Преобразуйте командную работу с помощью Confluence. Узнайте, почему Confluence является центром совместной работы над контентом для всех команд. Получите решение бесплатно

How to create simple, robust project plans

Great project plans are more than a list of what to do and when

Просмотр тем

When most people hear “project plan,” they typically imagine a schedule—a laundry list of what to do and when. But that’s only a tiny part of it. A good project manager develops a plan that covers not only the problem they are trying to solve but also its scope, deliverables, risks, and project dependencies—charting a path to project success.

When there’s no project plan, team members can find themselves lost in a maze of complexities. They might not know where to begin, or even worse, they might dive into their tasks without clearly understanding how and when their work fits into the bigger picture.

Что такое планирование проекта?

Project planning is the process of defining the objectives, scope, and activities required to complete a project. It’s a fundamental aspect of project management that involves setting clear goals, identifying resources, estimating costs, and developing a roadmap for project success.

Project planning lays the foundation for effective execution, monitoring, and control. This process enables project managers and teams to align their efforts and resources, reducing uncertainty and increasing the chances of delivering a project on time and within budget.

What is a project plan?

A project plan is the tangible outcome of the project planning process. It is a comprehensive document that outlines the project’s key elements, including its goals and objectives, scope, schedule, resource requirements, risks, and dependencies.

A project plan serves as a roadmap for all stakeholders, providing a clear understanding of the project’s purpose, milestones, and expected outcomes. It names team members, specifies necessary project planning tools, and details the steps required to succeed.

A well-structured project plan not only guides project execution but also serves as a communication tool to keep everyone informed and aligned throughout a project’s lifecycle.

Benefits of project planning

  1. Clarity and alignment: Project planning provides a shared understanding of project objectives and scope, ensuring all team members and stakeholders are on the same page. This clarity reduces misunderstandings and conflicting expectations.
  2. Resource allocation: It helps in identifying and allocating the required resources, whether they are human, financial, or material. This optimizes resource utilization and prevents overallocation.
  3. Risk management: Project planning allows for the identification and assessment of potential risks. By planning for risks, the project team can proactively address and mitigate them.
  4. Time management: A well-structured project plan includes a timeline with milestones and task dependencies, making it easier to manage project schedules and meet deadlines.
  5. Cost control: By estimating project costs during a project’s planning phase, organizations can track and control expenses more effectively.
  6. Improved communication: The project plan serves as a communication tool that keeps all stakeholders informed, ensuring that everyone is aware of project progress, changes, and issues.
  7. Quality assurance: Planning can include quality standards and processes to ensure that the project delivers high-quality results.
  8. Increased accountability: Project plans designate task owners, making it clear who is responsible for specific activities, promoting accountability.
  9. Efficient decision-making: Planning helps define decision-making processes, making it easier to address issues and make critical decisions as they arise during the project.

Project planning process (with steps)

Using a step-by-step approach to creating a project plan might seem like putting a hat on a hat, but it’s critical to building a solid and successful strategy. Before diving into the planning process, take some time to reflect on your team, organization, available resources, and project goals. It’s essential to foster a shared understanding with your team right from the beginning of the project planning phase.

Step 1: Think of your project plan as a map

Составляя карту, полезно задать себе следующие вопросы:

  • Какой путь назначения?
  • Как вы поймете, что проект завершен?
  • Кто пойдет по этой карте?
  • What milestones will they pass along the way?
  • С какими препятствиями можно столкнуться?
  • Are there any alternate routes available?

Шаг 2. Познакомьтесь с заинтересованными сторонами.

Get a read on organizational politics, difficult personalities, and possible debate points that may arise during the project management process. Larry W. Smith, PMP, Project Manager at the Software Technology Support Center, stresses the importance of stakeholder analysis. According to Smith, everyone wants the project to succeed, but forgetting to meet the needs of just one influential stakeholder could derail even the best-laid plans.

Смит рекомендует уделить время следующему:

  • Уточнить, кто заинтересованные стороны проекта.
  • Понять их ожидания и уровень влияния.
  • Решить, как реализовывать обратную связь от коллег и заинтересованных сторон по мере продвижения проекта.
  • Соотнести все потребности и ожидания с мероприятиями по планированию рисков и реагированию на риски.
  • Добросовестно спланировать все стратегии коммуникации в рамках проекта.

You can't overstate the importance of clear communication. That’s why Bernie Ferguson, Atlassian’s resident project leadership expert, starts communicating with stakeholders in the earliest stages of a project:

“We use the Project Poster technique to build a shared understanding amongst team members and stakeholders. What are we doing? What’s the value to customers and to the business? Why do we think this is the right solution? We get feedback on the answers to all these questions before anything hits the team’s roadmap.” —Bernie Ferguson, Atlassian

Шаг 3. Без лишних иллюзий составьте календарный график работ.

Project managers often make the mistake of being overly optimistic. Rather than focusing on the best possible outcome, PMs should consider problems that might arise and how they impact the project management timeline.

Performing essential due diligence, holding a “pre-mortem” workshop, or conducting one-on-one meetings with key stakeholders is a great way to identify potential roadblocks.

Consider sketching out a timeline by asking other project managers how long similar projects took to plan. Meet with teams you’ll work with to understand how long specific project tasks will take. Use project management tools and search project archives for old project schedules.


Emphasize the importance of communication by reiterating its significance. Keep all relevant parties informed about the project’s details because, after all, wouldn’t you want to be in the know? Simplified Gantt charts are an effective way of visualizing a project’s timeline so it’s easy for everyone to understand.

Step 4: Recruit friends and colleagues

As the project manager, it’s up to you to deliver the project plan (and, ultimately, the project). But this isn’t about you going off into a cubicle and writing the thing. As you develop the project plan, you must keep all key stakeholders involved. Stay in near-constant contact. You’ll find they’re excellent resources.

By gathering your team’s thoughts and brainstorming ideas together, you can arrive at meaningful conclusions quickly. Team collaboration fosters a sense of communal support and, therefore, yields better project plans.

At Atlassian, we use templates to reduce the overhead associated with the planning process and trigger discussions essential to project-planning best practices. Project plan templates are an excellent way to get people to think about aspects of project management that they may have yet to consider.

Having a good elevator pitch for your project is one thing, but creating a robust and effective plan is an entirely different undertaking. Let’s face it: Mapping out project risks and dependencies isn’t much fun. Atlassian’s powerful templates and helpful prompts allow project managers to think methodically about project plan creation, leading to fewer oversights and enhanced productivity.

ГалочкаcheckmarkСовет. Шаблон плана проекта доступен бесплатно. Не требуется даже указывать адрес электронной почты.Получить PDF-файл.

Шаблон плана проекта

Step 5: Think through goals and project scope

Create a problem statement that defines, in no uncertain terms, exactly what you’re trying to accomplish. Next, develop a hypothesis that states what you think should happen due to solving your problem. Then, provide a brief overview of the project’s context and any relevant data or insights that support it. Finally, establish the key metrics you will use to gauge the project’s success. These success metrics are likely to influence various aspects of your plan, shaping its direction and focus.

Спросите участников своей команды о том, что им действительно необходимо. Четко определив область проекта на ранних этапах планирования, а также явно исключив лишнее, вы с большей вероятностью правильно донесете информацию до сведения заинтересованных сторон. Это также помогает правильно распределить время для участников проекта. Такая ясность упрощает выявление изменений в области проекта по мере их возникновения и управление ими.

Шаг 6. Спрогнозируйте неожиданные ситуации

Почти все планы проектов содержат сведения о бюджете, расписании и области. Однако хороший план также отвечает на важные вопросы о проекте, в том числе следующие.

  • Ресурсы: какие навыки требуются для проекта, кого можно привлечь к его реализации и каков бюджет?
  • Решения: кто будет давать рекомендации, а также подтверждать или отклонять запросы?
  • Взаимодействие: кто будет отвечать за информирование о прогрессе и препятствиях?
  • Риски: на что участникам команды следует обратить внимание? Что собой представляет процесс регистрации и отслеживания угроз?
  • Проверки: каким образом вы собираетесь получать отзывы до тех пор, пока не придет время поставки проекта?
  • Подтверждения: кто еще должен подписать данный план? Кто выносит окончательное решение?
  • Сроки: соответствует ли расписание участников команды хронологии проекта? В связи с чем выбран конкретный срок выполнения?

В плане не нужно вдаваться в подробности по каждому из этих вопросов, но в нем должно быть достаточно информации, чтобы вы могли беспрепятственно реализовать проект без особых сюрпризов.

ГалочкаCheckmarkСовет. Воспользуйтесь методом DACI для своевременного принятия обоснованных решений по проекту.

Шаг 7. Выберите подход к управлению проектами

При управлении проектами многие руководители выбирают между каскадной моделью и Agile-подходом. С Agile можно быстро выполнять задачи в рамках итерационного процесса, где непрерывно производится оценка планов, требований и результатов проекта. Кроме того, время и ресурсы являются фиксированными.

Каскадная модель — это линейный последовательный процесс, в котором проект реализуется поэтапно и команды привлекаются одна за другой. Область проекта здесь не меняется, а сроки и ресурсы можно скорректировать.

Шаг 8. Напишите и проверьте план.

После того как вы ответили на все вопросы, провели все обсуждения и создали ворох стикеров, пришло время написать план проекта. При его написании и оформлении придерживайтесь принципа «чем проще — тем лучше».

Ниже приведены некоторые полезные сведения, которые должны быть в составе любого плана.

  • Название проекта
  • Срок сдачи
  • бюджет;
  • Цели плана
  • Обозначенные контрольные точки и ожидаемое измеримое воздействие
  • Запланированные сроки начала и завершения каждого задания
  • Выноски с указанием исполнителей отдельных заданий
  • Подробности заданий и уточняющие замечания
  • Выноски, в которых указаны зависящие друг от друга риски и задания (или команды) с целью предотвращения задержек

Когда план проекта будет готов, попросите кого-нибудь, кто еще не участвовал в его составлении, оценить проделанную работу. Вторая пара глаз может помочь выявить естественные человеческие ошибки.

ГалочкаcheckmarkСовет. При оценке объема каждого задания постарайтесь не слишком вдаваться в детали. Помните, что вам нужно лишь сделать предположение.

Шаг 9. Поделитесь планом с коллегами

Доработайте план проекта и тщательно проверьте его, а затем поделитесь им с активными участниками и заинтересованными сторонами, которым необходимо быть в курсе событий. Приготовьтесь к захватывающему мероприятию по запуску проекта, которое даст ход работе. Всегда помните, что изменения и проблемы являются неотъемлемой частью любого проекта, поэтому будьте готовы к управлению ими.

Придерживайтесь своего плана на протяжении всего жизненного цикла проекта. Сосредоточьтесь на его основных элементах, предполагаемой области и согласованных шагах. Такой подход позволит держаться графика и повысит вероятность успешной реализации проекта даже в условиях неожиданного развития событий.

Пример плана проекта

Вот упрощенный пример плана проекта для маркетинговой кампании.

Название проекта: «Весенняя кампания по запуску продукта»

  • Цели и задачи проекта:
    • Повысить узнаваемость бренда на 20 %.
    • Привлечь 1000 потенциальных клиентов за три месяца.
    • Увеличить доход от продаж на 15 % в течение весны.
  • Область проекта:
    • Создать серию маркетинговых материалов для использования онлайн и офлайн.
    • Запустить новую линейку продуктов.
    • Запустить цифровые рекламные кампании.
  • Расписание проекта:
    • Этап 1 (1–2 месяцы): стратегия кампании и создание контента.
    • Этап 2 (3 месяц): запуск и развертывание маркетинга.
  • Ресурсы:
    • Маркетинговая команда (4 участника).
    • Бюджет 50 000 долл. США на рекламу и материалы.
  • Риски:
    • Непредсказуемая погода, что может помешать мероприятиям на открытом воздухе.
    • Рыночная конкуренция приведет к ценовым войнам.
  • Зависимости:
    • Завершение разработки продукта (до запуска кампании).
    • Доступность маркетинговых материалов (до запуска рекламы).
  • Контроль качества:
    • Регулярные обзоры и сеансы обратной связи для обеспечения высокого качества контента.
  • Владельцы заданий:
    • Стратегия кампании: Сара
    • Создание контента: Джон
    • Запуск продукта: Эмили
    • Рекламные кампании: Марк

В этом примере плана описываются цели проекта, его область, хронология, ресурсы, риски, зависимости и показатели качества, что делает его ценным справочным материалом для заинтересованных сторон и участников проектной команды на протяжении всей кампании.

Составление эффективных планов проектов

В сфере управления проектами комплексный и упорядоченный план — это компас, помогающий командам и заинтересованным сторонам успешно завершить проект. Планирование проекта — это не просто список задач, а сложный процесс, где определяются цели, распределяются ресурсы, оцениваются риски и создается дорожная карта для достижения успеха.

Благодаря продуманному пошаговому подходу руководители могут повысить четкость, улучшить совместную работу и адаптируемость на протяжении всего жизненного цикла проекта, что в конечном итоге повысит шансы на своевременную реализацию проектов в рамках бюджета.

Вам также может понравиться

Значок карты проекта
Шаблон карты проекта

Одностраничник совместного пользования для согласования действий вашей проектной команды с заинтересованными лицами.

Коллекция шаблонов для управления проектами
Человечки группируют карточки

Используйте эту коллекцию шаблонов Confluence для создания и реализации проекта

Ускорьте совместную работу над контентом для каждой команды с помощью Confluence

продолжение темы
Стратегическое планирование