Definire una struttura di ripartizione del lavoro nella gestione dei progetti
Esplora argomenti
Quando ci si fa carico di un progetto complicato, è necessaria una struttura di ripartizione del lavoro (WBS, dall'inglese Work Breakdown Structure) che consenta di mantenere un percorso chiaro nel panorama del progetto. Essa funge da luce guida del progetto, permettendoti di suddividerlo in segmenti gestibili, fa in modo che non ti perda dettagli essenziali e consente di assegnare i task e monitorare i progressi con precisione.
In poche parole, una WBS ben strutturata è la chiave per scoprire le complessità di un progetto e indirizzarlo verso il successo. Essa può, infatti, può migliorare la pianificazione e la gestione dei progetti fornendo una panoramica chiara e semplificando l'assegnazione delle responsabilità e il monitoraggio dei progressi.
Questa guida descrive una struttura di ripartizione del lavoro in maniera dettagliata, illustrando i relativi componenti, i vari tipi di strutture e come crearne una per pianificare un progetto.
Cos'è una struttura di ripartizione del lavoro?
Fondamentalmente, una WBS nella gestione dei progetti è una scomposizione gerarchica (o ad albero) di un progetto in componenti più piccoli.
Prende la vasta e spesso scoraggiante portata di un progetto e la suddivide in componenti più piccoli e gestibili. Ogni livello della struttura presenta maggiori dettagli, facilitando la comprensione e la gestione del progetto.
Scopo di una struttura di ripartizione del lavoro
Una WBS nella gestione dei progetti fornisce un quadro chiaro per la pianificazione, l'esecuzione e il controllo del progetto, aiuta nella stima dei costi, nella pianificazione dei task e nell'allocazione delle risorse, ma soprattutto consente di rispettare le scadenze del progetto organizzandolo in componenti più piccoli e ben definiti.
Componenti chiave di una struttura di ripartizione del lavoro
Ogni componente di una WBS svolge un ruolo specifico e trasmette un diverso livello di dettagli. Il livello più alto definisce il quadro generale, mentre quello più basso specifica ogni dettaglio.
- Risultati finali: rientrano nel quadro generale e rappresentano il risultato o i risultati finali del progetto.
- Pacchetti di lavoro: si tratta delle unità di lavoro più piccole all'interno della WBS. Costituiscono i mattoni del progetto e hanno risultati finali specifici assegnati.
- Task e sottotask: rappresentano una suddivisione dettagliata delle attività o dei passaggi all'interno di un pacchetto di lavoro che garantiscono una pianificazione e un'esecuzione precise.
Tipi di strutture di ripartizione del lavoro
Le esigenze specifiche del progetto e le preferenze del team sono fondamentali per determinare la rappresentazione WBS più adeguata. Ad esempio, per i progetti con tempistiche fisse e scadenze rigide potrebbe essere preferibile una rappresentazione basata sul calendario, in modo da completare tempestivamente le tappe intermedie.
Anche le modalità con cui il team opera e comunica influiscono sulla scelta. Se il tuo team è più a suo agio con le bacheche visive e preferisce un approccio pratico alla gestione dei task, una board Kanban può essere in linea con le sue preferenze.
Questi sono i tipi di strutture WBS tra cui puoi scegliere per soddisfare i requisiti di progetto e le preferenze del team:
Diagramma di Gantt
Un diagramma di Gantt è un diagramma a barre che rappresenta le tempistiche e le dipendenze dei task. Fornisce una chiara rappresentazione visiva della programmazione del progetto, mostrando l'inizio e la fine di ciascun task.
Kanban
Le bacheche Kanban sono strumenti visivi flessibili che aiutano i team a gestire e assegnare priorità ai flussi di lavoro. Mostrano i task sotto forma di schede su una bacheca, organizzate in colonne in base al loro stato. Una scheda Kanban è la scelta ideale in un ambiente di sviluppo Agile.
Suggerimento: scopri di più su che cos'è una board Kanban in questa guida completa sulla gestione dei progetti.
Calendari
Una rappresentazione basata sul calendario aiuta a tenere traccia delle scadenze, delle tappe intermedie e della disponibilità delle risorse. Questo metodo è più efficace per i progetti con tempistiche e scadenze fisse poiché mostra quando deve iniziare e terminare ogni fase del progetto.
Come creare una struttura di ripartizione del lavoro
Ogni WBS deve seguire passaggi simili affinché un progetto rimanga organizzato e in linea con le scadenze.
Un project manager può utilizzare i seguenti cinque passaggi per creare una WBS per un progetto di sviluppo di un'app per dispositivi mobili:
- Identificare i risultati del progetto. Chiarisci la portata e i limiti del progetto stilando un elenco dei risultati tangibili che il progetto mira a raggiungere.
Per un'app per dispositivi mobili, i risultati finali potrebbero includere un'app completamente funzionante con funzioni specifiche, documentazione per gli utenti e un piano marketing. - Suddividere i risultati finali in pacchetti di lavoro. Dopo aver identificato i risultati finali di alto livello, suddividili in componenti più piccoli e gestibili.
Per un'app per dispositivi mobili, i componenti dell'app completamente funzionante potrebbero includere l'autenticazione utente, la navigazione all'interno dell'app e la progettazione dell'interfaccia utente. Suddividi tutti i risultati finali in questo modo. - Definire le relazioni tra i task. All'interno di ogni pacchetto di lavoro, stabilisci le relazioni tra i task. Alcuni task dipendono da altri, il che significa che non possono essere iniziati fino a quando non è stato completato un task precedente.
Per un'app per dispositivi mobili, potrebbe essere necessario finalizzare il design dell'interfaccia utente prima di implementare la navigazione all'interno dell'app. - Assegnare risorse e durate. Assegna le risorse necessarie per ogni task o pacchetto di lavoro e stima il tempo necessario per il relativo completamento.
Per un'app per dispositivi mobili, ciò potrebbe tradursi nell'assegnare task specifici a sviluppatori, designer e tester stimando le ore di lavoro necessarie per ciascun task. - Rivedi e perfeziona. La creazione di una WBS è un processo iterativo. Rivedi e perfeziona la WBS con l'avanzare del progetto per adattarla ai mutevoli requisiti di progetto, affrontare sfide impreviste e garantire che la WBS rifletta accuratamente la portata e i task del progetto.
Modelli di struttura di ripartizione del lavoro
Creare una WBS da zero può richiedere molto tempo. Semplifica il processo con i modelli. Grazie ai modelli puoi non solo risparmiare tempo, ma anche avere la sicurezza di non aver tralasciato nessun passaggio importante.
Jira Software include modelli progettati per creare una struttura di suddivisione del lavoro (WBS), tra cui un modello Kanban preconfigurato. Per garantire un'esperienza fluida, l'Atlassian Marketplace offre un'app di storyboard WBS che si sincronizza perfettamente con Jira Software.
Questi modelli forniscono un framework ben definito e personalizzabile che elimina le congetture dalla pianificazione del progetto.
Creazione di una WBS con Jira Software
Jira Software è uno dei più richiesti strumenti di gestione dei progetti in grado di creare ogni componente di un'efficace struttura di suddivisione del lavoro.
Puoi definire e personalizzare i flussi di lavoro in base ai processi unici del tuo team, assicurandoti che la WBS sia perfettamente in linea con i requisiti del tuo progetto. Inoltre, grazie alle board Agile (Kanban o Scrum), puoi visualizzare e monitorare i task, lo stato e l'avanzamento del lavoro del team.
Crea, assegna e monitora task o ticket durante l'intero ciclo di vita con le capacità di tracciamento dei ticket di Jira. Le capacità di collaborazione in tempo reale di Jira Software consentono al tuo team di comunicare e condividere le novità aggiornate al minuto.
Infine, l'ecosistema di integrazioni di Jira ti consente di connettere diverse piattaforme e di sincronizzare il lavoro su di esse, garantendo così che la tua WBS rimanga un hub centrale per tutte le informazioni e i task relativi al progetto. Usa le solide funzioni di creazione di report e analisi di Jira per monitorare l'avanzamento del tuo progetto, le prestazioni del team e la distribuzione del carico di lavoro. Questi approfondimenti ti consentono di prendere decisioni basate sui dati e di ottimizzare continuamente la tua WBS.
Con Jira Software, hai a disposizione un toolkit completo per creare, gestire e aggiornare una WBS efficiente. La versatilità delle sue funzioni e il livello di personalizzazione delle opzioni lo rendono uno strumento indispensabile per project manager e team.
Struttura della suddivisione del lavoro: domande frequenti
Qual è l'importanza di una WBS nella gestione dei progetti?
La WBS chiarisce l'ambito del progetto. Suddividendo il progetto in componenti gestibili, puoi prevenire lo slittamento dell'ambito. Inoltre, la WBS stabilisce una solida base per una stima accurata del progetto e un'allocazione efficiente delle risorse.
Quali sono alcune delle sfide della creazione di una WBS?
Una sfida chiave quando si crea una WBS è la definizione del giusto livello di dettaglio per il progetto: se è insufficiente o eccessivo, la gestione ne risente. Un'altra sfida frequente è la gestione dei requisiti che mutano. Per affrontare queste sfide, coinvolgi gli stakeholder nel processo di pianificazione e adattati per rispondere alle necessità.
In che modo una WBS contribuisce alla gestione dell'ambito del progetto?
La WBS contribuisce alla gestione dell'ambito del progetto perché identifica i risultati finali, gestisce i cambiamenti e mantiene il progetto focalizzato sugli obiettivi.