Преобразуйте командную работу с помощью Confluence. Узнайте, почему Confluence является центром совместной работы над контентом для всех команд.Получить бесплатно
Что такое технико-экономическое обоснование и как его провести
Основные моменты
Каждый предполагаемый проект в теории выглядит прекрасно, но только с помощью технико-экономического обоснования команды могут понять, выдержит ли идея проекта столкновение с реальными ограничениями.
Технико-экономическое обоснование позволяет рассмотреть проект с разных сторон, чтобы принять взвешенное решение до выделения ресурсов.
Без технико-экономического обоснования команды в ходе реализации проекта нередко сталкиваются с проблемами, которые можно было выявить еще на этапе планирования.
Правильно выполненное технико-экономическое обоснование дает лицам, принимающим решения, понимание особенностей проекта, необходимое для того, чтобы уверенно двигаться дальше, скорректировать подходы или остановить работу, прежде чем будут потрачены время и бюджет.
Не каждая многообещающая идея превращается в успешный проект. В некоторых проектах возникают проблемы с бюджетом. Иногда они застревают на полпути, потому что технологии не готовы, сроки нереалистичны или организация не в состоянии поддержать необходимые изменения. Технико-экономическое обоснование призвано выявить такого рода проблемы на ранней стадии, до того как на проект будут потрачены значительные средства и время.
В этой статье мы расскажем о том, что такое технико-экономическое обоснование, почему оно важно для планирования проекта, какие виды оценки целесообразности существуют и как они проводятся на практике.
Что такое технико-экономическое обоснование?
Технико-экономическое обоснование — это структурированный процесс оценки, которая проводится, чтобы определить практическую осуществимость и целесообразность предлагаемого проекта или решения до начала его выполнения. Благодаря такой оценке команды могут отбросить излишний энтузиазм и понять, насколько реалистична идея проекта с учетом существующих ограничений, возможностей и ресурсов организации.
Это своего рода анализ реального положения вещей. Прежде чем подготовить полное проектное предложение, команда может провести технико-экономическое обоснование, чтобы проверить допущения, от которых зависит осуществимость проекта, и выявить наиболее значимые риски на пути к его реализации.
Что оценивается в технико-экономическом обосновании?
При проведении технико-экономического обоснования проект обычно рассматривается с нескольких сторон. Конкретные области анализа зависят от специфики проекта, но в большинстве случаев рассматривается то или иное сочетание следующих факторов.
Техническая осуществимость. Определяется наличием или возможностью приобретения необходимых технологий, систем, инструментов и экспертного опыта с учетом ограничений проекта.
Финансовая целесообразность. Будут ли инвестиции в проект оправданы исходя из прогнозируемых затрат, финансирования и ожидаемой прибыли.
Операционная готовность. Могут ли существующие рабочие процессы, персонал и процедуры организации обеспечить реализацию проекта без серьезных сбоев.
Юридические аспекты и вопросы соответствия требованиям. Анализируются нормативные, договорные или регламентные требования, которые могут препятствовать реализации проекта.
Реалистичность сроков. Определяется возможность реализовать проект в планируемые сроки с учетом зависимостей и конкурирующих приоритетов.
Технико-экономическое обоснование и бизнес-сценарий: сравнение
Технико-экономическое обоснование и бизнес-сценарий служат разным целям. Первое позволяет проверить, можно ли реализовать то или иное решение на практике и стоит ли это делать. Бизнес-сценарий показывает, почему стоит финансировать проект и какую ценность он может принести. Давайте их сравним.
Технико-экономическое исследование | Бизнес-сценарий | |
Назначение | Определяется осуществимость проекта | Обосновывается целесообразность проекта |
Focus | Возможность реализации и жизнеспособность | Создаваемая ценность и обоснованность инвестиций |
Главный вопрос | Можем ли мы это сделать? | Надо ли это делать? |
Конечный результат | Помогает командам решить, как поступить: работать над идеей, вносить изменения или остановиться | Помогает заинтересованным сторонам согласовать проект и получить финансирование |
На практике обычно в первую очередь проводится технико-экономическое обоснование. Если оно подтверждает осуществимость проекта, то исходя из этого составляется бизнес-сценарий, и в нем приводятся аргументы в пользу утверждения и финансирования предложенной идеи.
Почему технико-экономическое обоснование важно при планировании проекта?
Технико-экономическое обоснование — это структурированный способ оценить проект, прежде чем приступать к его реализации. Без такой оценки есть опасность, что организация будет вести работу, опираясь на неполную информацию. Перечислим основные преимущества технико-экономического обоснования.
Уменьшение рисков проекта
Выявление препятствий, ограничений и слабых мест до начала проекта дает командам время, чтобы устранить проблемы, пока необходимые изменения не требуют больших затрат. Используя шаблон с матрицей оценки рисков, можно упорядочить полученную информацию и расставить приоритеты.
Проверка главных допущений
Проверка реалистичности ожиданий в отношении затрат, ресурсов, сроков или внедрения помогает избежать построения планов на основе ошибочных предпосылок. От такой предварительной проверки во многом зависит точность оценки проекта.
Оценка общей жизнеспособности проекта
Определение целесообразности и практической осуществимости проекта помогает организациям отказаться от инвестиций в инициативы, которые заведомо обречены на провал.
Поддержка более взвешенных решений о запуске или отмене проектов
Предоставление заинтересованным сторонам понятных аргументов для принятия решения о том, как стоит поступить: продолжить работу, пересмотреть план, отложить или остановить проект — помогает существенно снизить неопределенность при принятии важных решений.
В каких случаях необходимо технико-экономическое обоснование
Технико-экономическое обоснование следует проводить, если предлагаемый проект сопряжен со значительными затратами, сложностями, рисками, неопределенностью или организационными изменениями. Простые задачи с низким уровнем риска редко требуют такой тщательной проверки, но в случае инициатив, предполагающих значительные капиталовложения, технико-экономическое обоснование помогает предотвратить дорогостоящие ошибки.
Рассмотрим распространенные ситуации, в которых технико-экономическое обоснование имеет наибольшую ценность.
Перед запуском нового проекта
Такие инициативы, как внедрение нового программного обеспечения, открытие нового направления обслуживания или разработка новых функций продукта, только выигрывают от оценки осуществимости проекта. Руководитель проекта может использовать полученные данные, чтобы установить реалистичные ожидания, прежде чем переходить к следующему этапу жизненного цикла проекта.
Перед совершением крупных инвестиций
Когда командам нужно обосновать бюджет, количество участников или обязательства по срокам, технико-экономическое обоснование помогает получить данные, на которых должны основываться решения по планированию ресурсов.
Когда допущения и предположения по проекту требуют проверки
Даже если ваша идея действительно стоит того, чтобы воплотить ее в жизнь, вам все равно нужно проверить допущения относительно спроса, ресурсов, технологий или возможностей реализации.
Когда нужно выбрать один подход из нескольких возможных
Технико-экономическое обоснование помогает сравнить разные подходы, прежде чем выбрать один, чтобы команды понимали плюсы и минусы каждого и не зацикливались на одном направлении.
Типы оценки целесообразности
В разных проектах возникают разные вопросы, и рассмотреть все аспекты в одном технико-экономическом обосновании бывает невозможно. Большинство команд уделяют основное внимание областям, которые наиболее актуальны для их конкретной ситуации. Вот пять самых распространенных типов оценки целесообразности.
Что оценивается | Основные вопросы | |
Техническая осуществимость | Технологии, системы, инструменты, наличие специалистов | Сможем ли мы успешно создать или внедрить продукт? |
Финансовая целесообразность | Бюджет, затраты, ценность, окупаемость | Можем ли мы себе это позволить и окупятся ли затраты? |
Операционная осуществимость | Соответствие рабочих процессов, персонал, желание работать над проектом | Сможет ли организация реально обеспечить поддержку проекта? |
Осуществимость с юридической и нормативной точек зрения | Нормативные и регламентные требования | Существуют ли юридические или нормативные препятствия? |
Осуществимость в плане сроков | Реалистичность сроков и наличие зависимостей | Сможем ли мы поставить продукт в срок? |
Техническая осуществимость
Оценивается наличие в организации технологий, инфраструктуры и специалистов, необходимых для реализации проекта.
Финансовая целесообразность
Определяется, соответствуют ли затраты на проект ожидаемой ценности продукта и доступно ли финансирование.
Операционная осуществимость
Проверяется, насколько проект соответствует существующим рабочим процессам, кадровым возможностям и культуре организации.
Осуществимость с юридической и нормативной точек зрения
Оцениваются нормативные, договорные или регламентные требования, которые могут препятствовать реализации проекта.
Осуществимость в плане сроков
Определяется возможность завершить проект в реалистичные сроки с учетом зависимостей и доступности ресурсов.
Как провести технико-экономическое обоснование за пять шагов
Технико-экономическое обоснование должно проводиться по определенной методике и при этом не быть излишне трудоемким. Вот пример практической схемы его проведения.
1. Уточните, что на самом деле будет считаться успехом
Опишите проблему, которую должен решить проект, ожидаемый результат и что будет считаться успехом, если все завершится, как запланировано. Четко сформулированные цели проекта служат отправной точкой для последующего анализа. Постановка целей на этом этапе позволяет сделать исследование предметным и целенаправленным.
2. Проверьте главные допущения проекта
Определите допущения, от которых зависит проект (доступный бюджет, внутренние ресурсы, поддержка заинтересованных сторон, техническая готовность, ожидания в отношении хронологии и так далее). Затем критически проанализируйте каждое из них. Многие провалы проектов обусловлены непроверенными допущениями, которые в итоге оказались неверными.
3. Определите осуществимость проекта с разных точек зрения
Оцените проект по наиболее важным направлениям осуществимости. Не для всех проектов требуется глубокое рассмотрение всех пяти категорий, но, если пропустить важную область, может возникнуть «слепая зона», которая в дальнейшем станет препятствием на пути реализации проекта.
4. Сравните наиболее реалистичные пути развития
Для реализации большинства проектов могут применяться несколько разных подходов. Оцените компромиссы по затратам, сложности, срокам, рискам и ожидаемому эффекту, чтобы определить наиболее приемлемый подход. В этом вам поможет итеративный процесс. Вы можете уточнять доступные варианты по мере поступления новой информации в ходе исследования.
5. На основе полученных результатов сформулируйте четкие рекомендации
Укажите, является ли проект осуществимым, какие условия требуется выполнить в первую очередь и как будет лучше поступить команде: приступить к работе, пересмотреть план, провести дополнительные проверки или поставить выполнение на паузу.
Что необходимо включить в отчет о технико-экономическом обосновании
Официальный отчет о технико-экономическом обосновании дает заинтересованным сторонам четкое и структурированное представление о результатах исследования. Как правило, такой отчет включают в себя следующие пункты.
Назначение | |
Краткое описание | Кратко изложите суть проекта с выводами и рекомендациями. |
Обзор проекта | Опишите проект и укажите, почему его решили рассмотреть. |
Цели и область работы | Определите цели, границы и ожидаемые результаты. |
Допущения и ограничения | Опишите ключевые допущения, ограничения и требования |
Анализ целесообразности | Оцените осуществимость проекта, проведя важные для него типы анализа целесообразности |
Риски и зависимости | Укажите основные риски и зависимости проекта |
Возможные варианты | Сравните наиболее реалистичные пути дальнейшего развития |
Рекомендация | Изложите рекомендуемое решение |
Следующие действия | Опишите, что произойдет после составления обоснования |
Как составить эффективное технико-экономическое обоснование
Технико-экономическое обоснование полезно только в том случае, если оно содержит честные и практически применимые выводы. Рекомендации, изложенные ниже, помогут командам извлечь из процесса максимум пользы.
Расставляйте приоритеты. В первую очередь уделите внимание тем областям, которые несут наибольший риск или неопределенность.
Используйте факты, а не предположения. Каждый вывод должен основываться на данных, исследованиях или информации, поступающей непосредственно от профильных специалистов.
Выбирайте реалистичный объем работы. Пытаясь охватить абсолютно все возможные вопросы, вы тратите на технико-экономическое обоснование слишком много времени и отвлекаетесь от главного. Определите, что именно вы будете анализировать, и придерживайтесь этого списка.
Сравнивайте реалистичные варианты. Не стоит сравнивать идеальный сценарий с заведомо худшими альтернативами. Ваша задача — оценить варианты, которые команда действительно могла бы реализовать.
Формулируйте рекомендации просто и понятно. Лицам, принимающим решения, нужен прямой ответ: осуществим проект, не осуществим или осуществим при определенных условиях.
Технико-экономические обоснование как помощь в принятии взвешенных решений по проектам
Технико-экономическое обоснование — один из самых практичных инструментов, который команда может использовать, прежде чем браться за новый проект. Подготовка обоснования помогает структурировать процесс оценки, выявить потенциальные проблемы на ранних этапах и предоставить заинтересованным сторонам данные, необходимые для принятия взвешенных решений.
Confluence дает командам единое пространство для создания, совместного использования и доработки технико-экономического обоснования на всех этапах этого процесса. Используйте страницы и документы в режиме реального времени для совместной работы над черновиком исследования, таблицы — для наглядного сравнения вариантов и ограничений, шаблоны — для стандартизации оценки при повторяющихся проектах, доски — для мозговых штурмов на ранних этапах и согласования работы всех заинтересованных сторон.
Узнайте больше о Confluence и о том, как эта платформа помогает оптимизировать оценку и планирование проектов.