Close

Научитесь использовать Confluence, как это делают в Atlassian

Просмотр тем
Ящик с инструментами

По мнению инсайдеров, наиболее эффективный способ использования Confluence — это «подход Atlassian». Под поверхностью Confluence скрываются возможности для организации сверхэффективной совместной работы, поддержания связи в командах и создания более разумного баланса между работой и личной жизнью.

Мы побеседовали с восемью сотрудниками Atlassian, попросили рассказать о методах работы и поделиться секретами многолетнего использования и создания Confluence.

Используйте Confluence не только для обработки текстов, но и для совместной работы

Confluence в окне браузера

«Кто любит электронную почту? Никто», — говорит Блейн Баркер, старший менеджер по цифровому маркетингу.

Для новичков страницы Confluence кажутся похожими на знакомый текстовый процессор, поэтому они используют их соответствующим образом. Однако Confluence может гораздо больше. Сотрудники Atlassian осознают масштабы недоиспользования возможностей. Например, благодаря Confluence можно сократить объем электронной корреспонденции на 30–50 %. Используя теги, комментарии и общий доступ к страницам Confluence для совместной работы, команды могут реже полагаться на электронную почту и другие каналы связи. Готовы повысить эффективность командной работы с помощью Confluence? Мы снабдим вас советами от опытных пользователей.

СОВЕТЫ ПО ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ КОМАНД С ПОМОЩЬЮ CONFLUENCE
  • Создайте страницу, на которой вы определите способ общения между участниками команды и укажете каналы для разных типов взаимодействия.
  • Перенесите общение из чата и электронной почты в Confluence. Оставляйте отзывы, выбирая нужный фрагмент текста с помощью функции встроенного комментирования. Вам больше не придется переключаться между вкладками, чтобы найти пункт 4 на странице 2.
  • Отправляйте еще меньше сообщений. Для этого делитесь страницами с коллегами, чтобы они автоматически получали уведомления Confluence, когда вы вносите изменения.
  • Делитесь ссылкой на интерфейс редактирования, а не на опубликованную страницу: режим редактирования позволит просматривать работу участников в реальном времени. Просто нажмите значок «+» рядом с изображением профиля, когда находитесь в режиме редактирования.
Добавление пользователей к странице Confluence

Выйдите за рамки вики и визуализируйте контент

Различные форматы файлов

«Испробуйте все доступные способы, чтобы сделать контент более наглядным», — говорит Даниэль Данненберг, руководитель по персоналу.

Наглядные материалы уже давно используют для более эффективной передачи информации (по сравнению с обычным текстом). Доказано, что добавление визуального контента облегчает запоминание, поддерживает концентрацию внимания, активирует мозг, улучшает понимание и дает другие преимущества. Поэтому используйте визуальные элементы, чтобы сделать страницы Confluence максимально эффективными.

К сожалению, некоторые пользователи не задействуют весь потенциал страниц Confluence, создавая трудности для себя и своих команд. Благодаря множеству функций форматирования, доступных в Confluence, можно не только украсить страницы, но и сделать их более эффективными с точки зрения передачи информации. Ознакомившись с основами форматирования, вы сможете по-новому взглянуть на страницы Confluence и сделать их по-настоящему яркими и впечатляющими.

СОВЕТЫ ПО ВИЗУАЛЬНОМУ ПРЕДСТАВЛЕНИЮ И МАКЕТАМ СТРАНИЦ В CONFLUENCE
  • Выделяйте важную информацию на странице с помощью макросов «Информация», «Совет», «Примечание» и «Предупреждение».
  • При форматировании страницы используйте макеты для достижения оптимального визуального эффекта. Вы можете использовать макет страницы по умолчанию или настроить количество и ширину столбцов в зависимости от контента и целей.
  • Наполните свои страницы интересными элементами и добейтесь привлекательного внешнего вида, добавив изображения и эмодзи. Они не просто разбивают текст и привлекают внимание читателей, но также передают эмоции и другие оттенки, чего не может сделать текст.
  • Поместите на страницу раскрывающиеся элементы с помощью функции Expand (Развернуть), которая позволяет показывать или скрывать определенный контент для разных заинтересованных лиц. Так вы можете скрыть информацию, предназначенную не для всех читателей.
  • С помощью функции Excerpt (Цитата) можно отображать элементы одной страницы на других страницах, не создавая копий. Эта функция очень важна для поддержания единого достоверного источника информации.
Информационная панель Confluence
Столбцы в Confluence

Держите заинтересованных лиц в курсе дел, сократив количество собраний

Лента на экране черного устройства iPhone

«Знания — ничто, если люди не могут их найти», — говорит Кристен Форд, руководитель программы по подбору персонала.

Без Confluence бывает трудно найти хороший способ, чтобы держать заинтересованных лиц в курсе дел. Всем нам случалось ломать голову над тем, кому нужно конкретное обновление и как им поделиться, кого пригласить на собрание, кому отправить копию электронного письма и так далее. Многие предпочитают перестраховаться и перегибают палку, в результате чего получатели тратят массу времени на чтение бесконечных входящих сообщений.

К счастью, Confluence помогает вырваться из цикла бесконтрольного распространения информации и не позволяет сделать сотрудников заложниками копии письма или очередного обновления статуса. Благодаря уведомлениям заинтересованные лица получают информацию об обновлениях страниц Confluence и могут следить за ходом проекта. При этом не обязательно проводить собрания, чтобы поделиться обновлениями статусов, основной информацией о проекте и отзывами. Более того, каждый участник может включить или отключить отслеживание страниц, чтобы получать только интересующие его уведомления.

СОВЕТЫ О ТОМ, КАК ДЕРЖАТЬ УЧАСТНИКОВ КОМАНДЫ В КУРСЕ ДЕЛ С ПОМОЩЬЮ CONFLUENCE
  • Вместо того чтобы приглашать участников на собрание, поделитесь с ними страницей Confluence со статусами. Если вы измените страницу, участники автоматически получат уведомление и смогут решить, нужно ли им читать это обновление и когда именно это лучше сделать. Блейн Баркер, старший менеджер по цифровому маркетингу, использовал этот подход, чтобы информировать «множество заинтересованных лиц» о планировании ежегодной конференции, не проводя бесконечные собрания.
  • Возможность включать или отключать отслеживание страниц и избирательно читать обновления по ним очень помогает сократить объем информации, но все же бывают случаи, когда вы не хотите сообщать об изменениях всем. К счастью, в Confluence можно публиковать страницы, не уведомляя других пользователей, чтобы не перегружать их оповещениями из-за каждой исправленной опечатки.

Найдите время для освоения основных функций Confluence

Открытая книга со страницей Confluence

«Копните глубже, чтобы понять, как работает та или иная возможность», — говорит Би Джей Шоне, руководитель отдела по подбору персонала и развитию организации.

В Atlassian решение Confluence играет роль виртуального офиса. Именно там сотрудники Atlassian проводят значительную часть своего рабочего времени, занимаясь планированием, обдумыванием, проектированием и совместной работой.

Когда инструмент занимает такое важное место в работе, имеет смысл потратить время на изучение всех его возможностей. Это потребует дополнительных усилий, однако они многократно окупятся в будущем благодаря экономии времени и энергии.

СОВЕТЫ ПО ОСВОЕНИЮ CONFLUENCE
  • Какой главный вывод сделали сотрудники Atlassian после освоения Confluence? Команда с косой чертой — это сила! Если на странице Confluence нажать клавишу «/», раскроется меню с множеством возможностей. Все эти действия — от простых (добавление списка задач, эмодзи или дат) до расширенных (встраивание досок Trello, файлов Dropbox и презентаций PowerPoint) — можно выполнить при помощи команды с косой чертой. Уделите несколько минут, чтобы изучить возможности команды с косой чертой, и вы сэкономите себе много часов в будущем.
  • Шаблоны — еще одна возможность, которая нравится сотрудникам Atlassian. Скорее всего, в обширной галерее шаблонов Confluence найдется подходящий шаблон для вашего проекта, поэтому никогда не начинайте по умолчанию с чистого листа. Команде Atlassian особенно нравятся следующие шаблоны: 90-дневный план, справочник для сотрудников, ретроспектива и стратегический план.
  • Чтобы повысить окупаемость инвестиций в освоение Confluence, сделайте эту систему частью культуры компании и основным местом обмена знаниями для всех сотрудников. При поиске информации сотрудники Atlassian всегда сначала обращаются к Confluence. Чтобы реализовать такой подход в своей компании, начните акцентировать внимание новых сотрудников на Confluence во время их адаптации. Кроме того, руководителям тоже нужно использовать Confluence, чтобы подать пример всей организации. Тогда и остальные сотрудники начнут вести работу по такому принципу.

Шесть других важных советов по работе с Confluence

  1. Просматривайте все задания в одном окне. Нажмите изображение профиля в правом верхнем углу и выберите Tasks (Задания).
  2. Упорядочивайте страницы с помощью дерева страниц. Это облегчит поиск и позволит изменять структуру страниц в дереве путем перетаскивания.
  3. Дублируйте страницы вместе с дочерними элементами. Вместо того чтобы дублировать все страницы по очереди, можно скопировать дерево страниц целиком. Выберите в меню More actions (Другие действия) пункт Copy (Копировать) и установите флажок для включения дочерних страниц.
  4. Ограничивайте доступ к страницам. Прозрачность — это здорово, но иногда бывает нужно поработать над страницей в рамках небольшой группы. Используйте значок ограничений в правом верхнем углу страницы, чтобы разрешить доступ только основным заинтересованным лицам.
  5. Добавляйте ссылки к изображениям. Это простая функция, но она необходима многим пользователям, например дизайнерам, которые хотят сослаться на исходные файлы или справочные материалы в Figma или Dropbox.
  6. Используйте копирование и вставку из творческих программ. Еще один полезный совет для дизайнеров: вы можете копировать изображения, видео и другой контент в Confluence прямо из творческих программ, таких как Photoshop. Для этого не нужно сохранять файлы и выполнять их импорт.

Совместная работа: подход Atlassian

Сотрудники Atlassian знают, что под поверхностью Confluence скрывается множество функций, которые выходят далеко за рамки обработки текстов. Они используют Confluence, чтобы вести совместную работу в одном месте, а также хорошо понимают возможности этого решения и ни с чем не сравнимые преимущества. И хотя для создателей инструмента его углубленное изучение естественно, вы должны таким же образом подходить к любому приложению, занимающему центральное место в вашей работе.

Готовы в полной мере раскрыть потенциал команды с помощью Confluence? Начните совместную работу уже сегодня, используя подход Atlassian.

Благодарим Би Джей Шоне, Блейна Баркера, Кори Скотта, Даниэль Данненберг, Эмили Кастро, Жана Гонсалкорала, Кристен Форд и Майлза Кэя за ценную информацию.

Вам также может понравиться

Предлагаем использовать
Логотип Confluence

Confluence — это пространство для эффективной командной работы, где можно обсуждать концепции, планы и цели, документировать и хранить результаты.

Шаблоны Confluence

Создавайте в Confluence все необходимое, от требований к продукту до маркетинговых планов

Узнайте, как Confluence может преобразовать
работу вашей команды.

продолжение темы
Стратегическое планирование