Guía para el diseño de proyectos en la gestión de proyectos

¿Qué es el diseño de proyectos?

El diseño de proyectos es el proceso de planificación de los objetivos, la estructura, las tareas y los productos de un proyecto y de decidir la definición de lo que se considera finalizado. Los gestores de proyectos ejecutan el proceso de diseño antes de la implementación para alinear a los equipos con los objetivos del proyecto.

Desarrollar diseños alternativos es útil para que las partes interesadas decidan cuál es el mejor plan de ejecución. Un diseño de proyectos bien gestionado puede garantizar la participación de las partes interesadas. Es importante conseguir la participación de las partes interesadas lo antes posible para evitar recibir sus comentarios al final del proceso, lo que puede bloquearlo.

Cómo funciona el diseño de proyectos

El diseño de proyectos tiene lugar al principio de las cinco fases de la gestión de proyectos, como un plan general antes de cualquier otra planificación detallada del proyecto.

El diseño de proyectos utiliza diagramas de Gantt y flujogramas para ofrecer una visión general del proyecto. Explica el plan, el calendario y la hoja de ruta del proyecto y establece una base de referencia para el equipo y las partes interesadas. Una plantilla de planificación de proyecto describe el diseño de proyecto.

¿Por qué es importante el diseño de proyectos?

El diseño de proyectos garantiza la viabilidad y el éxito del proyecto y ayuda a comunicar su valor a las partes interesadas. Por ejemplo, puedes demostrar a las partes interesadas cuáles son tus planes y establecer expectativas para todo el proyecto.
Otras ventajas del diseño de proyectos incluyen:

• Garantizar el éxito del proyecto: si no conoce de antemano el alcance y los recursos potenciales de un proyecto, elaborará un plan a ciegas.
• Minimizar los riesgos: el diseño de un proyecto tendrá en cuenta los posibles obstáculos. De esa manera, podrás encontrar la manera de sortearlos con antelación.
• Maximizar el uso de los recursos: una vez diseñado el proyecto, sabrás qué recursos están disponibles y cómo utilizarlos mejor.

La fase de diseño de un proyecto determina los recursos necesarios y garantiza una utilización eficiente de estos.

Pasos del proceso de diseño de proyectos

Los siete pasos del proceso de diseño de proyectos son importantes para que los equipos agile simplifiquen el proceso de gestión de proyectos de metodología ágil y planifiquen el desarrollo del proyecto.

Para que el diseño de proyectos sea eficaz, los equipos deben seguir estos siete pasos:

Define los objetivos

Las metas del proyecto deben ser claras y alcanzables, sin sobrepasar nunca las capacidades de los miembros del equipo.

Las metas deben estar en consonancia con la finalidad del proyecto y los objetivos empresariales. Como gestor de proyectos, debes considerar si las metas de tu proyecto añaden valor a los productos y clientes de tu empresa.

El sistema SMART (las siglas en inglés de "específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y temporales") es un método comprobado para establecer objetivos. Puedes utilizar la plantilla de Confluence como ayuda. El uso de la plantilla permitirá a tu equipo fijar metas específicas y mensurables.

Establece los resultados

Describe los resultados requeridos del proyecto y alinéalos con las metas de tu proyecto. Los resultados deberían resolver los problemas del producto para tus usuarios, como la funcionalidad y la usabilidad. En resumen, deberían mejorar aún más tu producto. Por ejemplo, un resultado puede ser mejorar el flujo de ventas del producto.

Es importante señalar que los resultados no son productos ni resultados del trabajo. Los resultados determinan cómo utilizarán los clientes los productos y su valor para los clientes y la empresa.

Describir los resultados del proyecto proporciona una medida del éxito y una definición de lo que se considera hecho. A partir de esos resultados, podrás evaluar mejor su impacto.

Identifica los riesgos

La gestión de riesgos es fundamental para el diseño de proyectos. Tu trabajo como gestor de proyectos es anticiparte a los problemas. Tendrás que buscar posibles obstáculos, como la capacidad actual de desarrollo, y determinar su impacto en el proyecto.

Entre los riesgos figuran la escasez de recursos, los costes elevados o la corrupción del alcance. Por ejemplo, una vez que hayas identificado la corrupción del alcance como un riesgo potencial, puedes mitigarlo creando parámetros de proyecto claros e identificando las entregas y cumpliéndolas.

Crea una estrategia de proyecto

La estrategia es la base del plan del proyecto y garantiza que el equipo alcance sus metas respetando las limitaciones del proyecto. Deberías crear la estrategia al mismo tiempo que la descripción general del proyecto para garantizar la precisión en tu ejecución.

Para crear una estrategia de proyecto excelente, estudia proyectos similares y aprende de ellos. Esto puede ayudar a descubrir los errores más comunes y te permitirá planificarlos. Una vez que hayas identificado varias estrategias potenciales, considera las ventajas y las desventajas de cada una y aplica tu investigación para identificar la mejor estrategia. Este proceso forma parte de la mejora continua.

Fija un presupuesto

El siguiente paso es crear un presupuesto con la información recopilada en los pasos anteriores. El presupuesto del proyecto dependerá de los recursos necesarios para el proyecto. La plantilla de presupuesto gratuita de Jira Software es muy útil para elaborar el presupuesto de un proyecto.

La elaboración de un presupuesto ayuda a reducir la probabilidad de que aumenten los costes y se asignen mal los recursos. Las partes interesadas aprecian a los gestores de proyectos que se ciñen a un presupuesto.

Prepara un plan de contingencia

Es importante crear un plan de contingencia para todos los riesgos identificados. Por ejemplo, puede que tengas que comunicar un cambio a tus clientes, sobre todo si el cambio afecta fundamentalmente a la función principal del producto. Ese tipo de cambio podría suponer un riesgo en el que se pierdan usuarios si no se les comunica el cambio adecuadamente. Por lo tanto, tu plan de contingencia podría incluir formación sobre la incorporación y el éxito de los clientes, de forma que comuniques cualquier cambio a los clientes.

Realiza un seguimiento de las entregas

Un diseño de proyecto completo incluye detalles sobre las entregas del proyecto. Es importante supervisar y hacer un seguimiento del progreso de las entregas durante el proyecto para garantizar que el equipo cumple su objetivo, se mantiene dentro del presupuesto y cumple con los plazos.

Jira Software ayuda a los gestores de proyectos a hacer un seguimiento de las entregas mediante diagramas de Gantt o tableros de kanban para controlar el progreso del proyecto.

Cómo crear el mejor diseño de proyectos

Para crear un diseño de proyectos eficaz para tu empresa, debes saber algunas cosas importantes, como las siguientes:

• Comunícate de forma eficaz. La comunicación y la transparencia son fundamentales para el éxito del proyecto. Jira Work Management incluye hojas de ruta avanzadas para facilitar la comunicación. Esto permite a los equipos colaborar y visualizar tableros, proyectos y filtros para obtener datos relevantes sobre el diseño de proyectos. Puedes usar Confluence para crear la documentación de tu proyecto y organizar el equipo.
• Involucra a las partes interesadas. Conseguir cuanto antes la aceptación de las partes interesadas garantiza que el proyecto satisfaga sus expectativas.
• Adáptate al cambio. Gestiona los cambios con prontitud revisando el plan de contingencia y resolviendo rápidamente las incidencias a medida que surjan. Jira Software te permite ejecutar tu plan al poner de relieve con antelación todos los posibles obstáculos. Jira Software se integra con Confluence para ofrecer una experiencia de gestión de proyectos impecable.

Despunta en el diseño de proyectos con Jira Work Management

Ahora que entiendes el concepto detrás del diseño de proyectos, puedes utilizar este proceso para la próxima iniciativa que emprendas. Un diseño eficaz del proyecto es la base del éxito de un proyecto, ya que garantiza que los proyectos se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto.

Jira Work Management te ayuda a crear un diseño de proyecto eficaz y ayuda a tu equipo a entender y compartir los objetivos del proyecto con el resto de los miembros del equipo. Usa Confluence y Jira Software para hacer un seguimiento de tu proyecto y crear tu documentación.

¿Cómo se define el alcance del proyecto?

El alcance del proyecto establece todos los aspectos del proyecto, incluidos los plazos y las entregas. Define los límites del proyecto y ayuda a comunicar la naturaleza exacta del proyecto a las principales partes interesadas.

El alcance del proyecto pasa a ser un documento que ayuda a los miembros del equipo a entender los resultados del proyecto.

¿En qué se diferencian el alcance del proyecto y los objetivos del proyecto?

El alcance del proyecto es el resultado general del proyecto. Por ejemplo, en él se definen todas las tareas y entregas del proyecto en cuestión. Por su parte, los objetivos del proyecto definen lo que genera el proyecto y lo que el equipo pretende conseguir. Por ejemplo, un objetivo podría ser una entrega que aumente el rendimiento del producto.

¿Cómo contribuye el diseño del proyecto al éxito general del proyecto?

Un plan de proyecto bien diseñado mejora la eficiencia, minimiza los riesgos y orienta el proyecto hacia un resultado satisfactorio. El diseño del proyecto reúne los detalles del proyecto para mayor claridad, lo que le da al equipo la confianza necesaria para ejecutar el proyecto de forma eficaz.