Руководство по представлению отчетов на дашбоардах

Что представляют из себя отчеты на дашбоардах?

Отчеты на дашбоардах отображают важные рабочие данные в четко организованном графическом представлении. Для этого используются понятные и удобные графики, диаграммы и хронологии. Отчеты на дашбоарде могут занимать всего одну страницу — это экономит драгоценное время.

Ключевые компоненты отчетов на дашбоардах

Отчеты на дашбоардах обобщают внутреннюю документацию из различных источников и отображают ее в динамическом визуальном формате. Ключевые компоненты:

• Визуализация данных. С помощью графиков, таблиц и диаграмм можно представить данные в наиболее информативном графическом виде. Например, можно показать на круговой диаграмме доход от нескольких продуктов в процентах от общего дохода за квартал.
• Графики. Графики и диаграммы показывают важную информацию в простом, удобном для восприятия виде. Будь то рабочий процесс, обновления проектов, данные о доле рынка или отзывы клиентов, диаграммы выделяют критические моменты и избавляют от необходимости анализировать данные самостоятельно.
• Ключевые показатели эффективности (KPI). В отчеты на дашбоарде можно включить значения KPI для каждого продукта. Например, это могут быть проблемы с обслуживанием, степень удовлетворенности клиентов и общие производственные затраты.
• Обновления в реальном времени. Отчеты на дашбоардах динамичны. Их можно связать с хронологиями проектов, чтобы в реальном времени видеть даты завершения, оценки сроков вывода на рынок или свежую информацию об услугах. Например, менеджеры по продуктам могут отслеживать текущие хронологии выполнения проектов и видеть препятствия или зависимости.
• Настраиваемые виджеты. Отчеты на дашбоарде можно настраивать индивидуально, чтобы было проще просматривать и понимать исходные данные. Например, это могут быть открытые задания, не выполненные до той или иной контрольной точки проекта, высокоприоритетные заявки на обслуживание или зависимости, из-за которых откладывается дата релиза.

Types of dashboard reporting

Dashboard reporting is effective for most types of data-rich stakeholder communication. Some examples of dashboard reporting include:

• Операционные отчеты на дашбоарде помогают увидеть области, требующие внимания, например перебои в работе сети, всплеск количества заявлений об инцидентах или рост расходов на техническое обслуживание.
• Отчеты о стратегическом планировании помогают руководителям принимать грамотные решения на основе показателей KPI. Например, по дашбоарду можно увидеть, что в одном регионе упала выручка от продаж, а в другом требуются дополнительные ресурсы.
• Тактические отчеты дают информацию о текущих проектах и событиях, включая ближайшие контрольные точки. Более подробный анализ этих данных и понимание препятствий помогает командам оперативно устранять задержки и быстро принимать взвешенные решения.
• Аналитические отчеты на дашбоардах могут содержать данные об исследованиях клиентов, конкурентах или рыночных возможностях.

Преимущества отчетов на дашбоардах

Традиционные способы, основанные на просеивании множества страниц информации из разрозненных источников, могут затягивать принятие решений и создавать путаницу. Не у всех участников разнопрофильных команд есть время или навыки анализа огромных объемов данных. Отчеты на дашбоардах помогают предприятиям и командам сразу же понимать ключевые данные и быстрее принимать решения. Такая отчетность имеет ряд преимуществ.

Наглядное представление в реальном времени

Отчеты на дашбоардах — это способ представления самой важной на данный момент информации. У вас перед глазами всегда будут актуальные значения KPI. Команды смогут моментально анализировать любые данные — от прогресса проекта до выручки на сегодняшний день — и принимать обоснованные решения.

Визуализация данных

Наглядное представление сложных данных делает их более понятными для всех участников команды. Визуализация исключает догадки, неправильную интерпретацию и недоразумения.

Эффективное принятие решений

Чем раньше команда увидит проблему, тем быстрее она сможет ее исправить. Благодаря наглядному представлению данных в реальном времени ускоряется решение таких проблем, как возникшие препятствия или перерасход бюджета.

Мониторинг производительности

Отчеты на дашбоардах дают командам единую информацию, позволяющую оценить общую эффективность. При этом данные могут быть абсолютно любыми: прогноз времени вывода на рынок, измерение степени удовлетворенности клиентов или качества продукта. Так команды получают инструменты для выявления важных тенденций, возможностей и проблем.

Вовлеченность пользователей

Интерактивные и удобные отчеты на дашбоарде удерживают внимание пользователей. Визуальный формат показывает только важную информацию без лишних данных и дает возможность более глубокого анализа при возникновении вопросов.

Рекомендации по составлению отчетов на основе дашбоардов

Чтобы отчет на дашбоарде был наиболее полезен, первым делом определите его назначение. Вот четыре принципа эффективного составления отчета на дашбоарде.

1. Четко определите показатели KPI

Выберите ключевые показатели эффективности, соответствующие вашим бизнес-целям. Например, производители отслеживают количество дефектов, найденных при тестировании, и дефектов, о которых сообщили клиенты. Руководители могут поставить цель снизить их количество до уровня менее 2 %. На дашбоарде отображается текущее состояние бизнеса по отношению к этой цели.

2. Держите свой дашбоард в порядке

Слишком большое количество информации создает хаос и затрудняет понимание. В результате пользователи могут потерять интерес к отчету. Выводите на дашбоард только важные данные с четкой и понятной структурой.

3. Подбирайте полезные данные

На дашбоарде должна отображаться информация, имеющая практический смысл. Например, операционный дашбоард может содержать данные о простое производства, выходе продукции и затратах на оборудование. На основе этих данных пользователи могут принять решение запланировать дополнительное техническое обслуживание, заменить оборудование или сократить циклы производства.

4. Пользуйтесь фильтрами дашбоарда

Создайте один шаблон для какого-либо типа данных и подстраивайте его для конкретных пользователей с помощью фильтров. Например, на дашбоарде с показателями тестирования качества могут отображаться данные по нескольким продуктам. С помощью фильтров можно вывести для каждой команды информацию только об их продукте.

Повышайте эффективность отчетов на основе дашбоардов с помощью Confluence

Confluence — это единое для всех рабочее пространство для полноценной командной работы. Оно позволяет командам создавать, систематизировать информацию и обмениваться ею. Разделы Confluence содержат страницы, доски, видеосообщения и базы данных. Все это дает возможность создавать отчеты на основе дашбоардов по единому источнику достоверной информации. Если требуется вывести прямо на дашбоард аналитику, команды могут воспользоваться Confluence Smartlinks и Elements. Таким образом достигается актуальность информации и согласованность показателей эффективности, а также упрощается достижение целей, стоящих перед командой.

На любом дашбоарде (со статусом проекта, инцидентами обслуживания или прогрессом достижения стратегических целей) можно создавать пользовательские макросы. Они упрощают извлечение оперативных графических данных из документации по проекту, документации по процессам, хронологий, списков задач и других источников.

В Confluence есть встроенные шаблоны, помогающие собирать и уточнять информацию для отчетов на основе дашбоардов. Это могут быть планы проектов, контрольные точки, отслеживание заданий и многое другое.

Попробуйте Confluence

Отчеты на основе дашбоардов: часто задаваемые вопросы

Как создается отчет на дашбоарде?

Правильно подобранный инструмент упрощает этот процесс, сводя все необходимые данные в точные отчеты на дашбоарде. Он наглядно представляет самые важные показатели в графическом формате. Хороший инструмент будет поддерживать тестирование и модификацию отчетов, адаптируя их к изменениям.

Как выглядит хороший отчет на основе дашбоарда?

Эффективные отчеты на дашбоардах представляют краткие сведения о каждом KPI в максимально понятном графическом виде. Все визуальные элементы должны быть содержательными, удобными для восприятия и актуальными. Так как на эту информацию полагаются и команды, и руководители, крайне важно поддерживать ее актуальность.

Какие бывают инструменты для составления отчетов на дашбоардах?

Интегрированные инструменты отчетности обеспечивают быстрый доступ к информации в реальном времени. Команды, работающие в Confluence, получают преимущество единого источника достоверной информации — платформы для коллективной совместной работы всей команды. Это повышает точность информации‌, что, в свою очередь, способствует принятию решений на основе фактов.