Przechowywanie i śledzenie dokumentów z Confluence

W ramach swojego przepływu pracy Twój interdyscyplinarny zespół przetwarza tony dokumentów. Jego członkowie mają na co dzień dostęp do ważnych i poufnych informacji — od umów, poprzez oferty, kreatywne streszczenia, aż po strategie. Musisz kontrolować, kto może przechowywać, przeglądać i edytować te dokumenty. Do tego właśnie służy Confluence.

Za pomocą ograniczeń i uprawnień do stron możesz kontrolować dostęp do przestrzeni, stron oraz dowolnych osadzonych plików bądź dołączonych dokumentów w Confluence. Pamiętaj jednak, że ograniczenia stron to nie to samo, co uprawnienia.

• Ograniczenia stron: Domyślnie strony Confluence są otwarte do wyświetlania oraz edycji. Jednak w razie potrzeby można ograniczyć możliwość wyświetlania i/lub edycji. Administratorzy mogą zmieniać ograniczenia na poziomie pojedynczych stron lub na poziomie elementu nadrzędnego, dzięki czemu strony podrzędne dziedziczą te ograniczenia.

• Uprawnienia: Uprawnienia działają na poziomie globalnym lub przestrzeni. Administratorzy Confluence przypisują uprawnienia globalne obowiązujące w całej witrynie. Obejmują one czynności, takie jak tworzenie przestrzeni przez członka zespołu, a nawet logowanie. Uprawnienia do przestrzeni definiują ustawienia dostępu dla różnych grupy i użytkowników indywidualnych. Obejmują one np. uprawnienia do wyświetlania, dodawania, modyfikowania i usuwania treści w przestrzeni.

Przestrzenie w Confluence można porównać do domu. Możesz dać każdemu klucz do drzwi wejściowych (uprawnienia), ale niekoniecznie oznacza to, że takie osoby będą miały dostęp do wszystkich pomieszczeń w domu (ograniczenia stron).

Korzystając z Confluence w charakterze systemu do śledzenia dokumentów, może się okazać, że będziesz wprowadzać wiele ograniczeń stron dla różnych użytkowników. Może zajść konieczność zablokowania i zabezpieczenia dokumentacji w celu zapewnienia zgodności z ustawą HIPAA albo ochrony dokumentów, takich jak budżety czy oceny pracowników. Jeśli okaże się, że musisz ustawiać mnóstwo różnych ograniczeń dla różnych użytkowników stron w swoim systemie zarządzania dokumentami, warto rozważyć utworzenie nowej przestrzeni dedykowanej właśnie takim plikom zawierającym dane wrażliwe. Po utworzeniu nowej przestrzeni z ograniczeniami możesz przyznać uprawnienia jedynie tym interesariuszom, którzy potrzebują dostępu do tych danych, zamiast ograniczać dostęp poszczególnym użytkownikom.

Dzięki historii strony i widokom porównania stron w Confluence zyskujesz niezrównane możliwości śledzenia, łącznie z dziennikiem inspekcji zmian strony. System wysyła również powiadomienia do każdego, kto obserwuje stronę.

Historia strony w Confluence umożliwia śledzenie i porównywanie zmian i poprawek między różnymi wersjami strony oraz pozwala przywrócić poprzednie wersje strony, jeśli zajdzie taka potrzeba. Taki poziom kontroli wersji daje nie tylko możliwość łatwego przeglądania i wprowadzania zmian, ale także zapewnia odpowiednią przejrzystość każdemu, kto ma dostęp do strony.

Podczas wyświetlania konkretnej wersji strony Confluence dostępne są następujące funkcje:

• Aktualna wersja: wyświetl najnowszą wersję strony.
• Porównaj z aktualną: porównaj różnice między najnowszą wersją strony a stroną aktualnie przeglądaną.
• Przywróć tę wersję: przywróć treść poprzedniej wersji strony.
• Wyświetl historię strony: wyświetla listę wersji i modyfikacji strony.

• Poprzednia i Następna: przejdź do poprzedniej lub następnej wersji strony.

Choć nie ma możliwości wyświetlenia poszczególnych zmian wprowadzonych przez każdą osobę z uprawnieniami do określonej strony, można zobaczyć imiona i nazwiska osób, które współtworzyły konkretną wersję strony.

Według agencji McKinsey pracownicy spędzają (czyt. marnują) 20% swojego dnia na wyszukiwanie i gromadzenie informacji. Jest to czas, który mogliby poświęcić na dowolną bardziej produktywną czynność.

Jedną z kluczowych funkcji Confluence jest wbudowana wyszukiwarka obsługiwana przez Atlassian Intelligence (AI). Wyszukiwanie AI w Confluence nie tylko pozwala użytkownikom znaleźć właściwą dokumentację, ale jednocześnie uczy się od Twojej organizacji. Unikatowe nazwy projektów lub akronimy stają się częścią bazy danych, którą można przeszukiwać. A wszystko to może być dostępne lub niedostępne w takim stopniu, w jakim chcesz, dzięki kompleksowym możliwościom konfiguracji uprawnień.

Gdy użytkownicy wyszukują coś w Confluence, platforma szuka treści we wszystkich przestrzeniach roboczych (w tym w przestrzeniach osobistych), opisach przestrzeni, profilach prywatnych, poczcie oraz na stronach. Funkcje wyszukiwania i śledzenia skanują również zawartość niektórych plików załączników, takich jak dokumenty PDF i programu Microsoft Word, prezentacje programu PowerPoint czy arkusze kalkulacyjne programu Excel. Wyniki widoczne dla użytkowników są zależne od przypisanych im uprawnień Confluence, dlatego zobaczą jedynie te treści, do których mają uprawnienia.

Użytkownicy mogą precyzować swoje wyszukiwanie za pomocą interaktywnych filtrów. Mogą wyszukiwać w określonych ramach i przy użyciu następujących parametrów:

• W ramach przestrzeni: domyślnie wyniki z przestrzeni, w której członek zespołu znajduje się w momencie wyszukiwania, będą wyświetlane u góry, jednak użytkownicy mogą wyszukiwać treści w innej przestrzeń lub liście przestrzeni.
• Według konkretnej osoby: Filtr „współautora” pozwala użytkownikom znaleźć treści zmodyfikowane — utworzone, skomentowane lub zaktualizowane — przez konkretne osoby. Po rozpoczęciu wpisywania nazwy użytkownika Confluence zacznie wyświetlać możliwe wyniki w czasie rzeczywistym.
• Według typu treści: filtr „typu” pozwala uwzględniać w wynikach wyszukiwania tylko treści określonego typu, na przykład strony, komentarze, profile użytkowników lub wpisy na blogu.
• W określonym przedziale czasu: filtr „daty” pozwala wyświetlić w pierwszej kolejności ostatnio zmodyfikowane — utworzone, skomentowane lub zaktualizowane — treści pochodzące z konkretnego przedziału czasu.
• Z konkretną etykietą: Filtr „etykiety” pozwala wyświetlić jedynie treści oznaczone określoną etykietą. Aby skorzystać z tej funkcji śledzenia plików, wystarczy, że członkowie zespołu zaczną wpisywać nazwę etykiety, a następnie wybiorą pozycję z listy potencjalnych dopasowań.

• W ramach kategorii przestrzeni: Administratorzy przestrzeni mogą porządkować przestrzenie w kategorie odpowiadające lokalizacjom członków zespołu, tematom czy działom. Użytkownicy mogą przeglądać potencjalne kategorie w obrębie katalogu przestrzeni lub rozpocząć wpisywanie nazwy kategorii, aby wyszukać dokumenty w grupie powiązanych przestrzeni.

Można również skorzystać z zaawansowanych opcji wyszukiwania w Confluence, aby dodać więcej filtrów, takich jak zakres dat, autor, tytuł czy strona nadrzędna. Jeśli szukasz łatwego w obsłudze oprogramowania do śledzenia dokumentów, funkcja wyszukiwania w Confluence będzie na początek idealnym rozwiązaniem.

Twoja firma ma do czynienia z wieloma elementami dynamicznymi, takimi jak ludzie, grupy, projekty czy pliki, i potrzebujesz przestrzeni roboczej dla zespołu, która za tym nadąży. Dzięki Confluence zyskujesz nie tylko platformę do zarządzania wiedzą i współpracy, ale także kompleksowe narzędzie do śledzenia i przechowywania dokumentacji.

Wypróbuj Confluence już dziś i dowiedz się, jak właściwie dobrany system do zarządzania dokumentami może pomóc Ci w ochronie danych wrażliwych Twojej organizacji i poprawie wyników finansowych Twojej firmy oraz przyczynić się do oszczędzania tak cennego czasu Twojego zespołu.