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이해 관계자 커뮤니케이션 템플릿

작성자: Atlassian팀

정보를 정리하고 공유하여 이해 관계자에게 진행 상황을 계속해서 알립니다.

템플릿 사용
이해 관계자 커뮤니케이션 템플릿

혼자 일하는 사람은 없습니다. 다시 말해, 우리는 매일 여러 다양한 사람들과 협업하고 커뮤니케이션하며 일합니다. 직속 팀원, 임원 또는 리더십 팀, 이사회, 외부 공급업체 또는 하청업체, 파트너 관계에 있는 다른 부서, 클라이언트 또는 고객 등 그 대상 목록은 끝도 없이 이어집니다. 이러한 사람들 모두에게 최신 정보를 제공하려면 상당한 업무 시간이 필요합니다. 다행히도, 이해 관계자 커뮤니케이션 템플릿을 사용하면 모든 사람에게 프로젝트 진행 상황이나 운영에 대한 새로운 내용을 전달하는 데 필요한 전략을 개선할 수 있습니다.

이해 관계자 커뮤니케이션 템플릿을 사용하는 방법

1단계. 이해 관계자 파악

템플릿 작업에 착수하기 전에, 모든 주요 담당자들에게 부탁하세요. 대상이 누구인지 혼자 브레인스토밍할 시간을 가지도록 요청하세요. 다운스트림 팀부터 임원 후원자까지, 누구와 정기적으로 커뮤니케이션하나요? 모두에게 며칠 동안 자신만의 목록을 만들 시간을 주세요. 그 후 팀을 모아 계획을 논의하고 결론을 내세요.

2단계. 목표 설정

템플릿의 목표 섹션을 사용하여 이해 관계자 커뮤니케이션 계획을 위한 목표의 윤곽을 잡고 모두에게 컨텍스트와 투명성을 제공하세요. 이는 "커뮤니케이션을 더 잘하기"와 같은 표면적인 수준의 목표를 넘어 원하는 실질적인 목표를 달성하도록 깊이 있게 다뤄야 합니다. 이해 관계자와 더 높은 신뢰를 쌓고 싶나요? 현재 겪고 있는 병목 현상을 줄이고 싶나요? 오류를 줄이고 싶나요? 템플릿의 나머지 부분으로 넘어가기 전에 이러한 목표를 기록하세요.

3단계. 대상 그룹 및 커뮤니케이션 방법 구체화

각자 파악한 대상에 대해 자유로운 토론을 가진 후 마스터 목록을 만드세요. 이들을 이해 관계자 표의 왼쪽 열에 기록하세요.

오른쪽 열에는 현재 각 이해 관계자와 사용하고 있는 커뮤니케이션 방법을 나열하세요. 이사회와 커뮤니케이션하는 데 주로 이메일을 사용하고 파트너 팀과 커뮤니케이션하는 데 주로 인스턴트 메시지를 사용하나요? 여기에 이런 자세한 사항을 기록하세요.

3단계. 대상 그룹 및 커뮤니케이션 방법 구체화

4단계. 커뮤니케이션 흐름 구성

이제 이해 관계자 중 한 명을 선택한 후 '이 대상과 얼마나 자주 커뮤니케이션해야 하나요?'라는 간단한 질문으로 시작하세요.

예를 들어, 이사회에 월간 업데이트만 필요한 경우 이사회를 "월간" 라벨이 있는 행 옆의 대상 열에 기입합니다. 표의 다른 열로 이동하여 보드의 세부 사항을 계획합니다. 어떤 방법을 사용하나요? 어떤 정보를 공유해야 하나요? 참조용 또는 대상과 공유할 수 있는 유용한 링크를 템플릿에 추가하여 한곳에서 모든 것을 찾을 수 있도록 하세요. 모든 이해 관계자에 대해 반복하세요.

5단계. 미해결 조치 나열

모든 이해 관계자 커뮤니케이션 계획이 한 번의 회의로 결론 나지 않을 수도 있으며 그래도 괜찮습니다. 템플릿의 미해결 조치 섹션에는 아직 완료해야 할 모든 것들을 나열할 수 있는 공간이 있습니다.

예를 들어, 외부 공급업체와의 커뮤니케이션을 더 쉽게 간소화해주는 지정된 플랫폼을 살펴보게 될 수 있습니다. 이것을 실제로 기억하고 실행하도록 이 섹션에 미해결 조치 항목으로 추가하세요. 

이 이해 관계자 커뮤니케이션 계획을 사용하는 방법을 더욱 자세히 알아보고 싶으신가요? 이 모의 실행을 확인하세요.


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