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Best practice sulla condivisione delle conoscenze

Come unire le menti e tenere tutti informati

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Meeple che forniscono un feedback in tempo reale

Ti piace pensare che il tuo team funzioni come una macchina ben oliata. Dal tuo punto di vista, le persone comunicano bene e gestiscono le attività con uno stile da leader.

Ma cosa succede quando un pezzo della macchina all'improvviso non c'è più? In che modo il tuo team risponde quando qualcuno è in vacanza, si prende un giorno di malattia o lascia l'azienda per perseguire un'altra opportunità?

Per quanto tu possa desiderare che il team sia pronto a farsi carico di questi compiti senza battere ciglio, prima o poi l'ingranaggio si inceppa. Le persone non riescono a trovare i file e le informazioni di cui hanno bisogno, e non hanno idea di come eseguire le attività di routine di cui si è sempre occupata la persona assente.

La difficoltà è reale, e non solo per te. Molti team non comprendono l'importanza della condivisione delle conoscenze. Di fatto, da un sondaggio è emerso che ben il 40% degli intervistati ha dichiarato di perdere conoscenze e competenze specialistiche più velocemente di quanto le acquisisca.

Non puoi impedire ai tuoi dipendenti di lasciare l'ufficio (e non ti consigliamo di farlo), quindi sta a te capire come unire e diffondere meglio tali informazioni e competenze in tutto il team.

Questo articolo analizzerà in dettaglio cinque diverse best practice per la condivisione delle conoscenze che puoi utilizzare per far funzionare senza intoppi la tua macchina ben oliata, anche quando vengono sostituite parti diverse.

L'innegabile importanza della condivisione delle conoscenze

Meeple che comunicano in team

Quando il secondo membro del team rimane inaspettatamente a casa perché ha il raffreddore, ti auguri che le cose non vadano a rotoli. Tuttavia, per essere preparati a gestire le assenze di breve e lungo termine non è sufficiente riconoscere l'importanza della condivisione delle conoscenze.

1. Previeni la "fuga di cervelli"

In un mondo ideale, vorresti che tutti i tuoi dipendenti migliori non lasciassero mai l'azienda, ma la realtà è diversa.

I membri del team prima o poi se ne andranno e arriveranno persone nuove. Quello che non deve accadere, tuttavia, è che diversi membri del team lascino l'azienda con un breve preavviso e portino via con sé una grande quantità di conoscenze istituzionali. Le persone che restano si guarderebbero in faccia, sperando solo che tra loro ci sia qualcuno che sappia ancora come portare avanti i progetti.

Fidati di noi: succede. Anche la stessa NASA ha affermato di aver avuto difficoltà a capire come tornare a camminare sulla luna. Solo pochi dei 12 astronauti che hanno camminato sulla luna tra il 1969 e il 1972 sono ancora vivi.

Questo è solo uno dei tanti esempi dell'importanza della condivisione delle conoscenze. Essere trasparenti riguardo ai processi e alle informazioni ti permette di evitare gravi lacune di competenze qualora i membri del team siano assenti, per sempre o solo per un giorno.

2. Potenzia la collaborazione e riduci la concorrenza

La competitività sfrenata non è una caratteristica di tutti gli ambienti di lavoro (se il lavoro in team è già una realtà nella tua organizzazione, complimenti!)

Tuttavia, in alcuni ambienti di lavoro i dipendenti spesso percepiscono le informazioni come una valuta preziosa. Vogliono sentirsi come le persone più affidabili o più informate, quindi finiscono per accumulare informazioni a scapito del successo complessivo del team.

Quando, invece, il team condivide liberamente i consigli e le conoscenze che ha acquisito, quella barriera viene abbattuta e tu promuovi una cultura che valorizza la collaborazione e non la competizione.

3. Aumenta la produttività

Avere dipendenti che custodiscono gelosamente conoscenze e informazioni nella propria mente è ha un costo elevato. Sembra che una condivisione inefficiente delle conoscenze costi alle grandi aziende 47 milioni di dollari all'anno.

Una notevole parte di questi costi è imputabile alla perdita di tempo. Quando è presente una lacuna di conoscenze, i membri del team devono investire molto tempo nella ricerca delle risorse e delle informazioni di cui hanno bisogno per portare a termine il lavoro.

Immagina se disponessero già di una conoscenza almeno di base di tutti i contenuti da inserire in una presentazione trimestrale per il team dirigenziale: risparmierebbero molto tempo (e denaro) per spostare quel progetto dall'elenco delle cose da fare a quello delle cose completate.

Best practice per condividere le conoscenze e colmare il divario

Libro Confluence

Sull'importanza della condivisione delle conoscenze non hai dubbi. Non resta che rimboccarsi le maniche e mettersi al lavoro.

1. Utilizza la tecnologia di collaborazione in modo significativo

Utilizzando gli strumenti giusti è possibile integrare la condivisione delle conoscenze nel tessuto stesso della cultura della tua organizzazione. In Atlassian, ad esempio, creiamo praticamente tutti i nostri contenuti in Confluence. È il modo in cui condividiamo le conoscenze gli uni con gli altri.

Poiché tutte le nostre pagine e i nostri blog sono aperti per impostazione predefinita, Confluence funge da repository centralizzato di conoscenze per l'azienda, dove le persone possono trovare le risposte alle loro domande, scoprire cosa stanno facendo i colleghi o conoscere le specifiche di diversi progetti.

Funge anche da raccolta di informazioni e risorsa utile quando nuovi membri del team entrano a far parte dell'azienda, perché offre loro visibilità immediata di tutte queste preziose informazioni.

Confluence non è, ovviamente, l'unico strumento. La banca australiana Westpac, ad esempio, ha provato una soluzione leggermente diversa. L'azienda ha creato una piattaforma di apprendimento proprietaria pensata per aiutare i dipendenti a imparare a utilizzare nuove tecnologie che l'organizzazione stava valutando di adottare in futuro. Attraverso la piattaforma, il personale di Westpac può utilizzare le conoscenze mediante la partecipazione a corsi e condividere le proprie conoscenze creando contenuti formativi incentrati sulle competenze di cui dispongono.

Per quanto straordinaria, la tecnologia, da sola, non è sufficiente per creare una cultura di condivisione delle conoscenze. Offre ai lavoratori un modo pratico per collaborare, ma è necessario mettere in campo altri strumenti.

2. Offri ai dipendenti maggiore flessibilità nell'uso del loro tempo

La condivisione naturale delle conoscenze avviene nella maggior parte dei casi solo attraverso la socializzazione. Potresti scoprire le nuove iniziative di un altro reparto mentre scambi due chiacchiere alla macchinetta del caffè o ti confronti con un amico che si trova dall'altra parte dell'ufficio.

Quando i responsabili si aspettano che le persone "lavorino" costantemente (cioè siano sedute alla scrivania davanti a un computer), potrebbero realmente impedire la condivisione delle conoscenze.

Quindi, fai capire ai dipendenti che possono allontanarsi dalla scrivania, parlare con i colleghi o non essere sempre impegnati su un'attività concreta. Oltre ad aprire le linee di comunicazione, questo approccio permette anche di forgiare nuovi legami. È un aspetto importante, soprattutto se consideri che il 40% dei dipendenti avverte un senso di isolamento nell'ambiente di lavoro.

Iniziare è facile: puoi, ad esempio, fare una pausa caffè con i colleghi durante il normale orario di lavoro e consigliare ad altri di fare altrettanto.

3. Offri qualcosa che i tuoi dipendenti desiderano

La condivisione delle conoscenze è una priorità per la tua organizzazione, ma come fare affinché diventi altrettanto prioritaria per il tuo personale? Non puoi aspettarti che venga accolta con entusiasmo solo perché è una tua richiesta. Potrebbe essere necessario addolcire la pillola.

Chiediti quali tipi di ricompense motiverebbero i tuoi dipendenti a condividere liberamente le proprie conoscenze tra loro. Cerca di essere creativo. Ad esempio, potresti offrire:

  • riconoscimento pubblico in occasione delle riunioni del team;
  • una qualche forma di gadget o premio;
  • una piccola gratifica finanziaria o un benefit.

Oltre a i mettere i dipendenti sulla strada giusta, questi tipi di premi incoraggiano i membri del tuo team ad abbandonare una mentalità competitiva. Invece di indurli a pensare che solo accumulando conoscenze possono diventare indispensabili, dai l'esempio, dimostrando loro che la condivisione reciproca è il modo migliore per andare avanti.

4. Rivedi il processo di onboarding

Badge identificativo

Ricorda: un'autentica attenzione alla condivisione delle conoscenze richiederà un cambiamento culturale ed è importante stabilire il tono fin dall'inizio con i neoassunti.

Dai un'occhiata al tuo processo di onboarding adottando questo punto di vista. In quali aree puoi includere più opportunità di condivisione delle conoscenze oltre che in manuali, contratti e documenti?

Ad esempio, inserisci nel processo di onboarding alcuni elementi nuovi, come:

  • Presentazioni di altri reparti in modo che i neoassunti capiscano che è tutto integrato e facciano la conoscenza di persone esterne al loro team.
  • Possibilità per il neoassunto di seguire qualcuno che si trova in una posizione simile allo scopo di comprendere alcuni trucchi pratici del mestiere che potrebbero non essere presenti nel materiale formativo.
  • Prevedere l'affiancamento da parte di un mentore o un amico (non necessariamente dello stesso reparto) a cui il neoassunto possa rivolgersi in caso di domande o difficoltà.

Il buddy system può essere particolarmente efficace, anche se due persone non lavorano sempre a stretto contatto. Secondo un report dello Human Capital Institute, il 52% degli intervistati ha dichiarato di utilizzare un programma per ambasciatori o buddy e il 45% di essi ha affermato che il programma è stato moderatamente (27%) o estremamente (18%) efficace per accelerare la competenza dei neoassunti.

5. Chiedi il feedback

Alla fine, il modo migliore per capire cosa devi fare affinché i tuoi colleghi si sentano più a loro agio nel condividere le loro idee è semplicemente quello di chiederglielo.

Puoi farlo in diversi modi, tra cui conversazioni individuali, sessioni condivise, focus group o sondaggi. Assicurati di porre domande come:

  • In che misura ti senti a tuo agio nel condividere le tue idee con i membri del team?
  • Che cosa ti rende restio a condividere le tue conoscenze o le tue idee con i membri del team?
  • Cosa possiamo fare per favorire una maggiore condivisione delle conoscenze?

Chiedere un feedback aiuta i dipendenti a sentire di poter esprimere le loro opinioni. Inoltre, offre l'ulteriore vantaggio di creare, nel corso del tempo, una cultura in cui tutti i dipendenti si sentano inclusi, apprezzati e ascoltati.

Due (o più) cervelli sono davvero meglio di uno

Immaginiamo che tu metta in gioco le migliori pratiche di condivisione delle conoscenze descritte sopra e che i membri del tuo team abbiano l'abitudine di essere trasparenti gli uni con gli altri. Cosa succede quando uno dei dipendenti si assenta?

Molto probabilmente, gli altri membri del team saranno in grado di trovare le informazioni necessarie e di portare avanti le questioni in sospeso senza esitazioni.

È uno scenario decisamente migliore della situazione di panico dell'ultimo minuto che si verifica quando tutti si rendono conto che devono reinventare la ruota o aspettare che il membro del team torni in ufficio, giusto? Lo pensiamo anche noi.

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