Эффективный процесс принятия решений: исчерпывающее руководство для успешной команды

Важность эффективного принятия решений

Для принятия эффективных решений (как при работе над проектами, так и при планировании) требуется постоянная практика. Именно так закладывается основа успеха. Небольшие и быстрые решения обычно можно переиграть, а вот решения, имеющие большое влияние, не отличаются подобной гибкостью. Именно поэтому умение взвешивать варианты, риски и возможности необходимо тренировать и совершенствовать.

Независимо от выбираемых методов и стиля руководства, важно заручиться поддержкой всей команды и разработать четкие процессы, которые можно будет эффективно использовать в дальнейшем.

Техники, стили и подходы к принятию решений

Знание своего стиля принятия решений не помешает вам принимать обоснованные решения. Хотя у всех нас есть личная и профессиональная интуиция, которой можно доверять, эффективное принятие решений строится на анализе, исследованиях и фактах. Опрос руководителей высшего звена, проведенный компанией PwC, показал, что организации, принимающие решения на основе данных, видят улучшения от этих решений в три раза чаще, чем те, кто меньше опирается на данные.

Существует бесчисленное множество моделей принятия решений, и выбор подходящего варианта зависит от состава вашей команды и стиля руководства. Многие команды предпочитают SWOT-анализ, в котором описываются сильные и слабые стороны, возможности и угрозы решения для точной оценки его рисков и преимуществ.

Техники, стили и подходы к принятию решений

Знание своего стиля принятия решений не помешает вам принимать обоснованные решения. Хотя у всех нас есть личная и профессиональная интуиция, которой можно доверять, эффективное принятие решений строится на анализе, исследованиях и фактах. Опрос руководителей высшего звена, проведенный компанией PwC, показал, что организации, принимающие решения на основе данных, видят улучшения от этих решений в три раза чаще, чем те, кто меньше опирается на данные.

Существует бесчисленное множество моделей принятия решений, и выбор подходящего варианта зависит от состава вашей команды и стиля руководства. Многие команды предпочитают SWOT-анализ, в котором описываются сильные и слабые стороны, возможности и угрозы решения для точной оценки его рисков и преимуществ.

1. End-to-end agile project management: Jira Software

Jira Software facilitates breaking complex projects into manageable sprints, so businesses can deliver continuous value to their customers through iterative development and project management. Whether tracking sprint tasks, customer issues, or bugs, Jira gives project managers the tools to map dependencies, identify roadblocks, and remain always current on status.

Jira Software natively integrates with Jira Work Management, allowing project managers to merge tasks from other areas, such as marketing, for a holistic view of the project. This allows teams to work the way they are accustomed to while standardizing project management across the company.

Combining Jira Software and Confluence creates a seamless end-to-end project management solution, enabling real-time collaboration, documentation, and efficient sharing of supporting information. Everything related to the project, such as roadmaps, specifications, user stories, customer input, and more remains accessible and discoverable during and after the project.   

Together, Jira Software, Confluence, and Jira Work Management provide a complete solution with a variety of Jira and project management templates to help teams get started immediately.

While Jira Software is often used by software development teams, it’s also used across a variety of disciplines, including marketing, finance, legal, and more.

2. Cross-team visibility: Jira Work Management

Coordinating projects across multiple teams, like development and marketing, often highlights each discipline's unique work approach. Good project managers don't impose rigid structures but instead work within each team's processes.

Jira Work Management synchronizes tasks across the company to encompass all teams involved with a collaborative approach. Such work management solutions allow project managers to identify dependencies between business areas, manage resource allocation, and track tasks related to the project in one visual workflow. This engages and motivates the broader team for faster and more accurate results.

3. Knowledge management: Confluence

Every project generates supporting information that team members need to meet the goals. User stories, requirements, product specifications, and external details like integration information should all be easily accessible and linked to the project.

Confluence provides a central repository that brings knowledge management into the product development lifecycle.

4. Real-time communication: Slack

Slack offers instant access to team members all over the world for quick and efficient interactions. During customer meetings, it empowers team members to gather updates, ask questions, and find information without interrupting the flow of the meeting.

Slack also supports channels, which are groups of teams working on similar tasks or with similar skills, to enhance communication and maintain focus. Many remote teams find that Slack keeps them connected, fostering a sense of collaboration similar to working in the same office.

Slack integrates with Jira Software, allowing teams to set notifications on issues and tasks, tag team members, and capture discussions.

5. Project collaboration: Confluence

Confluence supports easy collaboration in one central repository for the project’s supporting information. During discovery, this includes customer feedback, roadmaps, and requirements. Once in progress, the product specification is critical for keeping the team focused. After the fact, during the project retrospective, the team can capture wins and identify opportunities for improvement.

With Confluence, team members can collaborate in real-time by creating and editing pages, adding images, code, and tables, and tagging others. Project managers can also link Jira tasks to Confluence documents, ensuring a single source of truth.

6. Task management automation: Jira Software

Real-time visual status updates make Jira Software an effective tool for task management, and with Jira automation, teams can focus on important things instead of busy work.

Its built-in templates allow teams to easily identify repetitive tasks and automate them. Anyone on the agile team can sync tasks across projects and products because it doesn't require coding. Jira automation also integrates with commonly used tools such as Slack, Bitbucket, and GitHub.

7. Online whiteboard and visual planning: Confluence

Confluence whiteboards give teams a collaborative space for brainstorming, visualizing, and turning ideas into actions in real-time or asynchronously. Features such as stamps, votes, timers, and more make it easy to share ideas and make collaborative decisions, even for remote teams. Teams can also connect decisions to Jira issues and other project areas without leaving the whiteboard.

8. Prioritization and roadmapping: Jira Product Discovery

Before teams can develop solutions, they must first define the product strategy and roadmap. Jira Product Discovery is a centralized tool for capturing and prioritizing ideas, aligning stakeholders, and building the roadmap.

With collaborative idea generation, teams can prioritize ideas based on impact versus effort, which supports Scrum activities such as backlog refinement and sprint planning. Jira Product Discovery includes templates for end-to-end product development, including strategy and roadmaps, requirements, and task tracking—all of which are customizable.

9. Async video messaging: Loom

Asynchronous communication allows team members to stay focused on the work until a natural break is available to receive updates and new information. Project managers are careful to update the team when it makes the most sense for each member. 

Loom lets project managers turn non-urgent information into videos that team members can fit into their own schedules. With today’s geographically dispersed teams, it allows everyone to remain informed, no matter what time zone they work in.

Этапы процесса принятия решений

Первое, что необходимо сделать при принятии решения, — определить, какую проблему нужно решить команде. Создайте страницу в Confluence, где можно визуализировать проблему и узнать, кто отвечает за ее решение. Четкое изложение проблемы поможет каждому понять, какое решение необходимо принять и почему. Каковы последствия этой проблемы? Какие цели подтвердят, что решение было успешным?

Затем подробно разберитесь с проблемой. Соберите информацию о ее причинах и препятствиях к ее решению. Могут пригодиться маркетинговые исследования, данные компании, личная информация и актуальные новости. Составьте таблицу с описанием рисков и преимуществ потенциальных решений, чтобы заранее подготовить команду.

Попросите команду ознакомиться с этим планом и сразу предоставить обратную связь, чтобы выявить все пробелы или препятствия до начала проработки проблемы. Участники также могут внести свой вклад в ваше исследование и предоставить дополнительную информацию, которую вы не учли.

Оцените варианты, которые предлагает ваша команда, и используйте систему принятия решений. Возможно, вам потребуется провести групповую работу или дополнительную оценку — здесь-то и пригодится система. Или вы обнаружите, что первоначально выбранная вами система, например SWOT-анализ, недостаточно хороша для принятия нужного вам решения. Поощряйте участников команды предлагать подходящие системы, обеспечивающие прозрачность принятия решений и позволяющие четко определить рабочую нагрузку.

Затем используйте инструменты управления проектами, такие как Trello или Jira Work Management, чтобы внедрить, проверить и контролировать принятое решение. Продолжайте документировать прогресс в Confluence, чтобы обратиться к своим записям в будущем и воспроизвести или улучшить достигнутые результаты.

Популярные алгоритмы принятия решений

DACI. В рамках этого алгоритма вы вместе с командой будете принимать решения и определять роли по процессу, включая драйвера, утверждающее лицо, помощников и информируемых лиц. Используйте имеющиеся данные и знания, чтобы обосновать то или иное решение.

Вычленение проблемы. Вместе с командой сформулируйте проблему и предложите решение (оно должно быть кратким и понятным, а также отражать мнение всех участников). Это поможет лучше понять проблему и дать ей более точное определение, а также согласовать подход команды к работе над ней. Затем вы можете собрать группу избранных заинтересованных сторон, чтобы принять правильное решение.

Расстановка приоритетов. Иногда правильное решение подразумевает компромисс. Чем вы готовы пожертвовать? Прежде чем приступить к проекту, вместе с командой определите ограничения, блокеры и приоритеты, чтобы подготовить решения до возникновения препятствий.

OKR. Принимайте решения с учетом конкретной цели. OKR рассчитаны на непрерывный рост и могут служить ориентиром, который поможет не сбиться с курса при принятии отдельных решений по проекту.

Принятие решений в Confluence

Независимо от того, какую модель вы выберете, команда сможет совместно создать и задокументировать алгоритм принятия решений в Confluence. У нас есть шаблоны для DACI, форма анализа SWOT, шаблон дизайнерских решений, таблица для голосования и многое другое.

Принятие решений в Confluence

Независимо от того, какую модель вы выберете, команда сможет совместно создать и задокументировать алгоритм принятия решений в Confluence. У нас есть шаблоны для DACI, форма анализа SWOT, шаблон дизайнерских решений, таблица для голосования и многое другое.