Close

Odkryj sposoby na usprawnienie współpracy w zespole, oglądając cotygodniowe 20-minutowe odcinki od 4 sierpnia. Zarejestruj się za darmo →

Kategorie

Szablon notatek z cotygodniowych spotkań

autor: Atlassian

Zadbaj o to, aby Wasze regularne spotkania były wydajne, efektywne i udokumentowane

Użyj szablonu
Szablon protokołu z ciągłych spotkań

Twój kalendarz pęka w szwach od cyklicznych spotkań, zarówno cotygodniowych spotkań zespołu, jak i comiesięcznych spotkań firmowych oraz częstych rozmów dotyczących projektu. Ten szablon sprawozdania ze spotkań cyklicznych pozwoli Ci je uporządkować, skoncentrować się na zadaniu i zadbać o ich produktywność. Możesz w nim opracować program spotkania, a także śledzić notatki, decyzje oraz działania podejmowane ze spotkania na spotkanie.

Jak korzystać z szablonu notatki z cotygodniowych spotkań

Krok 1. Przedstaw kontekst

Nie organizujesz spotkań tylko po to, żeby ludzie regularnie spędzali ze sobą czas. Jednym ze sposobów podtrzymania zaangażowania ludzi w cykliczne spotkania jest wyraźne określenie ich celu. To daje ludziom świadomość, że spotkanie ma jasno zdefiniowany cel, a nie tylko służy zabieraniu im cennego czasu. Na początku każdego spotkania (niezależnie od tego, ile spotkań odbyło się wcześniej) poświęć chwilę na krótkie omówienie: objaśnij cele spotkania, procesy i przedstaw głównych uczestników. Zapisz te informacje w sekcji Omówienie spotkania w szablonie, aby każdy miał dostęp do tego kontekstu, gdy sięgnie do starych sprawozdań.

Krok 2. Monitorowanie otwartych działań

Czy nie odnosisz wrażenia, że z każdego jednego spotkania wychodzisz z długaśną listą rzeczy do zrobienia? To normalne. Właściwie to dobrze, bo oznacza, że rzeczywiste robicie postępy w trakcie tych posiedzeń. W sekcji Działania otwarte w tym szablonie możesz użyć makra, aby wyświetlić wszystkie otwarte działania pochodzące z każdego z tych spotkań. Wystarczy wpisać „/task report”, a wyświetlą się wszystkie nieodznaczone zadania do wykonania, niezależnie od tego, czy dodano je na wczorajszym spotkaniu czy na spotkaniu sprzed dwóch miesięcy. Takie działania trzeba często sprawdzać, aby każdy wiedział, co zostało do zrobienia.

Krok 3. Program

W czym tkwi sekret produktywnego spotkania? Jest na to jedno słowo: program. Musisz mieć wyraźną wizję tego, co chcesz omówić i jakie decyzje podjąć, jeszcze zanim wszystkich zbierzesz. Zapytaj uczestników z wyprzedzeniem, czy mają jakieś kwestie, które chcieliby omówić. W sekcji „Sprawozdanie ze spotkania” szablonu zapisz datę spotkania, oznacz jego uczestników, a następnie wypisz program w punktach. To pomoże Ci określić priorytety tematów rozmowy i poprowadzić spotkanie bez odbiegania od tematu.

Krok 3. Program

Krok 4. Szczegółowe notatki

Choć może Ci się wydawać, że masz umysł z tytanu, łatwo zapomnieć, co działo się na kolejnych spotkaniach z cyklu. Jakie decyzje podjęto? Jakie wyznaczono zadania? W ostatniej kolumnie sekcji Sprawozdanie ze spotkania przewidziano miejsce na szczegółowy raport z przebiegu spotkania. Możesz dodać i przypisać zadania, wpisując „/action item”, a także zapisać decyzję podjętą w trakcie spotkania, używając makra „/decision”. Nie musisz już dumać nad tym, co się kiedy zdarzyło.


Atlassian to producent oprogramowania dla przedsiębiorstw oferujący produkty dla deweloperów, menedżerów projektów oraz do zarządzania zawartością.

  • Brainstorming template

    MURAL

    Burza mózgów

    Zaplanuj, przeprowadź i udokumentuj zdalną sesję burzy mózgów dotyczącą kolejnego ciekawego pomysłu.

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej
  • Capacity planning template

    Atlassian

    Planowanie wydajności

    Przestań opierać swoje szacunki i priorytety na przypuszczeniach.

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej
  • DACI: Decision documentation

    Atlassian

    Decyzja

    Ten szablon pozwala efektywnie pomóc zespołowi w podejmowaniu świadomych decyzji w grupie

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej