Принцип Парето: как правило 80/20 помогает командам расставлять приоритеты в работе?

Основные моменты

• Принцип Парето описывает повторяющуюся закономерность: примерно 80 % результата достигаются за счет 20 % усилий. Эта закономерность проявляется в бизнесе, экономике, разработке программного обеспечения и других областях.

• Применение правила 80/20 означает, что нужно сосредоточить усилия на небольшом количество задач, клиентов или инициатив, и это принесет наибольший результат.

• Чтобы не гадать, что именно принесет наибольшую пользу, следует использовать централизованные инструменты для выявления закономерностей и принятия решений на основе фактических данных.

• Задачи с высокой степенью влияния заслуживают приоритета, но остальные задачи и клиенты также требуют внимания как минимум на базовом уровне.

У большинства команд задач больше, чем времени на их выполнение. Запросы накапливаются, собрания множатся, и каждая задача кажется одинаково срочной, даже если это не так. 

Согласно опросам, 78 % сотрудников говорят, что из-за большого количества собраний, на которых они должны присутствовать, им трудно делать свою работу. Изменить такую ситуацию можно достаточно просто, используя принцип Парето.

Принцип Парето (также известный как правило 80/20) заключается в том, что небольшая часть усилий дает большую часть результата. Чтобы направить усилия на то, что действительно важно, а не распылять их на каждую задачу, нужно понимать, где в вашей работе находятся точки приложения усилий. 

В этой статье рассказывается том, что такое принцип Парето, как он появился, как проявляется в реальной жизни и как применять его в матрице расстановки приоритетов и в повседневной проектной работе.

Что такое принцип Парето?

Принцип Парето основан на наблюдении, согласно которому примерно 80 % следствий вызваны 20 % причин. Это не строгое правило и не математический закон. 

Напротив, этот принцип выражает повторяющуюся закономерность, которая проявляется в бизнесе, экономике, биологии и повседневной жизни, и напоминает о том, что усилия и результат редко находятся в равновесии. Этот принцип иногда называют «законом жизненно важного меньшинства».

Такая формулировка помогает понять, какой практический вывод можно сделать из этого правила: не каждая задача, не каждый клиент или отчет об багах заслуживает одинакового внимания. Правило 80/20 — это повод задуматься о том, какие 20 % ваших усилий приносят 80 % результата, и исходя из этого расставить приоритеты.

Это правило действует в самых разных ситуациях: например, в бизнесе 20 % клиентов приносят 80 % выручки компании, а в разработке программного обеспечения меньшая часть функций обеспечивает большую степень вовлеченности пользователей. 

При стратегическом планировании инициативы, наиболее соответствующие бизнес-целям, редко распределяются по портфелю равномерно.

История открытия принципа Парето

Открытие этого принципа связывают с идеями итальянского экономиста Вильфредо Парето, который в начале 1900-х годов обнаружил, что 20 % семей владеют 80 % земли в Италии. Он заметил, что такое неравномерное распределение наблюдается в разных странах и при разных экономических условиях.

Десятилетия спустя эксперт по управлению качеством Джозеф Джуран обосновал более широкую применимость наблюдения Парето и сформулировал его в качестве бизнес-принципа. 

Джуран применил правило 80/20 к совершенствованию процессов и контролю качества, утверждая, что большую часть проблем в любой системе можно свести к небольшому числу причин. Благодаря его работам принцип Парето вошел в практику ведения бизнеса и стал основой для формирования любой операционной стратегии.

Что такое диаграмма Парето?

Диаграмма Парето — это двухкоординатная гистограмма, с помощью которой легко определить, какие факторы оказывают наибольшее влияние на конкретный результат. На этой диаграмме отдельные значения представлены в виде нисходящих столбцов, а кривая накопления показывает нарастающий итог по всем факторам. 

Такое сочетание позволяет с первого взгляда определить, какие 20 % причин обеспечивают 80 % результатов. При этом нет необходимости изучать необработанные данные.

Перечислим несколько случаев, когда команды регулярно используют диаграммы Парето:

• Решение проблем. Диаграмма Парето наглядно показывает, какие проблемы приводят к наибольшему ущербу. Вместо того чтобы заниматься всеми проблемами сразу, команды могут сосредоточиться на нескольких причинах, которые больше других влияют на процессы.

• Распределение ресурсов. Когда время и бюджет ограничены, диаграмма Парето помогает командам определить задачи с низкой отдачей, на которые не стоит тратить основные усилия. Диаграмма наглядно показывает, на что стоит обратить внимание, а что может подождать.

• Коммуникация. Заинтересованные стороны не всегда понимают, почему одним проектам отдается предпочтение перед другими. Диаграмма Парето — это наглядный способ обосновать свою позицию не интуитивно, а опираясь на данные, лежащие в основе процесса принятия решений.

Примеры применения принципа Парето в реальной жизни

Правило 80/20 применяется в разных отраслях и сферах деятельности. Вот несколько примеров того, как оно работает на практике.

• Разработка программного обеспечения. Как правило, причиной около 80 % сбоев и ошибок являются примерно 20 % багов в кодовой базе. Устранение проблем в этой основной группе оказывает существенное влияние на стабильность работы программного продукта.

• Тайм-менеджмент. Примерно 80 % значимых результатов обычно достигаются выполнением 20 % задач, над которыми команды работают каждый день. Остальная деятельность необязательно способствует прогрессу в работе.

• Продуктивность команд. Авиакомпания United Airlines — реальный пример того, как можно достичь значимого результата, сосредоточив внимание на основном источнике потери времени. Используя созданные в Confluence шаблоны для agile-коучинга, коучи сократили время на планирование групповых сеансов на 80 %. Это позволило им уделять больше времени практической работе с сотрудниками. 

• Поддержка клиентов. Около 80 % жалоб в службу поддержки, как правило, поступают от 20 % клиентов. Это может указывать на пробелы в процессе адаптации пользователей, несоответствие продукта их ожиданиям или недостатки в коммуникации.

• Продажи. Во многих организациях 20 % клиентов приносят 80 % выручки, поэтому особенно важно обеспечивать удержание и расширение соответствующего сегмента.

• Задержки в проекте. Большинство задержек в проекте связано с небольшим количеством повторяющихся факторов, таких как недопонимание, нечетко определенные зоны ответственности или отдельные зависимости проекта, которые постоянно упускаются из вида.

Как с помощью принципа Парето улучшить расстановку приоритетов в проектах

Применительно к проектным задачам принцип Парето помогает командам более точно сформулировать вопрос: какие задачи, блокеры, собрания или рабочие процессы реально обеспечивают большую часть результатов или вызывают большинство задержек? 

Такой сдвиг в мышлении меняет подход команд к постановке целей, управлению рабочими нагрузками и распределению ресурсов в рамках проекта. Вот как правило 80/20 применяется к конкретным областям проектных задач.

Эта таблица будет максимально полезна, если вы еще до начала работы четко определите цели проекта. Без этого невозможно однозначно понять, какие задачи входят в самые важные 20 %.

Как применять принцип Парето

Принцип Парето наиболее полезен, когда из абстрактной идеи он превращается в реальное руководство к действию. Вот как это может быть реализовано на практике.

1. Определите, какой результат вы хотите получить

Прежде чем выявить 20 % причин, на которых стоит сосредоточиться, необходимо четко определить 80 % результата, которые вы хотите получить в первую очередь. Если ожидаемый результат не определен, у вас не будет основания разбираться в причинах. 

Начните с результата — исходите из того, что вы хотите получить.

2. Выявите самые важные причины при помощи данных

Попытки угадать, какие задачи наиболее важны, — одна из самых распространенных ошибок вуправлении временем, которые совершают команды. Реальные закономерности можно выявить с помощью централизованного инструмента, такого как Jira, отслеживая задачи в разных проектах.

В частности, вы можете определить, какие типы задач постоянно повторяются, какие процессы замедляют работу и на что уходит время вашей команды. Такая информация поможет избежать догадок при отслеживании проектов и выявить самые важные элементы.

3. Стандартизируйте повторяющиеся задачи, чтобы высвободить ресурсы команды

Большинство команд тратят значительную часть времени на рутинные, повторяющиеся задачи, например ответы на одни и те же вопросы, маршрутизация однотипных заявок и отправка одинаковых сообщений, которые хорошо поддаются автоматизации.

Выполнение 80 % повторяющихся задач легко обеспечить за счет автоматизации рабочих процессов. Благодаря этому команда может сосредоточиться на 20 % стратегически важных проблем, решение которых требует участия специалистов и действительно способствует развитию организации.

Выгоды от автоматизации могут быть весьма значительными. Так, например, компания Expedia экономит 400 часов в месяц благодаря автоматизации Atlassian. Всего за восемь недель 70 % сотрудников компании перешли на использование Rovo. Теперь около 200 ИИ-агентов Rovo помогают им справляться с трудоемкими задачами и повышать производительность. 

В результате меньше времени тратится на выполнение задач вручную и больше времени остается на инициативы, которые способствуют развитию бизнеса. 

4. Уделяйте внимание развитию сотрудников и процессов, которые обеспечивают результат

Принцип Парето применим и к специалистам. Нередко относительно небольшая часть сотрудников обеспечивает существенную долю результатов. То же самое верно и в отношении хорошо выстроенных процессов. 

Благодаря эффективной адаптации, понятной документации и непрерывному обучению участники команды получают информацию, необходимую для правильной расстановки приоритетов задач и решения «жизненно важной» части проблем без эскалации.

5. Перейдите от реактивного режима работы к проактивному решению проблем

«Тушение пожаров» на работе — изнурительное занятие, которое мало что дает в долгосрочной перспективе. Когда команды полагаются на исторические данные (например, отчеты на дашбоардах, анализ прошлых проектов и закономерности в повторяющихся заявках), они могут заранее выявлять возможные проблемы. 

В этом и заключается разница: можно тратить 80 % времени на решение текущих проблем, а можно сразу избежать их, если выделить 20 % на упреждающие меры. Согласование целей внутри команды сделает такой подход более устойчивым в долгосрочной перспективе.

Распространенные заблуждения и ограничения в отношении принципа Парето

Правило 80/20 — весьма полезный инструмент, но его так часто применяют неверно, что стоит рассмотреть пару самых распространенных заблуждений.

• Сумма чисел не обязательно должна быть равна 100. Соотношение 80/20 условное и лишь описывает общий принцип. Реальное соотношение может быть 90/10 или 70/30 — правило Парето описывает асимметрию между причиной и следствием, а не конкретную пропорцию. Команды, которые зацикливаются на точном соблюдении пропорции 80/20, упускают саму суть.

• Снижение приоритета не означает игнорирование. Если вы отнесли 20 % задач к самым результативным, это не значит, что от остальных 80 % можно просто отказаться. Клиенты, которые не попали в очерченный вами «высший круг», по-прежнему заслуживают внимания. Баги вне критических 20 % все равно необходимо устранять. Принцип Парето помогает расставлять приоритеты и обрабатывать заявки, а также разумно распределять основные усилия, но это не повод пренебрегать задачами, которые требуют базового уровня технического обслуживания или поддержки.

Используйте принцип Парето, чтобы назначать приоритеты задачам с максимальным эффектом

Принцип Парето не подскажет, над какими именно задачами работать, но укажет верное направление. Осознав, что за большую часть ваших результатов отвечает лишь небольшое количество причин, вы перестанете распределять усилия равномерно и направите их туда, где они принесут максимальную пользу. 

Такой сдвиг в мышлении делает любые другие методы управления временем и процессы планирования более эффективными.

Диагностические возможности Jira позволяют применять принцип Парето на практике. Благодаря отслеживанию в реальном времени, отчетности и автоматизации команды получают точную информацию о том, где теряется время, какие блокеры возникают снова и снова и какие инициативы наиболее тесно связаны с бизнес-целями. 

Когда все данные централизованы и наглядны, найти самое важное становится намного проще.

Принцип Парето: часто задаваемые вопросы

Как принцип Парето используется для повышения продуктивности и управления временем?

Принцип Парето гласит, что примерно 80 % результатов достигается за счет 20 % усилий. В контексте продуктивности это означает, что концентрация на самых важных задачах может дать наибольший эффект, благодаря чему отдельные сотрудники и команды эффективнее распределяют свое время.

Почему компании используют принцип Парето для принятия решений?

По принципу Парето компании выявляют ключевые факторы, от которых зависит большая часть результатов. Это могут быть самые успешные продукты или наиболее распространенные проблемы клиентов. Такой подход помогает эффективно распределять ресурсы и достигать максимального эффекта.

Можно ли использовать принцип Парето для выявления и решения проблем?

Да, выявляя причины большинства проблем или недостатков, команды могут направлять свои усилия на те области, которые принесут самые значительные улучшения, вместо того чтобы распылять ресурсы.

Существуют ли ограничения или заблуждения, связанные с применением принципа Парето?

Распространенное заблуждение заключается в том, что соотношение 80/20 всегда точное, хотя на самом деле это лишь ориентир. Такая пропорция подойдет не для каждой ситуации, а жесткое следование принципу может привести к пренебрежению важными, но менее очевидными факторами.