이해 관계자 관리를 위한 최고의 가이드

프로젝트 성공 향상

성공적인 이해 관계자 관리는 프로젝트 목표를 이해 관계자의 기대에 정렬합니다. 이해 관계자가 초기에 정기적으로 참여하면 이해 관계자의 요구 사항을 이해하고 이것을 프로젝트 계획 및 실행에 통합할 수 있습니다. 이렇게 정렬되면 이해 관계자가 자신의 우려 사항을 해결하고 가치를 제공하는 프로젝트를 지원할 가능성이 더 높아지므로 프로젝트 성과가 향상됩니다.

더 나은 위험 관리

이해 관계자 관리는 프로젝트 수명 주기 초기에 잠재적 위험 및 문제를 파악하는 데 도움이 됩니다. 이해 관계자와 소통하면 프로젝트 관리자는 위험이 큰 문제로 확대되기 전에 위험을 예측하고 줄일 수 있습니다. 이해 관계자는 잠재적인 과제에 대한 인사이트를 제공할 수도 있습니다.

커뮤니케이션 개선

이해 관계자 관리는 프로젝트 팀 및 이해 관계자 간의 투명하고 열린 커뮤니케이션을 지원합니다. 정기적인 커뮤니케이션을 통해 이해 관계자에게 프로젝트 진행률, 변경 사항 및 의사 결정에 대한 정보를 공유할 수 있습니다. 이러한 투명성은 신뢰를 구축하고 프로젝트 공동 작업을 촉진하며 모두가 동일한 정보를 공유하도록 합니다. 효과적인 커뮤니케이션을 통해 이해 관계자가 피드백 및 의견을 제공할 수도 있습니다.

효율적인 갈등 해결

이해 관계자 관리는 이해 관계 또는 우선 순위가 상충하는 이해 관계자 간의 갈등을 식별하고 해결하도록 도와줍니다. 이해 관계자를 열린 대화 및 협상에 참여시키면 상호 이익이 되는 솔루션으로 이어질 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 이해 관계자 분석을 사용하여 권한 관계 및 다양한 이해 관계자의 영향을 이해할 수 있습니다.

지속 가능한 장기적인 관계

효과적인 이해 관계자 관리는 회사 및 이해 관계자 간에 오래 지속되는 견고한 관계를 구축합니다. 이해 관계자와 정기적으로 소통하고 이해 관계자의 우려 사항을 해결하고 가치를 제공하면 신뢰 및 충성도가 높아집니다. 이 긍정적인 관계는 미래의 기회, 파트너십 및 회사의 이니셔티브에 대한 지원으로 이어질 수 있습니다.

이해 관계자 파악

다른 직원들이 참여하는 프로젝트를 시작하기 위해 준비할 때는 이해 관계자 분석을 수행하고 역할 및 책임을 초기에 결정하세요. 이 프로세스에는 브레인스토밍 세션 및 프로젝트의 결과가 누구에게 직접적인 영향을 미칠지 평가하는 과정이 포함됩니다. 다음과 같은 질문을 하세요.

• 프로젝트는 누구의 워크플로를 바꿉니까?
• 프로젝트를 완료하려면 누구의 승인이 필요합니까?
• 누구의 최종 제품이 바뀝니까?

다음 기술을 사용하여 프로젝트의 올바른 이해 관계자를 파악할 수 있습니다.

• 브레인스토밍 세션: 프로젝트 팀 및 전문가를 모아 잠재적인 이해 관계자를 브레인스토밍합니다.
• RACI 행렬: RACI 차트는 프로젝트의 각 작업 또는 의사 결정에 대해 책임지고 자문을 제공하고 정보를 공유받는 담당자를 식별하여 역할 및 책임을 명확히 합니다.
• 권한-관계 그리드: 프로젝트에 대한 이해 관계자의 권한 및 관심 수준에 따라 이해 관계자를 평가하고 우선 순위를 지정합니다. 참여 전략을 결정하는 데 도움이 됩니다.
• 이해 관계자 분석 행렬: 행렬을 사용하여 이해 관계자를 영향 및 관심에 따라 분류합니다.
• 설문 조사 및 인터뷰: 설문 조사 및 인터뷰를 통해 이해 관계자의 요구 사항, 우려 사항 및 기대치에 대한 자세한 정보를 수집합니다.

이해 관계자 분석

역할을 정의하면 이해 관계자는 프로젝트에 기여하기 위해 필요한 기술, 인사이트 및 시간을 명확하게 파악할 수 있습니다. 또한 프로젝트 프로세스에서 "공백"으로 느껴지는 부분을 최소화합니다. 설명서를 사용하여 이 역할을 확고히 하고 프로젝트 전반에 걸쳐 최우선 순위에 두세요.

Atlassian은 모두가 Confluence의 모든 프로젝트 관련 문서 맨 위에 2x4 표를 배치하여 모두가 자신의 역할을 파악할 수 있도록 합니다. Atlassian은 DACI 프레임워크를 사용하여 다음과 같은 역할을 할당합니다.

• 추진자는 이해 관계자를 관리하고 적시에 의사 결정을 내립니다.
• 승인자는 의사 결정의 최종 결정권을 가집니다.
• 기여자는 전문가 의견을 제시하거나 프로젝트에 직접 참여합니다.
• 정보를 제공받는 이해 관계자는 의사 결정에 대한 알림을 받습니다.
  

이해 관계자 분석 방법에는 다음이 포함됩니다.

• 영향력/영향 그리드: 이해 관계자의 영향력 수준 및 프로젝트가 미치는 영향을 기반으로 이해 관계자를 그리드에 표시하면 이해 관계자의 우선 순위를 지정하고 참여 전략을 결정할 수 있습니다.
• 중요성 모델: 이해 관계자의 권한, 정당성 및 긴급성을 기반으로 이해 관계자를 평가합니다. 가장 많은 관심 및 참여가 필요한 주요 이해 관계자를 식별하는 데 도움이 됩니다.
• 이해 관계자 매핑: 이해 관계자, 이들의 관계 및 이들이 프로젝트에 미치는 영향력을 시각적으로 표현합니다. 이해 관계자 매핑은 주요 이해 관계자, 잠재적인 협력자 및 그리고 잠재적인 장애물을 파악하는 데 도움이 됩니다. 이 작업에는 순서도가 아주 효과적입니다.
• 이해 관계자를 위한 SWOT 분석: 각 이해 관계자 또는 이해 관계자 그룹에 대해 SWOT(강점, 약점, 기회, 위협) 분석을 수행하여 이해 관계자와 가장 효과적으로 소통하고 그들의 우려 사항을 해결하는 방법에 대한 인사이트를 제공합니다.

이해 관계자 참여 유도

이해 관계자를 제대로 참여시키려면 다음과 같이 커뮤니케이션 계획을 세워야 합니다.

1. 제대로 시작하기
프로젝트 킥오프 미팅에서 커뮤니케이션 기대치를 설정하여 동의를 얻고 체크인 케이던스를 결정하고 의사 결정 프로세스를 간단하게 설명합니다. 프레젠테이션 시간을 최소화하면서 피드백을 중심으로 이 미팅을 구성하세요. 프로젝트 로드맵을 사용하여 프로젝트를 간략하게 설명하고 검토합니다.

2. 중앙 집중식 정보 공유
이해 관계자에게 모든 관련 정보를 명확히 제시하면 신뢰를 구축하고 불필요한 질문 및 미팅이 줄어듭니다. 또한 이해 관계자가 신속하게 의사 결정을 내리고 더 빠르게 문제를 해결할 수 있습니다.

Confluence는 중앙 집중식 설명서 허브를 통해 정보에 쉽게 접근할 수 있도록 합니다. 이 스페이스는 프로젝트 개요, 목표, 프로젝트 범위, 마일스톤, 팀원의 역할 및 책임, 최근에 업데이트된 페이지 및 관련 링크를 보여줍니다.

3. 커뮤니케이션 전략 수립
이해 관계자와의 커뮤니케이션 계획을 미리 세우지 않으면, "생각날 때마다" 불규칙하게 확인하는, 피하고 싶은 상황이 벌어질 것입니다. 효과적인 이해 관계자 관리를 위해서는 날짜를 정하고 커뮤니케이션 방식을 결정하며 체크인 일정을 문서화하는 것이 필수적입니다.

이해 관계자의 기대치 관리

이해 관계자를 효과적으로 관리하려면 처음부터 현실적인 기대치를 설정하세요. 프로젝트의 범위, 목표, 산출물, 제한, 제약 조건 및 잠재적 위험 요소를 전달합니다.

변화에 대한 저항을 다룰 때는 먼저 우려를 보이는 이해 관계자를 파악하세요. 변화의 이점 및 필요성을 알리며 이해 관계자가 우려하는 문제를 선제적으로 해결합니다. 변화가 이해 관계자의 관심사와 어떻게 부합하는지에 초점을 맞추세요. 반발하는 이해 관계자를 의사 결정 과정에 참여시키세요. 그러면 책임 의식과 참여 의식을 높이는 데 도움이 됩니다. 이해 관계자가 변화에 적응할 수 있도록 교육, 지원, 리소스 등을 제공하세요.

프로젝트 전반에 걸쳐 기대치를 지속적으로 모니터링하고 필요에 따라 업데이트하세요. 진행률, 마일스톤 및 원래 계획에서 벗어난 사항을 정기적으로 공유하세요. 이해 관계자의 피드백을 적극적으로 경청하고 우려를 신속하게 해결하세요. 프로젝트가 진행되거나 상황이 변함에 따라 필요에 따라 기대치를 조정합니다.

프로젝트 범위나 산출물에 큰 변동이 있을 때는 이해 관계자의 의견과 승인을 구하세요. 이해 관계자를 일관되게 참여시키면 정렬 상태를 유지하고 오해를 줄일 수 있습니다.

이해 관계자를 조기에 식별

처음부터 이해 관계자를 식별하여 계획 단계에서 이해 관계자의 요구 사항을 고려하세요. 분석, 매핑 및 RACI 행렬을 사용하여 이해 관계자의 관심사, 우려 사항 및 잠재적 영향을 파악하세요.

의사 결정 과정에 이해 관계자 참여시키기

이해 관계자를 참여시키면 책임 의식을 키우고 성공 가능성을 높일 수 있습니다. 정기적으로 커뮤니케이션하고 피드백을 구하고 이해 관계자의 다양한 관점을 의사 결정에 반영하세요.

이렇게 공동 작업 중심으로 접근하면 목표에 맞게 기대치를 정렬하고 우려를 해결할 수 있습니다. 칸반 보드 및 Gantt 차트를 사용하면 작업 및 프로젝트 타임라인을 시각화하는 데 도움이 되고, 이해 관계자가 더 쉽게 프로젝트 흐름을 이해하고 효과적으로 기여할 수 있습니다. 또한 프로젝트 진행률 및 병목 상태를 명확하게 파악하여 생산성을 향상할 수 있습니다.

이해 관계자 상호 작용 추적

이해 관계자의 우려 사항을 해결하고 이행 약속을 실현할 수 있도록 미팅, 이메일 및 통화를 포함한 모든 이해 관계자의 상호 작용을 자세히 기록하세요. 이해 관계자 등록부, 커뮤니케이션 로그 또는 프로젝트 관리 도구를 사용합니다. 이해 관계자 정보를 정기적으로 검토하고 업데이트하여 변경 사항을 반영하세요.

최대한 빠르게 갈등 해결

이해 상충으로 인한 이해 관계자 간 갈등은 흔히 발생합니다. 상황이 악화하여 진행에 영향을 미치기 전에 신속하게 해결하세요.

갈등을 해결하는 것은 긍정적인 관계를 유지하는 데 도움이 됩니다. 근본 원인을 파악하기 위해 열린 커뮤니케이션을 장려하세요. 협상과 타협을 통해 상호 이익이 되는 해결책을 찾으세요. 필요할 경우 중립적인 제3자를 중재자로 참여시켜야 합니다.