Understanding cost performance index (CPI)

What is the cost performance index (CPI)?

The cost performance index is a metric that measures cost efficiency by comparing your planned budget against actual project costs. It shows you whether you’re spending more or less than planned for the work completed, which can help you understand whether you have enough budget left to meet your project objectives.

Project managers rely on CPI as a standardized way to track costs and measure budget performance throughout the project life cycle. This metric is valuable because it provides an objective measure of cost efficiency that can be compared across different projects and time periods.

Рассчитав индекс эффективности затрат (CPI), вы получите число, точно указывающее на финансовое положение вашего проекта:

• CPI более 1,0 означает, что вы работаете эффективно и в рамках бюджета.
• CPI 1,0 означает, что вы в точности следуете бюджету.
• CPI менее 1,0 означает, что бюджет превышен и расходы больше запланированных.

Расчет индекса эффективности затрат

Рассчитать индекс эффективности затрат очень просто, если понимать, из каких компонентов он состоит. Для этого понадобится всего два типа сведений.

1. Заработанная стоимость (EV), то есть ценность работы, завершенной к настоящему моменту.
2. Фактическая стоимость (AC), то есть общая стоимость выполненной работы.

Чтобы точно рассчитать индекс эффективности затрат, собирайте данные из следующих источников:

• Бюджетные отчеты
• Табели учета рабочего времени
• Записи расходов
• Промежуточные отчеты

Формула индекса эффективности затрат

Рассчитать индекс эффективности затрат можно по следующей формуле:

CPI = заработанная стоимость (EV) /фактическая стоимость (AC)

Рассмотрим пример расчета индекса эффективности затрат.

Предположим, ваша команда выполнила работу на сумму 50 000 долл. США (EV) и потратила 45 000 долларов (AC). Тогда:

CPI = 50 000 долл. США / 45 000 долл. США = 1,11

Этот результат свидетельствует о том, что работа над проектом идет эффективно и каждый потраченный доллар приносит 1,11 долл. США.

Почему индекс эффективности затрат меняется?

На значение CPI могут повлиять несколько факторов. Понимание этих параметров помогает командам планировать ресурсы и при необходимости корректировать свой подход.

• Изменения в объеме проектных работ. Увеличение или сокращение требований напрямую влияет на CPI. Например, добавление новых функций в проект по разработке ПО означает расширение объема работ по сравнению с первоначальным бюджетом, что может привести к CPI ниже 1,0. И наоборот, сокращение объема работ может повысить CPI, если бюджет останется неизменным.
• Непредвиденные технические сложности. Могут возникнуть технические проблемы, не учтенные в первоначальном бюджете. Например, команда разработчиков может обнаружить, что интеграция двух систем оказалась сложнее, чем предполагалось, и потребовала дополнительного времени и ресурсов, которые не были запланированы, что отрицательно сказалось на CPI.
• Корректировка распределения ресурсов. Изменения в составе команды или ее доступности могут существенно повлиять на CPI. Привлечение более дорогих исполнителей для соблюдения сроков, потеря ключевых участников команды и обучение новых сотрудников могут увеличить фактическую стоимость и снизить CPI.
• Рыночные колебания. Внешние экономические факторы, не зависящие от вас, могут повлиять на CPI. Например, внезапное увеличение материальных затрат, изменение курса валют или инфляция могут повлиять на фактическую стоимость, даже если объем работ останется прежним.
• Срывы сроков. Проекты, не укладывающиеся в сроки, часто влекут за собой увеличение расходов. Смещение сроков означает дополнительные рабочие часы, затраты на аренду оборудования или накладные расходы, не предусмотренные в первоначальном бюджете, что приводит к снижению CPI.
• Изменения цен поставщиков. Поставщики могут корректировать свои цены под влиянием различных факторов, что повлияет на фактическую стоимость проекта. Поставщик может повысить свои расценки в середине проекта, или вам придется перейти к более дорогому поставщику для соблюдения требований к качеству, что повлияет на CPI.

Зная эти параметры, руководители проектов могут предвидеть потенциальные колебания CPI и предпринимать шаги по рациональному использованию бюджета. Отслеживание этих факторов помогает командам выявлять риски на ранней стадии и принимать корректирующие меры до того, как они окажут существенное влияние на финансовые показатели проекта.

Интерпретация значений индекса эффективности затрат

Основные расчеты просты, но важно понимать, как интерпретировать эти цифры и какие действия предпринимать.

CPI более 1,0 означает, что ваш проект реализуется эффективно и в рамках бюджета. Например, CPI 1,15 означает, что на каждый потраченный доллар вы получаете 1,15 доллара выполненной работы, то есть рентабельность составляет 15 %. Такой результат может говорить о том, что команда нашла нестандартные способы повышения ценности или что первоначальная оценка бюджета была слишком осторожной.

Если CPI равняется 1,0, бюджет подобран оптимально. Фактическая стоимость полностью совпадает с запланированной, что свидетельствует о грамотном планировании и исполнении. Такое безупречное соответствие встречается редко, но на большинстве проектов к нему нужно стремиться.

CPI ниже 1,0 означает, что бюджет проекта превышен. Например, CPI 0,85 означает всего 85 центов прибыли на каждый потраченный доллар, что указывает на 15-процентное превышение затрат. Это должно стать поводом для немедленного анализа и, возможно, принятия корректирующих мер по предотвращению дальнейшего ухудшения состояния бюджета.

Использование CPI для повышения показателей проекта

Вот как можно добиться более успешных результатов проекта на основе данных CPI.

• Управление ресурсами. Следите за тенденциями CPI, чтобы принимать более взвешенные решения в отношении команды и инструментов. При возникновении проблем можно быстро перераспределить работу или изменить структуру команды, чтобы ограничить расходы.
• Контроль объема работ. Опирайтесь на показатели CPI, чтобы объяснить заинтересованным сторонам необходимые изменения в области проекта. Если CPI падает, возможно, придется перенести некоторые функции на более поздний срок или пересмотреть сроки поставки.
• Управление бюджетом. CPI покажет, где деньги расходуются с пользой, а где — впустую. Средства из областей, где дела идут хорошо, можно перенаправить туда, где необходимо решить проблемы.
• Согласованность действий команды. Делитесь с командой целями и новостями по CPI, чтобы каждый участник понимал влияние своей работы на расходы. Когда команда понимает взаимосвязь между своими усилиями и бюджетом, она может принимать более взвешенные решения.
• Управление рисками. Отслеживайте изменения CPI, чтобы выявлять проблемы заблаговременно. Вовремя обнаруженные проблемы можно устранить до того, как это станет затратным.
• Дальнейшее планирование. Используйте знания, полученные в ходе текущих проектов, для более точных прогнозов и решений по планированию проектов в будущем. Как успехи, так и ошибки могут способствовать оптимизации следующего проекта.

Confluence помогает отслеживать все эти показатели CPI и распространять информацию о них. Команды могут создавать простые дашбоарды, чтобы отслеживать статистику, получать автоматические отчеты и централизованно хранить все записи. Прилагать общие усилия по снижению расходов проще, когда все могут просматривать информацию и обмениваться ею.

Внимательно отслеживая CPI в Confluence и быстро реагируя на изменения, можно контролировать расходы на реализацию проекта. Правильное документирование и совместная работа над проектом помогают перейти от цифр CPI к конкретным улучшениям в вашем проекте.

Примеры индекса эффективности затрат

Давайте рассмотрим два реальных примера того, как CPI помогает командам понимать бюджет и работать с ним.

В рамках бюджета: запуск маркетинговой кампании

Команда цифрового маркетинга проводит шестимесячную кампанию с бюджетом в 100 000 долл. США. Через три месяца они проверяют цифры.

• Заработанная стоимость (ценность выполненной работы): 50 000 долл. США
• Фактическая стоимость (потраченные деньги): 40 000 долл. США
• CPI = 50 000 долл. США / 40 000 долл. США = 1,25

Вот о чем это говорит.

• Команда получает 1,25 доллара за каждый потраченный доллар.
• У них есть запас в 25 % от запланированного бюджета, что свидетельствует о высокой рентабельности.
• Столь высокие показатели обусловлены следующими причинами:
  • Удалось найти более низкие тарифы на рекламу, чем ожидалось.
  • Вместо создания контента с нуля использовали уже существующий.
  • Результаты оказались лучше без лишней платной рекламы.

Дальнейшие действия: команда направила сэкономленные средства на то, чтобы опробовать новые рекламные каналы, оставаясь в рамках бюджета. Кроме того, она задокументировала успешные стратегии экономии средств в Confluence, что позволило и другим командам оптимизировать свои маркетинговые расходы.

Превышение бюджета: проект по разработке программного обеспечения

Команда разработчиков создает новое приложение с бюджетом в 200 000 долл. США. Вот цифры в середине реализации проекта.

• Заработанная стоимость (ценность выполненной работы): 100 000 долл. США
• Фактическая стоимость (потраченные деньги): 120 000 долл. США
• CPI = 100 000 долл. США / 120 000 долл. США = 0,83

Вот о чем это говорит.

• Команда получает всего 83 цента за каждый потраченный доллар.
• Бюджет превышен на 17 %, что свидетельствует о низкой эффективности затрат.
• Перерасход средств произошел по следующим причинам:
  • Возникли неожиданные технические проблемы с новым фреймворком.
  • Понадобилось нанять еще одного разработчика.
  • К тестированию предъявили дополнительные требования.

Дальнейшие действия: обнаружив низкий показатель CPI, команда немедленно пересмотрела объем работ по проекту и внесла изменения. Они отложили некоторые второстепенные функции на более поздний релиз и сосредоточились на основных функциях, чтобы предотвратить дальнейшее превышение бюджета.

Эти примеры показывают, как CPI помогает командам выявлять слабые места на ранней стадии и принимать обоснованные решения по бюджету на протяжении всего жизненного цикла проекта. Команды, регулярно проверяющие CPI, могут обнаруживать проблемы до того, как они перерастут во что-то серьезное, и соответствующим образом скорректировать свои планы. Независимо от того, укладываетесь вы в бюджет или превышаете его, благодаря CPI вы получите четкие цифры, которые помогут принимать решения и информировать заинтересованные стороны о финансовом состоянии проекта.

Оптимизация успеха проекта с помощью Confluence

Проекты идут гладко, когда у команд есть четкие данные для принятия финансовых решений. Надлежащее отслеживание затрат позволяет всем, от участников команды до заинтересованных сторон, разумнее распоряжаться бюджетом и ресурсами.

В Confluence командам будет значительно проще отслеживать CPI. Вместо разрозненных электронных таблиц и писем можно создавать наглядные дашбоарды, отображающие данные о CPI в реальном времени, настраивать автоматические оповещения о проблемах с бюджетом и централизованно хранить все финансовые отчеты. Объедините усилия всех участников с помощью Confluence, чтобы каждый из них видел и понимал финансовые показатели проекта.

Готовы улучшить финансовые показатели своего проекта? Для начала настройте систему отслеживания CPI в Confluence. Используйте такие шаблоны, как бюджетное предложение в Confluence, для эффективного планирования финансов и управления ими, а также обмена аналитикой с участниками команды. Начните объединять команды и знания с помощью Confluence.

Попробуйте Confluence