Что такое автоматизация бизнес-процессов (BPA)?

Смело признаем: на административные задачи уходит слишком много времени. 

Менеджеры так загружены отправкой сообщений об обновлениях статусов, получением подтверждений, назначением задач и информированием заинтересованных сторон, что времени на инновации и улучшения почти не остается.

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) не только избавит вас от рутинных задач и поможет сократить расходы, но и выведет вашу команду на полную мощность. Автоматизация бизнес-процессов помогает команде сосредоточиться на стратегических инициативах, одновременно совершенствуя службу ИТ-поддержки и общие процессы управления проектами.

Менеджеры проектов могут без единой строки кода автоматизировать все — от назначения задач до составления отчетов о соответствии требованиям. И, возможно, вы уже слышали о практических советах, которым стоит следовать, чтобы добиться реальных результатов.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов — это комплекс технологий и инструментов для упрощения и автоматизации повторяющихся задач или процедур, которые обычно выполняются вручную. Она позволяет автоматизировать рутинные многоэтапные процессы с помощью систем управления ИТ.

Цель автоматизации бизнес-процессов — повысить эффективность бизнеса, уменьшить количество ошибок и высвободить ценные человеческие ресурсы для стратегических задач. Автоматизация внедряется, чтобы оптимизировать рабочие процессы управления инцидентами, выполнения запросов или сдерживания рисков.

Инструменты и программные решения BPA берут на себя выполнение трудоемких, чреватых ошибками ручных задач.

В результате каждый шаг выполняется точно и последовательно, а весь процесс заметно ускоряется. Благодаря сокращению выполняемых вручную задач — будь то путем автоматического создания заявок, перенаправления запросов соответствующим командам или составления регулярных отчетов — BPA повышает общую эффективность ИТ-услуг.

Какие бизнес-процессы компании можно автоматизировать?

Автоматизация конкретных бизнес-процессов делает их намного точнее и эффективнее. Но чтобы эти усилия не пропали даром, очень важно правильно подобрать процессы для автоматизации.

Ниже перечислены ключевые бизнес-процессы, идеально подходящие для BPA.

• Задачи, выполняемые в больших объемах. Автоматизация частых задач типа ввода данных и создания отчетов экономит время и уменьшает количество ошибок из-за человеческого фактора (например, тех же опечаток).

• Задачи с четкими сроками. Можно оптимизировать бизнес-процессы со строго определенными сроками, например мониторинг системных оповещений или автоматическую рассылку уведомлений. Автоматизация обеспечит быстрое реагирование без задержек.

• Групповые задачи. Автоматизируйте бизнес-задачи, требующие скоординированной работы разных участников команды, например рабочие процессы подтверждения или процессы, в которых задействовано несколько команд. Это расширит возможности совместной работы, а также ускорит выполнение задач и гарантирует своевременную поставку.

• Процессы поддержки. Автоматизация рутинных задач поддержки, например резервного копирования системы, освобождает время сотрудников для стратегических мероприятий и повышает эффективность службы поддержки.

• Задачи, для которых требуется вести журнал аудита. К таким задачам относятся процессы с обязательным ведением подробного учета для обеспечения нормативного соответствия и аудита, например финансовые транзакции.

• Нечастые задачи. Хорошие результаты показывает автоматизация редких, но необходимых задач, например периодического технического обслуживания систем или проверок нормативного соответствия. Она гарантирует, что работа будет выполняться в установленном порядке без контроля вручную.

Как работает автоматизация процессов в бизнесе?

Автоматизация бизнес-процессов в проектах производится по простому шаблону, основанному на нескольких ключевых составляющих. 

• Триггеры: событие, которое запускает автоматизацию, например выполнение задачи, приближение крайнего срока или изменение статуса. 

• Правила: условия, которые определяют, что должно произойти при срабатывании триггера. Например: «Если задача отмечена как выполненная, уведомить менеджера проекта».

• Действия: то, что выполняется автоматически, например отправка уведомления, назначение новой задачи или обновление поля. 

• Автоматизированные рабочие процессы: последовательности триггеров, правил и действий, которые совместно управляют целыми процессами от начала до конца. 

Сочетание этих элементов и создает автоматизированные рабочие процессы, которые органично объединяют задачи, команды и данные проекта. Можно привести следующие примеры:

• Когда одна задача завершается, следующая начинается автоматически.

• По достижении контрольной точки заинтересованные стороны получают автоматическое уведомление.

• При обнаружении риска ответственным сотрудникам автоматически передаются оповещения. 

Автоматизация работает в фоновом режиме, помогая сделать процесс выполнения задач плавным и работать над проектами без постоянного самостоятельного вмешательства.

Примеры автоматизации бизнес-процессов

Какие конкретные задачи будет полезно автоматизировать? Вот несколько примеров из реальной жизни. 

• Управление инцидентами. Автоматизированная система способна создавать заявки по зарегистрированным проблемам, назначать их исходя из степени серьезности и уведомлять нужных участников команды. В результате проблемы решаются не только быстрее, но и эффективнее.

• Выполнение запросов на обслуживание. BPA помогает быстро обрабатывать запросы, проверять наличие всех необходимых подтверждений и уведомлять пользователей о статусе, существенно ускоряя обслуживание.

• Управление изменениями. Инструменты автоматизации позволяют управлять запросами, отслеживать процесс подтверждения и вносить изменения по заранее составленному расписанию, сводя к минимуму сбои и улучшая контроль.

• Адаптация и увольнение. С помощью BPA удобно управлять созданием аккаунтов, выделением необходимого оборудования и предоставлением прав доступа на этапе адаптации. При увольнении аккаунты автоматически деактивируются, активы возвращаются в компанию, и весь процесс проходит последовательно и безопасно.

Преимущества инструментов для автоматизации бизнес-процессов

Инструменты BPA дают множество преимуществ, помогающих командам работать гораздо продуктивнее. Это такие инструменты, как ПО для управления рабочими процессами, автоматизирующее рутинные задачи, и платформы для работы с клиентами с функциями автоматического ввода данных и отслеживания лидов. 

Рассмотрим самые весомые преимущества инструментов для автоматизации бизнеса.

1. Повышение эффективности

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов оптимизируют выполнение повторяющихся задач, заметно повышая их эффективность. Они сокращают ручной труд и сводят к минимуму количество ошибок, вызванных человеческим фактором. 

Так, например, автоматизированные системы размещения заявок в ИТ помогают ускорить реагирование на заявки и их обработку. В результате проблемы решаются быстрее и эффективнее, что не может не повысить удовлетворенность клиентов.

2. Принятие более точных решений

Программное обеспечение для управления корпоративными ресурсами увязывает и синхронизирует различные бизнес-процессы, данные между подразделениями, показатели производительности и многое другое, то есть становится единым источником достоверной информации.

Помимо обеспечения доступности этих ресурсов, оно предоставляет командам и руководителям информацию об использовании ресурсов и показателях бизнеса в реальном времени на основе данных для более точного планирования проектов.

Такие инструменты, как функция планирования загрузки в Jira, помогают руководителям принимать обоснованные и стратегически верные решения о распределении ресурсов. Они позволяют рассчитать загруженность команды в сравнении с прогнозируемым объемом работы.

Благодаря этому они видят, чего действительно могут достичь команды в установленные сроки и какими ресурсами они располагают.

3. Больше точности и согласованности

Единообразие имеет решающее значение. Автоматизация рабочих процессов помогает командам действовать точно и планомерно следуя стандартным процедурам и процессам.

Кроме того, автоматизированные системы допускают меньше ошибок при обработке данных и предоставлении услуг, а это значит, что ИТ-операции становятся более стабильными и надежными.

4. Снижение затрат

Уменьшая объем ручного труда, автоматизированные процессы помогают сократить штат специалистов поддержки. За счет этого снижаются эксплуатационные расходы. Кроме того, сокращаются простои и затраты, связанные с непроизводительными операциями и ошибками. В результате деятельность компании становится рентабельнее.

5. Более эффективное распределение ресурсов

Инструменты автоматизации улучшают планирование и распределение ресурсов. Когда рутинные и административные задачи автоматизированы, вы можете заняться более важными делами и воплощением стратегических инициатив. 

Благодаря оптимальному использованию ресурсов сотрудникам не нужно изо дня в день делать одно и то же. У них появляется время на перспективные задачи и инновации.

Оптимизация выполнения задач и рабочих процессов с помощью автоматизации бизнес-процессов

Путь к успешной автоматизации начинается с важных процессов. Найдите задачи, которые отнимают больше всего времени, вызывают наибольшее раздражение или создают самые серьезные препятствия в работе.

Кардинально измените управление ИТ-услугами, повысьте их эффективность, точность и экономичность, с помощью автоматизации бизнес-процессов.

Используйте автоматизации в Jira, чтобы автоматически назначать заявки, эскалировать проблемы или отправлять уведомления на основе заранее определенных триггеров. В результате внедрения автоматизаций Jira ручного труда станет меньше, а реагирование на заявки ускорится.

Кроме того, воспользуйтесь таким инструментом, как Jira Service Management, специально предназначенным для управления ИТ-услугами, чтобы оптимизировать рабочие процессы и использование ресурсов. С его помощью можно оптимизировать и автоматизировать свои ИТ-услуги, а именно рутинные задачи, такие как управление инцидентами, выполнение запросов на обслуживание и управление изменениями.