontrar la técnica correcta depende de la composición del equipo y de tu estilo de liderazgo. Muchos equipos prefieren el análisis DAFO, que describe los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas de la decisión para evaluar las ventajas y los riesgos.
Técnicas, estilos y enfoques de toma de decisiones
Conocer tu estilo en la toma de decisiones no te impedirá tomar decisiones informadas. Si bien todos confiamos hasta cierto punto en nuestra intuición personal y profesional, la toma de decisiones eficaz se basa en el análisis, la investigación y los hechos. Una encuesta de PwC a altos ejecutivos reveló que las organizaciones basadas en datos tienen tres veces más de probabilidades de ver mejoras en la toma de decisiones que las que confían menos en los datos.
Hay innumerables modelos de toma de decisiones que impulsan las elecciones informadas, y encontrar la técnica correcta depende de la composición del equipo y de tu estilo de liderazgo. Muchos equipos prefieren el análisis DAFO, que describe los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas de la decisión para evaluar las ventajas y los riesgos.
1. End-to-end agile project management: Jira Software
Jira Software facilitates breaking complex projects into manageable sprints, so businesses can deliver continuous value to their customers through iterative development and project management. Whether tracking sprint tasks, customer issues, or bugs, Jira gives project managers the tools to map dependencies, identify roadblocks, and remain always current on status.
Jira Software natively integrates with Jira Work Management, allowing project managers to merge tasks from other areas, such as marketing, for a holistic view of the project. This allows teams to work the way they are accustomed to while standardizing project management across the company.
Combining Jira Software and Confluence creates a seamless end-to-end project management solution, enabling real-time collaboration, documentation, and efficient sharing of supporting information. Everything related to the project, such as roadmaps, specifications, user stories, customer input, and more remains accessible and discoverable during and after the project.
Together, Jira Software, Confluence, and Jira Work Management provide a complete solution with a variety of Jira and project management templates to help teams get started immediately.
While Jira Software is often used by software development teams, it’s also used across a variety of disciplines, including marketing, finance, legal, and more.
2. Cross-team visibility: Jira Work Management
Coordinating projects across multiple teams, like development and marketing, often highlights each discipline's unique work approach. Good project managers don't impose rigid structures but instead work within each team's processes.
Jira Work Management synchronizes tasks across the company to encompass all teams involved with a collaborative approach. Such work management solutions allow project managers to identify dependencies between business areas, manage resource allocation, and track tasks related to the project in one visual workflow. This engages and motivates the broader team for faster and more accurate results.
3. Knowledge management: Confluence
Every project generates supporting information that team members need to meet the goals. User stories, requirements, product specifications, and external details like integration information should all be easily accessible and linked to the project.
Confluence provides a central repository that brings knowledge management into the product development lifecycle.
4. Real-time communication: Slack
Slack offers instant access to team members all over the world for quick and efficient interactions. During customer meetings, it empowers team members to gather updates, ask questions, and find information without interrupting the flow of the meeting.
Slack also supports channels, which are groups of teams working on similar tasks or with similar skills, to enhance communication and maintain focus. Many remote teams find that Slack keeps them connected, fostering a sense of collaboration similar to working in the same office.
Slack integrates with Jira Software, allowing teams to set notifications on issues and tasks, tag team members, and capture discussions.
5. Project collaboration: Confluence
Confluence supports easy collaboration in one central repository for the project’s supporting information. During discovery, this includes customer feedback, roadmaps, and requirements. Once in progress, the product specification is critical for keeping the team focused. After the fact, during the project retrospective, the team can capture wins and identify opportunities for improvement.
With Confluence, team members can collaborate in real-time by creating and editing pages, adding images, code, and tables, and tagging others. Project managers can also link Jira tasks to Confluence documents, ensuring a single source of truth.
6. Task management automation: Jira Software
Real-time visual status updates make Jira Software an effective tool for task management, and with Jira automation, teams can focus on important things instead of busy work.
Its built-in templates allow teams to easily identify repetitive tasks and automate them. Anyone on the agile team can sync tasks across projects and products because it doesn't require coding. Jira automation also integrates with commonly used tools such as Slack, Bitbucket, and GitHub.
7. Online whiteboard and visual planning: Confluence
Confluence whiteboards give teams a collaborative space for brainstorming, visualizing, and turning ideas into actions in real-time or asynchronously. Features such as stamps, votes, timers, and more make it easy to share ideas and make collaborative decisions, even for remote teams. Teams can also connect decisions to Jira issues and other project areas without leaving the whiteboard.
8. Prioritization and roadmapping: Jira Product Discovery
Before teams can develop solutions, they must first define the product strategy and roadmap. Jira Product Discovery is a centralized tool for capturing and prioritizing ideas, aligning stakeholders, and building the roadmap.
With collaborative idea generation, teams can prioritize ideas based on impact versus effort, which supports Scrum activities such as backlog refinement and sprint planning. Jira Product Discovery includes templates for end-to-end product development, including strategy and roadmaps, requirements, and task tracking—all of which are customizable.
9. Async video messaging: Loom
Asynchronous communication allows team members to stay focused on the work until a natural break is available to receive updates and new information. Project managers are careful to update the team when it makes the most sense for each member.
Loom lets project managers turn non-urgent information into videos that team members can fit into their own schedules. With today’s geographically dispersed teams, it allows everyone to remain informed, no matter what time zone they work in.
Los pasos que debes seguir en el proceso de toma de decisiones
El primer paso que debes dar a la hora de tomar una decisión es identificar el problema que tu equipo tiene que resolver. Crea una página de Confluence en la que puedas visualizar el problema y saber quién se encargará de solucionarlo. Al definir claramente el problema, todos sabrán qué decisión tienen que tomar y por qué. ¿Qué impacto tiene el problema? ¿Qué objetivos confirmarán que tu solución ha tenido éxito?
A continuación, desglosa el problema. Reúne información y datos que definan qué ha causado el problema o qué impide solucionarlo. Se pueden incluir estudios de mercado, datos de la empresa, información personal y noticias de actualidad. Crea una tabla que describa los riesgos y los beneficios de las posibles soluciones para preparar a tu equipo con antelación.
Anima a tu equipo a que revise esa síntesis y proporcione feedback desde el principio para que puedan identificar cualquier laguna u obstáculo existente antes de que desarrolles el problema. Quizás también puedan contribuir a tu investigación y ofrecerte otra información que no has tenido en cuenta.
Evalúa las opciones de tu equipo y utiliza un marco para tomar una decisión. Puede que necesites un esfuerzo conjunto o una evaluación adicional, y ahí es donde tu marco entra en juego. Puede que descubras que el marco que propusiste en un principio (p. ej., un análisis DAFO) no es lo suficientemente exhaustivo para la solución que necesitas. Anima a tu equipo a proponer el marco adecuado a través del cual la decisión sea transparente y que detalle las cargas de trabajo.
Cuando hayas tomado la decisión, utiliza herramientas de gestión de proyectos como Trello o Jira Work Management para implementarlo, probarlo y supervisarlo. Sigue documentando tu progreso en Confluence sobre la marcha para que puedas consultarlo en el futuro y replicar o iterar el rendimiento.
Los pasos que debes seguir en el proceso de toma de decisiones
Marcos populares de toma de decisiones
DACI: utiliza este marco para trabajar con un equipo y tomar decisiones en grupo, identificando los roles del proceso, como el impulsor, el aprobador, los contribuidores y los destinatarios de la información. Utiliza los datos y los conocimientos contextuales para respaldar la decisión.
Contextualización de problemas: trabaja con tu equipo para identificar los enunciados que describan una solución concisa al problema de manera clara y colaborativa. Esto ayuda a centrarse en comprender y definir el problema, a la vez que consigues que todo el equipo comparta un mismo planteamiento. Luego, puedes reunir a un grupo selecto de partes interesadas para tomar la decisión correcta.
Concesiones: a veces, tomar la decisión correcta implica hacer concesiones. ¿Qué concesiones harías para tomar la decisión correcta? Trabaja con el equipo para identificar las restricciones, los impedimentos y las prioridades antes de iniciar el proyecto, para poder tomar decisiones antes de que surjan obstáculos.
Objetivos y resultados clave: toma decisiones con un objetivo en mente. Los objetivos y resultados clave están diseñados para un crecimiento continuo y pueden "marcar el norte" para seguir en la dirección adecuada a medida que tomas decisiones individuales durante un proyecto.
Toma de decisiones en Confluence
Independientemente del modelo que elijas, tu equipo puede colaborar para crear y documentar tu marco de toma de decisiones en Confluence. Tenemos plantillas para DACI, el análisis DAFO, una plantilla de decisiones de diseño y una tabla de votación, entre otras.
Toma de decisiones en Confluence
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