Almacenamiento y seguimiento de documentos con Confluence

Tu equipo interdisciplinar gestiona montones de documentos de proyectos dentro de su flujo de trabajo. Desde contratos hasta propuestas y estrategias creativas, tu equipo accede a diario a una variedad de información importante y confidencial. Tienes que controlar quién puede almacenar, ver y editar estos documentos. Y con Confluence, puedes hacer precisamente eso.

Al utilizar las restricciones y los permisos de página, puedes controlar quién tiene acceso a tus espacios, páginas y cualquier archivo insertado o documento adjunto de Confluence. Pero las restricciones de página son diferentes a los permisos.

• Restricciones de página: de forma predeterminada, las páginas de Confluence están abiertas para su visualización y edición. Pero si lo necesitas, puedes restringir la visualización, la edición o ambas cosas. Los administradores pueden cambiar las restricciones a nivel de página individual o a nivel principal, para que las páginas secundarias hereden esas restricciones.

• Permisos: los permisos se otorgan a nivel global o de espacio. Los administradores de Confluence asignan permisos globales para todo el sitio. Cubren cosas como si un compañero de equipo puede crear un espacio o incluso iniciar sesión. Los permisos de espacio determinan la configuración de acceso para los diferentes grupos y usuarios individuales. Cubren cosas como los permisos para ver, añadir, cambiar y eliminar el contenido de un espacio.

Piensa en los espacios de Confluence como en una casa. Puedes darle a cualquier persona la llave de tu puerta principal (permisos), pero eso no significa necesariamente que tenga acceso a todas las habitaciones de tu casa (restricciones de página).

Al utilizar Confluence como sistema de seguimiento de documentos, puede que acabes restringiendo muchas páginas para diferentes usuarios. Puede que tengas que restringir y proteger la documentación para cumplir con la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) o proteger documentos como los presupuestos o las evaluaciones de empleados. Si tienes que establecer diferentes restricciones para los usuarios de las páginas en tu sistema de gestión de documentos, podrías plantearte crear un nuevo espacio específico para estos archivos confidenciales. Cuando crees un nuevo espacio restringido, solo podrás conceder permisos a las partes interesadas que necesiten acceder a él, en lugar de restringir a los usuarios individuales.

Con el historial de páginas y las vistas comparativas de páginas en Confluence, obtienes lo mejor del seguimiento de documentos junto con un registro de auditoría de los cambios en las páginas. El sistema también envía notificaciones de seguimiento a cualquiera que esté siguiendo la página.

El historial de páginas de Confluence te permite hacer un seguimiento y comparar los cambios y revisiones entre las diferentes versiones de la página y, si es necesario, restaurar las versiones anteriores de la página. Este nivel de control de versiones no solo te permite ver y hacer cambios con facilidad, sino que también proporciona un nivel de transparencia a todos los que tienen acceso a la página.

Al ver una versión específica de una página de Confluence, están disponibles las siguientes funciones:

• Versión actual: permite consultar la versión más reciente de la página.
• Comparar con la actual: permite comparar las diferencias entre la versión más reciente de la página y la página que estás viendo.
• Restaurar esta versión: permite recuperar el contenido de una versión anterior de la página.
• Ver el historial de páginas: permite consultar la lista de revisiones y versiones de las páginas.

• Anterior y siguiente: permite consultar la versión anterior o siguiente de las páginas.

Aunque no es posible ver los cambios individuales realizados por cada persona en una página específica, puedes ver los nombres de las personas que han contribuido a una versión determinada de una página.

Los empleados dedican (véase también: desperdician) un 20 % del día a buscar y recopilar información, según McKinsey. Un tiempo que podrían dedicar a cualquier cosa más productiva.

Una de las funciones principales de Confluence es la función de búsqueda integrada basada en Atlassian Intelligence (AI). La búsqueda de AI en Confluence hace más que permitir a los usuarios encontrar la documentación relevante. Aprende de tu organización. Los nombres o acrónimos únicos de los proyectos pasan a formar parte de la base de datos de búsqueda. Y todo puede mantenerse tan accesible o inaccesible como quieras gracias a la completa habilitación de permisos.

Cuando los usuarios buscan en Confluence, la plataforma busca contenido en todos los espacios de trabajo (incluidos los espacios personales), las descripciones de los espacios, los perfiles personales, el correo y las páginas. Las funciones de búsqueda y seguimiento también analizan el contenido de algunos archivos adjuntos, como los PDF, los documentos de Microsoft Word, las presentaciones de PowerPoint y las hojas de cálculo de Excel. Los resultados que ven los usuarios se basan en sus permisos individuales de Confluence, por lo que solo verán el contenido al que están autorizados.

Los usuarios pueden refinar su búsqueda con filtros interactivos. Pueden hacer búsquedas en los siguientes parámetros y utilizarlos:

• Dentro de un espacio: el espacio en el que se encuentre el miembro del equipo aparecerá en la parte superior de forma predeterminada, pero los usuarios pueden buscar contenido de otro espacio o lista de espacios.
• Por una persona específica: el filtro "colaborador" permite a los usuarios buscar el contenido que personas individuales han modificado (creado, comentado o actualizado). Cuando los usuarios empiecen a escribir un nombre de usuario, Confluence mostrará los posibles resultados en tiempo real.
• Por tipo de contenido: el filtro "tipo" solo mostrará los resultados de tipos de contenido específicos, como páginas, comentarios, perfiles de usuario o entradas de blog.
• Dentro de un plazo establecido: el filtro "fecha" solo mostrará el contenido que se modificó (creó, comentó o actualizó) por última vez dentro de un periodo de tiempo específico.
• Con una etiqueta específica: el filtro "etiqueta" solo mostrará el contenido que tenga una etiqueta en particular. Para utilizar esta función de seguimiento de archivos, los miembros del equipo pueden empezar a escribir el nombre de la etiqueta y seleccionar de una lista de posibles coincidencias.

• Dentro de una categoría de espacio: los administradores de espacios pueden organizar los espacios en categorías según las ubicaciones, los temas y los departamentos de los compañeros de equipo. Los usuarios pueden explorar las posibles categorías en el directorio de espacios o empezar a escribir el nombre de una categoría para buscar documentos en un grupo de espacios relacionados.

También puedes utilizar las opciones de búsqueda avanzada de Confluence para añadir más filtros, como el intervalo de fechas, el creador, el título o la página predecesora. Si estás buscando una solución de software de seguimiento de documentos fácil de usar, la función de búsqueda de Confluence es un buen punto de partida.

Tu empresa se ocupa de muchos elementos cambiantes (personas, grupos, proyectos y archivos) y necesitas un espacio de trabajo en equipo que pueda estar a la altura. Con Confluence, obtienes más que una plataforma de conocimiento y colaboración: también obtienes una herramienta integral de seguimiento y almacenamiento de documentos.

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