Cómo utilizar las tablas de RACI para mejorar la propiedad del proyecto y la colaboración en equipo
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Ya se sabe: llega un nuevo proyecto importante a la mesa del gestor y el equipo se reúne para determinar cómo llevarlo a cabo. ¿Por dónde empezar? ¿Quién es responsable de cada cosa? ¿Y cómo alcanzamos juntos la meta?
¿Qué es una tabla de RACI?
Una tabla de RACI delimita las funciones de los miembros del equipo en un proyecto determinado: responsable, aprobador, consultor y destinatario de la información.
Una tabla de RACI también se denomina matriz de asignación de responsabilidades (RAM) o matriz de asignación de proyectos (PAM). Se trata de una sencilla tabla que ayuda en gran medida a identificar quién debe hacer qué en un proyecto o campaña.
Utilizando los marcos de gestión de proyectos como el modelo RACI, puedes crear un flujo de trabajo en el que todos participen y sean propietarios de principio a fin.
RAPID, DACI y RACI
Puede que estés pensando: "¿Había oído esto alguna vez?". Es posible, ya que es bastante popular entre los expertos en scrum y los gestores ágiles. Pero también hay algunos modelos similares que se confunden con el RACI, especialmente el RAPID y el DACI, que tienen que ver con la toma de decisiones y el consenso grupal.
Nombre del marco | Definición | Uso |
|---|---|---|
| Framework name RAPID | Definición Recomendar, aceptar, ejecutar, introducir y decidir | Uso Toma de decisiones |
| Framework name DACI | Definición Impulsor, aprobador, contribuidor y destinatario de la información | Uso Toma de decisiones |
| Framework name RACI | Definición Responsable, aprobador, consultor y destinatario de la información | Uso Gestión de proyectos |
¿Cuál es la diferencia? Mientras que RAPID y DACI se dirigen al paso que da tu grupo antes de iniciar la acción, RACI es el plan que establece quién se encarga de llevar a cabo dicha acción.
¿Por qué son importantes las tablas de RACI en la gestión de proyectos?
2. Centraliza la comunicación
A veces, los equipos tienen dificultades para comunicarse con hilos de correo electrónico desorganizados, pings de mensajes instantáneos directos y comentarios que quedan perdidos en el olvido.
Cuando esto sucede, es una mala noticia (y una gran pérdida de tiempo) para cualquier proyecto. Según diferentes estudios, la comunicación es una de las causas más frecuentes de que los proyectos fracasen. Cuando los miembros del equipo tienen que consultar información en muchos lugares, surgen errores, se incumplen plazos, se olvidan tareas y se genera confusión.
El software de gestión de proyectos mantiene toda la información, desde plazos y actualizaciones de estado a feedback y preguntas, en un solo lugar al que todo el mundo puede acceder. De este modo, se conectan unidades aisladas de información para que todo el mundo pueda compartir conocimientos, así como controlar cómo y dónde lo hace.
Entender el modelo RACI
¿Cuándo deberías utilizar una matriz RACI? No te preocupes por establecer el modelo RACI en las tareas diarias, como revisar el correo electrónico o responder a las llamadas de los clientes. Pero si las partes interesadas han invertido en un proyecto con el potencial de generar impacto a largo plazo, como mejorar la interfaz de usuario de una aplicación o lanzar un nuevo producto, la tabla de RACI puede mantenerte coordinado desde el principio.
Analicemos las cuatro funciones de la matriz RACI: responsable, aprobador, consultor y destinatario de la información.
Responsable: realiza las tareas
La "R" del modelo se refiere al papel de ejecutor. A la persona responsable se le delega una responsabilidad, por ejemplo: "diseña un esquema de la página de inicio", y debe cumplirlo respetando los parámetros y los plazos acordados. Puedes contar con varias personas responsables en una tarea; asegúrate de mantener un equilibrio adecuado y deja claro quién debe hacer qué exactamente en cada etapa del proceso.
Aprobador: supervisa el proyecto
La "A" se refiere a la persona encargada de asegurarse de que todos los miembros responsables completen la tarea. A diferencia de las responsabilidades, las aprobaciones no deben relegarse; deja esta tarea en manos de una sola persona que tome las decisiones y guíe a lo largo de todo el proyecto, asegurándose de que la tarea se complete con un nivel de calidad aceptable.
Consultor: proporciona información
La "C", o persona consultada, es la persona que posee los conocimientos en el equipo. Su papel es el de ayudar, contextualizar y aconsejar sobre la tarea. Supongamos que eres el responsable de diseñar un esquema. Puedes consultar al administrador del sitio web para asegurarte de que tienes acceso completo al sistema de gestión de contenido y no vas a estropear nada con tus nuevas ideas de CSS.
La persona consultada te proporcionará toda la información y el acceso que necesites antes de continuar con la tarea. Puedes consultar a una o hasta tres personas según la tarea y su complejidad; identifica quiénes son esas personas desde el principio para poder incluirlas en el proyecto y su flujo de trabajo.
Destinatario de la información: recibe actualizaciones de estado
La "I" se refiere al aprobador o la parte interesada informados que quiere o necesita información sobre tu proyecto. Muchas personas pueden desempeñar esta función, como un equipo de liderazgo o el jefe de departamento que saca el proyecto hacia delante. Así se consigue la transparencia interna y se garantizan dos cosas: 1) se reconoce que el proyecto se está completando a tiempo y según las expectativas y 2) se garantiza que el proyecto recibe la aprobación y se adapta a los objetivos de las partes interesadas.
Crear una tabla de RACI
Ahora que sabemos qué es una tabla de RACI y para qué se diseña, creemos una juntos. Digamos que nuestro proyecto consiste en crear una página web para una nueva línea de servicio. ¿Quién se encarga de qué tareas a lo largo del proceso hasta completar el proyecto?
Paso 1: Identifica las tareas y la carga de trabajo
¿Qué hay que hacer para alcanzar el objetivo del proyecto? Identifiquemos algunas de las tareas principales del proyecto, como lanzar un nuevo sitio web:
- Diseñar un esquema de la página de inicio
- Crear diseños gráficos y animaciones
- Identificar palabras clave de SEO
- Configurar el dominio y servidor
- Redactar el texto de la página de inicio
Dentro de esas tareas principales, es posible que tengas que realizar subtareas más pequeñas, como aprobar esquemas o configurar la información de facturación del host del dominio. Trabaja con tu equipo para identificar estas subtareas y que no haya sorpresas por el camino que puedan interferir en tu flujo de trabajo y retrasar las entregas.
Paso 2: Identifica los roles
Tu diseñador gráfico no va a investigar las palabras clave de SEO y tu redactor no va a configurar el alojamiento de tu dominio. Siéntate con tu equipo y lleva a cabo una conversación colaborativa para identificar los roles. Por ejemplo, tu tarea y tus subtareas de diseño gráfico podrían ser estas:
Crear el diseño gráfico y las animaciones: Ariel
- Crear la imagen principal del sitio web: Natalie
- Revisar y aprobar la imagen principal del sitio web: Tessa
- Animar la imagen principal y convertirla a un archivo .mp4: Anji
- Colocar la imagen principal finalizada en el esquema: Ariel
En todas estas subtareas, Natalie y Anji son los responsables de las tareas individuales que contribuyen al objetivo de crear el diseño y las animaciones. Se consulta a Tessa para que revise y apruebe la imagen inicial y se asegure de que sigue las directrices de marca. Ariel aprueba el trabajo de los otros tres y garantiza que el producto final se entregue al esquema.
Paso 4: Analiza tu gráfico e identifica las carencias
Organiza una sesión de trabajo con tu equipo para identificar cualquier carencia o superposición en el gráfico, tanto para evitar el trabajo duplicado como para detectar cualquier obstáculo antes de que se produzca. Sigue algunas pautas generales sobre el aspecto que debe tener tu modelo de RACI, desde identificar carencias y superposiciones hasta analizar el equilibrio entre las personas asignadas.
Verás que habrá algunas superposiciones y dependencias en el gráfico. Por ejemplo, Jenna, la directora de SEO, tiene que identificar las palabras clave de SEO de la página principal antes de que Edwin pueda empezar a redactar. Así que, para la tarea de Edwin, se consulta a Jenna, pero Jenna es la responsable de su propia tarea.
También te darás cuenta de que solo hay un aprobador por tarea. Piensa en esta persona como un "responsable del proyecto" a nivel de tareas que está al timón del barco; no querrás que más de un capitán lo dirija al mismo tiempo.
También deberías encontrar formas de limitar el número de responsables y consultores. Cuando tienes demasiados R (responsables), puede que no quede claro quién debe hacer qué exactamente, y así es como las tareas acaban quedándose a medias porque nadie asume la responsabilidad.
Demasiados C (consultores) significa que hay demasiados cocineros que ofrecen opiniones e información que se contradicen; asegúrate de que los responsables reciban una directiva clara que los guíe en el camino.
Y no tener suficientes I (destinatarios de la información) es indicativo de que no hay suficiente comunicación ascendente o transparencia en tu organización. Asegúrate de que tus líderes y las partes interesadas estén de acuerdo y entiendan el proyecto para que se apruebe e implemente sin incidentes.
Usar un gráfico RACI en Confluence
Ahora que entiendes las prácticas recomendadas fundamentales para usar un gráfico RACI, es hora de crear uno con Confluence. Implementa tu matriz RACI en tus documentos de Confluence para mejorar la comunicación y la responsabilidad en el proyecto.
A continuación, te indicamos cómo añadir una matriz RACI en Confluence:
- Haz clic en "Insertar" en la barra de herramientas superior y selecciona "Tabla" en el menú desplegable.
- En el cuadro de diálogo de la tabla, selecciona el número de filas y columnas que necesitas para tu gráfico RACI. Por ejemplo, si quieres crear un gráfico RACI para un proyecto con cuatro tareas, puedes crear una tabla con cinco filas y cinco columnas.
- La primera fila debe contener los encabezados del gráfico RACI. Puedes utilizar los siguientes encabezados: Tarea Responsable, Aprobador, Consultor y Destinatario de la información.
- Empieza a rellenar la tabla con la información correspondiente. Para cada tarea o actividad, rellena la celda correspondiente con el código RACI de cada miembro del equipo.
- Consejo de experto: Utiliza colores o símbolos para facilitar la lectura del gráfico. Por ejemplo, puedes usar el verde para el responsable, el amarillo para el consultor, el azul para el destinatario de la información y el rojo para el aprobador.
A continuación, puedes usar esta tabla en cualquier página de proyecto de Confluence relevante, desde los programas de constitución del proyecto hasta los programas de lanzamiento y puedes incluso añadir la página como tarjeta de Trello o dentro de una incidencia de Jira. Esto ayudará a garantizar que los miembros del equipo entiendan sus roles y responsabilidades, independientemente de la herramienta de Atlassian que utilicen. Fomentar la comunicación y la responsabilidad ayudará a mejorar el rendimiento del equipo, y todo ello se traducirá en resultados satisfactorios.
Técnicas avanzadas de RACI en Confluence
Tu modelo de RACI puede cambiar y ampliarse a medida que el proyecto avance, por lo que es importante mantener tu gráfico actualizado. Estas son algunas de las prácticas recomendadas detalladas:
Revisar y actualizar periódicamente
Revisa y actualiza tus gráficos de RACI periódicamente para asegurarte de que reflejan con precisión el estado actual del proyecto. Asegúrate de que los roles estén actualizados, las tareas marcadas como completadas y las dependencias detalladas. Usa Confluence para establecer un horario para revisar y actualizar el gráfico y asigna a un miembro del equipo responsable que supervise el proceso.
Incluye a los miembros del equipo en el proceso
Etiqueta a todos los miembros del equipo que participen en el proyecto cuando actualices el gráfico. De esa forma, estarán todos al tanto de cualquier cambio y podrán confirmar que conocen sus roles y responsabilidades. Usa los comentarios en Confluence o los mensajes directos para comunicar de forma asincrónica las actualizaciones y los cambios a los miembros del equipo.
Cambios en el documento
Siempre que se hagan cambios en el gráfico RACI, deberán documentarse en Confluence. Esto puede incluir la fecha del cambio, quién lo hizo y el motivo del cambio. Esta documentación puede ayudar a garantizar que todos estén al tanto de los cambios y entiendan el razonamiento en el que se han basado.
La persona consultada te proporcionará toda la información y el acceso que necesites antes de continuar con la tarea. Puedes consultar a una o hasta tres personas según la tarea y su complejidad; identifica quiénes son esas personas desde el principio para poder incluirlas en el proyecto y su flujo de trabajo.
Apuesta por la sencillez
El gráfico RACI debería ser fácil de entender y navegar. En Confluence, puedes utilizar ayudas visuales, como colores o símbolos, para ayudar a que el gráfico sea más accesible. Además, el gráfico debe ser conciso y centrarse únicamente en las tareas y responsabilidades más importantes. Las subtareas se pueden asignar en Trello o Jira para un mejor seguimiento de los proyectos.
Roles y responsabilidades
Cuando realices alguna actualización, consulta siempre los roles y las responsabilidades de cada miembro del equipo. A medida que añadas o modifiques tareas, tu equipo puede ayudar a identificar cualquier carencia o superposición de responsabilidades. Usa las funciones de gestión de tareas de Confluence para asignar tareas y responsabilidades a los miembros del equipo y, a continuación, delega más en Trello o Jira. Además, los directores de equipo pueden ejecutar la estrategia Roles y responsabilidades con sus equipos para aclarar las responsabilidades individuales y encontrar las brechas que deben salvarse.
Garantizar la coherencia
Ahora, asegúrate de que tus gráficos y tareas sean coherentes. Establece directrices claras sobre el uso del gráfico y asegúrate de que todos los miembros del equipo las conozcan. Además, puedes usar macros, plantillas o complementos de Marketplace en Confluence para mantener la coherencia del gráfico en los diferentes proyectos o equipos.
Empezar a trabajar
Una vez que tu gráfico esté listo, podrás pasar a la parte divertida del proyecto: la ejecución. Ten la seguridad de que tu lista de tareas fluirá más fácilmente con los roles y las expectativas adecuadas, y asegúrate de mantener una comunicación fluida. Usa Confluence junto con tus aplicaciones de comunicación favoritas para mantener a todos informados sobre el estado de cada tarea, las dependencias y los impedimentos que se te presenten. Y recuerda: no todos los procesos son perfectos desde el principio. Sigue creando e iterando hasta que encuentres el flujo que mejor funcione para tu equipo. ¡Que te diviertas trabajando!