Wykresy PERT – wyjaśnienie: czym są i jak je przygotować

Czym jest wykres PERT?

Wykresy PERT (Program Evaluation and Review Technique) to wizualne narzędzia stosowane w zarządzaniu projektami, które służą do mapowania harmonogramów projektów i zaznaczania ścieżki krytycznej. Wykorzystując wzór PERT do oszacowania realistycznego czasu trwania zadań, upraszczają one złożone projekty i pomagają zespołom dotrzymać terminów i nie przekroczyć budżetu.

Opracowane dla Marynarki Wojennej Stanów Zjednoczonych w okresie zimnej wojny, wykresy PERT są skutecznym narzędziem do planowania i organizowania projektów o różnym kształcie, rozmiarze i stopniu złożoności. Zasadniczo diagram PERT pomaga menedżerom projektów w oszacowaniu czasu potrzebnego do zakończenia projektu poprzez uwzględnienie czasu trwania każdego zadania i wzajemnych zależności między nimi.

Wykresy PERT są estetyczne, ponieważ w zwięzły sposób przedstawiają skomplikowane struktury projektu za pomocą środków wizualnych. Odwzorowują kolejność zadań i wskazują połączenia między nimi za pomocą sieci strzałek i węzłów.

Korzystając z tej wizualnej reprezentacji, menedżerowie projektów mogą zidentyfikować ścieżkę krytyczną — najdłuższy łańcuch współzależnych zadań, który w konsekwencji determinuje całkowity czas trwania projektu. Menedżerowie mogą zapewnić terminowe zakończenie projektu, koncentrując swoje zasoby na optymalizacji tych podstawowych elementów i identyfikacji tych krytycznych ścieżek.

Wykresy PERT a wykresy Gantta

Wykresy PERT i wykresy Gantta są przydatnymi narzędziami do zarządzania projektami, które odgrywają różne, ale uzupełniające się role. Wykresy PERT doskonale sprawdzają się w wizualizacji zależności zadań i szacowaniu harmonogramów projektów w oparciu o ścieżki krytyczne. Przedstawiają one projekt jako sieć, w której strzałki reprezentują zadania, a węzły oznaczają kamienie milowe lub punkty ukończenia zadań. Nacisk kładziony jest na zrozumienie, jak zadania są ze sobą powiązane i jak opóźnienia w jednym zadaniu mogą wpływać na kolejne zadania.

Z kolei wykresy Gantta koncentrują się na planowaniu zadań w czasie. Wyobraźmy sobie wykres słupkowy z listą zadań na osi pionowej i czasem na osi poziomej. Pasek rozciągający się w obrębie ram czasowych reprezentuje każde zadanie i wskazuje przewidywany czas ukończenia. Taka wizualna reprezentacja ułatwia menedżerom projektów identyfikację czasu trwania zadań, nakładania się zadań i potencjalnych konfliktów w harmonogramie.

Zasadniczo wykresy PERT zapewniają ogólny przegląd przepływu projektu i ścieżki krytycznej, natomiast wykresy Gantta oferują bardziej szczegółowy widok harmonogramu projektu dzień po dniu. Wykorzystując te narzędzia, menedżerowie projektów otrzymują kompleksowy wgląd w swoje projekty z uwzględnieniem zależności zadań i konkretnych ram czasowych przypisanych do każdego działania.

Jak działa wykres PERT?

Podstawowymi elementami wykresu PERT są zadania, zależności i ścieżka krytyczna. Zadania reprezentują poszczególne czynności, które zespoły muszą wykonać w ramach projektu. Wykres przedstawia te zadania jako prostokąty lub okręgi na wykresie. Zależności ilustrują relacje między zadaniami, podkreślając, które zadania wymagają ukończenia przed rozpoczęciem innych. Strzałki łączą te zależne zadania, pokazując sekwencyjny przepływ projektu.

Ścieżka krytyczna jest sercem wykresu PERT. Reprezentuje ona najdłuższą sekwencję zależnych zadań w ramach projektu. Identyfikacja ścieżki krytycznej jest kluczowa, ponieważ określa ona minimalny czas niezbędny do ukończenia projektu. Na wykresie PERT może występować wiele ścieżek, ale ścieżka krytyczna ma najdłuższy całkowity czas trwania. Opóźnienia w jakimkolwiek zadaniu na ścieżce krytycznej będą miały bezpośredni wpływ na termin realizacji projektu.

Wyobraźmy sobie projekt budowlany. Fundamenty budynku (zadanie A) muszą zostać ukończone przed rozpoczęciem wznoszenia ścian (zadanie B). Podobnie ściany muszą zostać wzniesione przed montażem dachu (zadanie C). W tym scenariuszu zadania A, B i C tworzyłyby ścieżkę krytyczną, ponieważ wszystkie są od siebie zależne. Ich łączny czas trwania określa minimalny czas ukończenia budowy.

Dzięki wizualizacji tych zależności i wyznaczeniu ścieżki krytycznej wykresy PERT umożliwiają menedżerom projektów aktywne identyfikowanie potencjalnych wąskich gardeł i strategiczne przydzielanie zasobów w celu zapewnienia terminowego ukończenia projektu.

Kiedy korzystać z wykresu PERT?

Wykresy PERT oferują znaczące korzyści w określonych scenariuszach projektów:

• Złożone projekty: Podczas zarządzania projektami z wieloma powiązanymi ze sobą zadaniami i zależnościami wykresy PERT doskonale sprawdzają się w wizualnym porządkowaniu sieci działań. Wyraźnie przedstawiają przepływ zadań i sposób, w jaki opóźnienia w jednym obszarze mogą kaskadowo wpływać na cały projekt.
• Pilne projekty: Wykresy PERT są idealne w przypadku projektów o ściśle określonych terminach. Identyfikując ścieżkę krytyczną, menedżerowie projektów mogą skupić się na optymalizacji tych podstawowych zadań i ograniczeniu potencjalnych zagrożeń, które mogłyby utrudniać terminowe ukończenie projektu.
• Niepewne projekty: Wykresy PERT mogą być nieocenione w przypadku projektów obarczonych nieodłączną niepewnością, takich jak projekty obejmujące nowe technologie lub zależności zewnętrzne. Możliwość uwzględnienia szacowanego czasu trwania zadań w optymistycznych, najbardziej prawdopodobnych i pesymistycznych scenariuszach zapewnia elastyczność i pomaga tworzyć realistyczne harmonogramy projektów.

Zalety wykresu PERT

Wykresy PERT mają kilka zalet, które czynią je przydatnymi narzędziami do zarządzania projektami:

• Przejrzystość wizualna: Wykresy PERT zapewniają jasną i zwięzłą reprezentację wizualną zadań projektowych i ich zależności. Takie wizualne podejście ułatwia zrozumienie ogólnego przebiegu projektu, identyfikację potencjalnych wąskich gardeł i komunikowanie planów projektu interesariuszom.
• Lepsze planowanie: Wykresy PERT umożliwiają lepsze planowanie projektu dzięki uwidocznieniu krytycznych ścieżek i zależności między zadaniami. Menedżerowie projektów mogą skuteczniej przydzielać zasoby, koncentrując się na zadaniach mających znaczący wpływ na harmonogram projektu. Skupienie się na ścieżkach krytycznych pomaga zapewnić terminowe ukończenie projektu.
• Elastyczność: Wykresy PERT mogą uwzględniać niepewność nieodłącznie związaną z wieloma projektami. Możliwość wzięcia pod uwagę optymistycznych, najbardziej prawdopodobnych i pesymistycznych oszacowań czasu trwania zadań pozwala na tworzenie bardziej realistycznych harmonogramów projektów. Ta elastyczność ma kluczowe znaczenie przy dostosowywaniu planów w miarę postępu projektu i pojawiania się nieprzewidzianych wyzwań.

Wady wykresu PERT

Chociaż wykresy PERT oferują wiele korzyści, istnieją również pewne ograniczenia, które należy wziąć pod uwagę:

• Złożoność w przypadku dużych projektów: Wykresy PERT mogą stać się dość skomplikowane w tworzeniu i utrzymaniu przy projektach z wieloma zadaniami i skomplikowanymi zależnościami. Wizualna reprezentacja może stać się nieczytelna, utrudniając rozszyfrowanie relacji między zadaniami i identyfikację krytycznych ścieżek.
• Nakład czasu: Utworzenie wykresu PERT wymaga szczegółowej analizy zadań projektowych i oszacowania czasu trwania każdego działania. Ten proces może być czasochłonny, zwłaszcza w przypadku większych projektów. Zebranie dokładnych oszacowań może wymagać konsultacji z członkami zespołu i uwzględnienia danych historycznych z podobnych projektów.

Tworzenie wykresu PERT

Wiesz już, czym są wykresy PERT i znasz ich podstawowe koncepcje, dlatego w tej sekcji zostaną omówione praktyczne kroki związane z ich tworzeniem, opisujące cały proces — od identyfikacji zadań po monitorowanie postępów.

Identyfikacja zadań

Podziel projekt na części. Pierwszym krokiem jest sporządzenie listy wszystkich zadań związanych z projektem. Ta kompleksowa lista ma kluczowe znaczenie, ponieważ stanowi podstawę wykresu PERT.

Ustalenie zależności

Rozplącz sieć. Po utworzeniu listy zadań przeanalizuj relacje między poszczególnymi zadaniami. Określ, które zadania wymagają ukończenia przed rozpoczęciem innych. Wynikiem tego procesu będzie schemat blokowy, który przedstawia wymagania dotyczące zależności i koryguje ogólny plan projektu w miarę ukończenia różnych jego części. Pamiętaj, że te zależności mają kluczowe znaczenie dla zrozumienia przepływu projektu i wskazania potencjalnych wąskich gardeł.

Narysowanie wykresu

Zwizualizuj ścieżkę. Po zdefiniowaniu zadań i zależności nadszedł czas na opracowanie wizualnej reprezentacji projektu. Dostępne są różne narzędzia do tworzenia wykresów PERT. Można je także utworzyć ręcznie za pomocą oprogramowania, takiego jak Microsoft Visio, lub nawet tablicy suchościeralnej.

Określenie harmonogramu projektu

Zaplanuj wszystko. Po ustaleniu zadań i powiązań zależności należy określić kluczowe punkty kontrolne i ogólny termin, a następnie odpowiednio zaplanować projekt oraz przydział zasobów.

Nadzorowanie postępów w realizacji zadań

Doprowadź projekt do końca. Gdy już wszystko zaplanujesz, użyj wykresu do monitorowania ogólnych postępów. Wykres PERT pomoże nadzorować postęp zadań, monitorować ich terminową realizację, identyfikować wszelkie przeszkody i umożliwiać zespołowi dostosowywanie działań w razie potrzeby, aby zapewnić realizację projektów zgodnie z harmonogramem.

Chcesz utworzyć wykres PERT? Rozpocznij pracę z tablicami Confluence

Tablice Confluence umożliwiają zespołom łatwe rejestrowanie i organizowanie pomysłów podczas burzy mózgów i wczesnych etapów planowania. Zapewniają one nieograniczoną powierzchnię do dokumentowania tych pomysłów przed przeniesieniem ich do bardziej ustrukturyzowanego formatu, takiego jak strona lub backlog zespołu. Dzięki ścisłej integracji z Jira i organizacji za pomocą tablic Kanban możesz bez trudu przekształcać swoje „nieustrukturyzowane” myśli w praktyczne plany w Jira. Tablice Confluence usprawniają i łączą podstawowe funkcje od burzy mózgów po realizację, wspierając bardziej skonsolidowane i połączone podejście do zarządzania projektami.

Wykresy PERT zapewniają menedżerom projektów użyteczne narzędzie wizualne do radzenia sobie ze złożonością. Zrozumienie zależności między zadaniami i zidentyfikowanie ścieżek krytycznych umożliwia tworzenie optymalnych harmonogramów projektów, skuteczne przydzielanie zasobów i terminowe ukończenie prac.

Rozważ użycie Confluence jako centrum tworzenia wykresów PERT i współpracy projektowej. Tablice Confluence zapewniają elastyczną i wizualną przestrzeń roboczą do odwzorowywania zadań projektowych, ustalania zależności i udostępniania wykresu PERT w zespołach. Te tablice to coś więcej niż tylko narzędzie do tworzenia wykresu PERT — wypełniają one lukę między burzą mózgów a realizacją. Zacznij przygotowywać wykresy PERT za pomocą tablic Confluence już dziś.