Полное руководство по блок-схемам

Что такое блок-схема?

Блок-схема позволяет наглядно отобразить процедуру или рабочий процесс. Для представления отдельных этапов в ней используются символы и фигуры, соединенные линиями.

Блок-схемы находят широкое применение в управлении проектами. Например, с их помощью можно показать, как команда обрабатывает запросы в службу поддержки клиентов, начиная с отправки заявки клиентом и заканчивая решением проблемы. Некоторые руководители проектов даже объединяют блок-схему с диаграммой Ганта, чтобы создать более детальный план проекта.

Типы блок-схем

Существует несколько типов блок-схем, каждая из которых подходит для определенной задачи. Рассмотрим несколько примеров блок-схем.

Блок-схема системы

Блок-схема системы похожа на дорожную карту. На ней показаны все остановки (этапы) процесса. Она наглядно иллюстрирует, как части системы взаимодействуют друг с другом. Так, блок-схему системы можно использовать, чтобы продемонстрировать, как заказы клиентов поступают к курьерам в службе доставки пиццы.

Диаграмма рабочего процесса

Диаграмма рабочего процесса — это блок-схема, отображающая порядок шагов для выполнения задания или процесса. Ее можно сравнить с кулинарным рецептом, в котором расписан каждый шаг приготовления блюда.

Диаграмма потоков данных

Диаграмма потоков данных (DFD) показывает, как данные перемещаются по системе — откуда они поступают, куда попадают и как хранятся. Например, можно построить DFD, показывающую управление приемом новых сотрудников в компанию и сохранением информации о них. Эта диаграмма полезна для руководителей проектов: по ней удобно анализировать перемещение информации в базе данных предприятия. Это помогает точнее отслеживать и лучше обрабатывать данные, за счет чего повышается эффективность и качество управления проектами.

Блок-схема принятия решений

Как понятно из названия, эта блок-схема помогает принимать решения. Разветвляясь, как крона дерева, она показывает разные варианты решений и их последствия. Она облегчает процесс принятия решений с самого первого вопроса. По мере прохождения через блок-схему каждый ответ будет порождать новые вопросы, и этот процесс будет развиваться, пока не приведет к какому-либо решению.

Блок-схема Swimlane

Блок-схема Swimlane наглядно показывает роли и обязанности в процессе. Эта блок-схема строится в виде дорожек (как в бассейне), каждая из которых назначена определенному сотруднику или группе. Например, в бизнесе это могут быть «отдел продаж», «маркетинг» или «юридический отдел».

Блок-схема документов

Блок-схемы документов похожи на диаграммы потоков данных. Они показывают перемещение документов по системе. Можно сравнить их с картами, на которых отмечается путь письма от его поступления в почтовое отделение отправителя до получения адресатом.

Блок-схема программы

Блок-схема программы показывает, как работает программа. По ней видно, какие задания и в каком порядке будет выполнять компьютер. Например, блок-схема функции входа в систему показывает, как компьютер проверяет, правильно ли введены имя пользователя и пароль.

Блок-схема процесса

Блок-схемы процессов — это самый распространенный тип блок-схем. Они отображают каждое действие процесса от начала до конца. Это незаменимый инструмент в таких областях, как производство, поскольку позволяет четко описать весь производственный процесс от исходных материалов и до получения готового продукта.

Преимущества блок-схем

У блок-схем есть ряд преимуществ для управления работой и проектами, а также для методик Agile.

• Визуализация сложных процессов. Диаграммы разбивают сложные темы на более простые и понятные части.
• Стандартизация и документирование процессов. Команды договариваются о том, как должны работать процессы, и записывают все это для дальнейшего использования.
• Слаженная работа команды. Благодаря блок-схемам каждый участник команды понимает весь процесс и точно знает свои обязанности.
• Улучшение коммуникации. Изображения в блок-схемах уменьшают недопонимание в команде.

Популярные алгоритмы принятия решений

Интерактивные доски Confluence позволяют легко и быстро создавать блок-схемы — всего за пять шагов.

1. Cначала необходимо активировать доски в Confluence.
2. Войдите в Confluence.
3. Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу строки навигации Confluence, чтобы перейти к настройкам.
4. Перейдите в раздел Beta features (Бета-функции) на левой боковой панели.

Прочтите раздел Things to Know (Что нужно знать) и, если вы согласны, нажмите Agree and enable (Принять и включить).

Развертывание досок во всех разделах может занять несколько минут. Когда доски включатся, создайте блок-схему с помощью следующих действий.

1. Перейдите в раздел, в который требуется добавить доску.
2. Нажмите кнопку Create (Создать) на панели инструментов вверху страницы. (Также можно создать доску с помощью кнопки Content (Содержимое) на левой боковой панели).
3. После нажатия кнопки откроется страница с доской. Вам будет предложено несколько шаблонов на выбор.
4. Постройте блок-схему с помощью имеющихся инструментов рисования: фигур, линий и соединителей. Можно перетаскивать фигуры на холст, изменять их размеры и соединять их стрелками или линиями.

После создания блок-схемы можно выбрать дальнейшее действие.

• Настроить блок-схему. Можно добавить к фигурам текст, цвета и элементы форматирования. Также можно обозначить различными фигурами точки принятия решений, циклы или соединители, чтобы точнее отобразить ход процесса.
• Совместно отредактировать. Пригласите участников команды к совместной работе в текущем сеансе доски. Они могут принять участие в доработке блок-схемы в реальном времени. Вы также можете вместе с ними редактировать блок-схему, внося необходимые изменения и обновления.
• Сохранить и встроить. Закончив работу над блок-схемой, нажмите кнопку Save (Сохранить), чтобы сохранить текущий сеанс доски. Затем с помощью опции Embed (Встроить) можно добавить блок-схему прямо на свою страницу в Confluence.
• Поделиться для совместной работы. Поделитесь страницей Confluence с другими участниками команды, чтобы они могли посмотреть и изменить уже созданную блок-схему. При необходимости они могут оставить комментарий, внести предложения или правки.

Советы по созданию эффективных блок-схем

Чтобы блок-схема была эффективной, примите во внимание следующие полезные подсказки.

• Подберите оптимальный тип блок-схемы для своей команды. Для разных процессов могут подходить разные типы блок-схем.
• Придерживайтесь единообразия. Единообразное применение символов и цветов сделает блок-схему понятнее.
• Проанализируйте цель. Убедитесь, что вы понимаете, зачем строите блок-схему, и какой результат хотите получить. Это позволит выбрать оптимальный дизайн.

Визуализируйте рабочие процессы с помощью блок-схем

Блок-схемы — поистине незаменимый инструмент при улучшении рабочих процессов. Их очень легко строить с помощью интерактивных досок Confluence. Confluence позволяет проводить мозговые штурмы, визуализировать идеи и воплощать их в жизнь, не покидая платформы: можно собрать все данные в одном месте и видеть полную картину своей работы. А наличие специализированных функций для таких фреймворков, как Scrum и Kanban, делает это решение мощным инструментом для создания блок-схем.