프로젝트 소유권 향상 및 팀 공동 작업을 위해 RACI 차트를 사용하는 방법

RACI 차트란?

RACI 차트는 주어진 프로젝트에서 팀원 간의 역할(담당자, 책임자, 조언자 및 정보 수신자)을 설명합니다.

RACI 차트는 책임 할당 행렬(RAM) 또는 프로젝트 할당 행렬(PAM)이라고도 합니다. RACI는 프로젝트 또는 캠페인에서 누가 무엇을 해야 하는지 파악하는 데 큰 도움을 주는 간단한 표입니다.

RACI 모델과 같은 프로젝트 관리 프레임워크를 사용하면 처음부터 끝까지 모두가 의견을 제시하고 소유권을 가지는 워크플로를 만들 수 있습니다.

RACI 모델의 이해

RACI 행렬은 언제 사용해야 할까요? 이메일 확인 또는 고객 전화 응대 같은 일상적인 작업에서 RACI를 구축해야 한다는 압박을 받지 마세요. 하지만 프로젝트에 투자한 이해 관계자가 있고 앱 사용자 인터페이스 개선 또는 신제품 제공과 같이 장기적 영향의 가능성이 있는 경우 RACI 차트를 통해 처음부터 정렬을 유지할 수 있습니다.

RACI 행렬의 네 가지 역할인 담당자, 책임자, 조언자 및 정보 수신자에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

담당자: 작업 수행

모델의 “R”은 수행자 역할을 합니다. 담당자는 책임자로부터 “홈페이지 와이어프레임 디자인”과 같은 책임을 위임받으며 합의된 매개 변수와 기한 내에 그 책임을 완수해야 합니다. 한 작업에 담당자를 여러 명 둘 수도 있습니다. 대신 균형을 적절하게 유지하고 프로세스의 각 단계에서 누가 무엇을 해야 하는지 명확히 해야 합니다.

책임자: 프로젝트 감독

“A”는 모든 담당자 구성원이 작업을 완료하도록 하는 책임자입니다. 담당과 달리 책임은 위임해서는 안 됩니다. 책임자는 의사 결정권자 역할을 하고 프로젝트 전반을 책임지는 한 명에게만 할당되어야 하며, 책임자는 작업이 수용 가능한 기준에 따라 완료되도록 해야 합니다.

조언자: 정보 제공

“C”, 즉 조언자는 팀의 지식 보유자입니다. 조언자는 작업에 대한 도움, 추가 컨텍스트 및 조언을 제공할 수 있습니다. 와이어프레임 디자인을 담당하고 있다고 가정해 보겠습니다. 웹 사이트 관리자에게 문의하여 콘텐츠 관리 시스템에 대한 전체 액세스 권한이 있는지 알아보고 새로운 CSS 아이디어로 인해 문제가 발생하지 않는지 확인하고 싶을 수 있습니다.

조언자는 작업을 진행하기 전에 필요한 모든 정보 및 액세스 권한을 제공할 것입니다. 작업 및 복잡성에 따라 조언자가 한 명 또는 최대 세 명까지 있을 수 있습니다. 조언자가 누구인지 초기 단계에 파악하여 프로젝트 및 워크플로에 포함시킬 수 있습니다.

정보 수신자: 상태 업데이트 받기

"I"는 정보를 수신한 승인자 또는 이해 관계자로, 프로젝트에 대한 정보를 원하거나 필요로 합니다. "I"는 리더십 팀 또는 프로젝트를 상향 전달하는 부서장과 같이 여러 사람이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 내부 투명성이 증진되며 다음과 같은 두 가지가 보장됩니다. 1) 프로젝트가 제시간에 기대치 내에서 완료되고 있음을 인식하고 2) 프로젝트가 승인을 받고 이해 관계자의 의도에 정렬되도록 합니다.

RACI 차트 만들기

이제 RACI 차트의 정의와 설계 목적을 알았으니 함께 만들어 보겠습니다. 프로젝트가 새로운 서비스 라인을 위한 웹 페이지를 구축하고 있다고 가정해 보겠습니다. 프로젝트가 완료될 때까지 누가 어떤 작업을 처리해야 할까요?

1단계: 작업 및 작업량 식별

프로젝트 목표를 달성하는 과정에서 수행해야 할 작업은 무엇일까요? 새 웹 사이트 제공과 같은 프로젝트의 몇 가지 핵심 작업을 식별해 보겠습니다.

• 홈페이지 와이어프레임 디자인
• 그래픽 디자인 및 애니메이션 만들기
• SEO 키워드 식별
• 도메인 및 서버 설정
• 홈페이지 카피 작성

주요 작업 내에서 와이어프레임 승인 또는 도메인 호스트의 청구 정보 설정과 같이 소규모의 하위 작업을 수행해야 할 수 있습니다. 팀과의 협업을 통해 하위 작업을 파악하여 워크플로를 방해하고 산출물 제공을 지연시킬 수 있는 예기치 않은 상황이 발생하지 않도록 합니다.

2단계: 역할 식별

그래픽 디자이너라면 SEO 키워드 연구를 하지 않을 것이며 카피라이터는 도메인 호스트를 설정하는 작업을 하지 않습니다. 팀원들과 함께 모여 협업 중심의 대화를 통해 각 역할을 식별하세요. 예를 들어 그래픽 디자인 작업과 하위 작업은 다음과 같을 수 있습니다.

그래픽 디자인 및 애니메이션 만들기 —Ariel

• 웹 사이트 히어로 이미지 만들기 — Natalie
• 웹 사이트 히어로 이미지 검토 및 승인 — Tessa
• 히어로 이미지 애니메이션화 및 .mp4 파일로 변환 — Anji
• 최종 히어로 이미지를 와이어프레임에 배치 — Ariel

이 모든 하위 작업에서 Natalie와 Anji는 디자인 및 애니메이션 만들기라는 목표에 기여하는 개별 작업을 맡은 담당자입니다. Tessa는 초기 이미지를 검토 및 승인하고 브랜드 가이드라인을 준수하는지 확인하는 조언자입니다. Ariel은 나머지 세 사람의 작업에 대한 책임자로, 최종 제품이 와이어프레임에 전달되도록 합니다.

4단계: 차트 분석 및 격차 식별

팀원들과의 작업 세션을 통해 차트 내 격차 또는 중복을 식별하여 중복 작업을 방지하고 장애물이 발생하기 전에 파악합니다. 격차 및 중복 식별부터 담당자 간 균형 분석에 이르기까지 RACI 모델의 이상적인 모습에 대한 몇 가지 일반적인 가이드라인을 따르세요.

차트 전체에 중복 및 종속성이 일부 확인될 것입니다. 예를 들어 SEO 관리자인 Jenna가 홈페이지의 SEO 키워드를 식별해야 Edwin이 카피라이팅을 시작할 수 있습니다. 따라서 Edwin이 맡은 작업의 경우 Jenna가 조언자에 해당하지만, Jenna가 맡은 작업의 경우 Jenna는 담당자입니다.

또한 작업당 책임자가 한 명만 있음을 알 수 있습니다. 책임자를 배를 운항하는 작업 수준의 "프로젝트 리더"라고 생각해 보세요. 항해를 맡은 선장은 한 배에 두 명 이상이 있어서는 안 됩니다.

담당자 및 조언자의 수를 제한하는 방법도 찾아야 합니다. R이 너무 많으면 정확히 누가 어떤 작업을 해야 하는지 명확하지 않을 수 있습니다. 그러면 담당자가 없어 결국 작업을 진전할 수 없게 됩니다.

C가 너무 많으면 상충되는 의견과 정보를 제시하는 사람이 너무 많아지게 됩니다. 담당자가 작업을 수행하는 동안 따를 수 있도록 하나의 명확한 가이드를 전달해야 합니다.

또한 I가 충분하지 않으면 조직 내에서 상향 커뮤니케이션 또는 투명성이 충분히 이루어지지 않는다는 뜻입니다. 리더십과 이해 관계자가 프로젝트에 대해 완전히 동의하고 이해하여 프로젝트가 인시던트 없이 승인 및 시행되도록 하세요.

Confluence에서 RACI 차트 사용

이제 RACI 차트 사용의 기본적인 모범 사례를 이해했으니 Confluence를 사용하여 차트를 만들어 보겠습니다. 프로젝트 커뮤니케이션 및 책임 의식을 개선하려면 Confluence 문서에 RACI 행렬을 구현하세요.

Confluence에 RACI 행렬을 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 상단 도구 모음에서 "삽입"을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 "표"를 선택합니다.
2. 표 대화 상자에서 RACI 차트에 필요한 행과 열의 수를 선택합니다. 예를 들어 네 개의 작업이 포함된 프로젝트에 대해 RACI 차트를 만드는 경우 다섯 개의 행과 다섯 개의 열로 구성된 표를 만들면 됩니다.
3. 첫 번째 행에는 RACI 차트의 헤더가 포함되어야 합니다. 작업, 담당자, 책임자, 조언자, 정보 수신자와 같은 헤더를 사용할 수 있습니다.
4. 표에 적절한 정보를 입력합니다. 각 작업 또는 활동에 대해 팀원별로 적합한 RACI 코드를 해당 셀에 입력합니다.
   1. 전문가 팁: 색상 또는 기호를 사용하면 더 읽기 쉬운 차트를 만들 수 있습니다. 예를 들어 녹색은 담당자, 노란색은 조언자, 파란색은 정보 수신자, 빨간색은 책임자로 표시할 수 있습니다.

그러면 프로젝트 헌장부터 킥오프 안건까지 모든 관련 프로젝트 Confluence 페이지에서 이 표를 사용할 수도 있으며 페이지를 Trello 카드로 추가하거나 Jira 이슈에 추가할 수도 있습니다. 이렇게 하면 팀원들이 어떤 Atlassian 도구를 사용하든 상관없이 자신의 역할과 책임을 이해하는 데 도움이 됩니다. 커뮤니케이션과 책임 의식을 장려하면 팀 성과를 높이는 데 도움이 되며 이 모든 것이 모여 성공적인 결과로 이어집니다.

Confluence의 고급 RACI 기법

RACI 모델은 프로젝트가 진행됨에 따라 변경 및 확장될 수 있으므로 차트를 최신 상태로 유지하는 것이 중요합니다. 다음은 몇 가지 자세한 모범 사례입니다.

정기적인 검토 및 업데이트

RACI 차트를 정기적으로 검토 및 업데이트하여 프로젝트의 현재 상태를 정확히 반영하도록 합니다. 역할이 최신 상태이고, 작업이 완료로 표시되었으며, 종속성이 설명되어 있는지 확인합니다. Confluence를 사용하여 차트를 검토하고 업데이트할 일정을 세우고 프로세스를 감독할 담당 팀원을 할당합니다.

프로세스에 팀원 포함

차트를 업데이트할 때 프로젝트에 참여하는 모든 팀원을 태그합니다. 이렇게 하면 모든 팀원이 변경 사항을 파악하고 자신의 역할과 책임을 이해하고 있음을 확인할 수 있습니다. Confluence 댓글 또는 다이렉트 메시지를 사용하여 업데이트 및 변경 사항을 팀원에게 비동기식으로 전달합니다.

변경 사항 문서화

RACI 차트가 변경될 때마다 변경 사항을 Confluence에 문서화해야 합니다. 여기에는 변경 날짜, 변경한 팀원 및 변경 이유가 포함될 수 있습니다. 이 문서는 모든 팀원이 변경 사항을 파악하고 변경 이유를 이해하도록 도와줍니다.

조언자는 작업을 진행하기 전에 필요한 모든 정보 및 액세스 권한을 제공할 것입니다. 작업 및 복잡성에 따라 조언자가 한 명 또는 최대 세 명까지 있을 수 있습니다. 조언자가 누구인지 초기 단계에 파악하여 프로젝트 및 워크플로에 포함시킬 수 있습니다.

단순하게 유지

RACI 차트는 쉽게 이해하고 탐색할 수 있어야 합니다. Confluence에서는 색상이나 기호와 같은 시각 보조 도구를 사용하여 차트의 접근성을 높일 수 있습니다. 또한 차트는 가장 중요한 작업 및 책임에만 초점을 맞춰 간결해야 합니다. Trello 또는 Jira에서 하위 작업을 매핑하여 프로젝트 추적을 개선할 수 있습니다.

역할 및 책임 검토

업데이트할 때는 항상 각 팀원의 역할과 책임을 검토합니다. 작업을 추가하거나 조정하다 보면 팀이 책임의 격차 또는 중복을 파악하는 데 도움을 줄 수 있습니다. Confluence의 작업 관리 기능을 사용하여 팀원에게 작업과 책임을 할당한 다음 Trello 또는 Jira에서 추가로 위임합니다. 또한 팀 관리자는 팀과 함께 역할 및 책임 플레이를 수행하여 각 팀원의 책임을 명확히 하고 보완해야 할 격차를 확인할 수 있습니다.

일관성 보장

이제 차트와 할당에 일관성이 있는지 확인합니다. 차트 사용 방법에 대한 명확한 가이드라인을 정하고 모든 팀원이 이 가이드라인을 숙지하게 합니다. 또한 Confluence에서 Marketplace 애드온, 템플릿 또는 매크로를 사용하여 여러 프로젝트 또는 팀 전반에서 차트의 일관성을 유지할 수 있습니다.

작업 착수

차트가 마련되면 프로젝트에서 재미있는 부분인 실행을 시작할 수 있습니다. 적절한 역할과 기대치가 마련되면 작업 목록이 더 쉽게 진행되므로 안심하세요. 하지만 커뮤니케이션도 계속 진행되도록 신경 써야 합니다. Confluence를 즐겨 사용하는 커뮤니케이션 앱과 함께 사용하면 각 작업의 상태, 종속성 및 발생 가능성이 있는 블로커에 대한 최신 정보를 모두에게 제공할 수 있습니다. 모든 프로세스가 처음부터 완벽하지 않다는 사실을 기억하세요. 팀에 가장 적합한 흐름을 찾을 때까지 계속 만들고 반복하세요. 즐겁게 일하세요!