Close

Transform teamwork with Confluence. See why Confluence is the content collaboration hub for all teams. Get it free

Zrozumienie faz zarządzania projektem

Znaczenie etapów pomiędzy „do zrobienia” a „zrobione”

Przeglądaj tematy

Cykl życia projektu dzieli się na pięć faz zarządzania projektem: inicjacja, planowanie, wykonanie, monitorowanie, zamknięcie. Fazy te stanowią schemat postępowania, pozwalający Tobie i Twojemu zespołowi uporządkować proces realizacji skomplikowanego projektu.

Wykres pomiaru wyników

Poznaj Sofię. Sofia kieruje zespołem HR w swojej firmie. Przed nią ogromny projekt polegający na przedefiniowaniu całego procesu wdrażania nowych pracowników.

Większość z nas (w tym Sofia) postrzega projekty w perspektywie dwóch faz: rozpoczęcia i zakończenia.

Na proces ten składa się jednak wiele więcej elementów. To trochę jak pieczenie ciasta. Nie da się przejść prosto od zbioru przypadkowych składników do pysznego, polanego lukrem kulinarnego arcydzieła. Trzeba przecież zrobić zakupy, przygotować stanowisko pracy, prawidłowo wymieszać składniki i smakować poszczególne półprodukty.

Fazy zarządzania projektem to poszczególne kroki, które należy wykonać, aby rozpocząć projekt i doprowadzić do jego pomyślnego ukończenia. Zrozumienie ich pomoże Ci tworzyć dokładniejsze plany, lepiej szacować realistyczne ramy czasowe i podchodzić do projektów w bardziej strategiczny i zorganizowany sposób.

Na przykładzie Sofii i jej zespołu przyjrzyjmy się typowemu cyklowi życia projektu i fazom, które go tworzą.

Czym jest cykl życia projektu?

„Cykl życia” brzmi jak termin z lekcji biologii, ale sama koncepcja jest szersza i dość prosta. Cykl życia projektu oznacza zestaw uszeregowanych etapów niezbędnych, aby doprowadzić projekt do końca. Poszczególne fazy są realizowane po kolei, począwszy od pomysłu aż po dostarczanie końcowego rezultatu.

Zrozumienie cyklu życia zarządzania projektem zapobiega wykonywaniu czynności w przypadkowej kolejności (gdzie często jedynym kryterium określającym sekwencję jest łatwość zrealizowania danego zadania) i umożliwia zespołom:

  • Wykonywanie projektów od początku do końca w zorganizowany i strategiczny sposób
  • Monitorowanie postępu i statusu projektu
  • Szybsze kończenie projektów, ponieważ są one dokładniej zaplanowane, co zmniejsza liczbę nieprzewidzianych przeszkód

A po zsumowaniu tych wszystkich korzyści otrzymujemy jedną, nadrzędną zaletę tego podejścia: szybsze i lepsze realizowanie projektów przez zespoły.

Według Project Management Institute (PMI) z każdego zainwestowanego miliarda dolarów aż 122 miliony dolarów są marnowane z powodu niskiej efektywności procesu realizacji projektu.

Znajomość cyklu życia projektu i umiejętność jego wykorzystania pozwala zapobiec wyrzucaniu pieniędzy na projekty, które nie spełnią swojego pierwotnego założenia.

To jest już jasne: cykl życia projektu ma wiele plusów. A jakie są poszczególne etapy?

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) dzieli cykl życia zarządzania projektem na pięć odrębnych etapów:

  1. Inicjacja
  2. Planowanie
  3. Wykonanie
  4. Monitorowanie
  5. Zamknięcie

Teraz, gdy mamy już ogólny zarys koncepcji, czas poznać szczegóły.

5 etapów cyklu życia zarządzania projektem

Można pomyśleć, że pięć etapów to sporo (zwłaszcza jeśli przywykliśmy do myślenia o projektach wyłącznie w kategoriach „początku” i „końca”). Każda faza służy jednak odrębnemu celowi, jakim jest robienie postępów w sposób, który ostatecznie da najlepsze rezultaty.

Podobnie jak alfabet, fazy te mają ustaloną kolejność. Aby czerpać korzyści z cyklu życia zarządzania projektem, wszystkie fazy trzeba pokonać zgodnie z tą sekwencją.

Faza 1: Inicjacja projektu

Proces wdrażania nowych pracowników zdecydowanie wymaga modernizacji, a Sofii i jej zespołowi bardzo na tym zależy. Myślisz, że pierwszym krokiem jest przygotowanie planu i harmonogramu? Nie tak szybko.

Planowanie nie jest pierwszym krokiem w cyklu życia projektu — jest nim inicjacja.

Na tym etapie projekt nie jest zatwierdzony, a jego realizacja jeszcze nie postępuje. Zespół Sofii najpierw definiuje jego bardzo ogólne założenia, by ustalić, czy do projektu w ogóle warto przystępować. W tym celu muszą określić:

  • Uzasadnienie biznesowe projektu
  • Korzyści z jego ukończenia (tj. jaki szerszy cel biznesowy zostanie osiągnięty)
  • Główne końcowe rezultaty
  • Czym będzie przejawiać się pomyślne ukończenie projektu

Sofia i członkowie jej zespołu tak odpowiedzieli na te pytania:

  • Uzasadnienie biznesowe: Firma Sofii boryka się z dużą rotacją pracowników. Większość pracowników odchodzi w ciągu pierwszych 12 miesięcy zatrudnienia.
  • Korzyści: Zmodyfikowany proces wdrażania będzie bardziej przejrzysty, usprawni komunikację i zwiększy zaangażowanie nowych pracowników podczas pierwszych kilku miesięcy pracy w firmie, co powinno przełożyć się na ich długoterminowe zatrzymanie.
  • Końcowe rezultaty: Zespół HR potrzebuje udokumentowanej procedury jako punktu odniesienia i podstawy zarządzania całym procesem, a także pulpitu online dla pracowników, z którego będą korzystać w pierwszych tygodniach zatrudnienia.
  • Wskaźniki pomyślnego ukończenia projektu: 15% wzrost retencji pracowników w okresie do końca czwartego kwartału i co najmniej 85% pozytywnych opinii od nowych pracowników.

Wszystkie te elementy można zilustrować na plakacie projektu, do którego zespół Sofii może się następnie odwoływać, zawsze gdy konieczne będzie spojrzenie na całość z szerszej, bardziej ogólnej perspektywy.

Po przeanalizowaniu wszystkich tych czynników zespół musi odpowiedzieć sobie na pytanie: czy projekt jest wykonalny i wart realizacji?

Jeśli odpowiedź jest twierdząca, zespół uzyskuje zgodę na przeprowadzenie projektu (gdy to konieczne) i przechodzi do następnej fazy. A jeśli jest przecząca? Nie ma powodu do paniki. Zespół wraca do początku i sprawdza, czy istnieje inny sposób rozwiązania problemu, na przykład za pomocą szablonu plakatu projektu.

Faza 2: Planowanie projektu

Sofia zdefiniowała już ogólne założenia projektu, zatem czas na zagłębienie się w szczegóły. W tej fazie Sofia i jej zespół opracują faktyczny plan realizacji projektu.

Mimo palącej chęci przejścia do właściwej pracy, na etapie planowania w żadnym wypadku nie można pójść na skróty. Skuteczne planowanie pozwala bowiem zapobiec wielu głównym przyczynom niepowodzenia projektu, takim jak niedopracowana wizja i cele, słaba komunikacja i niedokładne oszacowanie potrzebnego czasu.

A ponieważ samo planowanie wymaga czasu i wysiłku, warto upewnić się, że zostało ono odpowiednio uwzględnione w ramach projektu.

Pytania, na które Sofia i jej zespół muszą sobie odpowiedzieć w tej fazie, to między innymi:

  • Jaki jest cel projektu?
  • Jakie są jego kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)?
  • Jaki jest zakres projektu?
  • Jaki budżet jest do dyspozycji?
  • Jakie ryzyko wiąże się z projektem?
  • Którzy członkowie zespołu biorą udział w projekcie?
  • Jakie zadania będą do wykonania?
  • Jakie kamienie milowe należy osiągnąć?

Najlepiej zacząć od sformułowania celu projektu, korzystając z koncepcji SMART. Skrótowiec ten pochodzi od angielskich wyrazów oznaczających kolejno: skonkretyzowany, mierzalny, osiągalny, istotny i określony w czasie.

Kierując się tymi pięcioma postulatami, Sofia i jej zespół w następujący sposób określają cel projektu, jakim jest modernizacja procesu wdrażania nowych pracowników:

Stworzenie nowego procesu wdrażania pracowników, który będzie ich edukować i angażować, aby zwiększyć retencję pracowników o 15%. Nowy program powinien zostać uruchomiony w terminie do 25 stycznia 2021 r.

Teraz Sofia i jej zespół wiedzą dokładnie, do czego dążą. Ale żadnego celu nie da się osiągnąć za pomocą życzeniowego myślenia czy trzymania kciuków za udane zakończenie. Zespół musi teraz ustalić, jakie konkretne zadania są do wykonania.

Pomóc w tym może stworzenie struktury podziału pracy (WBS). Dzięki temu cały projekt zostanie podzielony na zadania przedstawione w formacie graficznym, przez co wszyscy uczestnicy będą mieć wyraźny obraz czynności do wykonania w ramach projektu. Sofia i jej zespół zidentyfikowali następujące zadania:

  • Przeprowadzenie ankiety wśród obecnych pracowników w celu uzyskania opinii na temat aktualnego procesu wdrażania
  • Przeprowadzenie wywiadów z menedżerami na temat elementów, które chcieliby uwzględnić w procesie
  • Stworzenie ogólnego zarysu nowego procesu wdrażania/planu 90-dniowego
  • Nagranie samouczków wideo na potrzeby pulpitu dla pracowników, zawierających dodatkowe wyjaśnienia
  • Stworzenie cyfrowego pulpitu dla pracowników
  • Uruchomienie portalu, w którym nowi pracownicy mogą poprosić o pomoc
  • Zaprojektowanie procedur i list kontrolnych na potrzeby procesu wdrażania nowych pracowników
  • Umieszczenie filmów i dokumentacji na pulpicie dla pracowników

Gdy zespół wie, czego dokładnie wymaga projekt, o wiele łatwiej stwierdzić, ile czasu zajmie jego realizacja, jakie zasoby będą potrzebne i od czego należy zacząć.

Wtedy można też określić, kim są kluczowi uczestnicy projektu (w tym przypadku zespół HR, zespół programistów, grafik i zespół odpowiedzialny za treści), a także wszystkie zależności występujące między zadaniami i zasobami. Zależności oznaczają aspekty projektu, które są ze sobą powiązane.

Oto przykład zależności między dwoma zadaniami: materiałów nie można umieścić na pulpicie dla pracownika, zanim pulpit zostanie faktycznie stworzony. Innymi słowy jedno zadanie musi zostać ukończone przed przejściem do następnego. Innym przykładem jest sytuacja, w której zespół programistów nie może pomóc przy tym projekcie, dopóki nie skończy przeprojektowywania witryny firmy. Oznacza to, że dostępność danego zasobu zależy od innego czynnika.

Zespół Sofii, pamiętając o tych zależnościach, może teraz uszeregować poszczególne zadania w odpowiedniej kolejności i przypisać każdemu z nich termin realizacji na osobnych listach rzeczy do zrobienia.

Wtedy otrzymają plan projektu. Powinien on być udokumentowany i przechowywany w miejscu dostępnym dla całego zespołu (idealnie sprawdzi się tutaj aplikacja Confluence).

Faza 3: Wykonanie projektu

W tej fazie wykonywana jest właściwa, najtrudniejsza praca.

Zespół Sofii dokłada wszelkich starań, aby wykonać wszystkie zidentyfikowane zadania składające się na projekt. Opracowuje procedury, nagrywa filmy, przeprowadza wywiady itd.

W trakcie wykonywania poszczególnych zaplanowanych zadań będą jednocześnie znajdować się w kolejnej fazie...

Szkło powiększające

Faza 4: Monitorowanie projektu

Wróćmy do porównania z pieczeniem ciasta. Czy wystarczy raz spojrzeć na przepis, a następnie tylko przypatrywać się z podziwem, jak powstaje najwspanialsze ciasto na świecie? Raczej nie.

Gdy rozbijamy jajka i mieszamy składniki, stale wracamy do przepisu, aby upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem. Co pięć minut sprawdzamy piekarnik, aby upewnić się, że góra się nie przypala. Po prostu doglądamy swojego pięknego ciasta.

Projekty rządzą się dokładnie tymi samymi prawami i na tym właśnie polega faza monitorowania. Trwa ona równolegle do fazy wykonywania projektu. Sofia będzie oceniać projekt w regularnych odstępach czasu, aby mieć pewność, że zespół:

  • Dotrzymuje terminów realizacji zadań
  • Unika przesuwania granic zakresu projektu
  • Nie przekracza budżetu
  • Stale skupia się na nadrzędnym celu (w trakcie wykonywania projektu można bowiem stracić z oczu jego ogólne założenie — to znana wszystkim pułapka „pojedynczych drzew zamiast lasu”)

Monitorowanie znacznie ułatwia użycie oprogramowania do zarządzania projektami. Zwiększa ono widoczność całego projektu i centralizuje wszystkie rozmowy oraz informacje związane z projektem.

Ponadto regularne spotkania dotyczące stanu projektu pomagają całemu zespołowi robić dalsze postępy. Ten cotygodniowy szablon notatek ze spotkania ułatwia odnotowywanie tematów dyskusji, decyzji i czynności do wykonania będących ich następstwem.

Jeśli Sofia zauważy, że sprawy nie toczą się zgodnie z planem, może albo od razu skierować projekt z powrotem na właściwe tory, albo wprowadzić poprawki do pierwotnego planu projektu, aby uwzględnić ten nowo obrany kierunek.

Faza 5: Zamknięcie projektu

Zespół skończył pracę! Wprowadził nowy, ulepszony proces wdrażania pracowników. Jest gotowy uczcić swoje zwycięstwo lunchem i już nie wracać do tego projektu.

Jednak przed ogłoszeniem sukcesu konieczne jest wykonanie czynności fazy zamknięcia, aby dopiąć wszystko na ostatni guzik. Należą do nich:

  • Przeprowadzenie analizy post-mortem lub spotkania retrospektywnego w celu omówienia, co się udało, a co mogłoby zostać wykonane lepiej
  • Przygotowanie raportu końcowego projektu i ewentualne przedstawienie go zainteresowanym stronom
  • Umieszczenie całej dokumentacji projektu w bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu, aby można było korzystać z niej w przyszłości (również tutaj aplikacja Confluence sprawdzi się jako jedno uporządkowane miejsce do przechowywania!)

Po wykonaniu tak ciężkiej pracy projekt zasługuje na pozytywne zapisanie się w pamięci. Mimo że właściwe zadania projektowe są już zakończone, faza zamknięcia jest ważna, aby pozostawić dobre wrażenie oraz wytyczyć pozytywny kierunek przyszłych projektów.

Jak może pomóc oprogramowanie do zarządzania projektami

Uważasz, że oprogramowanie do zarządzania projektami jest jedną z tych rzeczy, którą po prostu „dobrze mieć”? Pomyśl jeszcze raz. Jeśli chcesz zwiększyć swoje szanse na sukces, a jednocześnie ograniczyć stres, oprogramowanie do zarządzania projektami jest koniecznością. Okazuje się, że w przypadku aż 77% udanych projektów korzystano z oprogramowania do zarządzania projektami.

Co zatem sprawia, że tak świetnie sprawdza się w zarządzaniu cyklem życia projektu? Oprogramowanie to:

  • Poprawia przejrzystość i widoczność, ponieważ cały zespół może śledzić cykl życia
  • Wyjaśnia role i obowiązki, aby każdy wiedział, czego się od nich oczekuje
  • Sprawia, że plan projektu jest bardziej praktyczny, ponieważ można tworzyć w nim zadania, przypisywać do nich odpowiedzialne osoby itd.
  • Ogranicza nieścisłości, ponieważ każdy wie, jak znaleźć właściwe informacje
  • Oferuje aktualizacje w czasie rzeczywistym, więc nikt nie pracuje z nieaktualnymi informacjami

Dlatego nie warto zarządzać cyklem życia projektu za pomocą ciągnących się w nieskończoność wiadomości e-mail, przypadkowych dokumentów i nieuporządkowanych arkuszy kalkulacyjnych. Specjalne oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Jira, pomaga zespołom na każdym etapie projektu dzięki wbudowanej strategii i organizacji.

Więcej udanych projektów

Projektu nie da się zrealizować, przechodząc z punktu A prosto do punktu Z, z pominięciem etapów pośrednich. Pomocne jest tutaj zarządzanie projektem, które pozwala strategicznie wykonać poszczególne fazy.

Etapy następują po sobie w określonej kolejności, a pomyślne zrealizowanie każdego z nich, jak zrobiła to Sofia i jej zespół, jest przepisem na sukces. Potem zostaje już tylko go uczcić — oczywiście ciastem.

Faza planowania w procesie zarządzania projektem wymaga dużo wysiłku intelektualnego i ciężkiej pracy. Można ją uprościć dzięki naszym szablonom planowania projektu.

Sprawdź także

Plakat projektu — szablon

Opracowana wspólnie jedna strona informacji, która pomaga zachować zgodność prac zespołu projektowego z oczekiwaniami interesariuszy.

Plan projektu — szablon

Definiuj, określaj zakres i planuj kamienie milowe kolejnego projektu.

Enable faster content collaboration for every team with Confluence

Up Next
Zakres projektu