La guía definitiva para la gestión de las partes interesadas
Por Aumarie Benipayo
Ya lances un nuevo producto, implementes un cambio o impulses una iniciativa estratégica, involucrar a las partes interesadas correctamente puede hacer que tus esfuerzos triunfen o fracasen. Dominar la gestión de las partes interesadas te permite navegar por los complejos paisajes de las partes interesadas, alinear los intereses e impulsar los proyectos con la aceptación y el apoyo de todas las partes involucradas.
Al comprender las necesidades, los intereses y las expectativas de las partes interesadas, puedes construir relaciones sólidas, fomentar la colaboración y mitigar los riesgos. La gestión eficaz de las partes interesadas garantiza que tus proyectos cumplan sus objetivos y lleguen a las personas interesadas en su éxito.
Esta guía completa define la gestión de las partes interesadas, aborda sus componentes críticos, revisa las prácticas recomendadas y explora diferentes técnicas para gestionar de manera eficaz las partes interesadas.
¿Qué son las partes interesadas?
En los negocios, las partes interesadas son personas, grupos o empresas con interés en un proyecto o decisión porque su resultado les afecta. Pueden ser internas o externas.
Las partes interesadas internas son personas o grupos, incluidos empleados, gerentes y ejecutivos, que están directamente interesados en las operaciones, las decisiones y el rendimiento de la empresa.
Las partes interesadas externas son personas o grupos ajenos a la empresa, como clientes, proveedores, inversores, agencias gubernamentales y comunidades locales. Las actividades de la empresa pueden afectarles o pueden estar interesados en su éxito.
¿Qué es la gestión de las partes interesadas?
La gestión de las partes interesadas implica identificar, analizar, involucrar y gestionar las necesidades y expectativas de las personas o grupos interesados o afectados por un proyecto. Es necesario anticipar quién debe conocer y participar en los diferentes componentes en las diferentes etapas del proyecto.
Un plan de gestión de las partes interesadas del proyecto facilita la comunicación eficaz, aborda las inquietudes, asegura la alineación de las partes interesadas con las metas del proyecto y, en última instancia, contribuye a la gestión del proyecto y al éxito empresarial.
La importancia de la gestión de las partes interesadas
La gestión de las partes interesadas afecta el éxito de un proyecto o una empresa. Aquí tienes varias razones por las que es importante gestionar las partes interesadas:
Éxito del proyecto mejorado
La correcta gestión de las partes interesadas alinea las metas del proyecto con las expectativas de las partes interesadas. La participación temprana y periódica de las partes interesadas garantiza que sus necesidades se entiendan e incorporen en la planificación y ejecución del proyecto. La alineación conduce a mejores resultados del proyecto, ya que es más probable que las partes interesadas apoyen un proyecto que aborde sus preocupaciones y aporte valor.
Mejor gestión de riesgos
La gestión de las partes interesadas ayuda a identificar los posibles riesgos e incidencias en las primeras etapas del ciclo de vida del proyecto. Interactuar con las partes interesadas permite a los gestores de proyectos anticipar y reducir los riesgos antes de que se conviertan en problemas importantes. Las partes interesadas también pueden proporcionar información sobre los posibles desafíos.
Mejora de la comunicación
La gestión de las partes interesadas facilita la comunicación abierta y transparente entre el equipo del proyecto y las partes interesadas. La comunicación periódica mantiene a las partes interesadas informadas sobre el progreso, los cambios y las decisiones del proyecto. Esta transparencia genera confianza, fomenta la colaboración en proyectos y garantiza que todo el mundo esté en sintonía. La comunicación eficaz también permite a las partes interesadas proporcionar comentarios y aportaciones.
Resolución eficaz de conflictos
La gestión de las partes interesadas ayuda a identificar y resolver conflictos entre las partes interesadas con intereses o prioridades contrapuestos. Involucrar a las partes interesadas en un diálogo y una negociación abiertos puede conducir a soluciones mutuamente beneficiosas. Los gestores de proyectos pueden usar el análisis de las partes interesadas para comprender la dinámica del poder y la influencia de las diferentes partes interesadas.
Relaciones sostenibles a largo plazo
La gestión eficaz de las partes interesadas crea relaciones sólidas y duraderas entre la empresa y sus partes interesadas. Interactuar periódicamente con las partes interesadas, abordar sus inquietudes y ofrecer valor fomenta la confianza y la lealtad. Estas relaciones positivas pueden generar oportunidades futuras, asociaciones y apoyo a las iniciativas de la empresa.
Cómo gestionar las partes interesadas
La gestión de las partes interesadas implica identificar, evaluar e involucrar a las personas o grupos interesados o afectados por un proyecto.
Identificar a las partes interesadas
Realiza un análisis de las partes interesadas y determina las funciones y responsabilidades desde el principio cuando te prepares para lanzar un proyecto en el que participen otras personas. Este proceso implica sesiones de intercambio de ideas y evaluación de a quién afectarán directamente los resultados del proyecto. Haz las siguientes preguntas:
- ¿De quién son los flujos de trabajo que alterará el proyecto?
- ¿De quién necesitarás aprobación para completar el proyecto?
- ¿De quién es el producto final que cambiará?
Puedes usar estas técnicas para identificar a las partes interesadas correctas para tu proyecto:
- Sesiones de lluvias de ideas: reúne a tu equipo de proyecto y a expertos para intercambiar ideas sobre las posibles partes interesadas.
- Matriz RACI: un diagrama RACI aclara los roles y las responsabilidades al identificar quién es responsable, consultable e informado de cada tarea o decisión del proyecto.
- Red de interés de poder: evalúa y prioriza a las partes interesadas en función de su nivel de poder e interés en el proyecto. De este modo, es posible ayudar a determinar las estrategias de participación.
- Matriz de análisis de las partes interesadas: clasifica a las partes interesadas según su influencia e interés mediante una matriz.
- Encuestas y entrevistas: reúne información detallada sobre las necesidades, preocupaciones y expectativas de las partes interesadas a través de encuestas y entrevistas.
Análisis de las partes interesadas
La definición de roles brinda a las partes interesadas claridad sobre las habilidades, la información y el tiempo que necesitan para contribuir a un proyecto. También minimiza el "espacio vacío" percibido en el proceso del proyecto. Usa la documentación para solidificar esas funciones y tenerlas en cuenta durante todo el proyecto.
Atlassian coloca una tabla de 2 × 4 en la parte superior de todos los documentos relacionados con los proyectos de Confluence para que todos sepan cuál es su posición. Atlassian usa el marco DACI para asignar los siguientes roles:
- Un impulsor gestiona a las partes interesadas y garantiza la toma de decisiones oportuna.
- Un aprobador tiene la última palabra en la toma de decisiones.
- Los colaboradores ofrecen opiniones de expertos o una participación directa en el proyecto.
- Las partes interesadas informadas reciben notificaciones de las decisiones.
Los métodos para el análisis de las partes interesadas incluyen lo siguiente:
- Cuadrículas de influencia e impacto: traza a las partes interesadas en una cuadrícula en función de su nivel de influencia y el efecto del proyecto en ellas, lo que ayuda a priorizar a las partes interesadas y a determinar las estrategias de participación.
- Modelo de prominencia: evalúa a las partes interesadas en función de su poder, legitimidad y urgencia. De este modo, es posible identificar a las partes interesadas clave que requieren la mayor atención y compromiso.
- Mapeo de partes interesadas: desarrolla una representación visual de las partes interesadas, sus relaciones y su influencia en el proyecto. El mapeo de las partes interesadas permite identificar a los actores principales, los posibles aliados y los posibles obstáculos. Los flujogramas suelen funcionar a la perfección para esta tarea.
- Análisis DAFO para las partes interesadas: elabora un análisis DAFO (fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas) para cada parte interesada o grupo de partes interesadas para proporcionar información sobre la mejor manera de interactuar con las partes interesadas y abordar sus inquietudes.
Comunicación con las partes interesadas
Para involucrar adecuadamente a las partes interesadas, necesitas desarrollar un plan de comunicación:
1. Empieza bien
Define las expectativas de comunicación durante la reunión de inicio del proyecto para asegurarte de que todos están de acuerdo con ellas, establece la cadencia de comprobación del progreso y describe el proceso de toma de decisiones. Haz que esta reunión gire en torno a los comentarios y reduce al mínimo el tiempo de presentación. Usa una hoja de ruta del proyecto para resumir y revisar tu proyecto.
2. Centraliza el intercambio de información
Presentar toda la información relevante para las partes interesadas transmite confianza y elimina las preguntas y reuniones innecesarias. También les permite tomar decisiones rápidamente y ofrecer una resolución de problemas más rápida.
Confluence ofrece un acceso sencillo a la información en un punto de documentación centralizado. Estos espacios muestran la descripción general del proyecto, las metas, el alcance del proyecto, los hitos, las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo, las páginas actualizadas recientemente y los enlaces relevantes.
3. Establece una estrategia de comunicación
Diseña un plan para comunicarte con las partes interesadas o te descubrirás comprobando el progreso "tal y como lo has pensado hacer", que es exactamente lo que quieres evitar. Establecer fechas, determinar los métodos y documentar los registros son necesarios para una gestión eficaz de las partes interesadas.
Gestión de las expectativas de las partes interesadas
Para gestionar a las partes interesadas de forma eficaz, establece expectativas realistas desde el principio. Comunica el alcance, los objetivos, los entregables, las limitaciones, las restricciones y los riesgos potenciales del proyecto.
Cuando trates la resistencia al cambio, primero identifica a las partes interesadas que se muestren preocupadas. Resuelve sus dudas comunicándoles las ventajas y la necesidad del cambio. Concéntrate en cómo se alinea con sus intereses. Involucra a las partes interesadas resistentes en la toma de decisiones. Esto fomenta un sentido de propiedad y aceptación. Ofréceles formación, apoyo y recursos para ayudarlos a adaptarse al cambio.
Durante todo el proyecto, supervisa y actualiza las expectativas en consecuencia. Comunica con frecuencia el progreso, los hitos y cualquier desviación del plan original. Escucha de forma activa los comentarios de las partes interesadas y aborda sus inquietudes cuanto antes. Ajusta las expectativas según sea necesario a medida que el proyecto evoluciona o las circunstancias cambian.
Cuando hagas cambios significativos en el alcance o los resultados, busca la opinión y la aprobación de las partes interesadas. Compromiso constante mantiene la alineación y reduce los malentendidos.
Prácticas recomendadas para la gestión de las partes interesadas
Las prácticas recomendadas para la gestión de las partes interesadas incluyen la identificación temprana de las partes interesadas, su participación en las decisiones, el seguimiento de las interacciones y la resolución rápida de los conflictos.
Identifica pronto a a las partes interesadas
Identifica cuáles son las partes interesadas desde el principio para considerar sus necesidades durante la fase de planificación. Analiza las partes interesadas, el mapeo y las matrices RACI para comprender sus intereses, preocupaciones y su posible impacto.
Involucra a las partes interesadas en la toma de decisiones
Involucrar a las partes interesadas fomenta un sentido de propiedad, lo que aumenta la probabilidad de éxito. Habla con ellos con frecuencia, busca sus comentarios e incorpora diversas perspectivas en las decisiones.
Este enfoque colaborativo alinea las expectativas con las metas y aborda las inquietudes. Los tableros Kanban y los diagramas de Gantt permiten visualizar las tareas y el cronograma del proyecto, lo que facilita que las partes interesadas entiendan el flujo del proyecto y contribuyan de manera efectiva. Estas herramientas pueden mejorar la productividad al ofrecer una visibilidad clara del progreso y los cuellos de botella del proyecto.
Haz un seguimiento de las interacciones de las partes interesadas
Mantén un registro detallado de todas las interacciones con las partes interesadas, incluidas las reuniones, los correos electrónicos y las llamadas, y asegúrate de abordar todas las inquietudes y compromisos. Usa registros de partes interesadas, registros de comunicación o herramientas de gestión de proyectos. Revisa y actualiza con frecuencia la información de las partes interesadas para reflejar cualquier cambio.
Resuelve los conflictos lo antes posible
Los conflictos entre las partes interesadas con intereses contrapuestos son comunes. Resuélvelas antes de que la derivación afecte al progreso.
Resolver los conflictos mantiene relaciones positivas. Fomenta la comunicación abierta para entender las causas fundamentales. Busca soluciones que sean mutuamente beneficiosas a través de la negociación y el compromiso. Si fuera necesario, involucra a terceros neutrales para que participen en la mediación.
Mejora la comunicación con las partes interesadas con Confluence
Puede resultar difícil informar y alinear a las partes interesadas, especialmente cuando se trabaja en distintos equipos o ubicaciones. La gestión de las partes interesadas favorece que las personas y los equipos funcionen de la mejor manera posible y, al mismo tiempo, contribuye a minimizar los problemas.
Si te esfuerzas desde el principio en hablar claro con las partes interesadas, empezarás con buen pie tu labor como gerente de proyectos. Pero sin una plataforma de comunicación centralizada, es posible que te enfrentes a problemas, como actualizaciones perdidas, falta de transparencia, falta de comunicación, dificultades para rastrear comentarios o decisiones y canales de comunicación ineficientes.
Usa Confluence para mejorar la comunicación con las partes interesadas. Tiene varias funciones y ventajas, entre las que se encuentran:
- Punto centralizado: crea espacios/páginas dedicados para cada proyecto para compartir actualizaciones, documentos y debates con todas las partes interesadas.
- Colaboración en tiempo real: permite que las partes interesadas comenten, den su opinión y colaboren en los documentos, lo que fomenta la transparencia y la alineación entre los equipos.
- Plantilla de plan de comunicación: emplea la plantilla gratuita de plan de comunicación de Confluence para definir tu estrategia, incluidas las partes interesadas, los métodos, la frecuencia y el contenido.
- Notificaciones y @menciones: mantén informadas a las partes interesadas @mencionándolas en las páginas/comentarios relevantes y habilitando las notificaciones.
- Integraciones: integra a la perfección herramientas como Jira y Trello para obtener un acceso centralizado a la información del proyecto.
Con la plantilla gratuita del plan de comunicación con las partes interesadas de Confluence, puedes agilizar la comunicación con las partes interesadas, mejorar la transparencia y garantizar la alineación durante todo el ciclo de vida del proyecto.
