Как использовать метод номинальных групп для принятия эффективных групповых решений

Основные моменты

• Метод номинальных групп — это способ проведения мозгового штурма, при котором наиболее активные участники обсуждения не получают преимущества и все имеют равные возможности выразить свое мнение.

• Этот метод лучше всего работает в случае, когда командам нужно определить приоритеты, решить сложные проблемы или прийти к единому мнению по важным вопросам. 

• Процесс включает пять основных этапов: определение проблемы, письменное генерирование идей, поочередное представление идей, групповое обсуждение и анонимное голосование. 

• При проведении собраний по методу номинальных групп команды могут использовать доски Confluence, чтобы записывать идеи в реальном времени и на основе принятых решений вырабатывать планы действий. 

• Применение метода номинальных групп требует больше времени, чем обычный мозговой штурм, однако дает лучшие результаты и позволяет более четко определить приоритеты. 

Зачастую участникам группы очень сложно договориться о приоритетах. Разговор преимущественно ведут несколько человек, а остальные молчат. Хорошие идеи тонут в спорах, и участникам обсуждения не удается принять оптимальные решения. Эти проблемы можно решить, используя метод номинальных групп — он поможет упорядочить процесс обсуждения, в котором мнение каждого участника имеет одинаковое значение. 

Итак, что такое метод номинальных групп? В этой статье рассказывается о том, что собой представляет этот метод, когда его следует применять и как проводить эффективные обсуждения в команде. 

Что такое метод номинальных групп?

Метод номинальных групп — это способ проведения мозгового штурма, согласно которому участники обсуждения могут на равной основе генерировать идеи и определять приоритеты. В отличие от традиционного мозгового штурма, в ходе которого некоторые участники высказывают идеи по мере их возникновения, этот метод предполагает ряд шагов, обеспечивающих равное участие каждого. 

Сначала участники молча записывают свои идеи, и только потом начинается обсуждение. Далее они по очереди делятся своими идеями, причем каждый должен представить только одну идею. После того как все высказали свои идеи, их обсуждают в группе, чтобы прояснить значение каждой. Затем участники путем анонимного голосования выбирают наиболее значимые идеи. 

Такой порядок позволяет избежать обычных подводных камней мозгового штурма, при котором ход обсуждения задают несколько наиболее активных участников. 

Преимущества метода номинальных групп

Метод номинальных групп помогает преодолеть трудности, с которыми команды нередко сталкиваются при совместном принятии решений. К числу преимуществ этого метода относятся следующие: 

• Равноправное участие. Каждый участник получает равные возможности поделиться идеями, независимо от своей роли или типа личности. Благодаря формулированию идей в письменном виде экстраверты не перекрикивают интровертов, а начинающие сотрудники могут вносить полноценный вклад наравне с более опытными участниками. 

• Упорядоченное обсуждение. Высказывание идей по очереди делает обсуждение более целенаправленным и продуктивным. Вместо перескакивания с темы на тему участники команды систематически прорабатывают каждое предложение. 

• Более объективное принятие решений. Анонимное голосование позволяет избежать давления со стороны некоторых участников при принятии окончательного решения. Появляется возможность оценивать идеи по их достоинствам, независимо от того, кто их предложил. Благодаря этому можно сделать выбор, который отражает реальные приоритеты группы. 

• Разнообразие мнений. Этап письменного формулирования идей способствует проявлению индивидуального мышления каждого участника, поскольку при этом исключается прямое влияния чужих идей. В этом случае возникают варианты, которые команды, скорее всего, не стали бы рассматривать в обычном мозговом штурме. 

• Реализуемые решения. По итогам голосования создается ранжированный список, который наглядно показывает, на чем следует сосредоточить усилия. 

Когда целесообразно использовать метод номинальных групп

Метод номинальных групп лучше всего использовать, когда команде нужно четко определить приоритеты или прийти к единому мнению по важным решениям. Ситуации, в которых можно применять этот метод: 

• Планирование проекта. Приступая к реализации нового проекта, используйте этот метод, чтобы определить основные этапы, возможные препятствия или предполагаемые функции продукта. В этом случае межфункциональные команды смогут координировать свои действия по наиболее важным вопросам. 

• Распределение ресурсов. В случае серьезных ограничений по бюджету, срокам или числу исполнителей этот метод поможет определить, на чем следует сосредоточить основные усилия. Анонимное голосование гарантирует, что решения принимаются на основе объективных достоинств тех или иных идей, а не под давлением со стороны наиболее влиятельных участников обсуждения. 

• Решение проблем. При наличии разных точек зрения проще найти решение сложных проблем. В случае использования метода номинальных групп все участники команды предлагают возможные решения и затем оценивают, какие из них наиболее целесообразны. 

• Выявление рисков. Используйте этот метод, чтобы выявить риски, с которыми может столкнуться команда. На этапе письменного формулирования идей участники могут поднять вызывающие озабоченность вопросы, которые они не решились бы высказать в открытой дискуссии. 

• Стратегические решения. Когда руководителям подразделений нужно согласовать цели на квартал или дорожные карты продуктов, этот метод поможет прийти к консенсусу без бесконечных споров. Он естественным образом вписывается в рабочие процессы совместной работы над проектом, особенно когда принимаемые решения затрагивают несколько заинтересованных сторон. 

Основные этапы обсуждения согласно методу номинальных групп

Последовательное выполнение всех этапов, предусмотренных методом номинальных групп, обеспечивает объективность и эффективность процесса принятия решений. Каждый этап направлен на принятие согласованных решений, отражающих коллективную мудрость группы. 

1. Определите проблему или решение для рассмотрения в группе

Начните с четкого, конкретного вопроса или формулировки проблемы. Фасилитатор должен написать вопрос на доске так, чтобы его было видно всем участникам, и убедиться, что они понимают, какую проблему необходимо решить. 

Проблему следует формулировать достаточно конкретно, чтобы направить ход мыслей в правильном направлении, но при этом вопрос должен быть достаточно открытым и допускающим разные решения. Например, вопрос «Как нам сократить количество заявок в службу поддержки клиентов?» будет эффективнее, чем вопрос «Как нам улучшить качество обслуживания клиентов?»

2. Выделите время на обдумывание и запись идей, чтобы стимулировать творческий подход

Дайте участникам 5–10 минут, чтобы они записали свои идеи до начала обсуждения. Это сведет к минимуму постороннее влияние и поможет каждому выразить свою точку зрения. Когда участники молча формулируют свои идеи, на них не влияет настрой группы, и они и не цепляются за первые высказанные идеи.

На этом этапе можно использовать онлайн-доски или шаблон для мозгового штурма, чтобы зафиксировать сформулированные идеи. Онлайн-доски Confluence отлично подходят для удаленных команд, поскольку все участники видят общий раздел и могут вносить свой вклад независимо друг от друга. Кроме того, если команде потребуется помощь в начале работы, можно провести мозговой штурм с использованием Rovo в Confluence и создать интеллектуальную карту, на которой будет представлена информация по обсуждаемой теме. Это поможет согласовать представление проблемы для всех участников. 

3. Поочередно делитесь идеями, каждый по одной

Каждый из участников по очереди должен представить по одной идее, а фасилитатор записывает их на общей доске или в документе. Все участники должны поделиться своими идеями. Благодаря такому формату мнение каждого будет услышано, и наиболее активные участники не будут перетягивать все внимание на себя.

Обсуждение и критика идей на этом этапе не допускаются. Цель — сделать так, чтобы все идеи были представлены группе.

4. Уточните и обсудите каждую идею в группе с упором на понимание всеми участниками

Когда все идеи будут зафиксированы, начните их обсуждение. Цель — прояснить смысл, объединить похожие идеи и убедиться, что все понимают каждый вариант, не допуская споров о том, какие идеи лучше.

Участники могут задавать вопросы и высказывать предложения о том, как можно объединить связанные идеи. Фасилитатор должен сохранять нейтральный тон и следить за тем, чтобы обсуждение было направлено на понимание представленных идей. На этом этапе на первый план выходит культура совместной работы, в рамках которой коллеги знают, что мнение каждого будет услышано.

Обсуждение на этом этапе можно упростить с использованием досок Confluence: с ними участники могут визуально группировать связанные идеи и находить связи между различными предложениями. Используйте функцию группировки идей на записках, чтобы автоматически распределить их по темам и упростить выявление закономерностей. Возможности Confluence для совместной работы обеспечивают обмен знаниями между распределенными командами в реальном времени.

5. Проведите анонимное голосование по представленным идеям или ранжируйте их, чтобы определить приоритеты

Предложите участникам проголосовать за идеи или ранжировать их на основе согласованных критериев, таких как реализуемость, влияние или соответствие целям. Благодаря анонимному голосованию процесс принятия решений становится более объективным.

Для этого можно, например, предоставить каждому участнику определенное число голосов для распределения между лучшими вариантами или предложить им ранжировать 5–10 лучших идей в порядке их значимости. А с помощью матрицы расстановки приоритетов участникам будет проще оценивать идеи по нескольким критериям. Затем фасилитатор подсчитывает результаты, чтобы определить, какие идеи получили наибольшую поддержку. На их основе создается план действий с расставленными приоритетами.

После голосования используйте возможности Confluence для создания краткого описания, чтобы с помощью ИИ зафиксировать основные моменты, решения и дальнейшие действия, представленные на доске. Вы можете мгновенно создать страницу Confluence из этого описания и подготовить основанный на проведенном обсуждении список задач. 

Возможные недостатки использования метода номинальных групп

Хотя результаты, полученные с помощью метода номинальных групп, будут эффективнее, чем при проведении неструктурированных обсуждений, он подходит не для всех ситуаций. Учитывая его ограничения, команды могут решить, когда имеет смысл использовать именно этот метод.

• Затраты времени. Выполнение всех пяти этапов, особенно в больших группах, может занять от 60 до 90 минут. Эти временные затраты оправданы при принятии важных решений, но могут быть излишними для вопросов, требующих быстрого решений, без необходимости полного консенсуса.

• Необходимость хорошего фасилитатора. Нужен сотрудник, который, сохраняя нейтральную точку зрения, будет следить за тем, чтобы участники не отклонялись от темы и соблюдали установленный порядок на протяжении всего обсуждения. Без хорошего фасилитатора обсуждение может затянуться или принять форму, которую метод номинальных групп призван предотвратить.

• Ограниченная спонтанность. Этот метод может показаться слишком строгим по сравнению с другими, более креативными вариантами мозгового штурма. Поэтапная структура ограничивает органичный ход обсуждения и естественный поток идей. В случаях когда команды уже достигли согласия или работают над задачами, требующими творческого подхода, более свободные форматы могут быть эффективнее.

Пример использования метода номинальных групп на практике

Далее расскажем, как команда может использовать метод номинальных групп, чтобы принять сложное решение по приоритетам.

Предположим, команде по продукту в компании-разработчике ПО для сегмента B2B нужно приоритизировать отзывы клиентов для следующего релиза. У команды имеются десятки запросов на новые функции, но все их реализовать невозможно, поэтому для согласования приоритетных направлений они используют метод номинальных групп.

Менеджер по продукту определяет проблему: «Исходя из полезности и осуществимости, какие три функции, запрошенные клиентами, нам стоит ставить в приоритет во втором квартале?» Это дает четкое определение сферы работ.

Первый этап — тихая генерация идей: участники команды смотрят журнал отзывов и записывают себе лучшие предложения. Руководитель проекта приоритизирует функции, которые позволят сократить технический долг. Менеджер по работе с клиентами фокусируется на запросах ключевых заказчиков.

Далее следует этап круглого стола: каждый разработчик предлагает одну функцию, а ведущий записывает ее на доске Confluence. В итоге на доске оказываются описания 12 самостоятельных функций.

На этапе обсуждения может выясниться, что три из предложенных функций — на самом деле три варианта реализации одного и того же запроса. В таком случае команда объединяет эти три функции в одну, а у оставшихся двух уточняет объем работ.

В конце процесса каждый участник в частном порядке отбирает пять наиболее понравившихся функций. Ведущий подсчитывает голоса и выявляет три приоритета, по которым в команде есть явное согласие. 

Используйте доски Confluence, чтобы фиксировать, ранжировать и воплощать в жизнь свои лучшие идеи

Доски Confluence предоставляют командам визуальную рабочую область для проведения сеансов по методу номинальных групп из любой точки мира, а также предлагает ИИ-функции для организации работы. 

Во время мозговых штурмов в Rovo создаются смарт-карты для сбора информации, чтобы все в команде были на одной волне перед началом обсуждения конкретных идей. По мере обсуждения ИИ автоматически группирует похожие записки в темы. По завершении сеанса ИИ подытоживает все ключевые моменты, принятые решения и планы на будущее и создает страницу с этой сводкой в Confluence.

Ранжированные приоритеты остаются в Confluence, где команды могут назначать владельцев, устанавливать сроки и отслеживать прогресс. Благодаря интеграции с Jira и Trello решения группы сразу поступают в рабочие процессы выполнения.