Close

Уверенное планирование проекта

Превосходный метаплан на случай, когда вам нужен план

Просмотр тем
Человечки рисуют схемы

Что такое планирование проекта? Это процесс определения задач и расстановки их приоритетов, распределения затрат, объема и графика работ. Этот процесс необходим для выполнения проекта в установленный срок и в рамках бюджета.

Итак, вы решили испечь вафли. Вы уже делали это раньше и можете приготовить их практически с закрытыми глазами (хотя не стоит недооценивать усилия, затрачиваемые на приготовление этого кулинарного шедевра). Вы знаете, что вам нужны мука, яйца, сахар, молоко, масло и сковородка. Но для кого вы их готовите? Для себя? На компанию из четырех человек, у одного из которых непереносимость лактозы, а у другого аллергия на глютен?

Даже такое обыденное занятие, как завтрак, порой требуется предварительно планировать, не говоря уже о таких сложных вещах, как создание приложения, переезд в новый офис или преобразование процесса продаж. Необходимо посмотреть на ситуацию шире, чтобы понять не только то, что нужно сделать, но и как, когда и почему.

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта заключается в продумывании и организации всего, что необходимо для максимально быстрого и тщательного выполнения работ. Оно охватывает все аспекты — от определения цели, объема работ, задач и ресурсов до составления бюджета и установки сроков. Все это необходимо сделать в самом начале проекта, чтобы гарантировать его выполнение без всяких затруднений.

Это один из этапов цикла управления проектами, в рамках которого процесс рассматривается с момента запуска проекта до его завершения. Управление проектами включает пять этапов: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и завершение.

Возможно, вы слышали о «стратегическом планировании проекта», которое отличается от более широкого понятия «планирование проекта». Стратегическое планирование обычно происходит на высшем уровне и заключается в постановке целей и приоритетов компании, улучшении рабочих операций и в руководстве сотрудниками в соответствии с миссией, концепцией и ценностями компании.

Неважно, занимаетесь ли вы стратегическим или простым планированием проекта: и в том и в другом случае вам необходима четкая, доступная и понятная дорожная карта, которой может следовать каждый сотрудник компании.

Как создать план проекта

Планшет со списком

Рискуя проголодаться, давайте все же вернемся к сценарию с приготовлением вафель. Если вы не первый год в кулинарном деле, вы точно знаете, что, помимо собственно еды, изысканный ужин включает много других компонентов.


Все эти компоненты и особые детали (создание списка покупок, сервировка стола, приглашение гостей) составляют план вашего проекта. Он является единым достоверным источником информации, которым вы будете руководствоваться при работе над проектом. И хотя составить план несложно, это требует времени и внимания.

1. Определите кто, что и как

План — это больше чем список заданий и дат. Хороший план начинается с постановки основных вопросов и записи ответов на них:

  • Каковы цели и задачи?
  • Кто заинтересованные стороны?
  • Каков бюджет?
  • Какими должны быть результаты?
  • Кто входит в состав проектной команды, и какие роли они исполняют?
  • Каков крайний срок выполнения проекта и есть ли другие контрольные точки?
  • Кто предоставляет обратную связь и окончательно подтверждает результаты проекта?

Ответы на эти вопросы дадут полное представление о том, чего ожидать по мере выполнения проекта.

2. Решите, что вам необходимо

lightbulb

Следующий шаг — решить, что потребуется для реализации проекта. Для начала подумайте, сколько усилий потребуется для выполнения каждого задания и кто может взять на себя руководство. Определите все внешние ресурсы или всех поставщиков, которых можно привлечь со стороны. Не забудьте о процедуре проверки, а также определите, чей отзыв и подтверждение вам потребуются перед запуском проекта.

Это может показаться очевидным, но не планируйте вслепую! Обратитесь ко всем участникам команды и поставщикам, чтобы они изучили проект, подтвердили свое участие и готовность выполнить назначенные задачи. Вы избавитесь от ненужных разочарований и стрессовых ситуаций, убедившись, что каждый выполняет свою работу.

3. Исследуйте, изучайте, собирайте информацию

Прежде чем составить план, узнайте все факты. Ознакомьтесь с запросом предложения (RFP), объемом работ или обзором проекта, делая заметки. Будьте внимательны. Записывайте решения и уточняйте все неясные вопросы, в том числе:

  • цели и задачи;
  • ожидания клиента (или куратора проекта);
  • состав проектной команды и порядок принятия решений;
  • дополнительных заинтересованных лиц и их ожидания.


На этом этапе также полезно выявить все возможные препятствия и трудности:

  • Выполняла ли команда подобный проект в прошлом? Требуется ли дополнительная поддержка или обучение?
  • Каков срок реализации проекта и есть ли проблемы, которые могут повлиять на завершение проекта к установленному сроку?
  • Насколько быстро реагирует клиент или куратор проекта, и повлияет ли их график работы на общие сроки?

На эти вопросы часто сложно ответить, но решив их заранее, можно избежать проволочек в будущем.

Помимо прочего, подумайте, как вы можете максимально успешно достичь цели. Что, помимо выполнения проекта, можно еще сделать, чтобы превысить ожидаемый результат? (Намазать вафли шоколадной пастой NutellaⓇ. Ведь никто не будет против.)

4. Составьте набросок плана

После того как вы проверили результаты своего исследования и ответили на важные вопросы из списка, можно приступать к составлению наброска плана проекта. Начальный вариант плана может быть простым, но при этом должен включать следующее:

  • результаты и сопутствующие задания;
  • временные рамки;
  • перечень необходимых ресурсов;
  • все возможные допущения;
  • процесс подтверждения.

5. Подключите команду

Пузырьки сообщений

Составив примерный план проекта, соберите команду, чтобы вместе его проверить. Помните: участники команды — это эксперты, знающие, как работать на результат, поэтому ради своего же блага спросите их мнение.

Это ваш шанс проверить свои идеи и поставить команде задачу попытаться их улучшить. Есть более быстрый или нестандартный способ выполнить задание? Можно ли упростить процесс подтверждения? Нужно ли что-то еще?

Дополнительным преимуществом обращения к команде является возможность создать на проекте открытую атмосферу, в которой приветствуется конструктивная критика. Это также укрепляет доверие и желание команды работать вместе над достижением общей цели.

6. Доведите до готовности

После добавления замечаний команды приступайте к составлению подробного плана проекта. (Профессиональный совет: воспользуйтесь онлайн-инструментом планирования проекта.) Укажите следующее:

  • всю информацию, касающуюся проекта, даже если она кажется очевидной: имя клиента, название проекта, номер версии и дату сдачи проекта;
  • результаты работы с указанием даты начала и окончания;
  • ответственных за каждое задание;
  • сроки выполнения заданий и зависимости;
  • подробности заданий и любые уточняющие замечания;
  • риски или возможные препятствия.

По мере того как вы с командой будете осваивать процесс, планирование проекта будет происходить эффективнее, а ваши планы — становиться правильнее и результативнее. Практика — путь к совершенству. Это касается и составления планов проектов.

7. Предоставьте план для окончательного утверждения

Все готово? Осталось сделать последний шаг. Необходимо лишь предоставить окончательный вариант плана всем участникам команды и поставщикам, чтобы они еще раз взглянули на список своих обязанностей и сроки. Убедитесь, что заинтересованные стороны согласны с общими целями, результатами, сроками и бюджетом проекта.

Всех все устраивает? Как только все дали добро, пора приступать к реализации. И сделать это можно исключительно благодаря вашей тщательной и вдумчивой предварительной работе.

Достигайте большего путем стратегического планирования проектов

Шаблон

Ранее мы уже упоминали о стратегическом планировании проектов, теперь разберем тему подробнее. Хотя не для каждого плана проекта требуется высокоуровневое стратегическое планирование, иногда этот подход помогает генерировать новые идеи и быстрее находить решения для поставленных задач. Отнеситесь к этому как к возможности убрать со стола, прежде чем начать готовить.

Заявления о концепции и миссии

Первый этап стратегического планирования проекта заключается в составлении заявления о концепции и миссии. В заявлении о концепции определена конечная цель организации. Правильно сформулированная цель описывает не только повседневную деятельность, но и главное достижение компании. Она должна вдохновлять всех и каждого, чтобы они представляли, насколько важна их работа.

Вот несколько вдохновляющих заявлений о концепции:

  • Компания Atlassian: «Помогать командам по всему миру использовать возможности программного обеспечения для перехода человечества на новый этап развития».
  • Ассоциация по борьбе с болезнью Альцгеймера: «Мир без болезни Альцгеймера».
  • Компания Tesla: «Создать самую привлекательную автомобильную компанию 21 века за счет перехода мира на электромобили».

С другой стороны, миссия — это более обоснованное и призывающее к действию заявление. Оно определяет, чем занимается организация и как она ведет свою деятельность. Заявление о миссии содержит основную информацию, которая объясняет, для кого, зачем и что делает компания.

В приведенных ниже заявлениях о миссии отражены все эти компоненты:

  • Фонд Make-A-Wish: «Миссия Make-A-Wish International — исполнять желания детей с опасными для жизни заболеваниями, чтобы подарить человечеству надежду, радость и придать мужества».
  • Компания Starbucks: «Вдохновлять и питать дух — каждого человека, с каждой чашкой кофе, каждый день, в любом месте».
  • Авиакомпания Southwest Airlines: «Миссия Southwest Airlines — стремление к высочайшему качеству обслуживания клиентов с чувством тепла, дружелюбия, личной гордости и корпоративного духа».

В ходе развития организации и достижения контрольных этапов руководители могут объединить заявления о концепции и миссии в одно более объемное и вдохновляющее заявление.

Цели

С заявлениями о концепции и миссии определились. Далее посмотрим, что с ними делать на практике. Настало время постановки целей!

Очевидно, что цели необходимы для успеха любого бизнеса. Довольно сложно добраться до места назначения, если не знать, куда идти. При создании целей прикрепите на монитор стикер с заявлениями о миссии и концепции, чтобы не забывать о необходимости объединить все эти заявления в единое направление.

Возможно, вы пришли к своей цели, преследуя детскую мечту или испытывая материальную нужду. Возможно, вы провели оживленный мозговой штурм (об этом позже), а может, нужное направление вам подсказала интуиция. По сути возможно все. В результате цели могут кардинально отличаться друг от друга, но к числу наиболее распространенных относятся следующие:

  • Повышайте продуктивность
  • снизить текущие расходы;
  • повысить качество обслуживания клиентов;
  • повысить узнаваемость бренда;
  • создать атмосферу в офисе, которая бы всех устроила.

Бизнес-задачи

Бизнес-задачи — это измеримые действия, которые необходимо предпринять для достижения поставленных целей. Они помогают сотрудникам понять, чего вы от них ожидаете.

Например, если цель — повысить качество обслуживания клиента, то задачи могут быть следующими: увеличить штат службы поддержки клиентов или внедрить новую политику, гарантирующую клиентам получение обратного звонка в установленные сроки.

При наличии ясных и четких целей компании каждый сможет определить собственные задачи для их реализации. Таким образом, все сотрудники будут работать в одном направлении, но предпринимать разные шаги, чтобы в итоге оказаться у одной финишной черты.

Далее цели и задачи нужно преобразовать в план действий. То есть вам необходимо разбить долговременные цели на конкретные достижимые этапы. На основе этого вы сможете создать подробную дорожную карту повседневных мероприятий и определить их очередность.

В хорошем плане действий подробно перечислено все, что требуется компании для выполнения поставленных задач, например:

  • имена руководителей работ;
  • список задействованных команд;
  • задания и обязанности;
  • необходимые вложения;
  • контрольные точки.

Со временем детали могут изменяться и дорабатываться, но наличие конкретного плана вносит ясность и определяет направление деятельности исполнительной команды и организации в целом.

Принятие решений

Вас не раздражает, когда в предвкушении скорого запуска проекта вы в последний момент застреваете на этапе утверждения? Все сталкивались с ситуацией, когда приходилось смиренно ждать чьего-то согласия. Вы можете избежать таких моментов в компании, делегируя часть своих обязанностей специалистам на других уровнях организации и наделяя их полномочиями быстро принимать решения и выполнять работу.

Хотя большинство решений, в особенности окончательные, принимают руководители команд, остальные их участники не должны оставаться в стороне. Грамотные специалисты, отвечающие за принятие решений, взаимодействуют с командой, полагаются на ее опыт и с готовностью выслушивают различные точки зрения. Кроме того, они не забывают про возможные неожиданности и составляют запасной план, чтобы все могли быстро перестроиться, если что-то пойдет не так.

Достигайте большего путем стратегического планирования проектов

Средства написания текстов

На кухне вашими незаменимыми помощниками станут погружной блендер и вафельница. При планировании проекта с большей вероятностью помогут сеанс мозгового штурма или диаграммы Ганта. И вот почему.

Мозговой штурм

Мозговой штурм — это групповое упражнение, используемое для поиска новых идей или решения проблем. Это метод совместной работы, способствующий появлению спонтанных и творческих идей.

Для проведения сеанса мозгового штурма пригласите талантливых предметных экспертов и привлеките к участию творчески мыслящих сотрудников, которые за мгновение могут выдавать одну гениальную идею за другой. Прежде чем начать, создайте непринужденную атмосферу, установив ряд базовых правил: не критиковать чужие предложения; развивать уже озвученные идеи; сосредоточиться на количестве, а не качестве идей и т. д.

Минус мозгового штурма в том, что в итоге выдвинутые предложения могут оказаться «не в тему» или практически нереализуемыми. Но это нормально! После завершения сеанса еще раз просмотрите список идей и выберите те, которые хотели бы доработать.

Причинно-следственные диаграммы

Эти диаграммы, которые иногда называют «Рыбья кость» или диаграммы Исикавы, помогают обнаружить проблемы до того, как станет слишком поздно. Причинно-следственная диаграмма отражает взаимосвязь между всеми факторами, приведшими к возникшей ситуации. Она позволяет определить значимые причины, разбить их на частные причины и определить вероятные результаты.

Причинно-следственные диаграммы — это эффективный инструмент управления рисками, но в них не учитываются никакие субъективные элементы, такие как вероятность или степень серьезности. В них рассматриваются только факты.

Анализ методом критического пути

Для больших и сложных проектов, в которых множество работ выполняются одновременно, очень полезно проводить анализ методом критического пути. Найдите критический путь своего проекта, определив в плане самые длительные работы и измерив время, необходимое для их выполнения от начала до конца. Умение определять критически важные и некритичные задания помогает предотвратить срыв сроков и возникновение узких мест в процессе. Этот метод эффективен при управлении масштабными проектами с многочисленными зависимостями, однако для небольших проектов он может оказаться слишком сложным.

Диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта — это тип гистограммы, иллюстрирующей график проекта. На вертикальной оси диаграммы перечислены все задания, а на горизонтальной указаны временные интервалы. Это помогает планировать, координировать и отслеживать конкретные задания. Кроме того, диаграмма наглядно отражает достигнутый прогресс, что можно использовать в отчетах о статусе. Диаграмму Ганта целесообразно использовать практически для любого проекта, т. к. она позволяет легко оценить всю работу от начала до конца и при необходимости перейти на запасной план.

Польза ПО для планирования проектов

Планирование проектов может быть длительным процессом, выполняемым вручную. К счастью, в технологическом мире нашли способ сделать его менее утомительным. Существует множество решений для планирования проектов, но чтобы избавить себя от головной боли, при выборе такого решения убедитесь в наличии в нем следующих основных компонентов:

  • надежные инструменты, которые помогут систематизировать, отслеживать проекты и управлять ими;
  • гибкие шаблоны для создания любых документов, от протоколов собраний до требований к продукту;
  • интуитивно понятный интерфейс, позволяющий организовать работу команды в едином пространстве;
  • функция поиска, с помощью которой можно легко найти все необходимое;
  • открытое общее рабочее пространство для совместной работы и обмена отзывами.

Желаете воспользоваться данными советами и рекомендациями по планированию проектов, но не знаете, с чего начать? Шаблон плана проекта подскажет правильное направление. Загрузите бесплатный шаблон плана проекта, который поможет определить предстоящий проект, управлять им, отслеживать его и при этом держать в курсе все заинтересованные стороны.

ВАМ ТАКЖЕ МОЖЕТ ПОНРАВИТЬСЯ

Шаблон карты проекта

Одностраничник совместного пользования для согласования действий вашей проектной команды с заинтересованными лицами.

Шаблон плана проекта

Определяйте следующий проект, оценивайте объем работ и планируйте контрольные точки

продолжение темы
Project management vs. project collaboration