Definición de una estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos
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Al abordar un proyecto complicado, se precisa de una estructura de desglose del trabajo (EDT) que ayude a mantener una trayectoria clara a lo largo de todo el proyecto. La EDT sirve a modo de guía del proyecto, lo divide en segmentos más asequibles, garantiza que no se pasen por alto detalles esenciales y permite asignar tareas y supervisar el progreso con precisión.
En pocas palabras, una EDT bien estructurada es clave para desentrañar la complejidad del proyecto y obtener resultados satisfactorios.Puede mejorar la planificación y la gestión del proyecto, pues proporciona una visión general clara, ayuda a supervisar el proyecto y facilita la asignación de responsabilidades y el seguimiento del progreso.
En esta guía, se explica la estructura de desglose del trabajo de forma más detallada, incluidos sus componentes, los distintos tipos y cómo crear una para la planificación del proyecto.
¿Qué es la estructura de desglose del trabajo?
En esencia, una EDT en la gestión de proyectos es una descomposición jerárquica (o en forma de árbol) de un proyecto en componentes menores.
Divide el amplio, y normalmente abrumador, alcance de un proyecto en componentes más pequeños y asequibles.Cada nivel de la estructura contiene más detalles, lo que facilita la comprensión y gestión del proyecto.
Objetivo de la estructura de desglose del trabajo
Una EDT en la gestión de proyectos proporciona un marco claro para la planificación, la ejecución y el control de los proyectos. Ayuda a estimar los costes, planificar las tareas y asignar los recursos. Lo principal es que mantiene el proyecto por buen camino al organizarlo en componentes más pequeños y bien definidos.
Componentes clave de la estructura de desglose del trabajo
Cada componente de la EDT desempeña una función específica e implica un nivel de detalle diferente. El nivel más alto representa el panorama general, mientras que en el nivel más bajo se especifican todos los detalles.
- Entregas: se centran en el panorama general y representan el resultado o los resultados finales del proyecto.
- Paquetes de trabajo: son las unidades de trabajo más pequeñas de la EDT, constituyen los bloques de construcción del proyecto y tienen asignadas entregas específicas.
- Tareas y subtareas: representan un desglose detallado de las actividades o pasos de un paquete de trabajo, lo que permite realizar una planificación y una ejecución precisas.
Tipos de estructuras de desglose del trabajo
Las necesidades específicas de tu proyecto y las preferencias de tu equipo son fundamentales para determinar la representación de EDT más adecuada. Por ejemplo, para los proyectos con plazos fijos y estrictos, se podrían optar por una representación basada en el calendario para cumplir los hitos a tiempo.
La forma en que trabaja y se comunica tu equipo también afecta a la elección. Si tu equipo se siente más cómodo con los tableros visuales y prefiere un enfoque práctico de la gestión de tareas, se podría emplear un tablero de kanban.
Estos son los tipos de estructuras de EDT entre los que puedes elegir según los requisitos del proyecto y las preferencias de tu equipo:
Diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras que representa los plazos y las dependencias de las tareas. Proporciona una representación visual clara de la planificación del proyecto y muestra cuándo comienza y termina cada tarea.
Kanban
Los tableros de kanban son herramientas visuales flexibles que ayudan a los equipos a gestionar y priorizar los flujos de trabajo. Muestran las tareas como tarjetas en un tablero, organizadas en columnas según su estado. Un tablero de kanban es ideal para un entorno de desarrollo ágil.
Consejo profesional: obtén más información sobre para qué sirve un tablero de Kanban en esta completa guía de gestión de proyectos.
Calendarios
Una representación basada en el calendario ayuda a hacer un seguimiento de los plazos, los hitos y la disponibilidad de los recursos. Es más eficaz para proyectos con plazos fijos, ya que indica cuándo debe empezar y terminar cada fase del proyecto.
Cómo crear una estructura de desglose del trabajo
Todas las EDT deben seguir pasos similares para mantener el proyecto organizado y en marcha.
Los gestores de proyectos pueden seguir los cinco pasos siguientes para crear una EDT para un proyecto de aplicación móvil:
- Identificar los resultados del proyecto. Define el alcance y los límites del proyecto enumerando los resultados tangibles que se pretenden conseguir.
En el caso de una aplicación móvil, las entregas podrían incluir una aplicación totalmente funcional con funciones específicas, documentación de usuario y un plan de marketing. - Dividir las entregas en paquetes de trabajo. Tras identificar las entregas de alto nivel, divídelas en componentes más pequeños y asequibles.
En el caso de una aplicación móvil, los componentes de la aplicación totalmente funcional pueden incluir la autenticación de usuarios, la navegación dentro de la aplicación y el diseño de la interfaz de usuario. Desglosa todas las entregas de esta manera. - Definir las relaciones entre las tareas. Dentro de cada paquete de trabajo, establece relaciones entre las tareas. Algunas tareas dependen de otras, es decir, no pueden empezar hasta que se completa la tarea anterior.
En el caso de una aplicación móvil, puede que haya que finalizar el diseño de la interfaz de usuario para poder implementar la navegación dentro de la aplicación. - Asignar recursos y duraciones. Asigna los recursos necesarios a cada tarea o paquete de trabajo y calcula el tiempo necesario para completarlos.
Para una aplicación móvil, esto podría implicar asignar a los desarrolladores, diseñadores y evaluadores tareas específicas y, al mismo tiempo, estimar las horas de trabajo necesarias para cada tarea. - Revisar y perfeccionar. La creación de una EDT es iterativa. Revísala y perfecciónala a medida que avance el proyecto para adaptarla a los cambios de los requisitos del proyecto, abordar desafíos imprevistos y asegurarte de que refleje con precisión el alcance y las tareas del proyecto.
Plantillas de estructura de desglose del trabajo
Crear una EDT desde cero puede llevar mucho tiempo. Agiliza el proceso con plantillas. Con las plantillas no solo ahorras tiempo, sino que también tienes la tranquilidad de que no te has saltado ningún paso importante.
Jira Software incluye plantillas diseñadas para crear un WBS, incluida una plantilla de kanban preconfigurada. Para disfrutar de una experiencia fluida, Atlassian Marketplace ofrece una aplicación de guion gráfico con estructura de desglose del trabajo que se sincroniza a la perfección con Jira Software.
Estas plantillas proporcionan un marco personalizable y bien definido que elimina las conjeturas a la hora de planificar tus proyectos.
Crear una estructura de desglose del trabajo con Jira Software
Jira Software es una popular herramienta de gestión de proyectos que puede crear todos los componentes de una estructura de desglose del trabajo eficaz.
Puedes definir y personalizar los flujos de trabajo que se ajusten a los procesos únicos de tu equipo para garantizar que tu estructura de desglose del trabajo se ajuste exactamente a los requisitos de tu proyecto. También puedes visualizar y hacer un seguimiento de las tareas, los estados y el progreso de tu equipo con tableros ágiles (de kanban o scrum).
Crea, asigna y haz un seguimiento de tareas o incidencias a lo largo de todo su ciclo de vida con las funciones de seguimiento de incidencias de Jira. Con las funciones de colaboración en tiempo real de Jira Software, tu equipo puede comunicarse y compartir actualizaciones de última hora.
Por último, el ecosistema de integración de Jira te permite conectar y sincronizar el trabajo en diferentes plataformas, lo que garantiza que tu estructura de desglose del trabajo siga siendo un centro de toda la información y las tareas relacionadas con los proyectos. Utiliza las sólidas funciones de informes y análisis de Jira para hacer un seguimiento del progreso del proyecto, el rendimiento del equipo y la distribución de la carga de trabajo. Esta información te permite tomar decisiones basadas en datos y optimizar continuamente tu estructura de desglose del trabajo.
Con Jira Software, dispones de un conjunto de herramientas integral para crear, gestionar y mantener una estructura de desglose del trabajo eficiente. Sus funciones versátiles y sus opciones personalizables lo convierten en una herramienta indispensable para los gestores de proyectos y los equipos.
Estructura de desglose del trabajo: preguntas frecuentes
¿Qué importancia tiene una estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos?
Una estructura de desglose del trabajo aclara el alcance del proyecto y dividir el proyecto en componentes gestionables ayuda a evitar que se amplíe el alcance. Una estructura de desglose del trabajo establece una base sólida para una estimación precisa de los proyectos y una asignación eficiente de los recursos.
¿Qué desafíos conlleva la creación de una estructura de desglose del trabajo?
Uno de los principales desafíos a la hora de crear una estructura de desglose del trabajo es definir el nivel de detalle adecuado para el proyecto; que haya demasiado o muy poco puede dificultar una gestión eficaz. Otro desafío común es la gestión de los requisitos cambiantes. Para hacer frente a estos desafíos, implica a las partes interesadas en el proceso de planificación y adáptate según sea necesario.
¿Cómo contribuye una estructura de desglose del trabajo a la gestión del alcance del proyecto?
Una estructura de desglose del trabajo contribuye a la gestión del alcance del proyecto al identificar las entregas, gestionar los cambios y mantener el proyecto centrado en los resultados previstos.