Przewodnik po korzystaniu z pulpitów raportowania

Co to są pulpity raportowania?

Pulpity raportowania pozwalają przekształcać istotne dane biznesowe w klarowne prezentacje graficzne. Do tego celu służą wykresy, schematy i osie czasu ułatwiające zrozumienie treści. Raporty często mieszczą się na jednej stronie, co pozwala odbiorcom zaoszczędzić cenny czas.

Najważniejsze elementy pulpitu raportowania

Pulpit raportowania syntetyzuje dane zawarte w wewnętrznej dokumentacji z różnych źródeł, przedstawiając je w dynamicznej postaci wizualnej. Składa się z następujących głównych elementów:

• Wizualizacja danych: użytkownik wybiera najefektywniejszą formę prezentacji graficznej spośród wykresów, tabel i schematów. Na przykład przychody z wielu produktów można wyświetlić za pomocą wykresu kołowego pokazującego procentowy udział każdego produktu w ogólnych przychodach kwartalnych.
• Wykresy: wykresy i diagramy przekazują istotne informacje w postaci pojedynczej, łatwej do zrozumienia wizualizacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o przepływ pracy, aktualizacje projektów, dane o udziale w rynku, czy opinie klientów, wykresy uwydatniają kluczowe aspekty, eliminując jednocześnie potrzebę samodzielnego przeszukiwania danych przez odbiorców.
• Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI): w tym samym raporcie można uwzględnić dane KPI dla każdego produktu z osobna. Może to obejmować kwestie serwisowe, oceny zadowolenia klientów czy ogólne koszty produkcji.
• Aktualizacje w czasie rzeczywistym: pulpit raportowania ma charakter dynamiczny. Można go połączyć z osiami czasu projektów w celu przedstawienia rzeczywistych dat ukończenia, szacowanego czasu wprowadzenia na rynek czy najnowszych informacji operacyjnych. Menedżerowie produktów mogą na przykład wyświetlić aktualne osie czasu dotyczące ukończenia projektu, aby lepiej zrozumieć przeszkody lub zależności.
• Konfigurowalne widżety: dostosowywanie pulpitów raportowania ułatwia odbiorcom przeglądanie i zrozumienie danych bazowych. Może to obejmować otwarte zadania w ramach kamieni milowych projektu, zgłoszenia serwisowe o wysokim priorytecie czy też zależności opóźniające daty wydań.

Types of dashboard reporting

Dashboard reporting is effective for most types of data-rich stakeholder communication. Some examples of dashboard reporting include:

• Pulpit operacyjny ułatwia firmom identyfikację obszarów wymagających uwagi, takich jak awarie sieci, gwałtowne wzrosty liczby zgłaszanych incydentów czy wysokie koszty utrzymania.
• Pulpit planowania strategicznego pomaga liderom w podejmowaniu decyzji opartych na danych z uwzględnieniem wskaźników KPI. Na przykład może pomóc w stwierdzeniu, że przychody ze sprzedaży w jednym regionie pozostają relatywnie niskie lub że inny region może wymagać dodatkowych zasobów.
• Pulpit taktyczny informuje zespoły o bieżących projektach i działaniach, w tym o zbliżających się kamieniach milowych. Zagłębienie się w szczegóły i zrozumienie istniejących przeszkód pomaga zespołom w rozwiązywaniu problemów z opóźnieniami i szybkim podejmowaniu świadomych decyzji.
• Pulpit analityczny może zawierać dane badań klientów, konkurencji lub perspektyw rynkowych.

Korzyści z użytkowania pulpitów raportowania

Tradycyjne metody przeszukiwania ogromu informacji z różnych źródeł mogą opóźniać podejmowanie decyzji i wprowadzać zamieszanie. Nie każdy członek interdyscyplinarnego zespołu dysponuje umiejętnościami bądź czasem potrzebnymi do analizowania dużych ilości danych. Pulpit raportowania pomaga firmom i zespołom zrozumieć najważniejsze wskaźniki i szybciej podejmować decyzje. Oto niektóre z korzyści ze stosowania pulpitów raportowania:

Widoczność w czasie rzeczywistym

Pulpit raportowania przekazuje najistotniejsze w danym momencie informacje. Pozwala pozostać na bieżąco ze wskaźnikami KPI dzięki widoczności w czasie rzeczywistym. Niezależnie od tego, czy chodzi o postępy w projekcie, czy też dotychczasowe przychody, zespoły uzyskują dostęp do bieżących analiz umożliwiających podejmowanie świadomych decyzji opartych na danych.

Wizualizacja danych

Wizualizacja danych ułatwia członkom zespołu zrozumienie złożonych zagadnień. Pozwala wykluczyć konieczność domyślania się, eliminując błędne interpretacje i nieporozumienia.

Efektywne podejmowanie decyzji

Im szybciej zespół rozpozna problem, tym szybciej będzie go mógł rozwiązać. Graficzne informacje oparte na danych aktualizowanych w czasie rzeczywistym skracają czas rozwiązywania problemów, takich jak bieżące przeszkody czy nadmierne wydatki.

Monitorowanie wydajności

Niezależnie od tego, czy mierzony jest czas wprowadzenia produktu na rynek, jakość produktu, czy zadowolenie klienta, pulpit raportowania zapewnia zespołom jednolite źródło informacji potrzebnych do oceny ogólnej wydajności. Wyposaża w ten sposób zespół w narzędzia do rozpoznawania trendów wydajności oraz identyfikacji ewentualnych okazji i zagrożeń.

Zaangażowanie użytkowników

Zadbaj o zaangażowanie wszystkich uczestników działań dzięki interaktywnym, łatwym w obsłudze pulpitom raportowania. Format graficzny pozwala uwypuklić najważniejsze informacje, wyeliminować zbędne dane i zagłębić się w szczegóły w razie pojawienia się pytań.

Najlepsze praktyki w zakresie pulpitów raportowania

W celu zmaksymalizowania efektów korzystania z pulpitów raportowania najpierw należy określić cele. Oto cztery skuteczne metody użytkowania pulpitów raportowania:

1. Zdefiniowanie jasnych wskaźników KPI

Wybierz wskaźniki KPI zgodne z celami biznesowymi. Na przykład producenci mierzą zarówno liczbę defektów wykrytych podczas testów, jak i tych zgłoszonych przez klientów. Liderzy biznesowi mogą zdecydować, że celem firmy jest ograniczenie liczby defektów do poniżej 2%. Pulpit nawigacyjny przedstawia bieżący wynik firmy w kontekście dążenia do wyznaczonego celu.

2. Dbanie o porządek na pulpicie

Zbyt duża ilość informacji prowadzi do bałaganu, który utrudnia nawigację. Może to zniechęcić odbiorców. Pulpit powinien być ukierunkowany na ważne dane, a nawigacja powinna być bezproblemowa i intuicyjna.

3. Koncentracja na użytecznych danych

Pulpit powinien się odznaczać właściwą równowagą informacji umożliwiającą skuteczne podejmowanie działań. Na przykład może informować o przestojach w produkcji, wydajności produktów i kosztach infrastruktury. Odbiorcy mogą na tej podstawie zadecydować o zaplanowaniu dodatkowej konserwacji, wymianie sprzętu lub skróceniu cykli produkcyjnych.

4. Korzystanie z filtrów

Przygotuj jeden szablon dla określonego typu danych i filtruj go pod kątem poszczególnych elementów. Na przykład pulpit relacjonujący testy jakości może pobierać dane dla wielu produktów. Użyj filtrów, aby przekazać każdemu zespołowi informacje o jego własnym produkcie.

Wykorzystaj platformę Confluence do tworzenia efektywnych pulpitów raportowania

Platforma Confluence łączy wszystkich użytkowników ze sobą w ramach wspólnego obszaru roboczego, umożliwiając efektywną pracę zespołową. Sprzyja skutecznemu tworzeniu, organizowaniu i udostępnianiu informacji pozostałym zespołom. Przestrzenie na platformie Confluence, obejmujące strony, tablice, komunikaty wideo i bazy danych, stanowią jedno źródło rzetelnych informacji do tworzenia pulpitów raportowania. Zespoły mogą również wykorzystać łącza Smart Link i elementy platformy Confluence do przenoszenia analiz bezpośrednio na pulpit. Gwarantuje to aktualność informacji oraz zgodność wskaźników wydajności, a także upraszcza zadania przyczyniające się do osiągania celów zespołu.

Niezależnie od tego, czy pulpit przedstawia status projektu, incydenty serwisowe, czy postępy w realizacji celów strategicznych, niestandardowe makra wykresów ułatwiają pobieranie w czasie rzeczywistym danych graficznych z dokumentacji projektu, dokumentacji procesów, osi czasu, czynności do wykonania oraz innych źródeł informacji.

Wbudowane szablony platformy Confluence pomagają gromadzić i udoskonalać zasób informacji na potrzeby pulpitu raportowania. Może to dotyczyć planów projektów, kamieni milowych, śledzenia zadań i wielu innych kwestii.

Wypróbuj rozwiązanie Confluence

Pulpity raportowania: często zadawane pytania

Jak utworzyć raport na pulpicie?

Właściwe narzędzie do zarządzania pulpitem raportowania upraszcza proces i scala niezbędne dane w precyzyjne raporty. Przekazuje krytyczne wskaźniki w postaci graficznej. Właściwe narzędzie umożliwia obsługę testowania i modyfikacji pulpitów raportowania pod kątem dostosowania do zmian.

Jak wygląda prawidłowy raport?

Dobrze opracowane pulpity przedstawiają konkretne pomiary dla każdego wskaźnika KPI za pomocą łatwej w odbiorze grafiki. Wizualizacje muszą być trafne, przystępne i aktualne. Ważne jest dbanie o aktualność pulpitu, ponieważ zespoły i liderzy polegają na tych danych.

Jakie istnieją narzędzia do pulpitów raportowania?

Zintegrowane narzędzia do raportowania zapewniają szybki dostęp do informacji w czasie rzeczywistym. Zespoły korzystające z platformy Confluence zyskują przewagę dzięki dostępowi do jednego, rzetelnego źródła informacji: platformy do komunikacji opartej na współpracy, gdzie każdy członek zespołu może wnieść swój wkład w jednym, centralnym miejscu. Zastosowanie tego rozwiązania owocuje wyższym poziomem dokładności informacji‌ będących kluczem do podejmowania świadomych decyzji na podstawie danych.