Close

Transform teamwork with Confluence. See why Confluence is the content collaboration hub for all teams. Get it free

Efektywne rozpoczęcie projektu

Podstawy efektywnego rozpoczynania projektów

Przeglądaj tematy

Czym jest rozpoczęcie projektu? Spotkanie otwierające projekt to pierwsze spotkanie z zespołem i (w stosownych przypadkach) klientem. To czas na ustalenie wspólnych celów i roli, jaką ma odegrać projekt.

Rozpoczęcie projektu bez spotkania otwierającego jest jak wyruszanie w podróż bez konkretnego planu. Prawdopodobnie po drodze zdarzą się ciekawe rzeczy, ale podróżnicy mogą wrócić z wakacji znużeni i bez wielu zdjęć. Dobre spotkanie otwierające projekt buduje fundamenty udanej i płynnej współpracy.

Dlaczego warto zorganizować spotkanie otwierające projekt?

Spotkanie otwierające projekt to pierwsze spotkanie członków zespołu projektowego (w niektórych przypadkach również przy udziale klienta lub sponsora), a zarazem najlepszy moment na określenie oczekiwań i wzmocnienie morale zespołu. Rozpoczęcie ma zazwyczaj miejsce po sfinalizowaniu opisu usług lub plakatu projektu, gdy wszystkie strony są gotowe do pracy.

Spotkanie otwierające projekt to okazja do zapoznania zespołu z zadaniami do wykonania, ustalenia sposobu współpracy oraz określenia wspólnych celów i punktów kontroli postępu. Warto omówić takie aspekty jak sposób komunikowania się, częstotliwość spotkań, harmonogram czy przeszkody mogące spowolnić projekt (oraz jak ich uniknąć).

Spotkania — ilustracja

Planowanie spotkania otwierającego projekt

Mówi się, że brak przygotowania jest przygotowaniem do porażki. Nie ma nic gorszego niż prowadzenie spotkania bez przygotowania. Aby uniknąć kompromitacji, warto dobrze zaplanować spotkanie otwierające projekt.

Wcześniejsze przygotowanie

Spotkanie otwierające projekt nie powinno odbywać się na zasadzie „transmisji informacji”. Warto wcześniej udostępnić podstawowe informacje, wykorzystująć w tym celu dokument taki jak strona Confluence. W spotkanie otwierające projekt aktywnie zaangażowany powinien być cały zespół i każda inna zainteresowana strona lub osoba, której praca będzie mieć wpływ na projekt.

Przygotowanie planu spotkania pomaga przeprowadzić je w sposób sprawny i wydajny. Warto też sporządzić listę pytań do swojego zespołu. (Najlepiej wysłać im te pytania przed spotkaniem, aby mieli czas na przemyślenie odpowiedzi). Warto też przygotować odpowiedzi na pytania, które może zadać zespół.

Struktura spotkania

Struktura planu spotkania zależy od projektu, jednak kluczowe elementy powinny odpowiadać na pytania: kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak.

  • Wstęp
  • Co jest kontekstem projektu
  • Dlaczego projekt jest realizowany
  • Co wchodzi w zakres projektu
  • Co zawiera plan działania
  • Kto wykona poszczególne zadania
  • Jak będzie przebiegać współpraca
  • Czym będzie przejawiać się pomyślne ukończenie projektu

Ponadto należy uwzględnić plan spotkania otwierającego projekt z zespołem oraz ewentualne pytania lub inne niewiadome.

Jaka jest różnica między spotkaniem otwierającym projekt z zespołem a spotkaniem otwierającym projekt z klientem?

Niektóre projekty są realizowane wewnątrz firmy, na przykład wdrożenie nowego systemu zarządzania dokumentami lub opracowanie nowej funkcji produktu. Inne są projektami zewnętrznymi, realizowanymi dla klienta. W obu przypadkach pierwsze spotkanie pełni tę samą podstawową funkcję: ma ono na celu nakreślenie tonu, stylu i wizji projektu jako całości oraz ustalenie wspólnych celów, zadań i terminów z zespołem projektowym.

W przypadku współpracy z klientem spotkanie otwierające projekt będzie służyć też przedstawieniu zespołu, omówieniu z klientem etapów projektu i uzgodnieniu sposobów efektywnej współpracy, aby pomyślnie ukończyć projekt. To szansa dla zespołu, aby lepiej poznać kontekst projektu, wykazać się znajomością tematu i entuzjazmem oraz przygotować grunt pod pozytywne relacje robocze z klientem.

Co składa się na spotkanie rozpoczynające projekt?

Wstępne planowanie pozwala przygotować się do spotkania otwierającego projekt z zespołem. Dobra organizacja to podstawa! I choć każdy projekt jest inny, to na pierwszym spotkaniu zawsze warto poruszyć następujące tematy:

Wstęp

Wyjdź z inicjatywą. Nie należy zakładać, że wszyscy się znają, dlatego wszyscy powinni przedstawić się, opisać swoją rolę w projekcie i zadania, które będą realizować. Do tego celu można wykorzystać szybkie i zabawne ćwiczenie integracyjne.

Zestawienie prac, zakres projektu, harmonogram i końcowe rezultaty

Są to najważniejsze elementy spotkania otwierającego projekt. Pozwalają ugruntować najważniejsze założenia projektu i upewnić się, że wszyscy rozumieją je w ten sam sposób.

Zestawienie prac przesłane klientowi zawiera opis zadań, które zostaną wykonane, i terminy ich realizacji.

Zakres projektu to szczegółowy opis końcowych rezultatów projektu i prac potrzebnych do ich osiągnięcia.

Harmonogram projektu pokazuje, co ma zostać zrealizowane i kiedy. Jego szczegółowość zależy od potrzeb danego projektu.

Końcowe rezultaty oznaczają rzeczywiste, fizyczne wyniki prac, które zostaną przekazane klientowi. Zwykle są one wskazane w harmonogramie.

Śledzenie postępu/kamieni milowych i informowanie

Podczas spotkania rozpoczynającego należy ustalić punkt odniesienia dla sposobu informowania zainteresowanych stron lub klienta o postępach. Można w tym celu użyć raportu o statusie, który uwzględnia budżet, zadania, kamienie milowe i oś czasu. Raport o statusie powinien być dostępny dla wszystkich zainteresowanych stron i wszystkich, których praca może mieć wpływ na projekt, aby wszyscy byli świadomi postępów (lub opóźnień). W przypadku projektów realizowanych dla klienta ważne jest, aby uzgodnić z nim poziom szczegółowości raportu o statusie, co ułatwi fakturowanie i płatności.

Narzędzia i metody

Wraz z zespołem warto wybrać narzędzia do współpracy i komunikacji podczas trwania projektu. Ustalcie, w jaki sposób udostępniane będą raporty o statusie i inne pliki. Wczesne uzgodnienie tych kwestii pomaga usprawnić komunikację. Warto również upewnić się, że zespół lub klient mają dostęp do wszystkich narzędzi wybranych na potrzeby projektu. Oto przykłady takich narzędzi:

  • System zarządzania pracą do śledzenia elementów będących w toku realizacji. Przykładem może być Jira, Basecamp lub Asana.
  • Współdzielony system dokumentów, który pozwala upewnić się, że wszyscy (w tym klient) mają dostęp do ważnych dokumentów i informacji o projekcie. Przykładem może być aplikacja Microsoft Docs, Dokumenty Google lub system zarządzania dokumentami z wbudowanymi narzędziami do tworzenia hierarchii i organizowania informacji, taki jak Confluence.
  • Narzędzie do komunikacji takie jak e-mail lub Slack, dzięki któremu zespoły mogą pozostawać w kontakcie, wspólnie szukając odpowiedzi na pytania, i spełniające inne potrzeby.
    Aby ułatwić komunikację między zespołami w ramach projektów interdyscyplinarnych, narzędzie takie jak Atlas oferuje zautomatyzowane cotygodniowe podsumowanie statusu projektu. Pozwala to zainteresowanym stronom otrzymywać informacje o postępie prac w danym tygodniu za pośrednictwem wiadomości e-mail lub Slack czy MS Teams.

W przypadku realizowania projektu dla klienta mogą też istnieć inne narzędzia, do których trzeba uzyskać dostęp przed rozpoczęciem prac. Chodzi o materiały takie jak logo, czcionki lub arkusz stylów, szablony, bazy danych, loginy (do CMS, mediów społecznościowych, narzędzi analitycznych itp.), dostęp do intranetu klienta czy prawidłowe dane do fakturowania.

Zarządzanie ryzykiem i problemami

Z zespołem (i klientem) należy ustalić, w jaki sposób będziecie wspólnie identyfikować problemy i na nie reagować. Nawet najlepsze planowanie nie zapobiegnie bowiem nieoczekiwanym sytuacjom podczas realizacji projektu. Umiejętne zarządzanie ryzykiem projektu — realizowanego czy to wewnętrznie, czy dla zewnętrznego klienta — oznacza, że Ty i Twój zespół będziecie stale identyfikować, analizować, określać powagę sytuacji i łagodzić zagrożenia, które mogą przeszkodzić w realizacji projektu na czas i bez przekraczania budżetu. Oznacza to na przykład monitorowanie przez członków zespołu liczby rozliczanych godzin czy nadchodzących aktualizacji oprogramowania lub zmian dotyczących narzędzi technicznych używanych na potrzeby projektu.

Dobrym pomysłem jest również zapytać klienta na spotkaniu rozpoczynającym o jego podejście do zmian, na przykład czy jest jakiś margines swobody, jeśli chodzi o wielkość budżetu.

Dokumentowanie rozpoczęcia projektu

Chcesz już rozpocząć swój projekt, ale nie wiesz, od czego zacząć? Szablon planu projektu w Confluence może podpowiedzieć właściwy kierunek. Wypróbuj nasz darmowy szablon planu projektu, który pomaga opisać założenia projektu, zarządzać jego realizacją i śledzić postępy oraz na bieżąco informować zainteresowane strony.

Sprawdź także

Project Kickoff icon
Project kickoff template

Bring your team together at the start of a project

Project poster icon
Project poster template

Define your problem, propose a solution and get ready to execute

Enable faster content collaboration for every team with Confluence

Up Next
Project execution