Как управлять несколькими проектами: советы и рекомендации по профессиональной работе в многозадачном режиме

Завершить даже один проект может быть достаточно трудно. А если вы управляете несколькими проектами? Это может напоминать попытку поджарить яйцо, одновременно печатая электронное письмо и чистя зубы. С закрытыми глазами.

При совмещении нескольких проектов возникает бесчисленное множество аспектов (задач, сроков, зависимостей и результатов), которые необходимо систематизировать и отслеживать во избежание путаницы и недоразумений.

Голова идет кругом от одного только отслеживания этих разных (и часто разнонаправленных) задач, сроков реализации проектов, заинтересованных лиц и результатов.

Это классическая проблема в сфере управления проектами. И все становится еще сложнее, если работа распределяется между разрозненными инструментами или управляется без четких принципов расстановки приоритетов и отслеживания прогресса в разных командах.

Как раз для таких случаев и придумано управление задачами. Вместо того чтобы переключаться между проектами, рассматривая каждый из них как отдельную единицу, рабочие потоки выстроены таким образом, чтобы помочь командам увидеть за повседневной работой более глобальные результаты благодаря прозрачности, согласованности и динамике реализации нескольких инициатив одновременно.

Как управлять несколькими проектами: пять советов, которые помогут вам сохранять хладнокровие

Мы предлагаем ряд стратегий, которые помогут вам совмещать несколько проектов, не разрушаясь под грузом ответственности. 

Эти советы помогут вам вести несколько проектов одновременно, не теряя прозрачности и структуры выполняемой работы, а также связи между командами и рабочими потоками.

1. Планируйте производительность заранее

С точки зрения производительности планирование и составление графика одного проекта относительно просты. Если у вас в работе одновременно несколько проектов, вы можете случайно перегрузить своих сотрудников, особенно если в командах нет общего представления о ходе работы.

Реализация одного проекта может показаться несложным делом, пока не придет осознание, что у вас есть еще три задачи, которые нужно выполнить одновременно.

Никакие советы, хитрости и приемы на свете не помогут, если вы изначально неправильно распределили усилия. Вот почему так важно планировать производительность заранее. Благодаря этому у вас будут время, силы и ресурсы, необходимые для выполнения качественной работы без лишних усилий.

Jira помогает командам более реалистично планировать производительность, позволяя в реальном времени отслеживать задачи в разных проектах и рабочих потоках. Вместо того чтобы угадывать, кто перегружен, команды видят ход выполнения работы и могут скорректировать курс на раннем этапе.

В Jira командам доступны следующие функции:

• визуализация задач в нескольких проектах с помощью хронологий и дорожных карт;

• отслеживание зависимостей: выявляйте узкие места до того, как они превратятся в блокеры;

• контроль за распределением рабочей нагрузки для предотвращения срыва сроков и выгорания.

Если вы управляете несколькими проектами, бывает тяжело планировать, когда полная картина не видна. При планировании производительности особенно важна прозрачность.

2. Поддерживайте тщательный порядок

Работа над несколькими проектами одновременно требует много времени и сил. Последнее, что вам нужно, — это выискивать нужное в ветках электронных писем, пытаться найти файлы или собирать новости по кусочкам из разрозненных разговоров.

Если ваше внимание рассеяно, это отразится на проектах. Вот почему вам нужна централизованная система, объединяющая задачи, файлы, беседы, сроки и зону ответственности.

Jira может выступать в качестве единого достоверного источника информации. В этом инструменте каждая задача отслеживается и связывается с более масштабными инициативами и рабочими потоками, поэтому ничто не теряется и не дублируется.

В Jira командам доступны следующие функции.

• разбивка работы на выполнимые задачи, которые соотносятся с более крупными целями;

• добавление дизайнов, документации и обсуждений напрямую к задачам;

• настройка рабочих процессов таким образом, чтобы они соответствовали вашему стилю работы;

• отслеживание прогресса в нескольких проектах без потери контекста.

Когда все нужные данные находятся на одной странице, организованность зависит не столько от памяти, сколько от динамики работы.

3. Приоритизируйте задачи и проекты

Когда вы управляете несколькими проектами одновременно, бывает тяжело определить, над чем работать дальше. Чтобы разграничить устойчивый прогресс и постоянное решение срочных проблем, необходимо эффективно расставить приоритеты.

Речь идет не только о срочности. Вот другие факторы, на основе которых можно приоритизировать задачи:

• Сроки: что нужно сделать в первую очередь.

• Зависимости: выполнение каких задач позволит начать другие.

• Усилия: соотнесение задач с доступным временем и энергией.

• Воздействие: приоритет задачам, которые способствуют достижению ключевых целей.

С помощью подходящего инструмента управления проектами и задачами ваша команда сможет четко расставлять приоритеты за счет наглядного представления о зависимостях, блокерах и статусе в разных проектах. Вместо того чтобы полагаться на интуицию, вы увидите, как задачи соотносятся между собой и что действительно нужно сделать в первую очередь.

Обратите внимание на такие важные функции, как связывание задач, поля приоритетов и представления с информацией по нескольким проектам, которые упрощают согласование повседневных задач с более крупными потоками работы и бизнес-целями. Если вы все еще не уверены в расставленных приоритетах, вам могут помочь такие структуры, как матрица Эйзенхауэра. 

Объедините такие фреймворки с централизованным инструментом управления проектами, и вам будет гораздо легче сосредоточиться на выполнении задач, которые важны в данный момент.

4. Используйте шаблоны

Когда ваше внимание рассеяно на несколько проектов, не изобретайте велосипед — это самый быстрый способ потратить время и силы впустую.

Шаблоны помогают командам работать быстрее за счет стандартизации повторяющихся задач. Благодаря шаблонам улучшается согласованность, уменьшается количество ошибок и ненужных решений, особенно между похожими проектами.

На разных уровнях — от настроек проекта до типов задач и рабочих процессов — используйте шаблоны управления проектами. Так вы сможете запускать новые инициативы, которые будут соответствовать текущим рабочим потокам с самого начала.

Команды могут использовать шаблоны для следующих целей:

• стандартизировать структуры и рабочие процессы проекта;

• не упускать важные шаги;

• ускорить адаптацию для новых проектов или участников команды;

• поддерживать координацию между командами и инициативами.

Может показаться, что шаблоны — это незначительный инструмент. Однако в случае, когда вы работаете над несколькими проектами, они обеспечивают стабильность, а эта стабильность экономит время.

Хотите начать с бесплатного шаблона? Изучите все варианты в библиотеке шаблонов Jira. 

5. Объединяйте задачи

Когда вы работаете над несколькими проектами, возникает соблазн переключаться с одной задачи на другую по мере их появления. Но постоянное переключение контекста может привести к потере внимания и сделать так, что даже простые задачи будут казаться невыполнимыми.

Вместо этого попробуйте объединить похожие задачи, независимо от того, к какому проекту они принадлежат. Например, посвятите блок времени обзорам, планированию или обновлению статуса.

 С Jira объединять задачи проще: вы можете фильтровать и группировать их по типу, приоритету или статусу в нескольких проектах. Это позволяет сосредоточиться на главном и при этом добиваться прогресса в нескольких рабочих потоках.

Сохранение баланса между несколькими проектами

Управлять одним проектом проще, но в реальности работа большинства команд устроена совсем по-другому. Они пытаются совместить работу над несколькими инициативами, общими ресурсами и конкурирующими приоритетами.

Вот почему успешные команды выходят за рамки простого отслеживания задач и внедряют стратегии управления рабочими потоками. Благодаря Jira команды могут сохранять наглядность, согласовывать приоритеты и продолжать совершать прогресс даже по мере повышения сложности.

Иногда это все еще может напоминать цирковое представление, где нужно с закрытыми глазами одновременно жарить яичницу и строчить электронные письма. Но благодаря четким рабочим потокам, умной расстановке приоритетов и правильной системе управление несколькими проектами становится гораздо более подконтрольным и менее хаотичным.