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Introduce vídeo en la página para mejorar la colaboración y la interacción

El vídeo asíncrono mejora el intercambio de conocimientos, además de reducir el número de reuniones y la fatiga visual causada por las pantallas

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Personajes que dan información en tiempo real

Tanto si gestionas un modelo de trabajo híbrido como si diriges una empresa cuyos empleados se encuentran en oficinas geográficamente dispersas, estás ante la misma situación: los equipos distribuidos no funcionan, como tampoco lo hacen las herramientas de comunicación que usamos para mantener a los trabajadores conectados. No obstante, si hay algo que hemos aprendido es que un día repleto de videollamadas es una forma muy aburrida de trabajar. Las herramientas de videoconferencia tal vez fueron nuestro aliado contra la soledad la primera vez que tuvimos que dejar las oficinas, pero ¿cuál será nuestro aliado contra las videoconferencias?

La "fatiga de zoom" (ya sea del propio Zoom, o bien de Skype, Google Meet o cualquier otra plataforma similar) es lamentablemente un fenómeno real que se ha extendido como la pólvora. Incluso algunos investigadores de la Universidad de Stanford han diseñado una escala de agotamiento y fatiga de zoom. Está claro que las reuniones en vídeo nos permiten conectar unos con otros, pero un exceso puede afectar negativamente a la colaboración y a los resultados de un proyecto. Además, durante las llamadas también hacemos otras tareas. Cuando la atención empieza a bajar, la productividad cae irremediablemente en picado y se frena la innovación.

Reducir el número de reuniones innecesarias es un buen comienzo. ¡La colaboración asíncrona en proyectos funciona! Sin embargo, a veces es necesario dejar una página y volver a la interacción humana. Al fin y al cabo, el tono de voz y las señales no verbales, como las expresiones faciales, los gestos y otros tipos de lenguaje corporal, son fundamentales para lograr que una idea se comprenda. No obstante, ¿es una reunión siempre la respuesta cuando se requiere la interacción humana?

En lugar de usar solo vídeo o solo texto, prueba a combinar ambos formatos.

Nos hemos aficionado a los modelos híbridos, así que ¿por qué no apostamos por las comunicaciones híbridas? En lugar de usar solo vídeo o solo texto, prueba a combinar ambos formatos. Inserta el vídeo en tu espacio de trabajo para empezar a intercambiar conocimientos. Además del placer que supone hacer menos reuniones, disfrutarás de la magia del vídeo, con lo que la comunicación será más fluida, la interacción será mayor y, en última instancia, aumentará la innovación. Veamos cómo podemos sacar el máximo partido del vídeo para promover la colaboración asíncrona en los proyectos.

Vídeo insertado = menos reuniones

Hay una razón por la cual caíste en la madriguera de YouTube y saliste dos horas más tarde. El vídeo en streaming es pura diversión. ¿Por qué no lo usas en tu empresa? Cuando un tema está disponible tanto en formato de texto como de vídeo en una misma página, el 59 % de los altos ejecutivos elegirán el vídeo.

Cuando un tema está disponible tanto en formato de texto como de vídeo en una misma página, el 59 % de los altos ejecutivos elegirán el vídeo.

Está claro que en algunas ocasiones las videoconferencias siguen siendo necesarias. Sería el caso de una sesión de lluvia de ideas, una entrevista de trabajo o una evaluación de rendimiento. Por un lado, las conversaciones que requieren una interacción con el interlocutor deben realizarse en tiempo real, ya sea en persona o de manera virtual a través de una plataforma como Zoom. Por otro lado, muchas veces con solo enviar un documento, un SMS o un correo electrónico, te ahorras una reunión. Sin embargo, hay muchas situaciones intermedias. En esos casos, la inserción de vídeo asíncrono ofrece bastantes más ventajas que las videoconferencias o las comunicaciones escritas. Ventajas:

  • Comodidad de ver el vídeo en cualquier momento, algo especialmente importante en los equipos distribuidos que trabajan en distintas zonas horarias
  • Posibilidad de mostrar el contenido, en lugar de contarlo, como si fuera una demo en directo grabada
  • Referencia que los miembros del equipo pueden consultar en cualquier momento (y poner en pausa, avanzar rápidamente o rebobinar para verla a su ritmo)
  • Herramienta que permite a los ejecutivos con poca disponibilidad dirigirse a los equipos de toda la organización sin sobrecargar sus agendas ni tener que contar lo mismo en varias reuniones

Además, hay un montón de casos de uso.

Cuándo se debe insertar vídeo

Aquí tienes algunas oportunidades para reducir el número de reuniones virtuales o en persona y usar el vídeo para mantener el componente humano.

Análisis empresariales trimestrales

Cuando los miembros del equipo anotan todo el progreso que han hecho en los últimos 90 días, el exceso de detalles puede resultar abrumador. Colócalo todo en la plantilla de análisis ejecutivo de actividades empresariales de Confluence, publícala y comparte tu emoción en un resumen general con vídeo insertado. Las partes interesadas dispondrán de un vídeo con un breve resumen y de un texto con todos los detalles. Además, nadie en APAC tendrá que acostarse tarde por culpa de una reunión. Y, por si fuera poco, la información clave se transmitirá con la misma claridad que cuando la presentas en persona.

Incorporación de nuevos empleados

Los empleados nuevos se merecen una cálida bienvenida, pero no es posible que el director ejecutivo haga una videollamada con cada uno de ellos. También puede que dichos empleados necesiten que expertos en distintas materias les ofrezcan explicaciones generales sobre un tema concreto. Para empezar, puedes incluir las instrucciones de incorporación en la plantilla del plan de 90 días de Confluence y luego añadir mensajes de vídeo según sea necesario. Estos vídeos pueden ser un saludo del fundador o una explicación sobre seguros hecha por un especialista en prestaciones; cualquier cosa que añada un toque personal para que los empleados sientan que hay una conexión real con la empresa, aunque nunca hayan puesto los pies en la oficina.

Formación técnica y resolución de problemas

A veces, se necesita una demo para que una explicación quede perfectamente clara, en particular cuando un miembro del equipo se está poniendo al día sobre un software nuevo o está intentando solucionar un problema técnico. La plantilla de artículos de resolución de problemas de Confluence te permite compartir un vídeo para mostrar a los usuarios lo que verán en pantalla junto con una lista de instrucciones escritas y enlaces a otros recursos de ayuda. La combinación de texto y vídeo debería proporcionar suficientes detalles para reducir los tickets de asistencia y las sesiones de ayuda personalizada con el equipo técnico y, al mismo tiempo, ayudar a los empleados con distintos niveles de conocimientos tecnológicos.

Planificación estratégica y discursos

¿Lo tienes todo a punto para presentar un plan estratégico o para dirigirte a tu organización? Cuando quieres dirigirte a ejecutivos con poca disponibilidad, jefes de departamento y tal vez incluso miembros de la junta, conseguir reunir a las personas adecuadas en una sala, o incluso virtualmente, es más difícil de lo que parece. Si utilizas la plantilla de plan estratégico de Confluence, te asegurarás de que todas las partes implicadas sigan tu discurso porque pueden consultar los detalles cuando mejor les venga. Si añades una introducción o un resumen en formato de vídeo insertado, te resultará más fácil captar la atención de todos los asistentes y transmitirles tu entusiasmo.

Solo debes procurar que los vídeos sean breves y concisos. En los vídeos de más de dos minutos de duración disminuye significativamente la atención del público. ¡No vas a sustituir una reunión larga por un vídeo asíncrono largo si lo que realmente buscas es ahorrar tiempo!

Cómo añadir vídeo a las páginas de Confluence

Con Confluence puedes añadir prácticamente cualquier tipo de vídeo a tu espacio de trabajo. Si tienes el vídeo en el ordenador, puedes subir el archivo a tu página. Si está en Internet, solo tienes que pegar la URL en el campo de texto. En formato Smart Link, la URL mostrará automáticamente el icono de la plataforma de vídeo para que los lectores sepan que el enlace dirige a un vídeo de YouTube, por ejemplo. Si dejas el Smart Link tal cual, el vídeo se abrirá al hacer clic en él. También puedes insertar el vídeo directamente en tu página haciendo clic en el enlace en modo de edición y seleccionando la opción para mostrar el elemento insertado.

captura de pantalla de plantilla de inserción de vídeo

Puedes insertar un vídeo directamente en tu página haciendo clic en el Smart Link de un vídeo en modo de edición y seleccionando la opción para mostrar el elemento insertado.

Además, Confluence ofrece distintas integraciones para simplificar todo el proceso. Por ejemplo, la integración con Loom incluye una extensión de Chrome fácil de usar que permite grabar vídeo sin salir de la página de Confluence. Hay otras integraciones útiles, como Microsoft Stream for Confluence y Advanced YouTube and Vimeo Integration. Incluso hay un complemento de Zoom para los casos en los que una reunión es ineludible, pero quieres guardar las grabaciones para la posteridad (y para las personas que no han podido asistir).

Sea como sea, tienes la posibilidad de ajustar el tamaño y la posición del fotograma de vídeo en Confluence para adaptarlo al diseño de tu página.

Innovación como equipo distribuido

El vídeo asíncrono permite a los miembros del equipo participar como y cuando quieren, lo que fomenta tanto la conexión humana como el intercambio productivo de conocimientos. Es una forma de colaboración en proyectos basada en el conocimiento humano que permite que los equipos puedan innovar estén donde estén, que es exactamente lo que necesitamos ahora y siempre.

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