Хранение и отслеживание документов в Confluence

В рамках рабочего процесса ваша многофункциональная команда обрабатывает множество проектных документов. Договоры и предложения, рекламные материалы и стратегии — участники команды ежедневно обращаются к разнообразным важным и конфиденциальным сведениям. Необходимо контролировать, кто может хранить, просматривать и редактировать такие документы. С помощью Confluence это становится возможным.

Используя права и ограничения доступа к страницам, вы можете определять, кто получит доступ к разделам Confluence, страницам и встроенным файлам или прикрепленным документам. Однако ограничения на доступ к страницам отличаются от прав доступа.

• Ограничения на доступ к страницам: по умолчанию страницы Confluence открыты для просмотра и редактирования. При необходимости можно ограничить просмотр, редактирование или и то, и другое. Администраторы могут изменять ограничения как на уровне отдельных страниц, так и на родительском уровне. В последнем случае дочерние страницы наследуют ограничения.

• Права: права предоставляются на глобальном уровне или на уровне раздела. Администраторы Confluence назначают глобальные права для всего сайта. К ним относятся права участников команды на такие действия, как создание раздела или просто вход в систему. Права доступа к разделам определяют настройки доступа для групп и отдельных пользователей. Это относится к правам на такие действия, как просмотр, добавление, изменение и удаление контента в разделе.

Разделы Confluence можно представить себе как дом. Те, кому вы дали ключ от входной двери (права), не обязательно получают доступ во все комнаты в пределах дома (ограничения доступа к страницам).

Используя Confluence в качестве системы отслеживания документов, можно накладывать ограничения на доступ ко множеству страниц для разных пользователей. Например, может понадобиться ограничение доступа и защита документации, чтобы обеспечить соответствие требованиям HIPAA, или защита документов, касающихся бюджетов и аттестации персонала. Если в системе управления документами приходится устанавливать много различных ограничений для разных пользователей страниц, есть смысл подумать о создании нового раздела специально для таких конфиденциальных файлов. Создав новый раздел с ограниченной видимостью, можно предоставить права доступа к нему только тем участникам, которым требуется такой доступ, а не ограничивать доступ отдельным пользователям.

Представления Confluence для истории и сравнения страниц позволяют наиболее эффективно отслеживать документы и вести учет изменений страниц. Система также направляет контрольные уведомления всем, кто отслеживает определенную страницу.

История страниц Confluence позволяет отслеживать и сравнивать изменения и редакции, относящиеся к разным версиям страницы, и при необходимости восстанавливать предыдущие версии. Такой уровень контроля версий обеспечивает легкость просмотра и внесения изменений, а также прозрачность процесса для всех, у кого есть доступ к странице.

При просмотре определенной версии страницы Confluence доступны указанные ниже функции.

• Текущая версия: просмотр последней версии страницы.
• Сравнить с текущей: выявление различий между последней версией страницы и той, что просматривается в данный момент.
• Восстановить данную версию: восстановление контента предыдущей версии страницы.
• Просмотреть историю страницы: просмотр списка редакций и версий страницы.

• Предыдущая и следующая: просмотр предыдущей или следующей версий страницы.

Хотя невозможно увидеть отдельные изменения, внесенные каждым пользователем с правом доступа к определенной странице, вы можете просмотреть имена пользователей, участвовавших в создании конкретной версии страницы.

По данным McKinsey, сотрудники расходуют (если не теряют напрасно) 20 % рабочего времени на поиск и сбор информации. Это время можно было бы потратить на любые более продуктивные действия.

Одна из ключевых функций Confluence — встроенный поиск на базе Atlassian Intelligence (AI). И он не просто позволяет пользователям находить нужную документацию — он учится у вашей организации. Уникальные названия проектов и аббревиатуры становятся частью базы данных, в которой ведется поиск. А доступом ко всем этим сведениям можно управлять по собственному усмотрению благодаря комплексной поддержке прав.

Когда пользователи выполняют поиск в Confluence, платформа ищет контент во всех рабочих пространствах (включая личные разделы), а также в описаниях разделов, личных профилях, почте и на страницах. Функции поиска и отслеживания также сканируют содержимое некоторых прикрепленных файлов, таких как PDF-файлы, документы Microsoft Word, презентации PowerPoint и электронные таблицы Excel. Отображаемые результаты основаны на индивидуальных правах в Confluence, поэтому пользователи видят только тот контент, который им разрешен.

Пользователи могут уточнить поиск с помощью интерактивных фильтров. Они могут выполнять поиск в определенном разделе и с использованием ряда параметров.

• В разделе: раздел, в котором сейчас находится участник команды, по умолчанию отображается вверху, но пользователи могут также искать содержимое в другом разделе или в списке разделов.
• По участнику: фильтр «участник» позволяет находить контент, измененный (созданный, прокомментированный или обновленный) конкретными пользователями. При вводе имени пользователя Confluence покажет возможные результаты в режиме реального времени.
• По типу контента: фильтр «тип» позволяет отображать результаты, относящиеся к определенным типам контента, таким как страницы, комментарии, профили пользователей или записи в блогах.
• За период времени: фильтр «дата» отображает только контент, который последний раз изменялся (создавался, комментировался или обновлялся) в течение указанного периода времени.
• С меткой: фильтр «метка» отображает только контент с заданной меткой. Чтобы использовать эту функцию отслеживания файлов, участник команды может начать вводить имя метки и выбрать из списка потенциальных совпадений.

• По категории разделов: администраторы разделов могут организовывать разделы в категории, относящиеся к местоположению участников команды, темам и отделам. Пользователи могут просмотреть возможные категории в каталоге разделов или начать вводить название категории, чтобы найти документы в группе связанных разделов.

Кроме того, можно использовать расширенные параметры поиска Confluence, чтобы добавить дополнительные фильтры, например по диапазону дат, автору, названию или родительской странице. Если вы ищете удобное программное решение для отслеживания документов, функция поиска Confluence является отличной отправной точкой.

Производственный процесс в компании включает множество элементов, таких как отдельные сотрудники, группы, проекты и файлы, поэтому необходимо эффективное рабочее пространство для команд. Confluence — это не только платформа для обмена знаниями и совместной работы, но и комплексный инструмент для отслеживания и хранения документов.

Попробуйте Confluence уже сегодня и узнайте, как выбранная система управления документами поможет защитить уязвимые данные организации, сэкономить драгоценное время команды и улучшить финансовый результат.