Opanuj proces decyzyjny — kompleksowy przewodnik do odnoszenia sukcesów zespołowych
Pomyśl o odnoszących największe sukcesy zespołach, z którymi zdarzyło Ci się pracować — co je łączy? Prawdopodobnie ich członkowie dobrze ze sobą współpracowali w ramach wspólnej wizji i dzięki wzajemnemu zrozumieniu. Prawdopodobnie podejmowali również dobre decyzje, pozornie bez wysiłku. Skuteczne podejmowanie decyzji ma kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o sukces zespołu i projektu. Wymaga to jednak przygotowania, pewności siebie i odpowiednich narzędzi.
W Atlassian używamy Confluence jako narzędzia do zarządzania wiedzą, które wspiera nasze procesy decyzyjne, od burzy mózgów po ostateczną dokumentację decyzyjną.
Znaczenie skutecznego podejmowania decyzji
Podejmowanie skutecznych decyzji wymaga praktyki i stanowi podstawę Twojego sukcesu, od projektów po planowanie. Podczas gdy małe i szybkie ustalenia dają pewną elastyczność, decyzje o dużym znaczeniu są trudniejsze do odwrócenia, dlatego umiejętność skutecznego ważenia opcji, ryzyka i szans jest czymś, co należy udoskonalać.
Niezależnie od tego, jakie techniki i jaki styl przywództwa wybierzesz, ważne jest również, aby zyskać zrozumienie całego zespołu oraz przygotować jasne procesy, które można skutecznie powielać w przyszłości.
Cztery rodzaje podejmowania decyzji
Aby wiedzieć, od czego zacząć proces podejmowania decyzji, warto zrozumieć cztery rodzaje podejmowania decyzji i wybrać ten, który wydaje się najbardziej naturalny oraz pasuje do danej sytuacji. Wspomniane cztery typy to:
- Autokratyczny: lider przejmuje kontrolę i podejmuje decyzje. W procesie decyzyjnym nie ma dyskusji lub jest ich niewiele.
- Kompromisowy: lider oddaje inicjatywę, pozwalając zespołowi dojść do konsensusu, który zadowala wszystkich. Grupa decyduje jednomyślnie na podstawie własnego wkładu oraz swojej wiedzy.
- Demokratyczny: lider nie podejmuje decyzji i pozwala grupie zagłosować — o wyborze decyduje większość głosów. W tym przypadku nie wszyscy zgadzają się z decyzją, ale wszyscy się do niej stosują.
- Konsultacyjny: lider otrzymuje porady i opinie grupy oraz wykorzystuje je do podjęcia ostatecznej decyzji. Wskazówki lub sugestie członków grupy mogą stanowić pomoc dla lidera.
Wybór procesu decyzyjnego może być oczywisty, jak w przypadku podjęcia autokratycznej decyzji o ustaleniu budżetu marketingowego na dany rok. Jeśli jednak chodzi o decyzje, które mają wpływ na codzienną lub długoterminową pracę naszego zespołu, potrzebny jest większy wkład członków grupy.
Na przykład planowanie wydarzenia dla klienta z napiętym terminem i budżetem może wymagać spojrzenia z innej perspektywy. W tym przypadku przyda się podejście kompromisowe lub konsultacyjne, aby w ostatecznej decyzji wykorzystać opinie grupy i mieć pewność, że każdy członek zespołu czuje się komfortowo w pracy, którą trzeba wykonać do zrealizowania celu.
Być może Twój zespół chce, żebyście w każdym tygodniu wyznaczyli dzień wolny od spotkań. Debatując i współpracując, zespół może wspólnie podjąć demokratyczną decyzję i zastosować się do niej w przyszłości.
Techniki podejmowania decyzji, style i podejścia
Korzystanie z określonego stylu podejmowania decyzji nie wyklucza podejmowania ich w sposób świadomy. Choć wszyscy mamy pewną osobistą i zawodową intuicję, której możemy zaufać, skuteczne podejmowanie decyzji jest poparte analizą, badaniami i faktami. Badanie PwC przeprowadzone wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla wykazało, że organizacje opierające swoje działania na danych trzykrotnie częściej odnotowują poprawę w podejmowaniu decyzji niż te, które polegają na danych w mniejszym stopniu.
Istnieje niezliczona liczba modeli decyzyjnych, które wspomagają podejmowanie świadomych decyzji, a znalezienie odpowiedniej techniki sprowadza się do składu zespołu i stylu przywództwa. Wiele zespołów preferuje analizę SWOT, która przedstawia mocne i słabe strony, szanse oraz zagrożenia związane z daną decyzją, aby dokładnie ocenić korzyści i ryzyko.
Użyj szablonu analizy SWOT firmy Atlassian w Confluence
Kroki, które należy podjąć w procesie decyzyjnym
Pierwszym krokiem przy podejmowaniu decyzji jest zidentyfikowanie problemu, który Twój zespół musi rozwiązać. Utwórz stronę Confluence, na której możesz zwizualizować problem i wskazać, kto jest odpowiedzialny za jego rozwiązanie. Jasne opisanie problemu pomoże wszystkim zrozumieć, jaką decyzję muszą podjąć i dlaczego. Jaki jest wpływ problemu? Co będzie dowodem na to, że rozwiązanie okazało się skuteczne?
Następnie rozbij problem na czynniki pierwsze. Zbierz informacje i dane na temat przyczyny problemu lub przeszkód w jego rozwiązaniu. Może to obejmować badania rynku, dane firmy, osobiste spostrzeżenia i popularne wiadomości. Stwórz tabelę przedstawiającą ryzyko i korzyści płynące z potencjalnych rozwiązań, aby odpowiednio wcześniej przygotować swój zespół.
Zachęć swój zespół do zapoznania się ze szczegółami i przekazania opinii na wczesnym etapie, aby członkowie grupy mogli zidentyfikować luki lub przeszkody uniemożliwiające rozwiązanie problemu. Grupa może również być w stanie Ci pomóc w wyszukiwaniu informacji i przekazać Ci dalsze spostrzeżenia, które nie były przez Ciebie brane pod uwagę.
Oceń opcje swojego zespołu i skorzystaj z ram, aby podjąć decyzję. Konieczna może się okazać praca grupowa lub dalsza ocena — to tutaj do gry wchodzą stworzone ramy. Może się zdarzyć, że pierwotnie zaproponowane ramy — podobnie jak analiza SWOT — nie wystarczają do stworzenia potrzebnego rozwiązania. Zachęcaj swój zespół do zaproponowania odpowiednich ram, które pomogą w przejrzystym podejmowaniu decyzji, a także wyjaśnią zadania.
Po podjęciu decyzji skorzystaj z narzędzi do zarządzania projektami, np. Trello lub Jira Work Management, aby ją wdrożyć, przetestować i monitorować. Kontynuuj dokumentowanie swoich postępów w Confluence, aby się do nich odwołać w przyszłości, powtarzając proces lub wykorzystując jego zmienioną wersję.
Popularne ramy podejmowania decyzji
DACI: Wykorzystaj te ramy w celu wspólnego podejmowania decyzji w zespole z uwzględnieniem ról takich jak osoba kierująca, osoba zatwierdzająca, osoby uczestniczące oraz osoby informowane. Wykorzystaj dane i posiadaną wiedzę, aby wesprzeć proces podejmowania decyzji.
Strukturyzacja problemów: Wspólnie z zespołem nakreśl charakterystykę problemu, która pomoże wypracować jedno zwięzłe rozwiązanie w sposób przystępny i oparty na współpracy. Pomaga to skupić się na zrozumieniu i zdefiniowaniu problemu, a jednocześnie osiągnąć spójne podejście wśród członków zespołu. Następnie możesz spotkać się z wybraną grupą interesariuszy, aby podjąć właściwą decyzję.
Kompromisy: Czasami podjęcie właściwej decyzji wymaga pójścia na kompromis. Na jaki kompromis możesz się zgodzić na rzecz właściwej decyzji? We współpracy zespołem określ ograniczenia, blokery i priorytety przed rozpoczęciem projektu, aby przygotować się do podejmowania decyzji, zanim pojawią się przeszkody.
OKR-y: Podejmuj decyzje z myślą o celu. OKR-y są zaprojektowane z myślą o ciągłym wzroście i mogą funkcjonować jako „główny cel”, który utrzymuje Cię na właściwej drodze podczas podejmowania decyzji w toku projektu.
Podejmowanie decyzji w Confluence
Niezależnie od wybranego modelu Twój zespół może wspólnie opracować i udokumentować ramy podejmowania decyzji w Confluence. Mamy szablony do DACI i analizy SWOT, szablon decyzji projektowej, tabelę głosowania i nie tylko.
W ramach szablonu możesz przypisać obowiązki, takie jak właściciel, osoby uczestniczące i osoba zatwierdzająca, a także otagować je bezpośrednio na stronie. Członkowie zespołu mogą dodawać komentarze, udostępniać łącza i rozpowszechniać pliki w tabeli opcji, pomagając zespołowi dotrzeć do cennych zasobów i podejmować bardziej merytoryczne decyzje. Przypnij tę stronę Confluence do narzędzia Atlas jako dokument przewodni dla każdego, kto bierze udział w trwającej inicjatywie.
Następnie kontynuuj prowadzenie tej dokumentacji procesu w celu udostępnienia jej członkom zespołu i interesariuszom, aby pomóc im zrozumieć, dlaczego podejmowane są określone decyzje, i uzyskać ich poparcie w tym, jak są podejmowane. Im bardziej szczegółowa dokumentacja, tym łatwiej będzie powtórzyć ten udany proces w przyszłości.