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Prácticas recomendadas de intercambio de conocimientos

Cómo fusionar las mentes y mantener a todo el mundo informado

Personajes que dan información en tiempo real

Te gusta pensar que tu equipo funciona como una máquina bien engrasada. Desde tu punto de vista, se comunican bien y manejan las tareas como auténticos jefes.

Pero ¿qué ocurre cuando de repente falta una pieza de esa máquina? ¿Cómo responde tu equipo cuando alguien está de vacaciones, se toma un día libre por enfermedad o decide marcharse para probar una oportunidad diferente?

Por mucho que desees que tu equipo esté preparado para asumir esas funciones sin problemas, no tarda mucho en caer. Las personas no pueden encontrar los archivos ni la información que necesitan, pero, además, no tienen ni idea de cómo realizar las tareas rutinarias de las que siempre se encargaba esa persona.

El conflicto es real; y no estás solo en él. Muchos equipos no se dan cuenta de la importancia de compartir los conocimientos. De hecho, una encuesta reveló que la friolera del 40 % de los encuestados dijo que pierden conocimientos especializados y experiencia más rápido de lo que los ganan.

No puedes evitar que tus empleados se vayan de la oficina (de verdad, no te lo recomendamos), así que de ti depende averiguar cómo fusionar mejor las mentes y difundir esa información y experiencia entre los miembros del equipo.

Este artículo desglosa cinco prácticas recomendadas de intercambio de conocimientos que puedes usar para que tu máquina bien engrasada siga funcionando sin problemas, incluso cuando se cambien distintas piezas.

La innegable importancia del intercambio de conocimientos

Personajes comunicándose como un equipo

No querrás que las cosas se desmadren si uno de los miembros de tu equipo se queda inesperadamente en casa por un resfriado. Sin embargo, la importancia del intercambio de conocimientos va más allá de estar preparado para las ausencias breves y largas.

1. Evitar la “fuga de cerebros”

En un mundo ideal, mantendrías a tus mejores empleados, pero ese no es el mundo en el que vivimos.

Los miembros del equipo se irán y otros nuevos se unirán a filas. Sin embargo, esto es lo que no quieres que ocurra: que varios de los miembros de tu equipo se marchen en un corto espacio de tiempo y se lleven un montón de conocimientos consigo. Ahora todos se miran unos a otros con la esperanza de que alguien aún sepa cómo hacer avanzar los proyectos.

Confía en nosotros, estas cosas pasan. Al parecer, incluso la NASA ha tenido problemas para averiguar cómo volver a poner un pie en la luna. Solo unos pocos de los 12 astronautas que pisaron la luna entre 1969 y 1972 siguen vivos.

Este es solo uno de los muchos ejemplos de la importancia que tiene el intercambio de conocimientos. Al ser transparente con los procesos y la información, evitarás que se produzcan importantes carencias de habilidades cuando los miembros del equipo se ausenten, ya sea de forma permanente o por un día solo.

2. Impulsar la colaboración y reducir la competencia

No todos los lugares de trabajo son altamente competitivos. (Si el trabajo en equipo es lo que de verdad importa en tu organización, ¡anótate un tanto!).

Pero, en algunos lugares de trabajo, los empleados suelen percibir la información como moneda de cambio. Las personas se preocupan por ser la persona que más sabe o en la que más se confía, por lo que acaban acaparando información a costa del éxito general de su equipo.

Pero cuando tu equipo comparte libremente los consejos y las lecciones aprendidas, se derriba esa barrera y se fomenta una cultura que hace hincapié en la colaboración en lugar de en la competencia.

3. Aumentar la productividad

Tener empleados que se guardan sus conocimientos e ideas sale caro. Un intercambio de conocimientos ineficiente cuesta a las grandes empresas 47 millones de dólares al año.

En gran parte, eso se relaciona con el tiempo perdido. Cuando hay una brecha de conocimientos, los miembros del equipo tienen que invertir mucho tiempo en buscar los recursos y la información que necesitan para hacer el trabajo.

Imagínate que ya estuvieran equipados con al menos un conocimiento básico de todo lo que conlleva esa presentación trimestral al equipo de liderazgo. Eso les ahorraría mucho tiempo (por no hablar de dinero) a la hora de pasar el proyecto del estado “pendiente” al “hecho”.

Prácticas recomendadas de intercambio de conocimientos para acortar distancias

Libro de Confluence

Ya te has convencido de la importancia que tiene el intercambio de conocimientos. Ahora, vamos a ponernos manos a la obra y a hacerlo realidad.

1. Utilizar la tecnología de colaboración de forma que tenga sentido

El uso de las herramientas adecuadas puede ser una forma de integrar el intercambio de conocimientos en el tejido mismo de la cultura de tu organización. Por ejemplo, en Atlassian, creamos casi todo nuestro contenido en Confluence. Es la forma en que compartimos los conocimientos entre nosotros.

Dado que todas nuestras páginas y blogs están abiertos de forma predeterminada, Confluence actúa como un repositorio centralizado de conocimiento para la empresa, donde los empleados pueden encontrar las respuestas a las preguntas que tengan, averiguar lo que sus compañeros de equipo están haciendo u obtener información sobre los detalles de los diferentes proyectos.

Confluence también actúa como una biblioteca de conocimientos y un recurso útil cuando se unen a la empresa nuevos miembros del equipo, ya que reciben toda esa valiosa información inmediatamente.

Para ver un ejemplo que no sea de Confluence, pasemos a Westpac, un banco de Australia que intentó algo un poco diferente. Crearon su propia plataforma de aprendizaje para ayudar a los trabajadores a aprender las nuevas tecnologías que la organización estaba considerando adoptar en el futuro. A través de la plataforma, el personal de Westpac puede tanto consumir conocimientos, al inscribirse en cursos, como compartir los suyos propios mediante la creación de contenidos educativos centrados en su propia experiencia.

Aunque impresiona bastante, la tecnología por sí sola no es suficiente para crear una cultura de intercambio de conocimientos. Esta ofrece a los trabajadores una forma práctica de colaborar, pero tiene que haber otros esfuerzos en marcha.

2. Dar a los empleados más flexibilidad horaria

Gran parte de la forma en que se intercambia el conocimiento de manera natural es, sencillamente, a través de la socialización. Puede que te enteres de las nuevas iniciativas de otro departamento mientras charlas junto a la máquina de café o hablas con tu amigo que se sienta al otro lado de la oficina.

Cuando los jefes esperan que los empleados estén constantemente “trabajando” (es decir, sentados en sus escritorios y mirando fijamente al ordenador), en realidad, podrían estar impidiendo que se intercambie el conocimiento.

Así que deja claro a los empleados que no pasa nada porque dejen sus escritorios, hablen con sus compañeros o no estén siempre trabajando en una tarea concreta. Esto no solo abre esas líneas de comunicación, sino que también forja nuevos vínculos. Además, es importante, sobre todo si se tiene en cuenta que el 40 % de los empleados se sienten aislados en el trabajo.

Empezar es tan fácil como tomarse un café y ponerse al día con los compañeros de equipo durante las horas normales de trabajo y sugerir a los demás que hagan lo mismo.

3. Ofrecer algo que tus empleados deseen

El intercambio de conocimientos es una prioridad para tu organización, pero ¿cómo vas a conseguir que sea una prioridad igual de importante para tu personal? No puedes esperar que se suban al carro con entusiasmo solo porque tú se lo digas. Quizás debas hacer un poco más atractiva la oferta.

Pregúntate qué tipo de recompensas motivarían a tus empleados a intercambiar libremente sus conocimientos con los demás. Desafíate a ser creativo. Por ejemplo, podrías ofrecer lo siguiente:

  • Reconocimiento público en las reuniones de equipo
  • Algún tipo de regalo o premio
  • Una pequeña recompensa o beneficio económico

Este tipo de recompensas no solo ayudan a que tus empleados vayan por el buen camino, sino que también animan al equipo a quitarse de encima esa mentalidad competitiva. En lugar de hacerles creer que acaparar sus conocimientos es la única manera de ser indispensables, predicarás con el ejemplo y les demostrarás que compartir con los demás es la mejor manera de progresar.

4. Revisar el proceso de incorporación

Tarjeta de identificación

Recuerda que un verdadero enfoque en el intercambio de conocimientos va a requerir un cambio de cultura, y es importante establecer el tono desde el principio con los nuevos empleados que contrates.

Analiza tu proceso de incorporación desde este punto de vista. ¿Dónde se pueden incluir más oportunidades para compartir conocimientos que en los manuales, los contratos y el papeleo?

Por ejemplo, añade algunos elementos nuevos a tu proceso de incorporación, como:

  • Presentaciones de otros departamentos para que los nuevos empleados comprendan cómo encaja todo y conozcan a personas ajenas a su equipo inmediato.
  • Es el momento de que tu nuevo empleado acompañe a alguien en un puesto similar para que conozca algunos trucos del oficio que podrían no estar en el material de formación oficial que se les entrega.
  • Poner en contacto a los nuevos empleados con un mentor o compañero (no tiene por qué ser alguien del mismo departamento) al que puedan acudir con preguntas o desafíos.

El sistema de compañeros puede ser especialmente eficaz, incluso si dos personas no van a trabajar juntos con frecuencia. Según un informe del Human Capital Institute, el 52 % de los encuestados dijo que utilizaba un programa de "embajadores" o compañeros, y el 45 % de ellos afirmó que el programa era moderadamente (27 %) o extremadamente eficaz (18 %) a la hora de acelerar las competencias de las nuevas contrataciones.

5. Pedir feedback

Al fin y al cabo, la mejor manera de saber qué hay que hacer para que tus compañeros de equipo se sientan más cómodos compartiendo sus ideas es, simplemente, preguntarles.

Puedes hacerlo de varias maneras, por ejemplo, mediante conversaciones individuales, sesiones compartidas o grupos de discusión, o una encuesta. Asegúrate de hacer preguntas como estas:

  • ¿Te sientes cómodo compartiendo tus ideas con los miembros del equipo?
  • ¿Qué te hace dudar a la hora compartir tus conocimientos o ideas con los miembros del equipo?
  • ¿Qué podemos hacer para abrir la puerta a un mayor intercambio de conocimientos?

Pedir información ayuda a los trabajadores a sentirse capacitados para expresar sus opiniones en el momento. Además, con el tiempo, se crea una cultura en la que todos los empleados se sienten incluidos, valorados y escuchados.

Dos (o más) cerebros son mejor que uno

Imaginemos que pones en juego las prácticas recomendadas de intercambio de conocimientos anteriores y que tu equipo suele ser transparente con los demás. Ahora bien, ¿qué ocurrirá cuando uno de tus empleados se ausente?

Lo más probable es que los demás miembros del equipo sepan cómo encontrar la información que necesitan y recoger los cabos sueltos sin perder un segundo.

Eso suena mucho mejor que ese pánico de última hora que sobreviene cuando todo el mundo se da cuenta de que o bien tienen que reinventar la rueda, o bien esperar a que vuelva ese miembro del equipo, ¿verdad? Sí, eso pensamos nosotros.

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