Оптимизируйте подтверждение при многофункциональной совместной работе с помощью Confluence

Поскольку вы имеете дело со множеством различных файлов и документов, необходимо убедиться, что в процессе подтверждения участвуют нужные сотрудники многофункциональной команды. Один из способов — настроить цепочки подтверждения (например, при подтверждении бюджета, контента или изменений в политике) на основе конкретных потребностей проекта и требуемых запросов на подтверждение.

В Confluence вы можете встроить подобный процесс подтверждения в правила или в автоматизированные рабочие процессы, организованные по принципу «если…, то…». Каждое правило создается путем объединения различных указанных ниже компонентов.

• Триггеры: катализаторы, которые приводят в действие правило (например, «Когда отдел маркетинга получает запрос на рекламную кампанию»).
• Условия: дополнительные ограничения, которые должны быть соблюдены, чтобы правило продолжало действовать (например, правило действует, только «Когда менеджер по маркетингу (условие пользователя) подписывает запрос на проведение кампании»).
• Ветки: дополнительные компоненты («для каждого» + тип объекта), которые могут разветвлять линейное правило на несколько путей маршрутизации с возможностью выполнения различных действий (например, «Для каждой стратегии кампании, отправленной креативной командой (отправители), в установленную дату выполнения отправить электронное письмо менеджеру по маркетингу для подписания»).
• Действия: что должно произойти в случае успешного выполнения правила. В данном случае это автоматическое подтверждение (например, «Опубликовать новую страницу для выбранной стратегии маркетинговой кампании»).

Если брать приведенный выше пример, то получится, что несмотря на наличие доступа к разделу у всей команды по продукту, в процессе подтверждения стратегии будут задействованы только конкретный менеджер по маркетингу и креативщики.

Если вам нужна отправная точка с уже подобранными и упорядоченными нужными компонентами правил, можно воспользоваться шаблоном из Библиотеки автоматизации Confluence. Но можно и создать правило с нуля с помощью конструктора правил на странице автоматизации.

Чтобы межфункциональный процесс подтверждения проходил максимально гладко и прозрачно, все его участники (независимо от команды или отдела) должны быть в курсе всех событий. В Confluence есть возможность упоминания команд или отдельных участников, которая помогает информировать нужных сотрудников и ускоряет процесс подтверждения.

Создайте профиль команды, объединяющий всех участников межфункционального процесса независимо от того, какой отдел они представляют. Такие профили служат центрами, в которых можно не только увидеть конкретных участников, но даже посмотреть документацию команды. Команду можно @упомянуть на своей странице в Confluence или во встроенном комментарии, чтобы уведомить ее участников о том, что пришла их очередь в цепочке подтверждения.

Также можно @упоминать отдельных пользователей, если нужно привлечь внимание конкретного человека к конкретной странице, комментарию или назначенному ему заданию. Упомянутый на странице участник команды сразу же получит уведомление Confluence по электронной почте, но только при первом упоминании. Если упоминать пользователей в комментариях, то они каждый раз будут получать уведомления в реальном времени. Следовательно, если вы хотите, чтобы процесс взаимодействия и подтверждения продвигался вперед, упоминайте пользователей во встроенных комментариях и в комментариях к странице.

Итак, вы стали держать всех в курсе дел с помощью упоминаний. Теперь можно идти дальше: применять их для отзывов и предложений. Отзывы — это водитель, а комментарии — автомобиль. И точно так же, как бывают разные модели автомобилей, в Confluence бывают разные типы комментариев и причины их использовать.

• Встроенный комментарий: подходит для обсуждения определенных разделов контента. С помощью встроенных комментариев можно обратить внимание на нерешенные проблемы или предложить исправления для разделов содержимого страницы. Не забывайте @упоминать конкретных участников команды, чтобы они могли реагировать на отзывы.

• Комментарий на уровне страницы: подходит для более обширного обсуждения фрагментов контента. Комментарии к странице относятся не к отдельным разделам, а ко всей странице. Не забудьте, что если @упомянуть коллег по команде в комментариях к странице, то они получат уведомление только в первый раз. Поэтому, если после первого комментария потребуется дополнительная обратная связь, снова отметьте их в последующих комментариях.

При отправке отзывов и предложений для ускорения процесса подтверждения следует придерживаться некоторых правил, чтобы не создавать беспорядок, с которым потом будет трудно справиться.

Так как ваша цель — получить от адресата ответ на комментарий, старайтесь говорить как можно конкретнее и не отвечать вопросом на вопрос. Например, если дело касается недочетов редактирования или форматирования небольших текстов, команды могут договориться и исправить их самостоятельно без привлечения создателя страницы.

По комментариям к странице ее новые посетители сразу понимают, какие темы обсуждались, о чем спрашивали, как ответили и что решили. Эти комментарии остаются на странице на все время ее существования в Confluence, поэтому вам наверняка захочется поддерживать в них порядок. Отвечая на комментарии к странице, пишите ответы прямо под ними, чтобы обсуждения оставались достаточно общими и полезными для других пользователей.

Хотя отзывы и предложения — неотъемлемая часть процесса подтверждения, участникам команды следует объективно оценивать и необходимость, и качество комментариев. Комментарии имеют свойство накапливаться, особенно в больших командах. Поэтому если участники команды понимают, что дискуссия слишком разрослась, лучше запланировать личную встречу или обсудить тему более тщательно.

Если пользователям понравился какой-либо комментарий, предложите им нажать кнопку «Мне нравится». Функции «Нравится» в Confluence часто не придают должного значения, но она позволяет похвалить хорошую работу или согласиться с каким-либо предложением.

В некоторых случаях вам потребуется предоставить дополнительные возможности управления рабочими процессами и их анализа. В Confluence можно воспользоваться интеграциями, чтобы получать одобрения в межфункциональных проектах.

Вот примеры интеграций Confluence, которые могут помочь вашей команде управлять подтверждением:

• Comala Document Management: проверка и подтверждение результатов работы команды, создание заданий, отслеживание назначений и публикация контента.
• Page Approval for Confluence: согласованность межфункциональных команд и заинтересованных сторон в отношении процессов и решений.
• Cenote Lockpoint и Scroll Documents for Confluence: разблокировка и блокирование документации и вложений Confluence для подтверждения вручную, внесения изменений и управления редактированием.
• Approvals for Confluence: проверка и подтверждение документов и страниц.
• Approval Path for Confluence: создание алгоритма рабочего процесса, добавление шагов подтверждения, пользователей и уровней прав доступа. Добавление электронных писем с призывами к действию для уведомления пользователей.
• Adobe PDF: встраивание файлов PDF на страницы Confluence для удобства проверки.

• Contract Signatures for Confluence: хранение контрактов и процессов прямо в Confluence без необходимости экспорта, печати или применения внешних инструментов для подписания.

Ознакомьтесь с другими приложениями Confluence, чтобы найти интеграции, подходящие для процесса подтверждения, принятого в вашей команде.