Стратегии постановки целей для руководителей проектов

Возможно, вы хотите к следующему году получить повышение. Или запустить свой магазин на Etsy. Или выйти на определенный уровень в профессиональной карьере, например стать руководителем команды. А может, в этом году вы планируете освоить жонглирование огненными булавами на водных лыжах.

У вас много целей — как личных, так и командных. Запустить новый продукт, улучшить неудачную процедуру, исправить рабочий процесс, который мешает участникам. 

Четкие, измеримые цели помогают сосредоточиться, повышают мотивацию и упрощают отслеживание прогресса. Без них приоритеты могут легко сместиться, а рабочий настрой — ослабнуть.

Нужно сказать, что иногда люди ставят цели, но не осознают этого. Важно начать делать это осознанно и составить план, которому вы действительно сможете следовать.

Что такое постановка целей?

Постановка цели — это процесс определения задачи и выбора способа ее достижения.

Существует масса различных теорий и рабочих листов для постановки целей, и все они направлены на то, чтобы помочь вам достичь желаемого результата.

Эффективная постановка целей предполагает использование особых техник и стратегий (например, метода SMART), которые помогают уточнить задачи, развить лидерские качества и повысить шансы на успех. 

Вот несколько практических советов по постановке целей: 

• Используйте рабочие листы.

• Следуйте проверенным стратегиям.

• Применяйте рекомендации (мы рассмотрим их ниже).

Возможно, это очевидно, но большинство целей делится на две категории: краткосрочные и долгосрочные.

Краткосрочная цель — это то, чего вы стремитесь достичь в ближайшее время, как правило, в течение года. Например: побить свой рекорд в забеге на пять километров к концу этого месяца или вместе с командой внедрить новый процесс адаптации к концу квартала.

Долгосрочные цели требуют больше времени. Это задачи, на выполнение которых может уйти больше года или даже несколько лет.

Вот несколько примеров: руководить отделом в ближайшие пять лет. Или открыть салон красоты для собак к своему 40-летию. Или отказаться от аутсорсинга и добавить всех необходимых специалистов в штат команды.

Необходимость сочетать краткосрочные и долгосрочные цели не дает вам расслабиться, но есть и хорошая новость: устанавливать их можно одинаковым способом.

Почему постановка целей стоит затраченных усилий?

Постановка целей помогает сосредоточиться на самом важном. Она дает вам целый ряд преимуществ:

1. Помогает сфокусироваться

Не трудно размышлять о том, что вам с командой нужно сделать. Представлять, как в один из дней вы возьметесь за свой список дел, проведете мощный сеанс мозгового штурма — и все возьмутся выполнять проекты.

Идей и планов всегда очень много. Но как только дело доходит до их реального выполнения, начинаются проблемы.

В этом прелесть постановки целей. Она заставляет вас продумать, что же вам нужно, и создать график, чтобы все это реализовать. Проделав эту базовую работу, вы можете сосредоточить свои усилия и энергию на целях, которых действительно важно достичь.

Целенаправленно уделяя время действиям, которые напрямую способствуют достижению ваших самых значимых целей, вы гарантированно будете направлять усилия на то, что действительно важно.

2. Помогает не сбиваться с курса

Вы заметили, что в определении постановки целей мы использовали слово «процесс». Все потому, что постановка целей — это системная работа, которая требует структурированного подхода.

Большинство методов и теорий предлагают использовать конкретные формулировки, учитывать важные показатели, устанавливать сроки выполнения — и таким образом закладывают основу для того, чтобы ваша цель стала реальностью. Важно установить четкие критерии для измерения прогресса и сохранения динамики в достижении целей.

Окружающая обстановка и правила принятия решений очень сильно влияют на вашу способность не сбиться с пути. Целенаправленно формируя свое окружение и параметры по умолчанию, вы можете положительно влиять на свои решения и способствовать успешному достижению целей.

Структурная строгость помогает отслеживать прогресс и двигаться вперед.

3. Помогает сохранять мотивацию

Установка цели несет в себе больше стабильности и конкретики, чем произнесенная фраза: «Надеюсь, рано или поздно мы доберемся до этого…»

И это главное. Постановка целей повышает ответственность — вашу личную и вашей команды, — а значит, у вас будет больше мотивации пройти этот путь.

Чтобы обеспечить себе мотивацию, поделитесь целью с кем-то, кому вы доверяете (да, можно и с участником вашей команды). По данным одного исследования Доминиканского университета, 70 % участников, которые поставили цель, а затем рассказывали о ходе ее достижения друзьям, смогли достичь результата. Формирование поддерживающего сообщества также может служить источником вдохновения и ответственности — поддержка поможет не сбиться с пути и сохранить мотивацию.

Достигнув одной цели, вы начинаете стремиться к новым успехам, то есть сохраняете мотивацию, продолжаете расти над собой, обретаете уверенность в собственных силах.

Какие бывают цели?

Не все наши цели одинаковы. Комбинируя разные типы, вы можете дать себе стимул к работе здесь и сейчас и в то же время не отклоняться от более масштабных, долгосрочных приоритетов.

• Краткосрочные цели — контрольные точки, которых можно достичь за несколько недель или месяцев. Они помогают команде сосредоточиться на ближайших приоритетах и быстро добиться некоторых результатов (например, усовершенствовать рабочий процесс рецензирования контента в вашей команде до конца квартала).

• Долгосрочные цели — более масштабные результаты, на достижение которых могут потребоваться месяцы или годы. Они служат основой вашей стратегии и направляют общие усилия (пример такой цели: создать корпоративную систему управления контентом).

• SMART-цели — цели, которые являются конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени. Они снижают уровень неоднозначности и позволяют легче отслеживать прогресс. Пример: повысить показатели ясности контента на 15 % за шесть месяцев с помощью автоматизированной системы оценки (вместо «Улучшить качество контента»).

• Измеримые цели — цели с четкими показателями, которые можно отслеживать с течением времени. Измерение позволяет отслеживать прогресс, поддерживает подотчетность и дает больше возможностей радоваться победам.

Сбалансированное сочетание краткосрочных и долгосрочных целей — измеримых и соответствующих правилам SMART — позволяет вам двигаться вперед, не сбиваясь с намеченного курса.

Как установить цели, которых важно придерживаться

Есть несколько рекомендаций, помогающих ставить цели, которых действительно получится достичь на практике. Очень важно выбрать эффективную стратегию постановки целей: грамотное планирование, оценка прогресса и внедрение действенных методик помогают добиться результата. Однако без надлежащей поддержки и планирования работа над задачами может быстро замедлиться — а с ней замедлится и движение к поставленным целям.

1. Выберите программу для постановки целей

Иногда постановка цели может быть не сложнее, чем загрузка подкаста для поездки. Если вы будете следовать одному из методов, наверняка все пройдет гладко. Вот некоторые варианты.

• SMART-цели— цели, которые являются конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени. Методика SMART помогает выбирать эффективные цели (в соответствии с желаемым результатом и вашими ценностями) и четко их формулировать. Важной частью этой методики является идея достижимости целей: задачи нужно ставить так, чтобы они были реалистичными, но в то же время достаточно сложными, чтобы вдохновлять на развитие и поддерживать мотивацию. Узнайте больше о SMART-целях, а также ознакомьтесь с примерами SMART-задач, чтобы вам было проще начать.

• Цели и ключевые результаты (OKR). При работе с OKR нужно сформулировать цели в виде общих амбициозных утверждений качественного плана (помните: OKR должны быть великими!), а затем назначить результат и владельца для каждой из них. После этого вы будете использовать регулярную оценку OKR, чтобы проверять свой прогресс, выявлять риски невыполнения целей и по мере необходимости исправлять курс.  В Atlassian используют этот метод постановки целей, и у нас есть удобный шаблон OKR, который вы можете применять самостоятельно. Кроме того, рекомендуем посмотреть сборник сценариев, где собраны дополнительные рекомендации по применению OKR и примеры OKR.

• Ключевые показатели эффективности (KPI). KPI часто путают с OKR. Но стоит их сравнить — и вы сразу увидите разницу. В отличие от OKR, ключевые показатели эффективности назначают измеримые цели существующему проекту или процессу. Например, вы хотите повысить эффективность своей службы поддержки клиентов. В качестве KPI можно взять определенное количество заявок, решенных за неделю. В KPI также используют такие понятия, как «упреждающие показатели» и «отстающие показатели», чтобы прогнозировать будущий успех на основании достигнутых в прошлом результатов.

Нет единственно правильной системы. Все зависит от ваших потребностей и от того, какая методика позволит именно вам достичь желаемого результата.

2. Выражайтесь конкретно

Какой бы метод вы ни выбрали, важно точно сформулировать, чего вы пытаетесь достичь. Трудно работать с расплывчатыми целями, такими как «улучшить обслуживание клиентов» или «стать счастливой командой». Еще сложнее отслеживать прогресс в достижении этих туманных целей.

Вот почему нужно заставить себя копнуть глубже и дойти до реального результата. Спросите себя: «Что на самом деле значит ″сделать команду счастливой″?» Возможно, дать ей больше времени для общения вне рабочих проектов. Хорошо, а точнее? Регулярно проводить корпоративы и командные мероприятий. 

Продолжая двигаться таким образом, вы в конечном итоге получите намного более четкую цель, например: «Запланировать регулярные командные мероприятия». Это дает гораздо больше ориентиров, чем просто установка сделать команду более счастливой.

3. Делайте цели измеримыми

Вы сформулировали, чего хотите достичь, но теперь важно разобраться, когда можно будет почивать на лаврах. Выясните, как выглядит успех.

Давайте для ясности вернемся к примеру объединения команды. Что значит «регулярно» проводить часы общения? Как часто? Зафиксируйте это с конкретными цифрами, которых можно будет придерживаться для формирования ответственного отношения.

В результате ваша цель может выглядеть примерно так: «Планировать хотя бы одно командное мероприятие в месяц».

Теперь вы точно определили ожидания для себя и своей команды. Но помните, что это не разовая задача. Дальше нужно двигаться в соответствии с выбранным планом и отслеживать успехи. У нас в команде Confluence используют сигналы и показатели, чтобы внимательно следить за прогрессом в достижении целей. Подробнее об этом рассказано в сборнике сценариев. Без цифровых инструментов или структурированных подходов для отслеживания прогресса не получится сохранять подотчетность и двигаться к поставленным целям.

4. Устанавливайте сроки

Мало кто ведет свою цель до бесконечности в первоначальном виде: вы либо достигаете цели, либо изменяете ее.

А значит, в игру вступают сроки выполнения. Особенно они актуальны, если цели не требуют ежедневных усилий. Определение сроков — важнейший этап в постановке целей и управлении проектами, поскольку строгий график помогает обеспечить прогресс и подотчетность. Четкая хронология с фиксированными сроками не дает отвлекаться и создает ощущение срочности. Установите дату окончания, чтобы точно знать, сколько времени у вас есть на достижение цели.

Срок выполнения можно указать как конкретную дату, период времени, важное событие в будущем — а можно комбинировать все это. Если добавить сроки в наш пример с корпоративами, цель будет выглядеть так: «Планировать хотя бы одно командное мероприятие в месяц и распространять календарь предстоящих событий не позднее первого четверга каждого квартала».

Твердый срок выполнения не дает вам сбиться с пути, потому что вы точно знаете, сколько времени у вас осталось.

5. Записывайте

Возьмите цель, над которой вы усердно поработали, запишите ее, а затем сделайте так, чтобы она постоянно была перед глазами. Повесьте записку на монитор или зеркало в ванной. Добавьте информацию в свой календарь или умный помощник на телефоне. Расскажите команде, над чем вы решили работать, и попросите участников время от времени спрашивать вас, как дела: это поможет добиться поставленной цели.

Когда вы формулируете цель, вы превращаете абстрактную идею в конкретные действия, и это повышает мотивацию, более четко очерчивает ваши намерения и укрепляет вашу решимость в выполнении начатого.

Разумеется, запись вашей цели не является юридическим обязательством или чем-то подобным. Тем не менее, как бы вас это ни удивляло, даже без угрозы судебного иска такой подход повышает ваши шансы на достижение поставленной цели.

Записывая цель, храните все сведения вместе: срок выполнения, план действий и любые вспомогательные ресурсы, которые могут вам пригодиться (например, инструкции к карточным фокусам или журнал, в котором вы отмечаете время тренировок). Confluence — отличный способ документировать свои цели и отслеживать прогресс. И здесь же можно хранить всю вспомогательную информацию, поскольку это приложение обеспечивает гибкость и свободу расширения по мере развития целей.

6. Постоянно помните о расстановке приоритетов

Вы сделали это, и теперь вы сосредоточены, мотивированы и можете профессионально достигать больших высот. Так и есть. Все готово! Теперь вы сертифицированный специалист по целеполаганию, и у вас, вероятно, появится много вещей, которых вы захотите достичь одновременно. К сожалению, вы существуете в единственном экземпляре, и клонирование пока не работает. Ваше внимание и энергия будут рассеяны слишком сильно.

Вы справитесь гораздо лучше, если расставите все свои цели в порядке важности и значимости, начнете с первой, а затем поочередно выполните остальные. Долгосрочные цели служат основой для личного и профессионального развития, и, формулируя их, вы помогаете себе определить, какие из ваших действий окажут наиболее продолжительное влияние. 

Продвинуться по карьерной лестнице, заняться здоровьем, стать капитаном команды, чтобы развить лидерские качества и завоевать уважение, — все это примеры долгосрочных целей.

В этом вам поможетматрица приоритетов. Она обеспечит классификацию целей по срочности и воздействию — и тем самым поможет начать с самых важных задач.

Рекомендации по достижению целей

Если бы постановка цели и была той самой целью. Это многое бы упростило, но с таким подходом вы далеко не уйдете.

Именно на этом этапе многие терпят неудачу. Они считают, что сказать — это то же самое, что сделать. Не попадитесь в эту ловушку: создайте план действий. Чтобы он был эффективным, ставьте реалистичные цели и разбивайте их достижение на небольшие шаги. Благодаря такому подходу ваши цели будут достижимы и практически осуществимы, а прогресс в их достижении — стабилен.

1. Двигайтесь постепенно, по шагам

Ваша цель настолько масштабная, что вы понятия не имеете, с чего начать? Мы готовы помочь.

Вот план: разбейте эту скалу на гораздо менее тяжелые кусочки размером с гальку. Разделение пути к цели на выполнимые шаги имеет решающее значение — шаги можно выполнить на практике, а прогресс по ним несложно отследить. Например, если вы начинаете в компании период открытой регистрации возможностей на предстоящий год, можно разбить этот проект следующим образом.

• Определите, какие льготы изменились с прошлого года

• Отредактируйте документы и обновите диаграммы

• Объявите об изменениях на общем собрании компании

• Составьте график и план открытой регистрации

• Обновите корпоративный сайт и сопроводительные материалы

Другой пример. Если ваша цель — сбросить вес, можно разбить ее на такие шаги: установка целевого вес, планирование заготовок для блюд на неделю, составление расписания регулярных тренировок и отслеживание прогресса.

Разделение масштабной цели на более мелкие делает крупные задачи выполнимыми и простыми в отслеживании. К работе над небольшими задачами легче приступить, потому что их объем не вызывает чувства подавленности. Кроме того, постепенный прогресс и небольшие победы на пути поддерживают мотивацию. Все это согласуется спринципом прогресса, в котором говорится, что маленькие победы играют роль топлива, обеспечивающего движение вперед.

2. Разберитесь с ресурсами

Что вам требуется, чтобы достичь каждой контрольной точки и отпраздновать победу? Какие ресурсы, какое количество времени и какие навыки помогут вам шаг за шагом следовать к финальной цели? Правильное использование ресурсов и навыков необходимо для достижения профессиональных целей, особенно если вы стремитесь к карьерному росту или успеху на руководящей должности.

Если вы хотите сделать объявление об изменениях на следующем общем собрании компании, очевидно, что вам нужно все подготовить к первому четвергу следующего месяца. Это означает, что нужно поторопиться, особенно если вы считаете, что вашей команде потребуется не меньше недели, чтобы определить все изменения и обновить всю документацию.

Обозначьте то, что вам нужно, прямо сейчас, чтобы начать планирование и распределение ресурсов. Это поможет обойти узкие места во время работы по достижению цели.

3. Установите график

У вас есть свои контрольные точки и твердое понимание того, что вам нужно. Но ваш подход все еще несколько размыт, и вы не понимаете, с чего на самом деле начать работу. Самое время добавить контрольные точки в рабочий процесс.

Последний шаг в постановке целей — расставить все контрольные точки в логическом порядке. Основываться можно на таких вещах, как важность или количество времени, которое требуется для выполнения. А возможно, руководство попросило вас следовать уже установленной последовательности.

В примере с открытой регистрацией возможностей в вашей компании вы понимаете, что не можете обновить веб-сайт и сопроводительные материалы, пока не отредактируете все соответствующие внутренние документы и графики. А это не получится сделать, пока вы не выясните, что изменилось по сравнению с прошлым годом.

Перемещая эти части между собой, вы сможете выстроить дорожную карту, чтобы опираться на нее в дальнейшем. Можете станцевать победный танец — а потом пора работать!

Чтобы не отклониться от плана, регулярно отслеживайте прогресс. Ведение ежедневника, например методом маркированных списков, поможет следить за целями и наглядно отображать прогресс. Демонстрация прогресса на табло — тоже эффективный способ поддержать в команде чувство ответственности за свою работу и помочь сконцентрироваться на достижении каждой контрольной точки.

Советы по преодолению препятствий

Даже при наличии продуманного плана могут возникать препятствия. Разница в том, как быстро вы с ними справитесь и продолжите работу.

• Спланируйте действия на случай типичных препятствий. Заранее выявляйте вероятные риски и решайте, как будете с ними работать (корректировать объем работ, сдвигать сроки, добавлять ресурсы), чтобы неожиданности не нарушили ход проекта.

• Положитесь на поддержку. Наставник, ментор или другой участник команды могут помочь вам найти и устранить неполадку, поддержать чувство ответственности и сохранить мотивацию в трудное время.

Цели редко достигаются без помех, но продвижение последовательными небольшими шагами (вместе с планом на случай препятствий) помогает не отклониться в сторону.

Как повысить ответственность

Ответственность — это то, что превращает цели в результаты. Когда все могут отслеживать прогресс, а участники обмениваются информацией, работа с большей вероятности доводится до конца.

• Рассказывайте о ваших целях. Расскажите руководителю, наставнику или участнику команды о том, к чему вы стремитесь. Регулярные встречи (еженедельные, ежемесячные или после прохождения ключевых этапов) естественным образом способствуют анализу прогресса и внесению необходимых корректировок.

• Отслеживайте самое важное. Отслеживайте контрольные точки и показатели, используя документ для постановки целей, дашбоард или инструмент управления проектами. Четкое представление о работе помогает помнить о приоритетах и не упустить ни одной задачи.

• Встройте ответственность в рабочие процессы. Интегрируйте цели в существующие инструменты и процессы команды, чтобы отслеживание прогресса стало частью повседневной работы, а не второстепенной задачей.

Когда ответственность реализуется последовательно и в рамках структуры, гораздо проще сохранять концентрацию, поддерживать темп и достигать поставленных целей.

Сделайте постановку целей своим секретным (но не слишком) оружием

Как в марафонском забеге, так и при пересмотре устаревшего процесса в работе команды, прогресс достигается благодаря четким целям и последовательным действиям, а не просто благим намерениям.

Процесс постановки целей предусматривает конкретные шаги, которые можно выполнить, чтобы поставить перед собой четкую цель и мотивировать себя на работу в этом направлении. 

Следуйте инструкциям, и вскоре основательно продвинетесь от планирования к достижению целей. Мы в вас верим!