Cztery sposoby na usprawnienie komunikacji zespołu i interesariuszy

1. Tworzenie spójnych strategii i kampanii

Żaden zespół nie działa w próżni. Nowe pomysły są stale dodawane do strategii komunikacyjnych, kampanii i przepływów pracy Twojego zespołu. A jeśli pracujesz w dynamicznym środowisku Agile, prawdopodobnie do Twoich strategii i kampanii regularnie dodawane są nowe pomysły. W nawale wiadomości e-mail, wiadomości bezpośrednich i połączeń wideo komunikacja może stać się niejasna, a pomysły chaotyczne i trudne do wdrożenia. Wprowadź szablony Confluence.

Minęły już czasy tworzenia jednorazowych dokumentów i wysyłania ich pocztą elektroniczną po zmianie lub dodaniu jakiegoś elementu. Dzięki szablonom Confluence Ty i Twój zespół możecie w jednym miejscu opracowywać m.in. dokumenty projektowe, strategie marketingowe i firmowe aktualizacje. Szablony upraszczają również komunikację z interesariuszami, ponieważ dokumentacja może być szybko aktualizowana i udostępniana do przejrzenia lub dokładniejszego przeczytania. Pozwala to decydentom łatwo znaleźć i zrozumieć Twoje wnioski.

Szablony ułatwiają zespołowi podejmowanie różnych projektów, od planów marketingowych po wymagania dotyczące produktu. Niezależnie od potrzeb Twojej firmy Confluence oferuje szablon, który pomoże Ci zachować spójność i przejrzystość — zwłaszcza podczas przekazywania interesariuszom informacji o aktualizacjach projektu. Tematy szablonów Confluence:

• Strategia biznesowa
• Projekt
• Dokumenty i raporty
• Zasoby ludzkie
• Marketing i sprzedaż
• Prywatny
• Zarządzanie produktem
• Wydajność
• Planowanie projektu
• Tworzenie oprogramowania / IT
• Startup
• Praca zespołowa

Używaj szablonów jako punktu wyjścia dla projektów i kampanii oraz dbaj o spójność od samego początku.

2. Udostępnianie analiz i opinii w czasie rzeczywistym

Jeśli Twój zespół pracuje na podstawie odizolowanych dokumentów na kilku platformach, istnieje duża szansa, że komunikat pozostanie niezauważony. Czasami bariery informacyjne powstają, gdy zespoły pracują w różnych działach lub przy różnych projektach. Wiedza i dane mogą zostać uwięzione w określonej grupie, co uniemożliwia dostęp do nich innym osobom w firmie. Niezależnie od tego, czy chodzi o inicjatywy, wyniki czy komunikację zespołu i interesariuszy, potrzebujesz narzędzia w przestrzeni roboczej, które spełni wszystkie Twoje potrzeby w zakresie dzielenia się wiedzą.

Confluence ułatwia współpracę między różnymi interesariuszami w przestrzeniach. Zespoły tworzą strony w zorganizowanej i otwartej przestrzeni, co ułatwia ich znajdowanie. Strony te zawierają przydatne informacje o firmie lub projekcie, a ich użytkownicy mogą natychmiast przekazywać analizy i opinie, zaznaczając tekst i dodając do niego komentarz. Mogą również komentować całą treść na dole strony lub postu.

Gdy członkowie zespołu lub interesariusze odpowiadają na komentarze lub dodają polubienia, autor komentarza jest powiadamiany. Członkowie zespołu otrzymują również aktualne powiadomienia o wszelkich zmianach wprowadzonych w istniejącej treści lub o dodaniu czegoś nowego. Jest to szczególnie przydatne w przypadku pracy asynchronicznej, ponieważ wszyscy dokładnie wiedzą, dlaczego wprowadzono zmianę.

Confluence wykracza poza foldery osobiste do przestrzeni roboczych zorientowanych na zespoły i projekty. Zapewnia łatwy dostęp członków zespołu i interesariuszy, przeszukiwalną dokumentację i skalowalną strukturę organizacyjną. Kiedy ludzie odchodzą z zespołów lub do nich dołączają, ich dokumenty i projekty nadal funkcjonują i pozostają aktualne dla tych, którzy ich potrzebują.

3. Praktyka świadomego podejmowania decyzji

Według Qatalog i Ellis Idea Lab z Uniwersytetu Cornella 43% osób w miejscu pracy twierdzi, że spędza zbyt dużo czasu na przełączaniu się między aplikacjami a narzędziami online. Czas to pieniądz, więc ci użytkownicy końcowi nie mogą sobie pozwolić na marnowanie cennych minut na przełączanie kontekstu. Dzięki zapewnieniu interesariuszom kontekstu mogą oni szybciej zobaczyć pełny obraz. Confluence obsługuje różnorodne treści, które mogą pomóc uzupełnić Twoje wiadomości i pomóc interesariuszom podejmować decyzje z większą pewnością.

• Analiza: dzięki osadzaniu raportów analitycznych z Google, Adobe lub innych źródeł na stronach przestrzeni roboczej zespołu interesariusze mogą łatwo rozpoznawać możliwości rozwoju, analizy i trendy w danych klientów.
• Tabele: tabele pomagają Tobie i zespołowi błyskawicznie przekazywać duże ilości informacji, jednak aby były w pełni zrozumiałe, należy sformatować komórki.
• Obrazy: osadzenie odpowiednich obrazów i plików multimedialnych na stronach Confluence pozwala szybko zapewnić więcej kontekstu użytkownikom z uprawnieniami do wyświetlania.
• Inteligentne łącza do innych narzędzi (np. Jira, Figma): gdy Twoja praca znajduje się w jednym narzędziu (Atlassian lub na obsługiwanej platformie innej firmy) i chcesz ją wyświetlić w Confluence, mogą Ci w tym pomóc inteligentne łącza Wystarczy skopiować stronę, tablicę projektu, kalendarz lub inne łącze i wkleić je w żądanym miejscu w Confluence. Łącze pozwoli interesariuszom wyświetlić podgląd strony bądź bezpośrednio edytować ją lub osadzić.

Kontekst interesariuszy wykracza poza tabele, wykresy, obrazy i łącza — ważne jest również zilustrowanie obszarów, które mogą wymagać większego wsparcia organizacyjnego. Podczas tworzenia aktualizacji projektu uwzględnij następujące elementy:

• szczegóły projektu: nazwa, kierownik projektu i data raportu;
• podsumowanie projektu: lokalizacja, oś czasu, cel i budżet;
• oś czasu projektu: kamienie milowe i szczegóły poszczególnych zadań, w tym ukończonych;
• zaangażowane strony: członkowie zespołu, kluczowi interesariusze i klienci;
• ryzyko: potencjalne problemy, wąskie gardła i wymagane zmiany;
• status budżetu: środki wydane i pozostałe;
• ważne zasoby: załączniki i łącza do odpowiednich dokumentów;
• kolejne kroki: czynności do wykonania.

Tworząc kulturę przejrzystości firmy, należy zapewnić swojemu zespołowi i interesariuszom szczegółowy kontekst.

4. Prezentacja aktualizacji projektu i wyników kampanii

Jednym z najlepszych sposobów zilustrowania aktualizacji i wyników projektów i kampanii jest udostępnienie ich w prezentacji. Confluence ułatwia przejście do trybu prezentera. Ten układ świetnie nadaje się do prezentowania treści stron lub postów na blogu przy mniejszej liczbie elementów rozpraszających uwagę i pozwala uniknąć tworzenia dodatkowych slajdów lub prezentacji. Po wybraniu tego trybu przez użytkowników zawartość jest wyświetlana w uporządkowanym widoku pełnoekranowym — bez pasków bocznych, komentarzy w tekście i opcjonalnych menu.

W trybie prezentera można również zmienić wygląd prezentacji, wybierając podświetlenie kursora lub ciemny motyw. Podświetlenie kursora zamienia go w duże koło ułatwiające odbiorcom śledzenie prezentacji. Ciemny motyw może pomóc zmniejszyć zmęczenie oczu w nocy, wydłużyć żywotność baterii albo po prostu być preferowany przez użytkownika.

Użytkownicy mogą również skorzystać z szablonu trybu prezentera. Pomoże im on tworzyć strony zoptymalizowane pod kątem prezentacji.

Koordynowanie zespołów i interesariuszy dzięki Confluence

Gdy przejrzystość jest jedną z głównych praktyk biznesowych, znacznie łatwiej jest koordynować grupy interesariuszy. Confluence ułatwia otwartą komunikację dzięki narzędziom i szablonom przeznaczonym dla zespołów.

Wypróbuj Confluence za darmo i dowiedz się, w jaki sposób może pomóc Ci angażować i informować wszystkich w Twojej firmie — od decydentów po poszczególnych współpracowników.