Come utilizzare i grafici RACI per migliorare l'assegnazione della responsabilità nei progetti e la collaborazione in team
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Ci siamo passati tutti: un nuovo e importante progetto arriva sulla scrivania del tuo manager e il team si riunisce per capire come realizzarlo. Ma da dove si inizia? Chi è responsabile di cosa? E come si arriva al traguardo insieme?
Cosa sono i grafici RACI?
Un grafico RACI definisce i ruoli dei membri del team in un determinato progetto: Responsabile (Responsible), Responsabile dell'approvazione (Accountable), Persona consultata (Consulted) e Persona informata (Informed).
Il grafico RACI è conosciuto anche con il nome Matrice di assegnazione delle responsabilità (RAM) o Matrice di assegnazione dei progetti (PAM). Il grafico RACI è una semplice tabella che aiuta a identificare chi deve fare cosa in un progetto o in una campagna.
Utilizzando framework di gestione dei progetti come il modello RACI, puoi creare un flusso di lavoro in cui tutti hanno ruoli e responsabilità ben precisi dall'inizio alla fine.
Confronto tra RAPID, DACI e RACI
Forse starai pensando: "Non ne ho già sentito parlare?". È probabile: si tratta di un modello molto popolare tra gli Scrum Master e gli Agile Manager. Ma esistono anche alcuni modelli simili spesso confusi con RACI, in particolare RAPID e DACI, che riguardano il processo decisionale e il consenso del gruppo.
Nome del framework | Definizione | Utilizzo |
|---|---|---|
| Framework name RAPID | Definizione Raccomandare (Recommend), Accettare (Agree), Eseguire (Perform), Input (Input), Decidere (Decide) | Utilizzo Processo decisionale |
| Framework name DACI | Definizione Promotore (Driver), Approvatore (Approver), Collaboratore (Contributor) e Persona informata (Informed) | Utilizzo Processo decisionale |
| Framework name RACI | Definizione Responsabile (Responsible), Responsabile dell'approvazione (Accountable), Persona consultata (Consulted) e Persona informata (Informed) | Utilizzo Gestione dei progetti |
Qual è la differenza? Sebbene i framework RAPID e DACI siano concepiti come il passo che il tuo gruppo deve compiere prima di passare all'azione, RACI è il piano che stabilisce chi effettuerà quell'azione.
Perché i grafici RACI sono importanti per la gestione dei progetti?
2. Centralizza la comunicazione
Il tuo team fatica a comunicare con thread di e-mail disorganizzati, messaggi istantanei diretti e commenti che si perdono nella confusione.
Questo è un problema (e una grande perdita di tempo) per i tuoi progetti. Numerosi studi dimostrano che la comunicazione è una delle cause più comuni e frequenti di insuccesso di un progetto. Quando i membri del team hanno troppi punti di riferimento per trovare informazioni, i fili si intrecciano, le scadenze non vengono rispettate, i task vengono dimenticati e si crea confusione.
Un software di gestione dei progetti consente di mantenere tutte le comunicazioni, dalle timeline agli aggiornamenti di stato, dai feedback alle domande, in un unico spazio facilmente accessibile a tutti. In questo modo si abbattono i silos e tutti possono non solo condividere informazioni, ma anche gestire in modo efficace come e dove condividerle.
Comprensione del modello RACI
Quando dovresti usare una matrice RACI? Non sentirti obbligato a utilizzare un modello RACI per i task quotidiani, ad esempio controllare le e-mail o rispondere alle chiamate dei clienti. Tuttavia, quando un progetto coinvolge stakeholder e ha il potenziale per un impatto a lungo termine, come il miglioramento dell'interfaccia utente di un'app o il lancio di un nuovo prodotto, un grafico RACI può tenerti aggiornato fin dall'inizio.
Esaminiamo ora i quattro ruoli della matrice RACI: Responsabile, Responsabile dell'approvazione, Persona consultata e Persona informata.
Responsabile: chi svolge i task
La lettera "R" nel tuo modello indica il ruolo di Responsabile. Il Responsabile dell'approvazione delega una responsabilità, ad esempio "progettare il wireframe della pagina iniziale", al Responsabile, che deve portare a termine il task rispettando i parametri e la scadenza concordati. Puoi avere più Responsabili per un singolo task; assicurati di bilanciare correttamente le responsabilità e fai in modo che sia sempre chiaro chi deve fare cosa in ogni fase del processo.
Responsabile dell'approvazione: chi supervisiona il progetto
La lettera "A" indica il Responsabile dell'approvazione il cui lavoro consiste nel garantire che il task venga completato da tutti i membri responsabili. Questo incarico, a differenza di quello di Responsabile, va affidato a una sola persona che prenderà tutte le decisioni nel corso dell'intero progetto, assicurandosi che il task venga completato secondo uno standard accettabile.
Persona consultata: chi fornisce le informazioni
La lettera "C" indica la Persona consultata, vale a dire chi detiene la conoscenza del team. Questa persona fornisce assistenza, contesto aggiuntivo e consigli sul task. Supponiamo che tu sia responsabile della progettazione di un wireframe: puoi rivolgerti all'amministratore del tuo sito web per assicurarti di avere l'accesso completo al sistema di gestione dei contenuti e di non creare problemi con le tue nuove idee in materia di CSS.
La Persona consultata ti fornirà le informazioni e l'accesso di cui hai bisogno prima di procedere con il task. Puoi avere da una a tre Persone consultate a seconda del task e della sua complessità. Identifica subito queste persone in modo da poterle inserire nel progetto e nel relativo flusso di lavoro.
Persona informata: chi riceve aggiornamenti sullo stato
La lettera "I" indica la Persona informata o lo stakeholder che desidera o ha bisogno di informazioni sul tuo progetto. Possono ricoprire questo ruolo più persone, ad esempio un team di leadership o il capo reparto che sta portando avanti il progetto. Ciò favorisce la trasparenza interna e aiuta a stabilire se il progetto verrà completato nel rispetto dei tempi stabiliti e delle aspettative. Inoltre, assicura che il progetto riceva l'approvazione e sia in linea con le intenzioni degli stakeholder.
Come creare un grafico RACI
Ora che sappiamo cos'è un grafico RACI e per cosa è progettato, creiamone uno insieme. Supponiamo che il nostro progetto consista nel creare una pagina web per una nuova linea di servizi. Chi gestisce quali task fino al completamento del progetto?
Fase 1: identificazione dei task e del carico di lavoro
Cosa è necessario fare lungo il percorso verso l'obiettivo del nostro progetto? Identifichiamo alcuni task principali in un progetto, come il lancio di un nuovo sito web:
- Progettazione del wireframe della home page
- Creazione di grafiche e animazioni
- Identificazione delle parole chiave per la SEO
- Configurazione di dominio e server
- Stesura del copy della home page
Quando svolgi questi importanti task, è probabile che tu ti debba occupare anche di sottotask più piccoli, come l'approvazione dei wireframe o l'impostazione dei dati di fatturazione per l'host del dominio. Collabora con il tuo team per identificare questi sottotask in modo da evitare sorprese che potrebbero interferire con il tuo flusso di lavoro e ritardare la produzione dei risultati finali.
Fase 2: stabilisci i ruoli
Il tuo graphic designer non effettua le ricerche utilizzando le parole chiave per la SEO e il tuo copywriter non configura il tuo host di dominio. Riunisci i membri del team e affronta con loro una conversazione collaborativa per identificare i ruoli giusti. Ad esempio, i tuoi task di progettazione grafica e i relativi sottotask potrebbero avere questo aspetto:
Realizzare grafiche e animazioni — Ariel
- Creare un'immagine principale del sito web — Natalie
- Rivedere e approvare l'immagine principale del sito web — Tessa
- Animare l'immagine principale e convertirla in un file .mp4 — Anji
- Posizionare l'immagine principale definitiva nel wireframe — Ariel
In tutti questi sottotask, Natalie e Anji sono responsabili dei singoli task che contribuiscono all'obiettivo di realizzare le grafiche e le animazioni. Tessa viene consultata per rivedere e approvare l'immagine iniziale e assicurarsi che rispetti le linee guida del brand. Ariel è responsabile del lavoro degli altri tre e garantisce che il prodotto finale venga inviato al wireframe.
Fase 4: analizza il grafico e identifica le lacune
Organizza una sessione di lavoro con i membri del team per identificare eventuali lacune o sovrapposizioni all'interno del grafico, sia per evitare lavori duplicati sia per individuare eventuali colli di bottiglia prima che si verifichino. Segui alcune linee guida generali su come dovresti strutturare il tuo modello RACI, dall'identificazione di eventuali lacune e sovrapposizioni alla distribuzione equilibrata degli incarichi tra gli assegnatari.
All'interno del grafico ci saranno alcune sovrapposizioni e dipendenze: ad esempio, Jenna, la responsabile della SEO, deve identificare le parole chiave SEO della home page prima che Edwin possa iniziare a scrivere il testo. Quindi, per il task di Edwin, Jenna viene consultata, ma per il task di Jenna, lei è responsabile.
Noterai anche che c'è una sola persona incaricata del task. Pensa a questa persona come a un "coordinatore di progetto" a livello di task che sta al timone: non possono esserci più capitani alla guida contemporaneamente.
Inoltre, devi trovare modi per limitare il numero di persone responsabili e consultate. Quando hai troppe R, potrebbe non essere esattamente chiaro chi debba fare che cosa, ed è così che ci si ritrova con task che finiscono nel dimenticatoio perché nessuno se ne assume la responsabilità.
Troppe C indicano che ci sono troppi cuochi ai fornelli che offrono opinioni e informazioni contrastanti. Assicurati che i responsabili ricevano una direttiva chiara che li guidi lungo il percorso.
Non averne a sufficienza, invece, è indicativo del fatto che non ci sia abbastanza comunicazione verso l'alto o trasparenza all'interno dell'organizzazione. Assicurati che i leader e le parti interessate forniscano il pieno consenso e abbiano la piena comprensione del progetto, in modo che possa essere approvato e implementato senza imprevisti.
Utilizzare un grafico RACI in Confluence
Ora che hai compreso le principali best practice sull'uso di un grafico RACI, è il momento di crearne uno utilizzando Confluence. Implementa la matrice RACI nei documenti Confluence per migliorare la comunicazione sul progetto e l'assunzione di responsabilità.
Ecco come aggiungere una matrice RACI in Confluence:
- Fai clic su "Inserisci" nella barra degli strumenti in alto e seleziona "Tabella" nel menu a discesa.
- Nella finestra di dialogo della tabella, seleziona il numero di righe e colonne che vuoi inserire nel grafico RACI. Ad esempio, se desideri creare un grafico RACI per un progetto con quattro task, puoi creare una tabella con cinque righe e cinque colonne.
- La prima riga deve contenere le intestazioni del grafico RACI. Puoi usare le seguenti intestazioni: Task, Responsabile, Incaricato, Consultato, Informato
- Inizia a compilare la tabella con le informazioni appropriate. Per ogni o task o attività, compila la cella corrispondente inserendo il codice RACI appropriato per ogni membro del team.
- Suggerimento: usa colori o simboli per rendere il grafico più facile da leggere. Ad esempio, puoi usare il verde per il responsabile, il giallo per il consultato, il blu per l'informato e il rosso per l'incaricato.
Quindi, puoi utilizzare questa tabella in qualsiasi pagina di Confluence del progetto pertinente, dagli obiettivi di progetto ai programmi di lancio, fino all'aggiunta della pagina come scheda Trello o in un ticket di Jira. Ciò contribuirà a garantire che i membri del team comprendano il proprio ruolo e le proprie responsabilità, indipendentemente dallo strumento Atlassian che utilizzano. Incoraggiare la comunicazione e la presa di responsabilità contribuirà a migliorare le prestazioni del team, favorendo il raggiungimento di risultati positivi.
Tecniche RACI avanzate in Confluence
il tuo modello RACI può cambiare ed espandersi man mano che il progetto progredisce, perciò è importante mantenere il grafico sempre aggiornato. Ecco alcune best practice dettagliate:
Rivedilo e aggiornalo regolarmente
Rivedi e aggiorna regolarmente i tuoi grafici RACI per assicurarti che riflettano accuratamente lo stato attuale del progetto. Assicurati che i siano aggiornati, i task siano contrassegnati come completati e le dipendenze siano delineate. Usa Confluence per definire una programmazione per la revisione e l'aggiornamento del grafico e assegnare la supervisione del processo al membro del team responsabile.
Includi i membri del team nel processo
Tagga tutti i membri del team coinvolti nel progetto quando aggiorni il grafico. In questo modo, tutti sono a conoscenza di eventuali modifiche e possono confermare di aver compreso il proprio ruolo e le proprie responsabilità. Usa i commenti in Confluence o i messaggi diretti per comunicare aggiornamenti e modifiche ai membri del team in modo asincrono.
Modifiche ai documenti
Ogni volta che vengono apportate modifiche al grafico RACI, devono essere documentate in Confluence indicando, ad esempio, la data della modifica, chi ha apportato la modifica e il motivo di tale modifica. Questa documentazione aiuta a garantire che tutti siano a conoscenza di eventuali modifiche e che ne comprendano il motivo.
La Persona consultata ti fornirà le informazioni e l'accesso di cui hai bisogno prima di procedere con il task. Puoi avere da una a tre Persone consultate a seconda del task e della sua complessità. Identifica subito queste persone in modo da poterle inserire nel progetto e nel relativo flusso di lavoro.
Mantieni la semplicità
Il grafico RACI deve essere facile da capire e da consultare. In Confluence, puoi usare ausili visivi, come colori o simboli, per rendere il grafico più accessibile. Inoltre, il grafico deve essere conciso, incentrato solo sui task e sulle responsabilità più importanti. I sottotask possono essere mappati in Trello o Jira per monitorare i progetti in maniera più efficiente.
Rivedi i ruoli e le responsabilità
Quando effettui degli aggiornamenti, rivedi sempre i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team. Man mano che aggiungi o modifichi i task, il team può aiutarti a identificare eventuali lacune o sovrapposizioni nelle responsabilità. Usa le funzionalità di gestione dei task in Confluence per assegnare compiti e responsabilità ai membri del team, quindi delega ulteriormente le attività in Trello o Jira. Inoltre, i team manager possono gestire la sezione Ruoli e responsabilità con i propri team per chiarire le responsabilità individuali e identificare eventuali lacune da colmare.
Garantisci la coerenza
Ora assicurati che i grafici e gli incarichi siano coerenti. Stabilisci linee guida chiare su come utilizzare il grafico e assicurati che tutti i membri del team ne siano a conoscenza. Inoltre, puoi utilizzare componenti aggiuntivi del marketplace, modelli o macro macro in Confluence per garantire la coerenza dei grafici in diversi progetti o team.
Mettiti al lavoro
Una volta che il tuo grafico è a posto, puoi passare alla parte divertente del progetto: l'esecuzione. Il tuo elenco di task scorrerà più facilmente con i ruoli e le aspettative giusti. Inoltre, assicurati anche di mantenere attiva la comunicazione. Usa Confluence in combinazione con le tue app di comunicazione preferite per tenere tutti aggiornati sullo stato di ogni task, dipendenza e fattore bloccante che potresti incontrare. E ricorda: non tutti i processi sono perfetti fin dall'inizio. Continua a creare e reiterare finché non trovi un flusso che funzioni meglio per il tuo team. Buon lavoro!