Как компания CodeLime сэкономила 40 часов в месяц, сократив количество собраний
Представьте, что вы можете освободить неделю рабочего времени каждый месяц, проводя меньше собраний и не жертвуя производительностью работы. Именно этого удалось добиться компании CodeLime с помощью Confluence.
CodeLime позиционирует себя как «партнера по всем вопросам разработки». Валеса Деметриус, технический директор CodeLime, живет во Франции и руководит командой разработчиков на Гаити. Прежде чем внедрить Confluence, Деметриус и ее команда при управлении проектами клиентов сочетали Trello, документы Word и собрания. Одновременная работа с несколькими клиентами и разработчиками в разных часовых поясах, мягко говоря, отнимала много времени и усилий. По словам Деметриус, открыв для себя Confluence, она почувствовала, будто нашла клад.
«До Confluence наш процесс работы с новым клиентом включал две, [а то и] три встречи с самим клиентом и множество внутренних собраний в зависимости от размера и сложности проекта», — говорит Деметриус. Теперь в CodeLime используют такие функции Confluence, как редактирование в реальном времени и назначение заданий, а также интеграции с ключевыми инструментами вроде Trello и Jira для работы внутри команды и с клиентами.
Вместо 40 часов собраний в CodeLime теперь совместно работают в Confluence
До перехода на Confluence процесс CodeLime сильно зависел от регулярных собраний внутри компании и от встреч с клиентами. Теперь команде удалось освободить порядка 40 часов в месяц, заменив собрания совместными документами и заданиями в Confluence.
Меньшее количество собраний и смещение в сторону асинхронной совместной работы позволяют CodeLime вести более эффективную деятельность. Благодаря Confluence команде не нужно созваниваться, чтобы работать вместе, что позволяет быстрее доводить проекты до завершения, не жертвуя качеством. До внедрения Confluence на то, чтобы согласовать собрание для команды из десяти или более человек, уходило два-три дня. Любые новые задания, запросы клиента или вопросы требовали звонка. Теперь же клиенты могут запрашивать изменения прямо на страницах Confluence. Оттуда с помощью заданий Confluence разработчики CodeLime получают работу через карточки Jira. По каждому заданию отправляется уведомление, поэтому разработчикам доступна вся необходимая информация без необходимости проводить собрание.
«Асинхронный подход весьма полезен, потому что мы можем работать над задачами, когда у нас есть время или возможность, — говорит Деметриус. — Каждый свободен организовать рабочий день по-своему».
Меньше собраний — больше времени на работу
«Я из тех людей, которым мысль о предстоящем собрании не дает покоя весь день, — говорит Деметриус. — В какой-то момент я начинаю волноваться: [к] собранию нужно готовиться, а до него всего два часа и пора заканчивать работу!» По ее словам, Confluence служит спокойной средой, в которой она сама и ее команда могут уделять больше времени работе.
Возможность некоторое время проработать без перерывов помогает людям войти в состояние потока — «оптимальное состояние сознания, в котором мы наилучшим образом ощущаем и проявляем себя». Проще выражаясь, найти свой ритм. Если нарушить этот ритм, в среднем у человека уйдет 23 минуты, чтобы вернуться к заданию, если это вообще получится.
По мнению Деметриус, это особенно важно для разработчиков, которым для качественной работы нужны продолжительные интервалы времени, чтобы, не отвлекаясь, сосредоточиться на проекте. «Когда внимание перескакивает с одной точки на другую, сосредоточиться просто некогда, — говорит Деметриус. — В итоге вам некогда делать свою работу правильно».
Многогранные преимущества работы с меньшим количеством собраний
Высвобождать целую неделю рабочего времени каждый месяц — это сам по себе подвиг, но в CodeLime говорят, что преимущества не ограничиваются лишь экономией времени и средств.
Необходимые собрания проходят быстрее и эффективнее
Сокращая время, затрачиваемое на собрания, вы снижаете не только их количество, но и продолжительность необходимых звонков.
Функции Confluence для совместной работы позволяют оптимизировать обсуждения и принятие решений еще до начала звонка. CodeLime и клиенты компании могут добавлять комментарии, вести двусторонние обсуждения, назначать задания и принимать важные решения, не прекращая асинхронной совместной работы. Перенос совместной работы в Confluence значительно снижает затраты времени на разговоры в реальном времени. Поэтому когда собрания все-таки проводятся, они длятся от пяти до десяти минут, а не от получаса до часа.
Деметриус добавляет, что управление проектами в Confluence также повышает эффективность собраний с клиентами. На каждом собрании обсуждают конкретную тему, а вся необходимая информация доступна заблаговременно в разделе Confluence и на сопутствующих страницах. Такой асинхронный подход к совместной работе позволяет приступить к собранию с четкой целью и не сводить разговор к обсуждению списка пожеланий.
Участники команды могут уверенно вести независимую работу
«Когда я провожу все свое время на собраниях, мне приходится полагаться на других, чтобы получать необходимые сведения, — говорит Деметриус. — Но если у меня есть цельный интервал для сосредоточенной работы, я могу составить список целей и найти нужную информацию своими силами. Не нужно сидеть и ждать».
Confluence дает участникам команды CodeLime возможность решать задачи более независимо, самостоятельно искать информацию и сотрудничать с коллегами в принятии решений. «Поначалу, когда наши разработчики сталкивались с проблемой, они обращались ко мне, будто я пифия, у которой на все есть ответ», — говорит Деметриус. Теперь команда CodeLime использует Confluence, чтобы находить ресурсы, назначенные задания, объявления и многое другое.
Повышенная автономность участников особенно полезна с учетом географического распределения команды CodeLime. Деметриус и многие из европейских клиентов CodeLime почти на целый рабочий день опережают разработчиков на Гаити. Confluence помогает всем независимо работать в удобные для них часы. Сотрудники могут уходить с работы, не сомневаясь, что участники команды в других часовых поясах получат доступ к важной информации и состоянию каждого проекта.
У каждого остается больше времени на индивидуальные обсуждения
По словам Деметриус, с меньшим количеством собраний можно уделить больше времени содержательным беседам один на один.
Участники команды CodeLime получают больше возможностей для устранения проблем и принятия решений в личных беседах, не обращаясь к руководителям. Благодаря этому у Деметриус остается больше времени для связи с разработчиками по отдельности. «На групповом собрании сложно проявить себя и отбросить стеснение, — говорит она. — На мой взгляд, в беседе один на один у человека появляется больше уверенности».
По словам Деметриус, личные беседы с разработчиками поспособствовали тому, что теперь больше участников команды делятся идеями и увереннее говорят о своей работе. Когда проходит меньше групповых собраний, у каждого появляется возможность развиваться, что положительно влияет на работоспособность и слаженность команды. Деметриус отмечает, что участники команды, которые никогда не высказываются на больших групповых собраниях, теперь охотнее выражают свое мнение. «Когда разговор проходит лично, отмолчаться не получится, поэтому совместная работа идет успешнее. Наши беседы стали более содержательными», — говорит она. Для CodeLime снижение количества собраний позволило услышать больше голосов.
Готовы сократить количество собраний с помощью Confluence?
Участники команды CodeLime высвободили время и сформировали более спокойную и эффективную рабочую среду. Теперь они продуктивнее сотрудничают, быстрее выполняют заказы клиентов и могут чаще погружаться в работу.
Когда вы проводите меньше собраний, в календаре освобождается много времени. Кроме того, вы можете взять график под контроль и найти свой ритм, чтобы направить энергию в наиболее полезное русло.
А чего смогли бы добиться вы, сократив количество собраний с командой? Перестаньте тратить время впустую и начните работать с Confluence уже сегодня.
