Czym jest automatyzacja procesów biznesowych (ang. Business Process Automation, BPA)?

Nie boimy się tego powiedzieć — zbyt dużo czasu poświęca się na zadania administracyjne.

Poza wysyłaniem komunikatów o stanie prac, uzyskiwaniem zatwierdzeń, przydzielaniem zadań i informowaniem interesariuszy, pozostaje ledwie wystarczająca ilość czasu na faktyczne innowacje czy ulepszenia.

Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) pomaga zespołowi osiągnąć pełny potencjał i obniżyć koszty przez mechanizację rutynowych zadań. Dzięki BPA zespół może skupić się na inicjatywach strategicznych, jednocześnie podnosząc poziom centrum obsługi oraz usprawniając ogólne procesy zarządzania projektami.

Menedżerowie projektów mogą zautomatyzować wszystkie procesy, od przydzielania zadań po raportowanie zgodności z przepisami, bez konieczności napisania nawet jednej linii kodu. Chociaż dla niektórych to nic nowego, istnieją wskazówki dotyczące procesów, które warto zastosować, aby osiągnąć rzeczywisty efekt.

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych (ang. Business Process Automation, BPA)?

Automatyzacja procesów biznesowych polega na wykorzystaniu technologii i narzędzi w celu usprawnienia i zautomatyzowania powtarzających się zadań lub procesów, które firmy zwykle obsługują ręcznie. W ten sposób można zautomatyzować powtarzalne procesy obejmujące wiele etapów przy użyciu systemów zarządzania IT.

BPA koncentruje się na poprawie wydajności biznesowej, redukcji liczby błędów i umożliwieniu cennym zasobom ludzkim zajęcie się bardziej strategicznymi działaniami. Dzięki temu można optymalizować przepływy pracy na potrzeby zarządzania incydentami i realizacji wniosków lub zapewnić ograniczenie ryzyka.

Zamiast polegać na czasochłonnych, podatnych na błędy zadaniach ręcznych, BPA wykorzystuje narzędzia i oprogramowanie do automatycznej obsługi tych procesów.

Przyspiesza to proces dzięki precyzyjnej i spójnej realizacji każdego kroku. Niezależnie od tego, czy chodzi o automatyzację tworzenia zgłoszeń, przekierowywanie wniosków do odpowiednich zespołów, czy generowanie regularnych raportów, BPA zwiększa ogólną wydajność usług IT przez zmniejszenie liczby ręcznych czynności.

Jakie procesy biznesowe może zautomatyzować firma?

Automatyzacja określonych procesów biznesowych może znacznie zwiększyć ich wydajność i dokładność. Identyfikacja właściwych procesów do automatyzacji ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia skutecznych i ukierunkowanych działań.

Oto kluczowe procesy biznesowe, które idealnie nadają się do zastosowania BPA:

• Często powtarzane zadania: automatyzacja zadań o wysokiej częstotliwości wykonywania, takich jak wprowadzanie danych i generowanie raportów, może zaoszczędzić czas i zmniejszyć liczbę błędów ludzkich, takich jak np. literówki.

• Zadania wymagające terminowej realizacji: możesz usprawnić procesy biznesowe, które wymagają terminowego wykonania, takie jak monitorowanie alertów systemowych lub wysyłanie automatycznych powiadomień. Automatyzacja zapewnia szybką reakcję i zapobiega opóźnieniom.

• Zadania wykonywane przez wiele osób: zautomatyzuj wykonywanie zadań biznesowych wymagających koordynacji między różnymi członkami zespołu, takich jak przepływy pracy związane z zatwierdzaniem lub procesy międzyzespołowe. Usprawnia to współpracę i przyspiesza realizację zadań oraz terminowość dostaw.

• Procesy wsparcia: zmechanizuj rutynowe zadania z zakresu wsparcia, takie jak tworzenie kopii zapasowych systemu, aby pozwolić pracownikom zająć się bardziej strategicznymi działaniami i poprawić wydajność centrum obsługi.

• Zadania wymagające ścieżek audytu: zadania te obejmują procesy wymagające szczegółowej dokumentacji na potrzeby zapewnienia zgodności z przepisami i audytu — np. transakcje finansowe.

• Zadania długoterminowe: automatyzacja jest skuteczna w przypadku rzadkich, ale niezbędnych zadań, takich jak okresowa konserwacja systemu lub kontrole zgodności. Zapewnia ona ich spójną realizację bez konieczności ręcznego nadzoru.

Jak działa automatyzacja procesów w firmach

Automatyzacja procesów biznesowych w projektach przebiega według prostego schematu opartego na kilku kluczowych mechanizmach:

• Wyzwalacze: zdarzenie, które uruchamia automatyzację, takie jak ukończenie zadania, zbliżający się termin lub zmiana statusu. 

• Reguły: warunki określające, co powinno się stać po wystąpieniu wyzwalacza, przykładowo „jeśli zadanie zostanie oznaczone jako ukończone, powiadom menedżera projektu”.

• Czynności: działania wykonywane automatycznie, takie jak wysyłanie powiadomień, przypisywanie nowych zadań lub aktualizowanie pól. 

• Zautomatyzowane przepływy pracy: sekwencje wyzwalaczy, reguł i czynności, które współdziałają ze sobą, aby obsługiwać całe procesy od początku do końca. 

Te elementy łączą się, tworząc zautomatyzowane przepływy pracy, które płynnie łączą zadania, zespoły i dane projektowe. Przykłady mogą wyglądać następująco:

• Po zakończeniu jednego zadania automatycznie rozpoczyna się kolejne.

• Po osiągnięciu kamienia milowego interesariusze otrzymują automatyczne powiadomienie.

• W przypadku zidentyfikowania zagrożenia alerty są automatycznie przekazywane do odpowiednich osób. 

Automatyzacja działa w tle, tworząc płynny przebieg realizacji, który pozwala na kontynuowanie projektów bez konieczności ciągłej ręcznej interwencji.

Przykłady automatyzacji procesów biznesowych

Jakie konkretne zadania można usprawnić dzięki automatyzacji? Oto kilka praktycznych przykładów:

• Zarządzanie incydentami: zautomatyzowany system może tworzyć zgłoszenia dotyczące problemów, przypisywać je na podstawie stopnia ważności i powiadamiać odpowiednich członków zespołu, skracając czas reakcji i poprawiając skuteczność ich rozwiązywania.

• Realizacja wniosków o usługi: BPA pozwala szybko przetwarzać wnioski, weryfikować wszystkie niezbędne zatwierdzenia i powiadamiać użytkowników o statusie, znacznie skracając czas przetwarzania.

• Zarządzanie zmianami: narzędzia do automatyzacji mogą zarządzać wnioskami, monitorować proces zatwierdzania i wprowadzać zmiany zgodnie z wcześniej zdefiniowanym harmonogramem, minimalizując zakłócenia i zwiększając kontrolę.

• Onboarding i offboarding: BPA może zarządzać tworzeniem kont, przypisywać niezbędny sprzęt i obsługiwać uprawnienia dostępu podczas onboardingu. Może również dezaktywować konta i odzyskiwać zasoby firmy podczas offboardingu, zapewniając spójność i bezpieczeństwo.

Korzyści płynące z narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych

Narzędzia BPA oferują szereg korzyści, które mogą znacząco poprawić wydajność operacyjną zespołu. Narzędzia te obejmują oprogramowanie do zarządzania przepływami pracy, które automatyzuje rutynowe zadania, lub platformy do zarządzania relacjami z klientami, które obsługują wprowadzanie danych i proces śledzenia potencjalnych klientów. 

Kluczowe zalety narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych obejmują:

1. Zwiększona wydajność

Narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych znacznie zwiększają wydajność poprzez usprawnienie powtarzalnych zadań. Zmniejszają ilość pracy ręcznej i liczbę błędów ludzkich. 

Na przykład zautomatyzowane systemy zgłoszeniowe pomagają zespołom IT przyspieszyć czas reakcji na zgłoszenia i ich rozwiązywanie. Pozwala to na szybsze i skuteczniejsze usuwanie problemów, co prowadzi do wzrostu zadowolenia klientów.

2. Ulepszone podejmowanie decyzji

Oprogramowanie do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa integruje i synchronizuje w jednym miejscu m.in. różne procesy biznesowe, dane z różnych działów czy wskaźniki wydajności, aby stworzyć pojedyncze źródło rzetelnych informacji.

Oprócz udostępniania tych zasobów, zapewnia zespołom i liderom oparte na danych analizy wykorzystania zasobów i wydajności firmy w czasie rzeczywistym w celu bardziej świadomego podejmowania decyzji dotyczących planowania projektu.

Narzędzia, takie jak funkcja planowania wydajności w Jirze, ułatwiają liderom podejmowanie świadomych i strategicznych decyzji dotyczących przydzielania zasobów. Pomagają one w określaniu relacji między potencjałem wykonawczym zespołu a przewidywaną pracą.

Pozwala im to ustalić, co ich zespoły mogą realnie osiągnąć w określonym terminie, oraz dostępne dla nich zasoby.

3. Większa dokładność i spójność

Spójność ma kluczowe znaczenie. Dlatego wdraża się automatyzację przepływu pracy, aby zespoły konsekwentnie stosowały jednolite procedury i procesy, co pozwala zwiększyć dokładność.

Zmniejszając prawdopodobieństwo wystąpienia błędów podczas obsługi danych i świadczenia usług, zautomatyzowane systemy pomagają utrzymać spójność i niezawodność operacji IT.

4. Niższe koszty

Zautomatyzowane procesy pomagają obniżyć koszty operacyjne, minimalizując ilość pracy ręcznej i liczebność personelu pomocniczego. Skracają również czas przestojów i zmniejszają koszty związane z nieefektywnością i błędami, prowadząc do zwiększenia opłacalności operacji.

5. Lepsze przydzielanie zasobów

Narzędzia do automatyzacji umożliwiają lepsze planowanie zasobów i ich skuteczniejszą alokację. Automatyzacja rutynowych i administracyjnych czynności pozwala skupić się na zadaniach o wyższej wartości i inicjatywach strategicznych. 

Optymalne wykorzystanie zasobów oznacza, że pracownicy poświęcają czas na działania, które przyczyniają się do rozwoju i innowacji, a nie na powtarzalne zadania.

Usprawnienie zadań i przepływów pracy dzięki automatyzacji procesów biznesowych

Droga do skutecznej automatyzacji zaczyna się od procesów o dużym wpływie. Poszukaj zadań, które pochłaniają najwięcej czasu, powodują największą frustrację lub stwarzają najpoważniejsze wąskie gardła.

Zautomatyzuj procesy biznesowe, aby zrewolucjonizować sposób zarządzania usługami IT, zwiększając wydajność, dokładność i opłacalność.

Wykorzystaj automatyzacje Jiry, aby automatycznie przypisywać zgłoszenia, eskalować problemy lub wysyłać powiadomienia na podstawie zdefiniowanych wyzwalaczy. Jira ogranicza ilość ręcznej pracy i zapewnia krótszy czas reakcji.

Dodatkowo warto korzystać z narzędzi takich jak Jira Service Management, stworzonych specjalnie z myślą o usługach IT, aby usprawnić przepływy pracy i optymalnie wykorzystywać zasoby. Niezależnie od tego, czy chodzi o rutynowe zadania, takie jak zarządzanie incydentami, realizacja wniosków o usługę czy zarządzanie zmianami, można usprawnić i zautomatyzować operacje związane z usługami IT.